03离职离任管理办法.docx

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1、文件名称离职/离任管理办法密级一般文件层次三层文件文件编号分发号制定审核复核批准归属部门批准日期试行日期施行日期1 .目的为保障公司、员工的合法权益，规范公司离职/离任管理流程，特制定本办法。2 .制度适用范围本办法适用于与公司以及所属各分公司、各子公司、各工厂及各分支机构存在劳动关系的 员工。3 .部门/岗位职责部门/岗位职责总部人事部 负责离职/离任管理流程的制定及解释； 负责大区经理/区域总经理/工厂厂长/工厂总厂长等岗位离职管理及离任审计流程的主导； 负责总部员工、大区人事经理/主管的离职/离任管理; 负责向各大区A事提供离职/离任管理流程的指导、监督与稽核。工厂人力资源部 负责工厂人

2、事行政科长/副科长的离职/离任管理; 负责向各工提供离职/离任管理流程的指导、监督与稽核。大区人事经理/主管 工厂人事行政科长 负责所属大区/工厂内（除大区经理/工厂厂长/工厂总厂长以外）人员的 离职/离任管理； 协助总部人事部整理大区经理/工厂厂长/工厂总厂长离职/离任交接表 单及审计意见确认单； 负责向办事处销售行政提供离职/离任管理流程的指导、监督与稽核。审计稽查部 根据总部人事部的委托开展大区经理/办事处经理/工厂厂长/工厂总厂 长/区域总经理等岗位的离职/离任审计,并形成审计报告； 负责审核大区/工厂财务部门编制的自查报告; 负责制定各离任审计岗位的离任审计方案。大区/工厂财务部门

3、根据离任审计的要求组织相关部门准备资料配合审计； 根据离任审计的要求组织自查小组开展任职时间六个月以内的大区经理/办事处经理/工厂厂长的自查工作,并形成自查报告。大区/工厂各职能部门 负责对大区经理/办事处经理/工厂厂长的离任审计意见做确认。用人部门 根据权限范围进行离职审批： 负责部门内人员的离职/离任工作交接、监交； 负责离任审计意见的反馈确认及跟进工作。4 .名词解释12.相关附件工作交接相关表单121 .大区职能负责人包括市场管理、销售管理、人事管理、财务管理、物流管理等。122 .大区职能负责人、大区其他人员/办事处其他人员中市场人员需提供终端品移交明 通，其他大区/办事处人员不需要

4、提供。123 .业代、理货员不需要提供经销商确认单汇总表、经销商往来款项确认单、经销商 购货未发数确认单。124 .大区经理离职存档要求总部备案，大区人事存档。125 .以下表单为各层级人员工作交接必填表单，大区/工厂可根据实际情况，增加交接表 单。序 号表单项目总 部 部 n 经 理 / 总 监 以 上总 部 专 员 / 主 管 / 业 务 经 理大 区 经 理大 区 职 能 负 责 人办 事 处 经 理业 务 主 管 / 业 代 / 理 货 员大 区 其 他 人 员 办 事 处 其 他 人 员科 长 管 理 人 员工 r 其 他 人 员1员工离职/离任交接汇总表VVVVVVVVV2财产/物

5、品移交明细表VVVV3冷冻陈列设备移交明细表VVV4资金/费用/存货盘点表VVV5终端品移交明细表VV6经销商确认单汇总表VVV7业务人员离职经销商通知函VVV8经销商往来款项确认单VVV9经销商购货未发数确认单VVV10经销商遗留问题/未了事项确 认单VV11年度工作计划/实际工作执行 进度/重要案件进展情况VVVVVVV各类职能报表/账册/签批报12告、制度原件/往来文件/报表物 品移交清单VVVVVVV13客户、供应商等资料VVVVVVV14各类职能手册/管理手册/与 工作有关档案VVVVVV15各类证照VVVVVVV16未完成工作内容VVVVVVVV17各办事处/区域未尽事宜确认 单V

6、VV18各类公共关系移交清单VJVVVJ13 .相关程序及文件序号制度编号制度名称归属部门1NF03-PR(09A0)-01员工奖惩条例绩效薪酬部2NF02-(09A0)-05招聘录用管理办法人事部3NF03-HR(09A0)-10劳动合同管理办法人事部4员工争议管理办法人事部5大区经理/办事处经理/工厂厂长离任审计方案审计稽查部14 .相关表单序号表单编号表单名称保管部门保存期限1NF04-HR(09A0)-47离职须知员工本人2NF04-HR (09A0)-54离任审计委托函审计部门长期3NF04-HR(09A0)-65劳动合同续签意见征求表人事部门长期4NF04-HR(09A0)-66终

7、止劳动合同通知书人事部门五年5NF04-HR(09A0)-67解除劳动关系通知书人事部门五年6NF04-HR(09A0)-68关于解除聘用（劳动）关系的证明人事部门五年7NF04-HR(09A0)-69离职审批表人事部门五年8NF04-HR(09 A0)-71通知函人事部门五年9NF04-HR(09A 1)-72员工离职/离任交接汇总表（总部部门经 理级以上人员）人事部门五年10NF04-HR(09A 1)-73员工离职/离任交接汇总表（总部）人事部门五年11NF04-HR(09A 1)-74员工离职/离任交接汇总表（大区经理、 大区办事处管理人员）人事部门五年12NF04-HR(09A 1)

8、-75员工离职/离任交接汇总表（办事处经理）人事部门五年13NF04-HR(09A 1)-76员工离职/离任交接汇总表（办事处业代）人事部门五年14NF04-HR(09A 1)-77员工离职/离任交接汇总表（办事处主 管）人事部门五年15NF04-HR(09A 1)-78员工离职/离任交接汇总表（工厂）人事部门五年16NF04-HR(09A0)-79财产/物品移交明细表人事部门五年17NF04-HR(09A0)-80冷冻陈列设备移交明细表人事部门五年18NF04-HR(09A0)-81资金/费用/存货盘点表人事部门五年19NF04-HR(09A0)-82终端品移交明细表人事部门五年20NF04

9、-HR(09A0)-83经销商确认单汇总表人事部门五年21NF04-HR(09A0)-84业务人员离职经销商通知函经销商 人事部门五年22NF04-HR(09A0)-85经销商往来款项确认单人事部门五年23NF04-HR(09A0)-86经销商购货未发数确认单人事部门五年24NF04-HR(09A0)-87经销商遗留问题/未了事项确认单人事部门五年25NF04-HR(09A0)-88年度工作计划/实际工作执行进度/重要 案件进展情况人事部门五年26NF04-HR(09A0)-89各类职能报表/账册/签批报告、制度原件 /往来文件/报表物品移交清单人事部门五年27NF04-HR(09A0)-90

10、客户、供应商等资料人事部门五年28NF04-HR(09A0)-91各类职能手册/管理手册/与工作有关档案人事部门五年29NF04-HR(09A0)-92各类证照人事部门五年30NF04-HR(09A0)-93未完成工作内容人事部门五年31NF04-HR(09A0)-94各办事处/区域未尽事宜确认单人事部门五年32NF04-HR(09A0)-95各类公共关系移交清单人事部门五年33NF04-HR(09A 1)-96大区经理离任审计（自查）意见确认单人事部门五年34NF04-HR(09A 1 )-97办事处经理离任审计（自查）意见确认单人事部门五年35NF04-HR(09A 1)-98工厂厂长离任

11、审计（自查）意见确认单人事部门五年工厂厂长离任审计（自查）意见确认单姓名所属. 区域工厂入司 时间离职/离 任 时间审计时段审计报告名称及编号项目审计意见各责任部门确认该项目无异常情况 或对异常情况提出处理意见个人费用合 规性财务部/工厂财务:签名：人事行政遗 留问题工厂人力资源部/工厂人事:签名：违纪违规遗 留问题工厂人力资源部/工厂人事:签名：安全管理遗 留问题生产营运中心/工厂人力资源部:签名：废品废料管 理遗留问题生管部/工厂生管:签名：采购遗留问 题财务部/生管部（岗位）：签名：仓库存货遗 留问题财务部/生管部/物流部:签名：法务部对违法行为提 出处理意见签名：工厂厂长确认无异常 情

12、况或对异常情况提 出综合处理意见工厂厂长：工厂总厂长确认无异 常情况或对异常情况 提出综合处理意见工厂总厂长：职能中心总经理确认 无异常情况或对异常 情况提出最终处理意 见口无遗留问题,可正常发放工资口其他理：生产营运中心总经人力资源部意见离职/离任审计流程完成其他工厂人力资源部：理：人事行政中心总经备注名称定义分类离职 指公司与员工劳动合同关系 的解除。 包括合同期内公司解除、合同期内员工解除、合 同期满终止等情况离任 指与公司经营人、财、权相 关的重点部门重点岗位的员工因 离职、晋升、降职、工作调动等 原因离开原工作岗位。 大区经理、工厂厂长等岗位员工的离任; 任职时间6个月以上的办事处经

13、理离任 财务系统中与财产及现金流动相关岗位员工 生产系统中与采购相关岗位员工的离任； 区域总经理、工厂总厂长等岗位员工的离任 其它岗位离任 任职时间6个月以下的办事处经理离任监交 对移交人和接收人双方交接 的内容进行核实 离职/图任人员在工作交接过程中，其直属主管 负有主要监交责任。必须对交接项目、交接内容进行 审核，确保交接的内容和项目全面、无遗留项。并在 交接汇总表上签字确认。5 .各岗位离职/离任审计要求及负责审计部门离职/离任岗位离职/离任审计要求委托部门负责离职/离任审 计部门大区经理、工厂厂长必须进行离职/离任审计各级人事部门照离任审计委科函审计稽查部任职时间6个月以上的办事处经理

14、必须进行离职/离任审计财务系统中与财产 及现金流动相关岗 位员工由部门经理根据实际业务情况提出并经 职能中心总经理确认后提出离职/离 任审计申请生产系统中与采购 相关岗位员工由部门总监/部门经理根据实际业务情 况提出并经职能中心总经理确认后提 出离职/离任审计申请区域总经理、工厂总 厂长由公司总经理审批确认是否进行离职/ 离任审计其它岗位根据实际业务情况由职能中心总经理 或公司总经理决定是否进行审计任职时间6个月（含）以下的办事处经理必须进行离职/离任审计大区/工厂财务部 门主导开展6 .离职申请、离职/离任工作交接流程6.1. 离职申请的具体操作步骤：流程操作步骤操作时间点说明 离 职 申

15、请 及 离 职 审 批员工辞职 离职者本人向部门直属主管提交有本人签字的书 面辞职报告。辞职报告提交时间:试 用期内需提前3天，合同期 内需提前30天部门直属主管进行面谈并签署意见后提报各级人 事部门。收到辞职报告后2个工作 日内将部门意见书面提报到 人事部门;同时在员工辞职 当天以电话或邮件形式 将该情况通知到人事部门。 各级人事部门负责离职面谈后填写离职审批 裁。 按审批权限进行报批。 将审批意见反馈部门直属主管,约定工作交接的 具体时间。收到部门意见后2个工作 日内完成。3个工作日内完成审批，需 做挽留的根据进程另定。公 司 解 聘部 门 提 出 部门直属主管在离职审批表上详细阐述解聘

16、原因，提报各级人事部门。 各级人事部门按审批权限进行报批。部门提交离职审批表时 间：试用期内需提前5天， 合同期内需提前35天。 部门直属主管负责和员工进行面谈并说明解聘原 因。3个工作日内完成审批 各级人事部门进行离职面谈后，出具书面的解除 劳动关系通知书。书面出具解除劳动关系通夕 书时间:试用期内需提前 3天，合同期内需提前30天。公 司 提 出 各级人事部门填写离职审批表，并按审批权限 报批。 各级人事部门负责和员工进行面谈并说明解聘原 因后，出具书面的解除劳动关系通知书。书面出具解除劳动关系通 知书时间:试用期内提前 3天，合同期内提前30天劳动合同 期满员工提出 不续签 员工本人需提

17、前将劳动合同续签意见征求表 提报部门直属主管。 部门直属主管进行面谈并填写离职审批表后 提报各级人事部门。 各级人事部门按审批权限进行报批。 根据批复意见，出具书面终止劳动合同通知书。提前30天提交2个工作日内将部门意见 提报到人事部门3个工作日内完成审批最迟于劳动合同到期前完成劳动合同 期满 部门直属主管需提前将劳动合同续签意见征求 表提报各级人事部门。提前35天提交部门提出 不续签 各级人事部门填写离职审批表并按审批权限 进行报批。 根据批复意见，出具书面终止劳动合同通知书。3个工作日内完成审批最迟于劳动合同到期前完成6.2. 离职/离任工作交接及离职手续办理操作步骤流程操作步骤步骤说明工

18、作交接 各级人事部门根据批复同意的离职审批表通 知高职员工本人及部门办理离职/任交接手续。 离职/离任员工根据12工作交接相关表单进行 工作交接。 监交责任人负责离职/离任员工的工作监交，具体 请参照7.离职/离任监交管理执行。 大区经理/工厂厂长/ 总厂长的工作交接:翻 人事部可委托大区/工厂人事办理并整理审 核工作交接表单。离职/离任 审计 大区经理、办事处经理、工厂厂长等岗位,在离 职/离任前必须进行审计； 财务系统中与财产及现金流动相关岗位员工、生 艺系统中与采购相关岗位员工离职/离任的，由部 门经理/总监根据业务实际提出、职能中心总缰瞅 区域总经理、工厂总厂长离职/离任的,根据公司，

19、墨 理的批示意见进行离职/离任审计； 具体参照8.离职/离任审计流程执行离职/离任审 计，并参照10.离职/审计/工作交接审批权限进行 审批。离职手续办理 各级人事部门禁用0A账户、通知信息部关闭信息 系统各类相关权限（如关闭邮箱及SAP系统权限）。 各级人事部门检查审核交接表单是否齐全、相关 人员是否签字确认，是否已按审计要求进行审计 并无遗留问题。 各级人事部门出具关于解除聘用（劳动）关系 的证明、离职须知。进行工资结算，办理社保 停保、人事档案转出等手续。异常情况处理：如有员工交接不清、不辞而别或有遗留问题需暂缓发放工资的，各级人事部门应出具 书面暂缓发放工资的通知函给员工本人。该员工的

20、工作交接由直属主管在一个月内安排人员完成， 如有遗留问题根据公司相关制度进行处罚，待相关事项处理完毕后发放该员工的工资。暂缓发放工资 原则上不超过1个月。7 .离职/离任监交管理公司各层级人员在离职申请、工作交接、审计等整个离职管理过程中都有相应的人事部门负责主导开展离职/离任交接工作，同时也有相应的监交责任人负责工作监交。离职员工范围主导人事部门监交责任人总部专员、主管、业务经理总部人事部部门经理部门经理、总监以上总部人事部直属主管大区经理总部人事部；或由总部人事部委托大区人 事经理/主管办理区域总经理工厂总厂长总部人事部；或由总部人事部委托工厂人 事行政科长办理生产营运中心总经理工厂厂长工

21、厂总厂长大区大区市场/销售/财务/人事/ 物流管理职能负责人大区人事经理/主管大区经理和总部职能部门大区一般管理人员大区职能负责人办事处经理（含大区副经理）大区经理办事处销售行政大区销售行政和大区人事办 事 处业代、理货员大区人事通知办事处经理和 办事处销售行政办理员工工 作交接，由办事处销售行政 主导开展，负责整理相关工 作交接表单并将交接表单提 交大区人事，大区人事经理/ 主管审核交接资料。销售主管负责监交、办事处经理 最后确认主管办事处经理办事处其他管理人员办事处经理和大区职能负责人工厂辅助工/操作工/科室一般职 员/领班/技术员/工程师工厂人事行政科长科长科长厂长和总部职能部门副厂长厂

22、长8 .离职/离任审计流程8.L公司办事处经理、大区经理、工厂厂长岗位,在离职/离任前必须进行审计，具体操作流程参照下表执行:流程操作步骤步骤说明离职/离任审计申请提交大区经理/工厂厂长/工 厂总厂长由人事部提交。 办事处经理由大区人事 提交。在离职/离任意见确定后的1个工作日内，由 各级人事部门填写离任审计薪函。办事处经理的离任审计委托函由大区人 事通过0A发起。如该员工在做离职审批时直 接主管的意见已明确，可在提出离职审批的0A事务中同时提交离任审计委托函。审计申请审批 人事部门在接到离任审计委托函后2个 工作日内按权限进行转批并递交相应审计部 Ho审计 申请 递交审计稽查 部负责审 计人

23、员总部人事部即日将完成审批的离任审计委托函递交到审计稽查部.财务部门 负责审计 人员总部人事部即日将完成审批的离任审计委托函递交到大区/工厂人事,由大区/工厂人事转递给 大区/工厂财务。离任 审计 实施审计稽查 部负责审 计人员 审计稽查部在接到离任审计委托函的一 个月内根据大区经理离任审计方案办 事处经理离任审计方案工厂厂长离任审 大区人事在离职/离任意 见确定后的14天内完成 工作交接必填表单（见本 丰攵注、尸；函n 由汁躇衣W计方案完成离任审计工作; 审计稽查部根据审计工作出具审计报告 并根据各审计方案的规定发送给相关部门。衣而任）后侬川申TT宿食r 以配合审计工作。 各级财务部门根据离

24、任 审计的要求组织相关部 门准备资料配合审计。备注：大区人事在离任审计前须完成的工作交接必填表单包括一一财产/物品 移交明细表、冷冻陈列设备移交明细表、资金/费用/存货盘点表、经 销商确认单汇总表、业务人员离职经销商通知函、经销商往来款项确认 单、经销商购货未发数确认单、经销商遗留问题/未了事项确认单、各办事处/区域未尽事宜确认单。财务部门 负责审计 人员 由大区财务经理/工厂财务科长组织财务、市 场、人事等职能负责人形成自查小组,并主导 负责自查工作； 自查小组根据办事处经理离任审计方案， 并结合本大区/工厂的具体情况完成离任自 查工作； 大区财务经理/工厂财务科长根据自查工作 出具自查报告

25、并根据各审计方案的规定 发送给相关部门，同时抄送给审计稽查部。 离任审计委托日后的20 天内完成自查工作。8.2. 其它岗位审计流程根据实际情况单独拟定。9 .离任审计意见的确认流程岗位操作步骤操作说明各级人事部门 收到审计报告或自查报告后一个工 作日内提交离任审计（自查）意见确认单， 并按10.禺职/审计/工作交接审批权限报批。各级责任部门 根据大区经理/办事处经理/工厂厂长离任 审计（自查）意见确认单要求对本部门负 责的审计项目做确认，对异常情况提出处理 意见并协调处理。 各责任部门对于本 级职权无法处理的 遗留问题，应及时报 上级职能部门处理, 上级职能部门应在 收到反馈后2个工作 日内

26、提出处理意见。新任大区经理/工厂厂 长/工厂总厂长及总部 职能部门主管 对各审计项目意见进行审核，对异常情况提 出建议意见，并协调处理；区域总经理/各职能中 心总经理 确认审计意见，对异常情况提出最终处理意 见并协调处理；被审计人员 对公司的处理意见有异议时，可根据员工 争议管理办法进行申诉。总部人事部 确认离任审计已无遗留问题或遗留问题已处 理，离职/离任审计流程完成。各级人事部门 根据6. 2.进入离职手续办理流程。备注：审计期间，人事部门应通知相关部门冻结员工未结算的工资、财务报销等手续，待离任审计 结束后一并办理。人事部门应以书面通知函的形式告知员工本人。离任审计意见确认流程应于审计报

27、告、自查报告完成后10个工作日内完成。10 .离职/审计/工作交接审批权限101 .总部权限离职岗位离职、审计、工作交接审批权限部门经理人事部经理人事行政中心 总经理系统总监职能 总经理总经理专员、主管 / /业务经理 / /部门经理 / / /大区经理/工厂厂长 / / /总监以上（含工厂总 厂长、区域总经理） / / /符号标志说明：离职审核 离职批准审计申请/意见审核 审计申请/意见批准工作交接审核工作交接批准102 .大区权限岗位离职、审计、工作交接审批权限办事处 经理大区人事 经理大区职能 经理（市场 /KA/销售 运作/集团 客户/财务 /人事/物 流）大区经理总部人 事部/ 绩效

28、薪 酬部经 理总部职能部门 经理（市场/KA/销售运作 /特通/财务/ 人事/物流）/ 行销中心总经 理助理区域 总经 理人事行 政中心 总经理职能 中心 总经 理/职 能总 监（市 场/销 售/财 务/人 事/物 流）业代、理货员主管/办事处 管理人员/ / /办事处经理/ / / / 大区职能经 理（销售、物 流） /大区职能经 理（市场、财 务、人事） /大区职能管 理人员（销 售、物流） / /大区职能管 理人员（市 场、财务、人 事） / /办事处企划 /办事处其他 职能管理人 员符号标志说明：离职审核离职批准审计申请/意见审核审计申请/意见批准 工作交接审核口 工作交接批准103

29、工厂权限离职岗位离职、工作交接审批权限科长人事行政 科长厂长工厂人力资 源部经理区域总厂长总部职能 部门生产营运中心 总经理辅助工 / /操作工/科 室一般职员 / /领班/技术 员 /财务科长 /品保科领 班、工程师 /工程师 /科长 / /符号标志说明：离职审核离职批准,工作交接审核口工作交接批准11 .相关责任:序号情况分类处罚标准1各责任岗位未及时处理离职/离任流程中涉及的各项事务无正当理由延迟，罚款100元/次2对于在员工离职/离任过程中未按流程执行的爸级人事 部门,经查实后，将追究相关人员的责任。根据员工奖惩条例对相关负责 人在日常工作行为上和履行职责 上过失行为的严重程度做出相应

30、 处罚。3监交人对离职/离任人员工作交接负有监交责任，如未 按照权限监交或监交不实、不清，将追究监交人员责任。4离任审计意见确认的对应责任部门应及时处理审计中 发现的遗留问题，如未处理或未及时处理，将追究责任 部门负责人的责任。5在离职/离任过程中发现员工给公司造成经济损失的或 相关责任人员因未严格执行本办法规定的程序办理离 职/离任手续给公司造成经济损失的根据员工奖惩条例对因玩忽职 守、故意或过失对公司造成直接经 济损失的，需作经济赔偿，必要时 诉诸法律程序解决，同时追究相关 人员责任6出现相关离职交接表单不齐全或未经审批擅自离岗超过一定期限（根据员工奖惩条例另 行处理）的情况，由直属主管安排人员进行交接。离职/离任人员尚有遗留问题的，公司将追 究相关责任，并由离职员工承担相应赔偿责任。7对离职/离任过程中发现的任何违法行为，公司均保留对相关人员追究法律责任的权利。