【管理制度】客户档案管理程序及制度.docx

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1、 【管理制度】客户档案管理程序及制度 天马行空官方博客： ；:1318241189；群：175569632 客户档案治理程序及制度 万策（智业）集团主要是从事论坛、培训效劳为主的企业，大部份客户都是会员制形式参与。为把握客户的根本状况，便于更好的与客户沟通和沟通，便于对客户群进展细化分析，从中挖掘客户潜力，寻打客户范围；为防止客户信息的外泄，特制定一套完善的客户治理程序，详细操作如下： 管 理 程 序 1收集资料： 1.1 收*员资料：主要来源渠道是企管公司（王桂云）、客户维护中心（刘辉、胡伟）。 1.2 收集单场客户资料：主要来源渠道是营销公司。 1.3 收集邀请嘉来宾户资料：主要来源渠道是

2、营销公司。 2建立数据库：（见附件1和附件2） 3数据库排序：按会员编号排列，非会员按参加时间排序。 4每次讲座后，将客户资料打印一份，发放给客户效劳人员及营销公司，进展客户信息的完善。 4.1客户效劳人员在下次讲座前归还档案治理人员 4.2营销公司在一周内归还档案治理人员 5档案治理人员将回收的客户资料，对比数据库进展修改，确保会员资料准时更新。更新完后将回收资料全部销毁。 6参会原始资料存档： 6.1中外名家系列讲座一般会员登记表按编号、日、月、年的挨次进展放置。 6.2中外名家系列讲座名誉会员登记表按编号、日、月、年的挨次进展放置。 6.3中外名家系列讲座单场会员暂无登记表（详见数据库）

3、。 6.4中外名家系列讲座邀请嘉宾暂无登记表（详见数据库）。 6.5融智论坛会员登记表按编号、日、月、年的挨次进展放置。 6.6融智论坛单场客户暂无登记表（详见数据库）。 6.7融智论坛邀请嘉宾暂无登记表（详见数据库）。 7传真件归档： 7.1中外名家系列讲座每次讲座致会员的通知回执，按回传时间（日、月、年）排序放置。 7.2融智论坛每次讲座致会员的通知回执，按回传时间（日、月、年）排序放置。 8签到本存档： 8.1中外名家系列讲座每场讲座的签到本，首先按一般会员、名誉会员、单场购票、邀请嘉宾进展分类，其次按第几场、月 、年的挨次进展放置。 8.2融智论坛每场论坛的签到本，首先按会员、单场购票

4、、邀请嘉宾进展分类，其次按第几场、月 、年的挨次进展放置。 管 理 制 度 1编写制度：精确无误、完整、便于统计分析。 2查寻制度：业务经理、客户效劳人员及经理级别以上人员查寻，其他人等不得办理查寻。 3借阅制度：借阅人员必需填写客户资料借阅表（见附件3），并定期归还，违者以盗窃公司资料行为进展惩罚。 4 发放制度：必需经客户效劳中心主任同意，并有针对性的发放。 4.1针对业务人员只能供应单位名称、姓名、职务。 4.2针对客户效劳人员供应全部资料，但必需依据详细状况定期回收。 4.3其他人等依据详细状况打算是否发放。 5原始资料只可查寻，不行借阅、发放。 档案治理流程图 收集资料 客户维护中心

5、 建立数据库 更新客户资料 完善客户资料 发 放 客户效劳人员 营销公司 产生效果 万策（智业）集团客户维护中心 2023年9月10日 附件1 单 位 情 况 编号： 单位名称 单位电话 单位地址 单位传真 单位网址 单位性质 注册时间 注册资金 所属行业 员工人数 单位宗旨 单位文化 所获荣誉 经营工程 经营范围 经营产品 公司其它主要成员状况 姓名 性别 职务 诞生年月日 电话 传真 手机 E-mail 公司曾参与过的活动 时间 名 称 参与人员 评 价 备 注 公司简介： 附件2 个 人 情 况 编号： 姓 名 性别 诞生年月日 籍 贯 民族 手 机 星 座 学历 所学专业 毕业学院 毕

6、业时间 爱 好 E-mail 信 仰 喜爱的颜色 喜爱的书籍 崇敬的名人 家庭地址 家庭电话 家 庭 成 员 姓 名 称 呼 诞生年月日 单位 职务 电话 个人简历 附件3 客户资料借阅表 借阅时间 内 容 及 页 数 归还时间 借阅人签名 领导批准 经办人 篇2：【行政治理制度】行政人事根底治理制度-科技档案治理标准 天马行空官方博客： ；:1318241189；群：175569632 设备制造有限公司治理标准 QG/ZTC0102-1998 科技档案治理标准 1998-7- 公布 1998-8- 实施 集团制造有限公司 公布 科技档案治理标准QG/ZTC0701-1998 1 目的与适用范

7、围 为了建立和健全科学技术档案工作，保证科技档案完整、正确、系统、安全和有效利用，完善日常技术治理工作，充分发挥科技档案在企业生产中的作用，特制订本标准。 本标准适用于本公司产品（包括设计、工艺、工装、标准）档案、根本建立档案及设备技术档案、科研、新产品档案、引进技术档案和科技照片等科技档案的治理工作。 职责和职权 2.1工程技术部科技档案室职责 2.1.1科技档案室是科技档案的归口治理部门 2.1.2科技档案室应对归档的科技档案准时进展分类、编目、登记、统计和其他必要的加工整理，并逐步运用现代化的科技档案治理手段。 2.1.3应为各单位充分利用科技档案制造一切条件。 2.2其他部门应将科技文

8、件材料的形成、积存、整理和归档列入科技工作程序和科研、生产、基建等规划，列入有关人员职责并形成制度，进展考核。 科技档案的收集、归档 3.1本公司科技档案以集中统一治理为原则，实行文书档案与科技档案分立治理的方法，由档案治理员对全公司的科技档案实施集中统一治理，不允许任何人长期保存科技文件资料。 3.2归档的科技资料必需经过审批签字手续，内容完整，字迹图形整齐清楚，图面符合要求。 3.3新产品在通过鉴定后的一个月内，负责产品设计的人员应将产品图样、设计文件、工艺文件及鉴定文件等整理齐全后向档案治理员办理交接、归档手续。 3.4一般设备、仪器仪表等资料应在安装竣工并验收合格后存档，重大专用设备、

9、自制设备、周密设备和大型设备等必需在开箱当场清点后由档案治理员将随机文件收齐存档，如有需要可复制供应。 3.5全部引进技术资料（包括技术沟通资料）均应由科技档案室统一存档、治理。 科技档案的整理 4.1资料归档后，档案治理员应马上进展整理、分类、存档、建卡、编写名目等工作。 4.2科技档案应根据科学治理方法进展分类，按类存放，便于检索和识别。 4.3底图应按成套产品保管，同时复印一份兰图组成卷册存档。 制造有限公司1998-7- 批准 1998-8- 实施 QG/ZTC0701-1998 4.4客户的技术档案应按客户名称分类，单独存档，妥当保管，并做好保密工作。 4.5经系统整理的科技档案应到

10、达以下要求： 4.5.1编制卷内名目和页号； 4.5.2兰图按A4折叠装订； 4.5.3底图尽量平放，A2以上的底图无法平放时，允许卷放，严禁折叠； 4.5.4字迹整齐，图面清楚，不准使用铅笔和圆珠笔书写。 5 科技档案的借阅 5.1本公司员工因工作需要，可借阅一般性兰图档案，借阅时须办理借阅登记手续，且不得带出公司；只有一套的兰图档案，不得借出档案室。 5.2关键、重要和引进的技术档案，除直接负责该产品的技术人员可登记借阅外，一般不允许其他人员借阅，如有特别需要，须经部门负责人批准。 5.3外单位人员一律不得借阅本公司资料，特别状况须由来人持介绍信并经主管总经理批准，方可借阅，但仅限在科技档

11、案室内查阅。 5.4借阅档案资料应当面点清，借阅者应妥当使用，负责安全保密，不得遗失，严禁涂改、乱画、抽页、撕裂、拆卷或擅自转借。 5.5借阅档案资料一般应在一周内归还，最长不得超过一个月，档案治理员应准时对过期未还者进展催办；档案资料归还时，档案治理员应当面点清、检查，对损坏资料者，治理员有权向有关主管人员请示处理意见。 5.6底图、底稿一般不得外借，当因设计更改或更新复制等缘由必需外借时，应办理借阅登记手续，更改或复制后应准时归还。 5.7档案治理员必需对科技档案的完整、保密和安全负责，有权拒绝不符合规定的查档或借阅。 6 科技档案的复制和发放 6.1生产需要的产品图样和设计、工艺等技术文

12、件，由档案治理员按分发范围的规定，负责晒（复）印和分发到有关部门，并做好分发登记。 6.2有关部门应指定专人（兼职）负责档案资料的签收、保管、整理、装订、送存和返还等工作。 6.3外协加工用图，由外协单位填写复制申请单，由规划生产部负责人审批签字后，向档案治理员申请晒发，档案治理员应做好分发登记。 6.4非生产用复制图应办理申请手续，经审批后晒发，并加盖“参考”等专用章，当更改时不予调换。 6.5外单位需要的复印图应经主管总经理审批签字前方可复印。 6.6档案治理员应在分发的兰图上注明分发部门编号和分发日期。 6.7分发的复印图必需清楚，如有模糊不清，治理员应将其调换并准时销毁旧图。 QG/Z

13、TC0701-1998 7 科技档案的保管 7.1科技档案的保管场所必需清洁、通风，做好防盗、防火、防潮、防晒、防霉和防蛀等工作，严禁烟火或堆放杂物。 7.2为确保档案的安全，兰图和底图应分开保管。 7.3档案治理员应定期对档案进展整理和检查，确保档案完整和安全，每年年底进展一次全面检查，确保帐、卡、图（文件）全都。 7.4档案治理员调动或离职时，应做好移交工作，在接收人核对并签字，完成移交手续前方可调动或离职。 附加说明 本标准由工程技术部科技档案室提出。 本标准由综合治理办公室归口治理。 本标准主要起草人白云龙。 篇3：【治理制度】档案治理程序 天马行空官方博客： ；:1318241189

14、；群：175569632 25档案治理程序 1 目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥当保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 2 职责： 2.1 公司档案按统一领导、分级治理的方法进展组织治理，即图书档案室（隶属人力资源部）负责公司档案的总体治理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进展业务上的指导、监视和检查。 2.2 鉴于财务档案的特别性，公司财务档案（包含各类合同）由财务计统部自管，图书档案室供应存放点。使用时，由财务计统部指定专人调档。 2.3 鉴于人事档案的特别

15、性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自管，人力资源部经理指定专人按集中治理、严格保密的原则进展治理。 3 流程： 3.1 档案分类： 3.1.1 文书档案：即在公司治理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。 3.1.2 基建档案：即以竣工图为核心的在工程建立过程中形成的专业材料。 3.1.3 财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。 3.1.4 人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人根本状况、工作表现的个人资料。、 3.1.5 经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保存和存查价值的历史记录，如合同评审

16、记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。 3.1.6 客户效劳档案：即公司在供应客户效劳过程中形成的具有保存和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反应记录、客户满足度调查与分析记录等。 3.1.7 对外联络档案：即公司在工程报批报建过程中形成的具有保存和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。 3.1.8 声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特别载体上的并配有文字说明的历史记录。 3.2 详细治理： 3.2.1 立卷归档： 各部室资料员在每年年初，依据以往本部门文件运转状况，估计当年可能形成的文

17、件，拟制或修订立卷类目，如人力资源部可制定“人事行政发文”、“周记”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。 A流程： 随时将已发放完毕的文件按已编好的类目准时归入卷内，并按文件收进挨次随时填写文件清单。 一个较长时间段后，对手头上的全部文件进展清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放 文书档案每2年为一个归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底，将前两年形成的文件整理后向图书档案室移交。 声像档案的归档时间同文书档案。 单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。 财务档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3年后再存放于图书档案室。 基建档案在竣工决算工作完成后两个月内归档，工程前期资

18、料一年后归档。 B要求： a各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进展清点签收，并各自保存一份。（移交清单即文件清单） b. 各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。 c. 文件在各部室保存阶段，要留意保持字迹清楚、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。 d. 各部室可依据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进展。 a）总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、工程筹划与年度规划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件

19、、大事记等； b) 人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、编制表、工资单、培训记录等）、内部刊物等； c) 工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等； d) 财务计统部：财会档案见第三层次文件财务档案治理程序； e) 审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等； f) 经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等； g) 设计研发部：

20、工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件（标书、合同等）、工程设计概算说明、各工程往来文件（传真、工作联系函等）、施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。 h) 对外联络部：联络函、活动规划、外送文件、外来文件等。 i) 客户效劳部：客户投诉记录、处理方案、落实反应记录、客户满足度调查及分析记录等。 3.2.2 整理上架： 组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内名目，组成案卷。 鉴定：对各部室移交的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。 A. 流程 造册：制作全引名目和案卷

21、名目，形成保管清册。 上架：案卷按档号挨次竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。 B要求： a. 卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间挨次依次排列，具有亲密联系的文件应依肯定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列挨次为文前图后。 b. 不同保存价值的文件应分开组卷。 c. 凡有文字局部的均应打上号码（采纳打号机，正面右上角，反面左上角）。 d. 文件材料装订前应剔除金属物。 e. 图纸采纳手风琴式折叠法，规格为30cm21cm；装订边应加垫纸以使左右平坦并留意露出图标。 3.2.3 保管： A. 库房治理： a. 库房应集中布置、自成一区

22、，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房治理无关的活动；库内档案必需按顺号上架，不得错架、乱架； b. 除档案员外，非档案人员不得随便出入库房，确需进库的（如修理库房或设备等），则须有档案员伴随并相伴始终； c. 库房设有中心空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效； d. 随时留意库房温湿度的详细指数，务必使温度保持在140C200C，相对湿度50%65%； e. 档案入库前要进展严格的检疫工作，特殊留意检查易于生虫的部位；同时对档案必需进展定期的防疫检查，有规划、分期分批地对档案进展翻动； f. 每月中旬定期对库房进展清扫擦拭，包括擦洗密集架

23、、地面、门窗等，特殊是对一些小角落、缝隙要进展清洁消毒以防害虫滋生； g. 档案员离开库房时应顺手锁门，并留意检查库房门窗的紧闭性； h. 公司采纳移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放挨次为自门口起，从左自右，从上到下。 B. 流淌中的安全防护： a. 档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应准时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所； b. 未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密； c. 未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印； d. 尽量削减档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而消失的泄密现象。

24、 3.2.4 供应利用： A 加强根底工作： a 编制必要的全引名目和案卷名目，为档案用户供应必要的检索工具； b 安装使用快捷便利的档案治理软件，提高查档效率； c 开拓阅览室，向档案用户供应档案信息。 B开展查借效劳： a 借阅： a） 公司内部人员借阅档案的，须填写档案借阅登记表，阅毕准时归还；归还时，治理人员必需当面清点档案页数，之后再入库； b） 非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意前方可借阅； c） 借阅者必需爱惜所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页； d） 借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。 b 借出： a）

25、档案使用人如需借出档案，须填写档案借出登记表，并按规定于1周内归还，不能准时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案治理人员必需当面确认档案完整性前方可入库。 b） 非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部门主管同意后，方可借出； c） 借出人员须妥当保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。 c 复印： a） 档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意； b） 图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格掌握复印份数。 3.2.5 销毁： A流程： 图书档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在档案销毁清册上，并组织销毁 图书档案室档案员每

26、两年对已到保管期限的档案资料进展复查 复查结果上报人力资源部经理审批 B 要求： a 预备销毁的档案材料在未批准前应单独保管； b 批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。 c 档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。 4 相关文件： 4.1 融侨集团档案治理方法之档案保管期限表 4.2 融侨集团人力资源治理体系之人事档案掌握程序 4.3 财务档案治理制度 5 相关表单： 5.1 文件清单/移交清单（详细见文件治理程序） 5.2 档案借阅登记表 5.3 档案借出登记表 5.4 档案销毁清册 编制：包秋霞 日期：2023.4.

27、22 审核：林立强 日期：2023.4.28 批准：林 权 日期：2023.4. 30 融侨/元洪房地产有限公司 质量体系程序、制度文件汇编 第D版 第0次修改 融侨/元洪房地产有限公司档案借阅登记表 页号： 页号 利用者状况 档案资料状况 用途 复印 归还否 签收人 备注 姓名 部门 电话 名称 责任者 类型 档号 复印否 份数 融侨/元洪房地产有限公司档案借出登记表 页号： 页号 利用者状况 档案资料状况 用途 复印 借出时间 归还时间 签收人 备注 姓名 部门 电话 名称 责任者 类型 档号 复印否 份数 融侨/元洪房地产有限公司 档案销毁清册 页号： 顺页号 销毁时间 销毁案卷名称 案卷号 销毁及监销人 备注