中交一航局有限公司印章档案管理办法.2023年.docx

《中交一航局有限公司印章档案管理办法.2023年.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《中交一航局有限公司印章档案管理办法.2023年.docx（12页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、 中交一航局有限公司印章档案管理办法.20231221 中交第一航务工程局有限公司 印章归档治理方法 为维护公司的合法权益，加强和标准公司归档印章使用 治理，建立和健全印章档案治理制度，更好地开发利用印章 档案信息资源，为公司进展供应有效、安全的效劳，特制定 本方法。 本方法是对公司印章归档工作进展标准化治理提出 的要求，明确界定了公司印章的归档内容，扩大公司档案资 源治理来源和范围，为公司档案安全化、系统化、标准化管 理，更好地发挥档案作用，供应了重要依据。 一、治理范围 （一）本方法明确了公司印章档案治理的任务与职责，规定 了印章档案的归档范围、整理、保管和供应利用等。 （二）本方法适应于

2、公司及所属各单位归档印章档案治理。 二、标准性引用文件 文件中涉及到的条款是依据国家档案局公布的中华人民 共和国档案行业标准 印章档案整理规章 （DA/T40 2023） 制定的本方法。 三、术语和定义 （一）印章档案 企业在各项活动中形成和使用过的失去现行效用的印 章，是一种具有特别载体形态并在历史讨论、档案考证、文 物保藏和艺术鉴赏等方面有着特别价值的档案。 （二）印模 采纳反扣法将印章钤盖或压盖 （ 俗称盖章 ） 在纸张或其它 物体的空白处，留下的印章印面图样。其中，特地用于鉴别 真伪印章的存底印模又称作印鉴。 四、印章档案治理的任务和内容 （一）根本任务 根据本方法的要求，对公司印章档

3、案从归档到销毁的全 过程实行标准治理，延长印章档案寿命，安全保管，准时地 为公司进展供应有效效劳。 （二）治理内容及责任 1、公司及所属各单位内设机构、专业活动使用的失去现 行效用印章，应当由档案室实行集中统一治理，任何个人和 单位不得据为己有。印章使用单位应依据本单位详细状况， 设立专人治理，并列入部门和岗位责任制。 2、各单位要建立健全印章档案治理制度，负责对本单位 印章归档整理及移交工作的监视和指导，做好印章档案的收 集、整理、保管、鉴定、统计和供应效劳利用等工作。 五、印章归档 （一）归档范围 1、企业公章 （单位名称印章 ）、法定代表人签字章 2、内设机构、分支机构等机构印章。 3、

4、公司专用的财务专用章、合同专用章、发票专用章（会 计、出纳等业务需要的印章 ）。 4、公司依据自身需要经审批，刻制的具有保存价值的其 它印章。 5、反映企业文化活动及艺术沟通的艺术印章。 （二）归档要求 1、企业公章 （单位名称印章 ）和法定代表人签字章，由办 公室统一收缴，移交档案室归档。印章使用单位在启用新印 章之前，应准时上交旧印章。 2、内设机构、分支机构等机构印章，在新印章启用时， 旧印章由办公室统一收缴，移交所属单位档案室归档。 3、公司专用的财务专用章、合同专用章、发票专用印章 等，在作废时由使用部门向所属单位档案室移交归档。 4、依据本单位自身需要 , 经审批刻制的具有保存价值

5、的 其它印章，由使用部门向所属单位档案室移交归档。各单位 可视保管条件确定收集实物或印模。 5、公司被合并、清算注销、改制及重组等发生产权变动 时，公章被工商部门及公安机关收缴的，应当在移交印章之 前，制作印模交档案室存档，印模制作数量以满意企业要求 为原则。 6、艺术印章，由活动组织部门或捐赠者直接向档案室 移交。 （三）归档时间 1、印章档案应根据公司档案年度归档的时间要求, 即转 年上半年 6 月 30 日以前归档。当公司及所属单位或经营业 务活动发生变化时，应实行大事办理完毕准时归档的方式收 集归档，避开印章档案流失。 2、公司及所属单位专用的财务专用章、合同专用章、公 司发票专用章等

6、，在业务连续新旧印章使用过渡期间，应及 时制作印模归档备案，待旧印章的业务完成后准时将实物归 档。 六、印章档案的整理 （一）整理原则 印章档案整理应根据保持印章档案的历史原貌和有机联 系，遵循形成规律，集中整理分类，区分保管价值，便于保 管供应利用的原则进展。 （二）整理要求 1、整理印章档案应使用符合永久保管档案的需要。 2、印章档案应单独设类，统一整理，集中保管，确保齐 全、完整、真实，应保持其来源联系。 3、整理方法应科学、标准。 （三）整理清洗 1、清洗方法 将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器中浸泡，待 污垢松软后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干 净的油垢，可使用竹针挑

7、剔。刷洗洁净的印章放在通风处晾 干。 2、清洗剂的选择 为避开使用清洗材料不当，造成对印章的损害，不同印 材的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。竹木类（竹、木、根 等）印章宜选用 95% 医用酒精；金属类 （铜、钢、铁、合成金 属等 ）印章宜选用煤油；矿物类（玉、石、玛瑙、翡翠等）、 橡胶及塑料制品类（橡胶、橡皮、有机玻璃等）印章宜选用 洗洁精；骨质类（骨、角、牙等）印章可选用 95% 医用酒精 或洗洁精。 3、清洗要求 清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点或锈斑； 清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和 边款中字迹与图案的完整和清楚； 使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时，应留意防

8、火； 使用竹针挑剔印面污物时，手法要轻，防止损坏印章； 用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃 （塑料 ）等执柄上 的印章，对其清洗时应避开长时间浸泡和用力过猛，以防止 印面老化和脱落。 （四）整理分类 印章档案在整理过程中，可依据印章的历史时期 （中华人 民共和国建国前、中华人民共和国建国后 ）、印章机构（个人） 或业务类别等特征组织分类。 例如: 一级分类 二级分类 三级分类 中华人民共 和国建国前 11 机构（1） . 个人 1 1 I I 中华人民共 1 和国建国后 1 （2） 1 1 1 1 企业公章（名称印章、 法人代表签字章） 企业党委印章 企业行政印章 企业法人代表印章 内设、分支

9、机构 印章 机关部门印章 分支机构（所属下级单位）印章 单位法人代表（负责人）的签章 财务专用章 公司名称发票专用章 会计帐务处理专用印章 人名章（会计、出纳等特地业 务需要的） 合同专用章 合同业务印章 人名章 U 企业依据自身需要经 审批，刻制的具有保 存价值的其他印章 II 公司及所属各单位档案室，依据本单位室藏印章档案的 实际状况，合理地选择和确定详细分类的依据、分类层次和 各级类目的名称。 （五）保管期限划分 公司印章档案的保管期限分为永久（YJ）和定期（DQ）15年 两种。 1、公司对外行文使用的机构和法人代表及其办事机构（办 公室）印章的保管期限为永久。 2、反映企业文化成就的艺

10、术印章和征集宝贵艺术印章的 保管期限为永久。 3、其他内设业务部门专用印章保管期限为15年。 4、一般事务性工作（收、发文等）使用的无档案保存价值 和严峻破损的印章，不列入归档范围；已归档的印章应根据 国家有关销毁档案的规定统一组织销毁。 （六）排序 1、印章档案根据保管期限一分类号一枚号挨次逐盒组织 排架。 2、一样保管期限、一样类别的有用印章，可按整理批次一 机构一业务（或人名字顺）一时间挨次组织排序 3、一样保管期限、一样类别的艺术印章,可按整理批次一 一形成时间挨次组织排序。 (七)编制档号 印章档案在整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。 1、档号构造。 印章档案的档号由“印章档案”

11、、“保管期限”、“分 类号”和“印章枚号”等组成。用汉语拼音字母、阿拉伯数字及 间隔符号混合编制。连续书写时，格式如下： 印章档案一保管期限一分类号一印章枚号 2、编号方法。 印章档案：使用汉语拼音字母“ YZ ”代表印章档案； 保管期限：使用汉语拼音字母“ YJ ”代表永久；DQ ” 代表定期； 分类号：使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制分类号。其 中间隔符“.”用以区分分类层次； 印章枚号：依据印章档案在最终一级类目中的排列顺 序，用阿拉伯数字按流水方式编制枚号。 例如：印章档号连续书写式样 YZ YJ 2.1.3 1 印章枚号(流水号) 分类号(建国后企业印章) 保管期限（永久） 印章档案

12、 （八）装盒 一样保管期限、类别的印章，根据印章排列挨次装盒。 装盒时，可依据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量； 盒内印章按从左至右，从上至下的挨次排放；钢印等特大型 印章，可不装盒，直接排列上架。 七、印章档案装具 （一）装具的形式 印章档案使用内衬活动式隔条的翻盖档案盒装具。档案 盒平置叠放。盒内从上到下的排列挨次为：印模单-备考表- 印章。 （二）材质要求 印章档案盒采纳白板纸为胎，黄裱纸为面，盒子及隔条 的厚度为3mm。 （三）格式尺寸 印章档案盒的形状尺寸为 310 mm *220 mm TOO mm （长*宽*高）。内衬隔条数量一般为竖 5横3。隔条间相互距离 可以自由调整。

13、 （四）填写工程 在印章档案盒盒盖封面、下侧脊和背脊分别设置“保管期 限”、“分类号”、“起止枚号”等填写工程。 填写方法要与编号方法中的“保管期限”和 “分类号”相一 致；“起止枚号”填写盒内第一枚印章和最终一枚印章的枚号， 中间用连接号“”连接。 八、名目与备考表 （一）印章档案保管名目 1、名目规格与工程 印章档案保管名目使用 A4 纸，采纳表格形式，设置“保 管期限”、“分类号”“、枚号”“、印文”“、使用起止时间”、“印材”、 “备注”等工程（见附表 1、 2）。 2、著录方法 （1）印文 :填写印章印面上的文字内容。 （2）使用起止时间 :填写印章启用 （或制作 ）和印章失效的时 间。用 8 位阿拉伯数字标注年月日， 中间用连接号“”连接。 时间无法确定的，用空格“口 ”表示。 例如： 1993 2080317 艺术印章可只填写制作时间，例如：（3）印材:填写印章的制作材质，如 :金属类 （铜、钢、铁、 等）；橡胶及塑料制品类 （橡胶 、有机玻璃等 ）；矿物类 （玉、石、 玛瑙、翡翠等 ）。 （4）备注：解释对印章需要说明的状况。如：与文书档案 及其它相关档案的参见号等。 3、名目的组织