2023年文件档案管理制度15篇.docx

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1、 2023年文件档案管理制度15篇-知书文档网 文件档案治理制度15篇 在进展不断提速的社会中，制度的使用频率渐渐增多，制度具有使我们知道，应当做什么，不应当做什么，惩恶扬善、维护公*的作用。究竟应如何拟定制度呢？下面是为大家收集的文件档案治理制度，盼望能够帮忙到大家。 文件档案治理制度1 文件及技术档案治理工作,是工程施工的连续,但经常因工程经理部的解散、人员调动等缘由而滞后,为了使本工程在该方面的治理工作上一个新台阶,同时为以后的工作供应依据,表达“重生产同样重技术档案治理“的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案治理制度。 (1)文件及技术档案治理的任务、意义 文件及技术档案治

2、理的任务是 根据肯定的原则和要求,系统地收集记述工程建立全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案治理部门。 文件及技术档案治理的意义是 可以保证技术文件的完整性、正确性和准时性,组织有序的沟通,准时满意施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定正常生产的作用。 (2)文件及技术档案治理制度 文件治理制度 施工过程中发生的往来文件,工程经理部应设专职人员,根据is09001:20xx 的要求进展特地治理,并形成硬性规定,并由此建立文件治理制度。 技术档案治理制度 施工过程中产生的技术资料,工程经理部应设专职人员,根

3、据is09001:20xx 的要求进展特地治理,并形成制度贯彻落实。 (3)文件及技术档案治理的方法 文件治理方法 a、收集:主要是留意搞好日常文件的治理工作。 b、整理及编目:是在文件全面收集根底上,对来文或发文进展科学地分类和有秩序地排列。分类应依据文件的行文类别区分。同时按文件的收发时间编制名目,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。 技术档案治理方法 a、收集:由工程经理部工程治理部统一治理。 b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集根底上,对技术档案材料进展科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进展。工程技术档案分类,原则上按工程工程划分,使同一项工程的技术档案

4、都集中在一起,以便能够反映该工程工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够提醒技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。 (4)交工验收及资料整理 建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必需现场填写且有人复核,决不允许一人一填究竟,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。 交工验收资料的整理,要从工程施工一开头就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。 加强交工验收及资料整理的治理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。 (5)竣工资料整理、竣工图绘制 在交工资料的根底上,进一步完善成竣工资料,摒弃长久战。 每一分项工程完成后,要随即把施工中变

5、更的局部用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。 把竣工资料的整理及竣工图绘制与工程经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。 文件档案治理制度2 一、目的 加强文件档案治理，标准公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活 动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑 盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

6、2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理； 2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或

7、文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 文件档案治理制度3 一、目的 为了标准安全生产文件档案的治理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展供应参考资料和文献，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的治理。 三、职责 1、安保部负责制定本制度，并负责综合监视治理。 2、各部门负责本部门文件档案的治理，并负责监视检查和考核； 3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能

8、部门备案。 四、内容 1、文件资料的收集 安全生产文件档案内容如下： （1）国家有关安全生产法律法规、标准标准及其它要求； （2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等； （3）公司安全生产文件、安全生产治理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等； （4）安全生产工作规划、总结、报告等；、 （5）各种安全活动记录、安全治理台账、事故报告、安全通报等； （6）供给商、承包商、施工单位相关材料等； （7）安全设施检测、检验报告、记录等； （8）食品安全、职业卫生评价报告等； 2、立卷归档 （1）、文件资料应依据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全

9、、完整，能反映安全生产主要状况，以便保管和利用； （2）、应依据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进展时间整理、分类归档； （3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进展归档，统一保存； （4）、各种文件资料按肯定特征进展排列和系统化，应层次清楚、编写页码、标定卷内文件资料名目； （5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区分治理，单独立卷； 3、档案保管 （1）、档案应入架、科学排列，避开暴露和捆扎堆放； （2）、应实行防潮、防虫措施，防止档案损坏； 4、档案借阅 （1）、文件资料档案借阅，必需履行借阅手续，借阅档案要留意爱护，不得丧失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还

10、者，要说明状况，并办理续借手续； （2）、借阅的档案要留意保密，未经许可，不得随便公开、发表或转借他人； （3）、归还档案时，由档案治理人员当面查点清晰，并在借阅登记本上注销； 5、档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录； 五、相关记录 文件档案清单 六、本制度由安保部制定并负解释，自公布之日起实施。 文件档案治理制度4 1目的 标准分公司档案资料的治理工作。 2适用范围 适用于分公司全部档案资料的治理工作。 3职责 3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在治理效劳活动中形成的各类档案。 3.2各部门负

11、责治理本部门在治理效劳活动中形成的各类档案。 3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。 3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。 4实施程序 4.1归档保存的文件 4.1.1分公司在治理效劳或公务活动中形成的工作规划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。 4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。 4.1.3在特地业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。 4.2文件、资料归档的要求。 4.2.1归档的文件资料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家标准。 4.2.2归档的文件材料要完整齐全。

12、4.2.3每类建立工程竣工必需有兼职资料档案治理员参与,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、精确性、系统性进展鉴定和验收。 4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进展科学分类、立卷和编号。 4.2.5案卷题名应准确反映卷内文件内容,并区分保管期限。 4.3档案资料的保管。 4.3.1全部档案资料均由资料治理员治理。 4.3.2存放档案必需有专用柜架,在排列上架时,应根据类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于治理和查找。 4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要仔细检查其修改、补充状况,并在档案资料盒内的面层上注明修改状况。 4.3.4存入胶片、照片、

13、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和特地的卷盒,按编号挨次排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时实行复制、拷贝。 4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进展归档,并对库藏档案进展清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要准时进展修补和复制,发觉档案发霉或虫害要准时消杀。 4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。 4.3.7质量记录保存期为二年。 4.4档案资料借阅治理。 4.4.1分公司全部人员都有爱护档案、借阅档案的权利和义务。 4.4.2分公司员工查阅档案资料,必需办理登记手续。 4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点: 4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归

14、还; 4.4.3.2要爱惜档案资料,不得丧失; 4.4.3.3所借档案不得随便折叠和拆散,不得对档案随便更改、涂写; 4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清晰。 4.4.5档案如有丧失、损坏或泄密,要马上追究当事者责任。 4.4.6调离或辞职的人员,必需办理文档移交前方可办理调离手续。 4.5档案鉴定和销毁 4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进展,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务治理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。 4.5.2档案鉴定小组的任务: 4.5.2.1负责制订档案保管期限表; 4.5.2.2对到期档案提

15、出存、毁意见。 4.5.3确定保管期限原则 4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。 4.5.3.2但凡在肯定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 4.5.4鉴定工作应当每年进展一次,由资料治理员在每年1月初提出。 4.5.5鉴定中发觉档案不精确、不完整,应准时责成有关人员负责修改和补充。 4.5.6销毁档案的程序包括: 4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。 4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进展监销并在销毁清册上签名。 4.5.7销毁档案资料时,要严格

16、执行保密规定,对在销毁档案过程中消失失密或对分公司造成损失的,将依据有关规定进展处理。 5相关文件和质量记录表格 5.1档案治理制度 5.2保密规定 5.3文件发放登记表 5.4文件借阅登记表 文件档案治理制度5 第一章文件治理制度 第一条本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与掌握。 其次条公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合治理部统一办理,综合治理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档治理。 第三条各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿。 第四条公

17、司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、打算、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。 第五条以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要打算,发文字号为:公司发年号第号。 第六条公司内部行文及对外发文,必需使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。 第七条发文卡、文件底稿、正文由文件治理员留存登记后,方可盖章行文。 第八条打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。 第九条制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门协商会签。 第十条综合治理部对传阅的文件要准时收回处

18、理。 第十一条公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要准时叫中和治理部归档。 其次章档案治理制度 第十二条公司的档案工作根本原则是:集中治理与分散治理相结合,以集中治理为主。即公司档案由综合治理部集中统一治理,有关部门分类治理相关档案,以便准时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料准时归档。 第十三条公司综合治理部设特地档案工作,负责治理公司的全部文书、科技材料等档案,进展收集、整理、立卷、鉴定、保管。 第十四条归档资料包括: 1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同; 2、公司会议记录、纪要、打算; 3

19、、公司制订的规划、统计、预算、决算、工作总结; 4、会议形成的领导讲话、文件; 5、公司对外沟通的文件、协议、报告等; 6、公司各部门的发文; 7、其它具有保存价值的文件、材料。 8、外单位发给各部门的抄送信件; 9、公司营业执照、税务登记证等重要文件; 10、要的科技文件、技术资料、方案。 第十五条档案的借阅 1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,不能带出,必需带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合治理部负责人批准。 2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。 3、文件复制需经综合治理部负责人批准。 文件档案治理制度6

20、 （一）目的 建立主要安全生产过程、大事、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效治理，充分利用文件和档案信息资源，为安全生产效劳,标准安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。 （二）适用范围 本制度适用于公司的文件、档案治理。 （三）标准性引用文件 中华人民共和国安全生产法 中华人民共和国档案法 （四）职责 1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常治理。 2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的治理。 （五）治理要求 1.档案治理范围 1.1公司对涉及主要安全生产过程、大事、活动、检查的安全生产资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案治理。 1.2对一般的安全记录按公

21、司的记录掌握程序执行。 2.保管事项 2.1公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案治理要求，有文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存柜，分类清晰合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风枯燥。 2.2重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室。 2.3一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管。 2.4保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。 2.5档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。 2.6完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏。 2.7案资料的保管和存放应科学、标准，便于查找。 3.归档时间 3.1办理完毕的文件，按工作阶段性进展

22、归档。 3.2按年度形成的文件，其次年上半年归档。 3.3但凡有法律效用的文件材料，一经识别就马上归档。 3.4但凡有机密性的文件，随时形成，随时归档。 4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。 5.安全档案的借阅 5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记前方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案员同意后，方可查阅。 5.2查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经主管部门批准，予以复制。 5.3公司重要的文件、技术资料、合

23、同(协议)，未经公司领导批准同意，任何人不得查阅、借阅。 5.4专业工具书，一律实行先归档保存，再办理借阅手续，如长期使用的，部门内部应自备一本。 5.5外单位来公司查阅档案、资料，必需得到分管副总经理以上领导的批准同意。 5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月，可以续借，到期由档案室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证文件内容不得外泄。 5.7查阅、借阅档案资料人员，要爱惜公司财产，使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的状况发生，违者严厉处理。 6.保密事项 6.1档案治理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。 6.

24、2对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进展妥当保管，并进展登记治理，不得乱扔乱放 6.3保密文件的复制必需履行审批、登记手续。要严格根据批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进展治理，复制中形成的废页应作为密件销毁。 *绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必需摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。 6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸，要进展登记，经主管领导审批，送往有关地点监视销毁，确保保密安全。 6.6对够不上密级又不宜公开的档案，可划为“内部”。 6.7密级和保密期限确实定和变更以及解密，必需经

25、公司分管领导审核批准。 6.8查阅“绝密”档案必需由总经理批准，未经批准不得复制和摘抄。 6.9“绝密”档案必需放在保险柜中单独存放。 6.10定期检查档案保密工作，发觉问题准时处理。档案人员应严格遵守保密纪律，防止泄密大事发生，对造成泄密大事的责任者，要视情节严厉处理。 7.修改、补充事项 7.1修改、补充科技档案，必需填写修改、补充申请单，并经分管副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动。 7.2档案室必需对自己归档的科技档案的修改，进展监视和检查。 8.销毁 8.1档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同

26、鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进展初审。 8.2汇总初审意见，编造档案销毁清单。销毁清单是预备销毁案卷的登记簿。同时还应当撰写一份销毁档案的书面报告。 8.3销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。 8.4销毁时要进展监销。 经鉴定批准销毁的档案，必需送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必需派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监视销毁，并在销毁清单上注明“已销毁“字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍连续保存，并再销毁清单上具体注明。 8.5档案销毁的详细工作由办公室承办，并将销毁清单归档。 对已到保存期限安全生

27、产文件和档案材料，由公司生产技术处或相关部门提出申请，由公司分管领导及相关负责人审核签批，对审批同意销毁的材料，由公司生产技术处或相关部门销毁，并在销毁记录上签字。 文件档案治理制度7 为了更进一步标准公司的文件资料治理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位标准化治理的需要,特制定本制度。 一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、打算、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。 2、经营业务类:公司规划、年度规划、经营状况、托付书、协议书、合同、工程方案等。 3、人事类:

28、劳动人事档案、劳开工资档案等。 4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 二、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清楚明白、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进展编号。 1、本公司全部应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运治理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第个字母, SXK冠以编号之首。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进展分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财

29、务类; 5音像类。 3、公司文件、资料的归档编号根据入档时间的先后,以百位数进展归编。 4、公司文件、资料的归档,应依据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。 “A”一般级文档包含:公开公布的公司经营进展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。 “AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营工程及决策、经营合同、公司经营状况、重要工程资料、工程合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。 “AAA”机密级文档:内

30、控的公司经营进展大纲、经营战略和经营规划、经营工程及决策、战略性的合作协议及其合同等。 5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-公布年号-归档序号-受密级。 例如:将20xx年第份归档的“公开公布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: SXK-1-20xx-001-A 三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交 1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成文件档案,并依据文档的重要性和相关*相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项文档由董事会秘书负责保管;人事专项文档由人力资源部负责保管;财务专项文档由财务会计部负责保管;其它文档均由

31、总经办指定专人负责保管。 2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档治理登记册,并按指定专柜分类进展存放和保管。并留意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丧失。 3、公司文件、资料档案必需依照职务级别进展调阅。调阅时须填写文档调阅申请单。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准前方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准前方可调阅。 4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准前方可调阅,并仅限于文档的查阅。 5、公司文件、资料档案移交时必需填写文档移交清册,文档移交清册一式三份,供移交双方、总经办留存。 四、公司文件、资料的归档保存期限

32、 1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产全部凭证、债权债务凭证。公司规划、年度规划、年度经营总结、技术资料、长期工程合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、十五年保存:依据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的工程方案、其它经核定须五年保存的文档。 4、一年保存:部门工作规划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 五、公司文件、资料档案的销毁

33、 1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进展清理并销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请单,并经相应批准人批准后,方可进展销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准前方可销毁。 机密级公司文档,须经控股公司总经理批准前方可销毁。 3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表。 4、文档销毁申请单和文档销毁登记表各式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。 六、其它 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和方法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档治理的工作人员必需严格遵照执行。各关联公司可参照执行。 本制度

34、自签发人签字日起生效执行。 文件档案治理制度8 一、目的 通过对经营部档案的治理确保公司全部经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公*考核经营部职员工作成绩的依据。 二、适用范围 适用于经营部全部工作人员的档案治理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。 三、治理职责 3.1经营部配备档案治理员运用专用电脑及文件柜开展档案治理工作。 3.2档案治理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密治理,供应档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责治理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。

35、 3.3经营部主管负责档案治理员的工作指导、监视及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监视治理及相关经营资料评审程序监视治理。 3.4经营部职员按工作程序开展工作并协作档案治理员工作准时供应精确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。 3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案治理专用电脑与财务部电脑联网的治理工作。 3.6总经理负责财务部与经营部档案治理工作的协调及监视;负责经营部经营资料归档状况的监视;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。 3.7董事长负责财务部对经济类档案治理工作的监视审核及报告的审批。

36、 四、治理程序 4.1经营部合同必需依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。 4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。 4.3客户反应状况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作规划(工作报告)经有关人员或领导批示意见前方可视为有效文件存档。 4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。 4.5客户联系资料、客户经营状况由客户负责人签名后作为有效文件存档。 4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。 4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。 4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。

37、4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案治理员整理记录作为有效文件存档。 4.10档案治理员将1-9文件转化为档案时必需依据有效文件要求进展核对前方可进展文件转化处理。 4.11档案治理员发觉不符合要求的文件应反应至经营部负责人进展监视协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查讨论事情缘由并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案治理员进展存档治理。 4.12档案治理员应对不完整的文件监视并督促相关人员或领导补充完整进展转化并治理。 4.13档案治理员应先对有效文件进展分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题

38、内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库治理要求进展档案治理。 4.14档案治理员的档案柜应进展分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。 4.15经营部打印资料由档案治理员于专用电脑及设备进展操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必需原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。 4.16财务部电脑与经营部档案治理专用电脑联网并进展维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。 4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案治理员应对借阅、外调档案进展登记并

39、准时催促回收。 4.18档案治理员应参照公司机密治理程序保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的干净,进展对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进展准时备份处理。 五、奖惩条例 5.1档案治理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的精确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进展表彰及相应的经济嘉奖。 5.2经营部职员能主动、准时、精确、全面的供应文件资料进展归档工作,全力协作档案治理员进展工作的将进展表彰并将能此工作协作和档案资料内表达的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。 5.3对于违反档案治理程序条例,未按程序进展文件审

40、批,不精确、全面供应文件资料,未协作档案治理员工作的将进展批判、警告及经济惩罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。 5.4对于未根据本程序进展操作的档案治理员按所造成的影响和损失进展批判、警告及相应经济惩罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。 5.5对于未经许可私自动用档案治理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进展档案资料复印、拷贝的将依照公司机密治理程序相关条款进展惩罚并作为不良记录存档。 文件档案治理制度9 1目的 为标准安全治理体系文件的治理，对包括职业安康安全在内的治理体系运行中使用的各类文件实施有效掌握，以确保各过程、环节/场所使用

41、的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进展有效掌握，以证明符合规定要求，为安全治理体系有效运行供应客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程治理体系文件的掌握。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合治理体系运行中形成的全部记录的掌握。 3职责 3.1各过程治理部门职责： 3.1.1负责确定所治理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进展筹划并安排专人编写。 3.1.3负责

42、过程治理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程治理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责治理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护治理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与治理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件治理，依据不同的治理方式将综合治理体系文件分为外来文件、综合治理体系文件。 4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方*部门公布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和方法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合治理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的筹划； c.掌握各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建立（工程）工程可行性讨论报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、