办公文档范本文件和档案管理制度.docx

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1、文件档案管控管理管控规章制度规章一、目的1、为规范安全管控管理管控体系文件的管控管理管控，对 包括职业健康安全在内的管控管理管控体系运行中使用的各类 文件实施有效控制。以确保各过程、环节、场所使用的文件具有 统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的机构部门 机构均使用有效的现行版本文件。防止各机构部门机构误用作废 文件。2、对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定相关要 求，为安全管控管理管控体系有效运行提供客观证据，在必要时 实现可追溯性。二、范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废 等过程。规定了各过程相关相关本次项目人的职责，适用于各过 程管控管理管控体系文件的

2、控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等过程。适用于 公司各机构部门机构的综合管控管理管控体系运行中形成的所 有记录的控制、实施及使用。三、职责1、各过程管控管理管控机构部门机构职责：1.1 相关相关本次项目确定所管控管理管控的过程的文件需 求。1.2 相关相关本次项目对所需的文件进行策划并安排专人编 写。13相关相关本次项目过程管控管理管控文件的（程序、规定、 规章制度规章、表格）组织编制。1.4 相关相关本次项目严格执行过程管控管理管控文件的规 定，并按规定的表格做好相应的记录。1.5 相关相关本次项目文件更改有关内容及修订等。2、生产部职责：2.1 相关相关本次项目生产管控管理管控

3、手册的编制。2.2 相关相关本次项目体系的认证和日常维护管控管理管控 工作。3、各机构部门机构相关相关本次项目本机构部门机构各过程文 件的编制、评审和批准。4、各机构部门机构相关相关本次项目本机构部门机构记录的建 立与管控管理管控。1、确定文件种类1.1 为便于文件管控管理管控，根据不同的管控管理管控正式 正式合约生效将综合管控管理管控体系文件分为外来文件、综合 管控管理管控体系文件。1.2 外来文件：外来文件系指国家、地方政府机构部门机构发 布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级机构部门机构下发的通知、相关要求、规定和办法；相关方 的期望和相关要求。1.3 综合管控管

4、理管控体系文件a.安全生产管控管理管控性文件；b.环保安全相关文件；c.消防安全相关文件。1.4 资料和记录相关的资料包括但不限于：a.各类分析/评价/统计数据；b.特种设备（如叉车）及其附件的安全技术监察（检测）资 料；c.建设（工程）相关本次项目可行性研究报告、评价报告、 设计方案和图纸、竣工本协议合同支付资金服务报告及相关 审查结论和批复意见；d.各类检查、教育培训I、演习及其他活动记录；e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；f.设施的设计、运行技术资料；g.供应商和承包商档案；h.作业许可证等；i.其他资料。2、提出文件的编制和修改需求2.1 公司所有相关有关人员都有提出编

5、制和修改文件的权利, 但是必须向过程相关相关本次项目人提出申请。2.2 过程相关相关本次项目人确定所管控管理管控的过程的文 件需求，汇报总经理处得到确认许可，方可进行编制修改。3、指定编写人3.1 如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。3.2 主要管控管理管控规程由行政部相关相关本次项目编制；各 机构部门机构的各过程管控管理管控类文件（管控管理管控过程 的程序、规定、表格）由过程相关相关本次项目人相关相关本次 项目组织编制；4、进行编写4.1 按照体系文件编写的格式相关要求进行文件编写。文件格式 基本有关内容：a.目的：明确编制本文件要达到的目的b.范围：本文件使用的范围，包括

6、活动范围、职能范围和管 控管理管控范围c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任机构 部门机构e.程序/规定有关内容：针对各项活动提出具体的相关要求、 职责、时限f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件 g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录h修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录i.文件概要/审批相关流程:规定类文件的概要及程序文件的审批相关流程图4.2 文件的编号按如下相关要求:文件顺序号文件层别号文件类别公司代号（ND）其中:序号为阿拉伯数字，如：01 , 02,03 等;文件类别为：安全生产文件、环保文件、消防文件、公司管

7、控管理管控内部其他文件例子：文件编号：ND-AQ-0201安全生产文件法律法规标准规范 管控管理管控程序表格编号：编号ND-AQ-0201/01 （适用法律法规标准和其 他相关要求清单），其中01表示对应程序的第一张表格记录。所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版 本随之更新。5、评审和审批5.1 文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中本相关本次 项目联系相关公司正式正式合约生效方法，交机构部门机构主管 审核同意，再送交相关机构部门机构主管审阅会签（由机构部门 机构主管确定会签机构部门机构的数量X5.2 文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏本 相关本次项目联系相

8、关公司正式正式合约生效方法；如果不同意 将文件返回文件编写人（或机构部门机构），待修改完毕后再批 准。5.3 文件审批权限。a.生产、环境、消防、职业健康安全方针、总目标、管控管理管 控评审计划及报告、最高管控管理管控层职责、公司各机构部门 机构的主要相关相关本次项目人职责由管控管理管控者代表审 核，总经理批准。b.过程管控管理管控文件（程序、规定、规章制度规章、表格） 由过程相关相关本次项目机构部门机构主管审核，安全生产相关 相关本次项目人批准。c.操作规程、工艺指标等、质量本协议合同支付资金服务标准由 安全生产副总审批。d.各机构部门机构内部适用的文件由本机构部门机构相关相关 本次项目人批

9、准。6、发放控制6.1 生产部发布综合管控管理管控体系文件，建立外发文件清 单，该清单有关内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、 数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过 程中应保持最新状态。06.2 各过程相关相关本次项目人将所编写的文件经授权批准人批 准后，将书面文件及电子版文件一同送交行政部，行政部保存文 件原件。6.3 各机构部门机构需建立文件控制清单，在发布/修改文件 的同时，文件与文件清单保持一致。7、使用控制7.1 生产部组织相关相关本次项目更新管控管理管控体系有关文 件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子 版文件。7.2 管控管理管控体系相

10、关的文件必须妥善保存；各机构部门机 构相关相关本次项目保管本机构部门机构相关文件；不得在文件 上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 8、文件更新8.1 文件更改时，由过程管控管理管控机构部门机构持原批准人 批准的文件（原件一份、电子一份填写文件更改通知单， 到办公室登记备案后。同时更新文件控制清单，行政部保存 批准的文件原件。同时各机构部门机构下发的综合管控管理管控 体系受控书面文件应立即回收并更新，填写文件与回收记录, 防止作废文件非预期使用。8.2 当文件在实施过程中因组织结构、质量本协议合同支付资金 服务、工作审批相关流程、法律法规、标准等发生变更修改时， 原文件编

11、写单位相关相关本次项目组织对文件进行评审。如果需 要进行修改，由原文件编写单位相关相关本次项目提出，文件更 改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。9、安全记录管控管理管控9.1 建立记录清单行政部制订记录台帐，使用统一表格。有关内容包括：记录 名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别 等。9.2 安全记录的使用按规定的相关本次项目填写，所有记录应及时、真实，字迹 整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。9.3 收集定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存 或交档案室存档。94储存、保护9.4.1 记录可以是纸质或电子档案，对于电子档案形式的记录， 必须保证所保存的记录不被非记录相关有关人员或计算机病毒 干扰，应留有备份。9.4.2 记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防 磁等，同时还要做好标识。9.4.3 保存期限依据安全记录台帐中保存的期限规定。9.5处 置记录保存人按照安全记录台帐中规定的处置相关要求在 保存期满后进行处置，包括销毁或归档。五、相关文件暂无六、相关记录AQ-0306/01文件管控规章制度规章AQ-0306/02文件发放、回收记录AQ-0306/03文件更改通知单AQ-0306/04安全记录台帐