企业档案管理规范2022.4.17.5.21.docx

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1、上海建工一建集团有限公司企业档案管理规范第一章总则第一条：编制依据中华人民共和国档案法（1996年7月5日）中共中央组织部、国家档案局 组通字（1991） 13号 干部档案工作条例国家档案局 国家经贸委 国家计委（档发20025号企业档案管理规定）财政部、国家档案局（财会字199832号）上海市档案局 上海市声像档案管理暂行办法（1989年2月21 日）上海市建造工程管理局（沪筑管办字1993上海市建造工程管理局企业档案分类与编目办法）上海建工（集团）总公司会计档案管理办法实施细则上海建工（集团）总公司档案管理暂行规定第二条：编制目的为了提高档案管理水平，规范科技档案、文书档案、会计档案、 荣

2、誉和声像档案、人事档案的归档范围和归档、保管、利用的要求， 更好地为企业经营管理发展和社会保障提供服务。第三条：合用范围文书档案管理合用于公司各部门、各投资公司; 计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各基层单位应建立健全相应的会计档案查阅、复制登记制度。第七条：会计档案的代管基层单位因撤销、解散、破产或者其他原于是终止的，在终止和 办理注销手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门 或者财产所有者代管。科技档案管理第一条：科技档案立卷范围和要求公司各相关部门和基层单位对在科研、施工生产、基建、购进设 备等管理过程中形成的科技文件材料都必须完整、准确、系统地加以 采集、整理

3、，特殊是在项目管理中，则必须按有关规定采集、整理包 括分包单位在内的属归档范围的科技文件材料，确保科技文件材料的 完整性、真实性和可追溯性，及时办理移交手续，归档保存。技术中心在科研项目申报、立项批准后，必须落实科研课题项目 中的有关人员做好本项目课题科技文件材料采集。科研项目鉴定时， 应通知档案室派员参加，当科研项目通过鉴定后，应及时将科研过程 中各阶段形成的科技文件材料进行整理，然后向档案室移交。机械分公司购进的设备在开箱验收时，应通知档案室派员参加。 并对购置设备过程中产生的文件和随机文件进行整理、移交、归档。各单位应加强对各项目部工程施工技术文件资料和项目管理文件 材料的采集整理的指导

4、、检查和监督，项目部资料员对工程项目所产 生的工程技术资料，按照保证业主、城建档案馆、公司等方面归档要 求数量（套数）进行采集、分类和保管，并保证资料基本为原件。在 项目竣工时，按公司工程档案归档的规定应将所形成的施工技术文件 资料进行系统整理、立卷、装订成册，填写归档审批表（附表3）,经 有关领导审查签字后，由项目部资料员和分公司资料员向档案室办理 移交归档手续。基建工程施工文件材料的采集、整理和移交由实业公司负责协调， 按照建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-2001）对本单位的 基本建设项目所产生的文件材料进行采集、保管，在项目竣工验收时， 通知档案部门参见验收，并对文件材料

5、进行整理、立卷和归档，办理 移交手续，多归档的文件必须保证原件。凡需归档的科技文件材料应当做到书写材料优良、字迹工整（禁止 使用圆珠笔、铅笔）、图样清晰（要保存原件、尽可能少用复印件）。 第二条：科技档案的归档要求工程项目的科技文件材料在工程竣工验收后的4个月内，按照公司下 发的归档目录要求经过鉴定（见附表3）、整理后向档案室办理移交归 档手续。非归档的工程项目科技文件材料，由各基层单位明确职能部门负 责整理立卷后自行保管。保管期限暂定5年。基建项H的科技文件材料移交归档手续与工程项H移交归档要求相同。科研项目在鉴定前，应将科技文件材料送档案室预审，赋予盖章后方可进行鉴定。科研项目在鉴定后的一

6、个月内办理移交归档手续。对应归档的设备科技文件材料，在设备记入公司固定资产总帐后 的3个月内办理移交归档手续。第三条：科技档案归档材料的鉴定为了保证案卷的外观和内在质量，档案室在接受归档的科技文件 材料时，应当检查卷内的文件材料是否按照科技文件材料自然形成规 律，保持着内在的有机联系、是否归入原件（如少量复印件，应盖有相 关单位的公章）、文件材料是否完整齐全、罗列是否符合要求、应归档 的栏目是否缺项、表格填写是否正确等方面的情况，发现问题即将补 正，从而便于保存和利用。接受科技文件材料后，由档案室的管理人员进行分类、编目、登 记、统计和必要的加工整理。第四条：科技档案的组卷组卷时要注意科技文件

7、材料的保管期限和每卷厚度（普通不超过 2 -5厘米）。可将不同保管期限的科技文件材料单独组卷，便于今后 的鉴定销毁。工程档案普通按工程技术资料罗列次序、图纸组卷。基建档案可将规划、设计、申照和施工技术资料、工程竣工图、 验收文件等科技文件材料单独组卷。设备档案按照单机材料和公用性文件分别组卷。第五条：科技档案的装订装订时要按照A4大小折叠裱糊裁切压挺冲齐加封面一一打眼一一穿线一一固定。整本案卷的底边和右侧 要平齐。装订后的案卷要结子整齐、坚固、不松动、不掉页。第五条：科技档案的编号页数的编号一律用三位数，盖在右下角1.5厘米范围内。背面有 文字、图样的一律盖上号，页数号位置在左下角。号印清晰，

8、不漏页、 不重复。第六条：科技档案归档的其他要求归档必须使用档案管理系统，封面、卷内目录由系统产生和打印， 目录顺序应不颠倒，并认真填写好备考表，做到字迹清晰，归档审查 意见表，移交清单由系统产生和打印，签署手续要齐全完备。第五章 人事档案管理第一条：人事档案归档范E公司引进、调入、社会招聘、招收大中专毕业生等新进员工的“职 工登记表”、“职工简历表”、“劳动合同”、“续订劳动合同”、“劳动手 册”、“聘用人员审批表”、“学历材料”等。调出、除名、辞职、辞退、特殊工种以及离（退）休人员的申请报 告、审批等材料。因私、公派出国、出境申请报告、登记表、审批材料、证明材料 等。参加各级各类代表会议填

9、写的代表登记表及政绩材料。组织布置填写的登记表、履历表、自传、鉴定材料（劳动小结、 工作小结、思想小结、个人写的述职报告、年度考核小结、组织上写 的鉴定、考察材料、后备干部登记表、）。评选劳模、先进工作者审报 表、审批表、凭证、事迹材料（有组织印章的）、各种奖励材料、学生 的奖学金、物理、化学竞赛名次等材料。公安、司法、纪检、监察、行政部门判决书、处理及处 分意见、决定、批复、调查报告、本人交待及查证材料，以及复查、 甄别、纠正材料。政审的批复、结论、报告、主要证明、检举、本人交待、申诉等 材料。各种招生、报名、报考、志愿表、选拔、选送、加分、直升、免 试、推荐表或者材料；组织安排专业培训以及

10、自费就读的学生登记表、 学习成绩表、鉴定表、毕业生登记表、授予学位学历证明、优秀大学 生毕业推荐表、毕业生实习转正登记表、定向培训材料、外地引进人 员登记表、党校毕业论文评审情况表、博士推荐表及论文答辩情况、 二个月以上脱产的专业、技能、理论培训班结业证书、一个月参加党 校的中青年或者后备干部培训证明（结业证书）等材料。提拔干部任免审批表、干部考察材料、离任、离岗、离职审计表 等、以工代干转干登记表；专业技术职务、任职资格评聘、认定、审批表、考绩、转评（外地进来的）材料、创造发明、科研成果、著作、发表论文、评选的各类专业拔尖人材、领军人物、学科带头人手续完备等材料。入团志愿书（包括开除团藉的）

11、、申请书、离团报告、入党志愿书（包括支部大会通过的，上级党委未批准的、被取销豫备党员资格的、 开除党藉的）、申请书、转正报告、单项入党政审材料、入党过程中形 成的自传材料、党员（团员）登记表、退党、退团、党员因私出国保留 党藉，回来后恢复党藉的材料、劝说留在党外人士的材料、民主党派 等材料。各种民事纠纷协议、调解、判决书。报纸发表的讣告、非正常死亡的调查报告。确诊有残疾的体检表，因公致残的调查报告及确定残疾等级的材 料。要求更改、更正姓名（有曾经用名的可以）、民族、国藉、年龄、 党 龄、军龄、工龄、入党、入团、参加革命工作时间的个人申请、 组织核查意见、上级批复及证明手续完备的材料。直系亲属、

12、亲朋好友（社会关系中填过的）平反材料。各种服兵役的参军登记表、豫备役登记表、入伍登记表。缺少材料的情况说明及退休子女顶替审批表、有慢性病等疾病的 健康体检材料、办理丧事形成的材料、住房补贴、离婚、丧失劳动力 鉴定书等其他可供组织参考、有保存价值的材料。第二条：人事档案的归档要求人事档案材料须统一使用16开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。人事归档材料要真实齐全，文字清晰，凡规定由组织审查盖章、 本人签名的，必须做到手续完备。因私、公派出国、出境审批表内要注明事由和往返切当时间。各类登记表必须完备：照片、本人签字、本人落款时间、组织盖 章及时间、组织审核时间。表中

13、没有内容的格子应写“无”。受过处分 的一定要填入登记表中，所填学历、职称要提供相应的材料证明原件 （或者复印件，提供复印件的必须有以下手续：复印出处、复印时间、 复印单位公章、还要有“此件与原件核对无误”的长条章）。2000年以后的国外学历必须请有关单位翻译后到上海海外人材 服务中心认证有效，归档时中文在前，外文在后。档案中没有学历、职称评审表的，要归大中专毕业证书、专业职 称评审材料复印件。是正高级职称的，初级、中级职称材料要齐全。第三条：人事档案的归档时间引进、调入、社会招聘、招收大中专毕业等新进公司的职工在报 到时由人事部门发给本人填写的“职工简历表”，双方签订的“劳动合 同”后，由人事

14、部门连同外单位（或者学校）转来人事档案一并移交档 案室立卷归档。凡应归档的人事材料在正式形成后一个月内由经办部门向档案室 移交归档。由有关部门统一布置填写的表格材料（如职工登记表、工资变动 表、劳动合同、先进登记审批表、职称评定表、退休审批表等）在整体 工作结束后3个月内，由经办部门集中后移交档案室归档。第四条：人事档案的转递公司员工因工作调动、辞职、辞退、自动离职、除名、开除、 劳动合同终止、解除、解聘等，档案室收到人力资源部开具的被退员 工退工通知单后，对被退员工人事档案子细鉴定核对，并填写人事档 案材料转递通知单，连同人事档案送至公司所在地的劳动职业介绍中 心或者被退员工新的工作单位。待

15、收档单位核对无误，在回执上签名 加 盖公章后，收回回执。及时做好人事档案的转递登记，保存回执, 以便备查。第五条：查阅人事档案的有关要求查阅范围：因考察、任免、调动、组织处理、入党、入团、入学、 参军、出国、出境、离（退）休等情况审查，需要查阅档案的。与他人 案件或者有关事项有密切关系，而本人已经死亡或者重病不能提供口 述材 料以及其它特殊原因，必须从其档案中取得有关材料的。因公证 和工作需要，填写有关表格、事迹材料、核实有关工资、工龄等需要 查阅档案的。查阅手续：公司党委领导人员，需借（查）阅人事档案，应先登记， 后借（查）阅人事档案。各相关职能部门主管领导，需借（查）阅人事档 案，必须填写

16、“人事档案查阅单”（附表4）,经公司分管领导批准 后，方可借（查）阅人事档案。各相关职能部门有关人员，需借（查）阅 人事档案，必须填写“人事档案借阅单”，经职能部门主管领导及公 司分管领导批准后，方可借（查）阅人事档案。公司所属各基层单位需 要查阅公司保管的人事档案，须经单位主管领导及公司分管领导批准， 并应由组织、人事、纪检、劳动工资等干事凭单位党组织介绍信，本 人有效证件，方可借（查）阅人事档案。受公司委托保管人事档案的投 资企业需要查阅人事档案，其查阅手续，参照本规范执行。查阅原则：非党员不得查阅党员的人事档案。根据组通字 （1991）13号文干部档案工作条例规定，任何个人不得查阅或者借

17、 用本人及其亲属的档案。外单位需要查阅档案的，需凭上海市委组 织部统一印制的查阅干部人事档案审批表进行查阅。第六章荣誉和声像档案管理第一条：荣誉和声像档案归档范围荣誉档案的归档范围：以本单位名义获得的由建工（集团）总公司 以上（含总公司）机构颁发的各种奖状、奖章、奖杯、奖旗、奖牌、荣 誉证书等。声像档案的归档范围：建工（集团）总公司以上（含总公司）领导视 察本公司重要工程及参加本公司组织的重要活动形成的声像材料。本 公司在外事活动中形成的声像材料。本公司获国家、部、市级奖励项 目的声像材料。本公司在处理重大事件、事故中形成的声像材料。本 公司重要工程开工和竣工典礼及施工过程中形成的声像材料。本

18、单位 主要经营管理活动和其他具有长期保存价值的声像材料。第二条：荣誉和声像档案归档要求荣誉档案的归档要求：根据上海市档案局档发（2002） 5号文企 业档案管理规定约有关规定，企业各职能部门应负责荣誉档案材料 的采集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。公司各职能部门 和各单位从上级机关、团体或者有关部门获得的各类荣誉材料，应及 时交档案室登记、归档，并办理移交手续。由移交部门填写移交清 单，一式二份（移交部门和档案室各一份）。归档的荣誉材料必须是 原件，任何个人或者职能部门不得将原件据为己有。声像档案的归档要求：凡属归档范围的声像材料，在拍摄、录制 结束后的一个月内，向档案室及时归档，以保

19、证质量和防止散失。根 据上海市声像档案管理暂行办法的规定，凡是归档的声像材料， 必须图象清晰，声音清晰，并加以必要的文字说明。归档的声像材料 必须原版、原件，照片与底片（数码相机拍摄的照片应刻录光盘）须核 对后一起归档。第三条：声像档案的保管要求录音带、录相带、光盘要定期检查，录音带、录相带普通每隔 半年重绕一次，发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时进行 技术处理;照片如有发黄、霉变的，应及时采取措施；正常保存的磁性载体档案，每10年复制一次，每4年检查光盘档案的完整性、有效性、安全性。科技档案管理合用于公司技术中心、科研课题组、各序列分 公司、项目经理部、机械分公司、投资管理部；会计档

20、案管理合用于公司财务部（包括内部银行）、公司工会、各基层单位（包括各序列分公司下属的各项目经理部）；荣誉和声像档案管理合用于公司各部门、各基层单位（包括各序列分公司下属的各项目经理部）：人事档案管理合用于公司党委工作部、纪委、工会、团委、办公室、人力资源部。第四条：组织机构及职责组织机构：公司办公室（档案室）是全公司文书档案、科技档案、 荣誉和声像档案、会计档案、人事档案集中管理的责任部门。各基层 单位办公室（或者棕合管理科）是档案管理的公司下属责任单位。公 司 各部门是档案管理的横向责任单位责职分工：公司办公室（档案室）负责全公司文书档案、科技档 案、荣誉和声像档案、会计档案、人事档案的接收

21、、整理、分类、装 订、保管、利用、销毁工作。并负责检查考核、指导各职能部门、各 基层单位归档材料采集整理、立卷归案工作。各基层单位办公室（或者综合管理科）负责本单位荣誉和声像档 案 的采集并移交给公司办公室（档案室）。负责会计档案的接收、保 管、利用和保管清册上报工作（不设经理办公室的由会计档案产生 部门负责）。负责所属项目经理部工程档案的催归档。公司财务部、工会、各基层单位财务科负责会计档案的采集、整第七章档案信息化管理第一条：档案管理软件系统的使用我公司形成的科技档案、文书档案、荣誉档案、会计档案的归档 必须使用我公司已开辟的“档案管理的软件系统”。第二条：工程档案管理软件系统使用的要求工

22、程档案由项目经理部（或者序列分公司）资料员、科研档案由课 题人员和技术中心有关人员、机械设备档案由机械分公司机管员、 基 建档案由基建项目资料员负责应归档文件的输入案卷、卷内目录, 并对有关文件进行扫描、上传电子文件和预立卷归档工作，后向档 案室移交。第三条：文书档案管理软件系统使用的要求文书档案由公司各部门（兼职）资料员、归档对口人员负责形成 的文件资料在软件中输入案卷、卷内目录，并对文件资料进行扫描、 上传电子文件和预立卷归档工作，后向档案室移交。第三条：荣誉档案管理软件系统使用的要求荣誉档案由各基层单位经理办公室兼职人员和公司部门相关人员 负责将采集的荣誉档案在软件中输入案卷目录，并对荣

23、誉档案进行扫 描、上传电子文件，实物向档案室移交。第四条：会计档案管理软件系统使用的要求会计档案由各基层单位财务科、公司财务部、工会财务相关人员 根据公司档案室下发的“档号连接表”的档号输入案卷目录，并向同级单位经理办公室（档案室）移交实物档案。第八章档案保管、利用、销毁及库房管理第一条：档案保管及利用档案室应对归档的各类档案进行分类、编号、编制目录，建立相 应的工作台帐。各类档案应分别安放于专用柜内，并有醒目标志，不 得混放。档案管理人员对借阅、利用档案人员应严格遵守保密制度，查阅 档案必须事先办理申请手续征得主管部门或者公司分管领导允许（附 表5） o各类档案普通不予外借，确因工作需要须外

24、借的，应事先办理外 借手续，并征得主管部门或者公司分管领导允许，对查阅、外借档 案的应做好记录。借出的档案必须完好归还，不得损毁。任何个人 不得以各种理由私自占有、保存档案资料。档案室应按规定对各类入库档案进行定期检查，发现受损及时采 取措施加以补救，确保各类档案的完整性和完备性。第二条：档案销毁有保管期限的各类档案保管期满，应组织销毁。公司和各单位应建立由主管领导、部门负责人、相关部门人员、 档案管理人员组成的档案鉴定小组，对销毁的档案进行鉴定，对其中 需长期或者永久保存的资料应在销毁前抽出，另行立卷、编号、入库 档案管理部门应并编制档案销毁清册，拟写销毁档案的请示，报公司分 管领导或者上级

25、主管部门批准。销毁档案时，应指定专人或者由档案室和相关部门共同派员监销, 销毁人和监销人应在销毁清册上签名盖章。第三条：库房管理档案库房应有专人管理，并建立库房管理制度。库房应配备防火、 防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防蛀、防腐等专用设施，档案管 理部门应定期检查设施的完好情况，并做好记录，防止档案受损。末 经许可，禁止各类人员进入库房（档案管理人员除外）。第九章附则第一条：本规范自发文之日起实施，原沪建股一司2003综字170号 关于印发公司“关于企业档案管理的若干规定”的通知同时废止。执行中如与上级新颁文件精神不符的，以上级文件为准。第二条：实业公司、各投资企业参照本规范执行。第三条：本

26、规范的附表为规范性附表。第四条：本规范由公司办公室（档案）修改并负责解释。附表：附表1:会计档案归档范围和保管期限附表2：会计档案数量统计表附表3：科技文件材料归档审查意见表附表4：人事档案查阅申请单附表5：档案借阅申请单上海建工一建集团有限公司二0 一二年五月三十一日会计档案的归档范围和保管期限序类另U年限一会计凭证类1原始凭证1 5年2记帐凭证（收款、付款、转帐）1 5年3汇总凭证1 5年其中涉及外事和对私改造的会计凭证永久会计帐册类1银行日记帐25年2现金日记帐25年3明细帐J1 5年4总帐1 5年5辅助帐簿1 5年其中涉及外事和对私改造的会计帐簿永久-4会计报表类1年度会计报表（决算，

27、包括汇总表和文字分析）永久2季度、月度会计报表3年四工资单类（含奖金单）长期五其他1会计档案移交清册1 5年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年5银行对帐单5年上报单位（盖章）：序会计档案类 另IJ单位2022年度 会计档案归档 （数量）备注18.1 （会计凭证）本28.2 （会计帐册）册38.3 （会计报表）册48.4 （工资单）册58.5 （其它）本包括：会计档案移交清单会计档案保管清册要统计在内上报总计数（本/册）上海一建各单位（有关部门）年度会计档案归档数量上报表统计上报人:上报日期:上海市第一建造有限公司科技文件材料归档审查意见表项目名称形成部门 部门名称

28、项目负责人立性的 卷，目 质系定 量统意 意性见 见，及 真其 应实他 提性需 出和要 对密说 本级明 档，的 案保事 的管项 完期 整限 ，“， ， ， “ ，“，“，“，“， ， ， ， ，“，“，“，“，“ “ “ ，“，“， ， ，“，“，力 ，“力，力 “，” ，, ，” ， ， ， ， ， “ ，“ ， ， ， ， ， ， ” ， ， ， ， ， ， ， ， ， ， ， “ ， ， ， ， “ ，”，基层单位资料负责人：立卷人：年 月 口形 成 档 案 单 位技术部门负责 人审核意见签名：年 月 日主任工程师 审核意见签名：年 月 日档案管理部门审核意见签名：年 月 日上海市第一建

29、造有限公司人事档案查阅单查阅人姓名部门政治面貌被查阅人姓 名被查阅人姓名被查阅人姓名被查阅人姓名被查阅人 姓名查档 理由主管领导 意见签字：上海市第一建造有限公司档案借阅申请单查阅人姓 名部门政治面貌被查阅案卷 名称、时间、文号被查阅案卷 名称、时间、文号被查阅案卷 名称、时间、文号被查阅案卷 名称、时间、文号查档理由部门 主管领导 意 见签字：借阅时间： 年 月 日；最晚归还时间：年 月 日注：档案查阅人在填写“被查阅案卷名称”时必须详细填写案卷的“名称、大概时间”有文 号的请提供文件号，以便查找。理、装订、移交工作公司财务部、工会向公司办公室（档案室）移 交，各基层单位财务科向所在基层单位

30、办公室（或者综合管理科）移交。各序列基层单位（项目经理部）负责工程归档材料的采集整理、 立卷归案工作，并向公司办公室（档案室）移交。公司技术中心、科研课题组负责科研归档材料的采集整理、立卷 归案工作，并向公司办公室（档案室）移交。机械分公司负责设备归档材料的采集整理、立卷归案工作，并向 公司办公室（档案室）移交。投资管理部负责基建归档材料的采集整理、立卷归案工作，并向 公司办公室（档案室）移交。公司党委工作部、纪委、工会、团委、办公室、人力资源部负责 人事归档材料的采集，并向公司办公室（档案室）移交。公司各部门负责文件材料、荣誉和声像材料及需要归档的材料进 行采集整理、立卷归案，并向公司办公室

31、（档案室）移交。第五条：术语与定义术语：本规范中所描述的“公司”为企业“上海建工一建集团有 限公司”的全称；“基层单位”为公司所属分支机构的统称；“序列分 公司”为土建单位的统称；“投资企业”为易通安装工程有限公司、申 雅装饰工程有限公司、东顺建造工程有限公司、东庆建造劳务有限公 司、上海建工大厦投资发展有限公司的统称；“公司部门”包含党委工作部、监察室、纪委、办公室、经营部、施工生产部、技术部、财务 部、人力资源部投资管理部、工会、团委；“职工”是指与公司签订劳动合同人员。定义：本规范所称“档案”系指公司在生产、经营、科技活动及 各项管理工作中直接形成的文书档案、会计档案、科技档案、人事档

32、案及荣誉、声像档案，并具有保存价值的各种形式的历史记录。本规范所称“档案管理”系指公司各部门、各基层单位从事 整理归档各类文件材料、保管开辟利用档案的一系列活动。第二章 文书档案管理第一条：文书档案的立卷范立卷范围包括：涉及本公司的上级来文、反映本公司主要工作活 动和基本情况的本单位文件或者资料（如总结、规划等）、向本公司请 示或者反映重要活动的下级来文、与本公司业务有关的具有参考价 值的同级或者非隶属单位的来文。第二条：文书档案的立卷方法文书档案的立卷普通按文件材料的内容、时间、作者和保管期限 等进行组卷。文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完 整。一个部门或者基层单位，如有属不同

33、保管期限的文件材料，数量 较少的可合立一卷，永久保存的文件材料放在前面，短期保存的文 件材料放在卷末。跨年度文件材料（资料）的立卷方法:年末写成的文件，到次年初批准发出的，应放在批准年度立卷归档、跨年度或者多年度的计划、规划，应放在开始年度立卷归档、跨年度或者多年度的总结，应放在最 后的年度立卷归档、跨年度的请示与批复、来文与复文，相距时间不 长，可按发文日期立卷归档、跨年度的文件（如合同、协议、专案材 料等）应放在结束的一年立卷归档、跨年度的经营活动、工程等形成 的文件，如数量不多，可把从开始到结束的文件材料放在一起立卷归 档。第三条：文书档案卷内文件的罗列卷内文件材料应区别不同情况进行罗列

34、，密不可分的文件材料应 挨次罗列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印 件在前，定稿在后；问文（来文）在前，复文在后；转发文在前，原文 在后；结论在前，依据资料在后；会议记录、简报等按时间顺序罗列。 如有缺件，立卷时应注明原因。第四条：文书档案文件材料的积累和整理各部门、各基层单位负责文书归档管理的人员应加强平时对本部 门、本基层单位文件材料的采集、积累和整理工作。其他相关人员应 将在工作中形成的文件资料及时移交给本部门负责文书管理的人员。 负责文书管理的人员要注意分类存放，以保证本部门、本基层单位文 件材料的完整性。第五条：文书档案案卷的装订各部门、各单位负责文书管理的人员应在

35、文书档案案卷装订前仔 细检查卷内罗列次序是否正确和妥当，或者将已组卷的文书档案案卷送交档案室审阅。文书档案案卷装汀前，先拆除文件部份上的金属物，在文件左侧 留2.5公分宽作装订部份，宽度不足或者文件材料有破损的应按裱糊 技术托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。文件纸型规格为 A4,大小略有不齐的，对案卷的右边和下边要求对齐。要按照“案 卷封面一卷内文件目录一文件材料一备考表一封底”次序罗列组卷。 装订采用三孔一线的方法，接头打在案卷背面。第六条：文书档案案卷的书写要求：案卷封面填写要字迹端正，位置适中，内容不漏，整个卷面应整 洁慷慨（凡是使用电脑档案管理软件系统的一律使用软件系统进行 案

36、卷封面的打印）O案卷标题是案卷的名称。标题内容要概括、切当、完整，能揭示 文件的内容。标颠的普通结构为“作者一内容（时间、地点）一（文件） 名称”，使用电脑软件系统进行案卷封面的打印的正题名应不超过100 个字符。第七条：文书档案的归档要求：各部门、各基层单位在组卷完毕后，经本部门、本基层单位负责 人审定，于第二年第一季度向档案室移交归档。归档时，应使用电脑 档案系统打印（或者填写）移交目录（一式二份），与档案室各持一份， 作为移交和交接凭证。凡属密级文件材料和档案，在管理和利用时要按国家保密法规定严格掌握，其密级变更和解密，须按国家规定执行。第三章 会计档案管理第一条：会计档案的日常管理公司

37、档案室、各基层单位经理办公室落实专门保管人员、库房及 装具，做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等 工作，确保档案的安全、完好。公司财务部、工会、各基层单位（含下属项目经理部）每年形成 的会计档案，由产生部门专人负责采集，按要求整理立卷，装订成册。当年会计年度终了后，由会计档案产生部门继续保存利用一年， 期满后，公司财务部、工会向公司档案室移交归档。各基层单位（含 下属项目经理部）向所在基层单位的经理办公室移交归档。移交时，应由财务部门编制移交清册和历任会计一览表，各一式 二份（接收部门和财会移交部门各一份），然后由经理办公室（或者产 生部门）编制会计档案分类目录（俗称：保管清

38、册）一式二份（自 留和交公司档案室各一份）。第二条：会计档案的拆封会计档案原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理 的，必须经财会部门的主管人员批准，由财会部门和档案部门经办人 共同拆封整理，在封面上重新盖章和签署日期。第三条：会计档案立卷的质量标准会计凭证每册必须加具封面封底，封面上要载明单位名称、凭证 种类、起讫日期、号数，盖上会计主管印章。凭证必须包角封口，封口上加盖骑缝章，装订时拆除金属物，损坏的材料要裱糊好。会计帐册启用表上必须有单位名称，使用日期，会计主管和记帐 人员的签名盖章。会计年报表封面上必须有单位名称、日期、财会部门负责人和会 计主管的签名盖章及单位公章。工资单必须

39、装订成册，封面上有单位名称、年和月份。会计档案每卷册上要编制档号、编制的部位要适当。会计档案保管期限的编制详见“附表一”会计档案归档范围和保 管期限表。第四条：会计档案的编号按年度、大类、属类罗列，每年编制一本目录簿，即会计档案五 个属类，按年度、属类顺序罗列编号、案卷顺序号按属类流水。年度顺序号按五个属类顺序罗列，每年了结为一本目录簿。编法：“8”为大类会计档案代号，属类代号为凭证“1”、帐册 “2 ”、报表“3”、工资单“4”、其他“5”。大类、属类年份采用 “ ”间隔号断开，年份与案卷顺序号采用“一”横杠号连接。如凭证 档号8 1 1994-K帐册档号8 2 1994-1、报表 档号8

40、31994 1、工资单档号841994 1、其 他档号 8 5 1994-lo会计档案归档时，必须在每年的4月底向公司档案室上报前一 年各单位形式的会计档案的数量（见附表二），公司档案室根据各单位 所报档案数量编制统一的档号，再下发各单位，各单位再根据公司下发的档号连接表中本单位的实际档号，将会计档案目录输入档案 管理软件系统中。录入完毕后，在系统中打印出“移交清册”和“保 管清册”，并签字和加盖公章后上交一份给公司档案室保存。按基层单位、公司部门产生的会计档案每年编制一本目录簿，适应机制多变，查找方便。第五条：会计档案的鉴定销毁各单位应建立会计档案鉴定小组，由单位主管领导，财务会计部 门和档

41、案管理部门组成，定期对会计档案进行鉴定。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案管理部门提出销 毁意见（或者上级主管部门统一布置销毁工作），由财会部门会同档案 管理部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册，拟写销毁会计档案的请 示，经本单位领导审查，允许后报上级主管部门批准后销毁。在会计档案鉴定时，应将未了结的债权债务的原始凭证、涉及外 事联营的会计凭证、对私改造、涉及房地产、精退职工的会计凭证、 基建单位在建设时期的会计档案、过去已预会计凭证装订在一起的“工 资清单”，在会计凭证销毁前抽出，另行整理立卷装订，编号入库，不 得销毁。在销毁会计档案时，应由档案管理部门和财会部门共同派员监销， 并在销毁清单上签名盖章。第六条：会计档案的查阅各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会