论信息系统项目的沟通管理.pdf

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1、1论信息系统项目的沟通管理摘要摘要2014 年 5 月，我作为项目经理参与了中石油省销售公司可视化管理平台的建设，该项目投资共700 万元人民币，工期为 1 年，平台采用 JAVA、C+、C#三种语言分别开发不同的功能模块，数据库采用 Oracle,访问数据库中间件采用 JDBC，通过该项目的建设，实现了该省 13 个地市中石油加油站和仓储中心的现场管理、卸油安全、动态作业和资金安全以及突发事件等环节的可视化、常态化管理，发挥平台异地监控、实时了解、主动监管的作用。该项目于 2015 年 5 月通过了业主方终验，赢得了用户的好评。本文结合作者的实际经验，以该项目为例，讨论了信息系统项目建设过程

2、中的沟通管理，主要从如下 4 个方面进行了阐述：编制沟通管理计划，信息分发，报告项目绩效，项目干系人管理。正文正文2014 年 5 月，我作为项目经理参与了中石油省销售公司可视化管理平台建设的项目，该项目投资共 700 万元人民币，建设工期为 1 年，项目的主要需求是依托运营商提供的 VPN 网络，将该省13 个地市加油站已建的万余个视频监控摄像机、车辆出入信息以及安防报警系统进行全省联网，对这些地点的现场管理、卸油安全、动态作业和资金安全等环节的可视化、常态化管理，发挥平台异地监控、实时了解，主动监管的作用。平台采用 C/S 架构，服务器端的运行环境是 Windows Server或 Lin

3、ux，主要由中心管理单元、设备接入单元、数据转发单元等模块组成，中心管理单元采用 JAVA语言开发，数据库采用 Oracle，访问数据库的中间件采用 JDBC，设备接入和数据转发单元采用 C+语言开发，使用 ACE 框架，由于这两个功能模块主要是处理媒体数据流，负荷较重，要求实时性高，而开发者可以利用 ACE 框架提供的丰富可重用的 C+封装器和框架组件，开发出高性能、实时的通信服务和应用。由于客户端的运行环境都是 Windows 桌面操作系统，故基于.net4.0 框架采用 C#语言开发,值得一提的是客户机视频图像显示采用了 Directshow 技术，以充分发挥了计算机显卡的 GPU性能；

4、在实际部署中，采用集散式两级平台的模式，即各地市平台独立管理所辖加油站的视频资源、出入车辆管理信息，省平台可任意调用各地市公司所管理的资源，同时通过省公司授权，各地市公司可以互相访问指定的资源，在省公司采用 Rose HA 软件实现省平台的双机热备，保证了省级平台的高可用性。由于该项目是我公司近年来承接的金额较高、规模较大、涉及的项目干系人众多的系统集成项目，因此在该项目中沟通管理尤为重要，在本项目中，我作为项目经理除了对其余管理领域认真注意外，特别对沟通管理从编制切实可行的沟通管理计划，及时全面的信息分发，制定项目的绩效报告，做好项目干系人管理等几方面进行了管理。一、做好干系人分析，编制切实

5、可行的沟通管理计划编制本项目的沟通管理计划时，我遵循了以下两个原则：1.全员参与。计划的编制不仅靠一人之力还更应发挥团队的力量。项目中标后，我带领项目组成员，通过召开头脑风暴会议列出项目干系人名单，并邀请部分干系人参与讨论等形式编写了本项目的沟通管理计划。2.做好干系人分析。干系人分析是制定沟通管理计划的依据之一。本项目涉及干系人较多，包括建设方总公司的副总经理、信息技术服务中心主管、建设方各个业务部门、我公司项目管理部的负责人等，这就需要我明确沟通人员和其接受的信息。我根据沟通内外有别等原则确定了各干系人的沟通策略。比如建设方总公司副总经理，是本项目的发起人之一，需要在项目建设过程中及时给他

6、递送项目的进展情况，以获取他对于我以及整个项目团队的信任；而我公司的项目管理部负责人更关注于系统整体的开发进展情况，以及项目的总体成本花费情况，我每周都会汇报上述内容，以获取公司层面对我和项目的资源支持。2二、及时全面的信息分发按照沟通计划，我通过工作会议、邮件、电话等方式为项目干系人及时提供系统开发的相关信息。对于建设方的高层领导和我公司的项目管理部，我在每个月末将项目的进度情况以及当月内产生的各会议评审报告，采用电话和邮件的方式进行发布；对于项目组内部成员，我则是利用公司内部的即时通信软件作为辅助沟通手段，同时每周通过周例会的方式进行沟通交流；在遇到紧急情况时，邀请干系人举行紧急协调会；对

7、于项目的变更严格按照变更流程处理，并及时通知相应干系人。三、制定项目的绩效报告绩效报告主要是为了定时进行工作的汇报，与指定的进度、成本、范围等基准进行比较，找出实际与计划之间的之间的偏差。针对不同的干系人，进行的绩效报告的方式也不同。对于建设方的高层领导和我公司的项目管理部，主要关注项目的进展情况，所以采用里程碑和阶段评审的方式进行绩效汇报；对于项目组内部成员，我则要求每周五通过邮件提交本周工作汇报，内容包括本周完成的工作和下周任务计划。每个项目组成员都要对自己的总结报告负责，这些信息都会汇总成每周工作汇报并张贴在项目组宣传栏上展示，并将电子版发给我公司项目管理部的负责人进行查阅，听取其反馈意

8、见。我结合工作汇报召开评审会议，检查项目进展情况，利用挣值管理分析偏差并制定纠偏措施，以此制作项目的绩效报告。通过绩效报告，项目干系人可以获得项目在特定时间内的进展以及资源的使用情况等信息。四、做好项目干系人管理对干系统人管理的主要目标是促进干系人对项目的理解与支持，使干系人了解项目的进度和有可能带来的影响。由于该项目干系人众多，各干系人出于自身利益的考虑，均会在项目的实施过程中施加压力和影响，试图使项目向有利于自己的方向发展，由此产生了许多矛盾和冲突。比如建设方信息技术服务中心的主管强烈要求在系统测试阶段要额外增加 4 名测试工程师，希望通过加强测试来保证系统的稳定性和可靠性，而公司项目管理

9、部出于人力资源成本的考虑，不同意增加测试工程师，在沟通过程中，我既不能直接拒绝建设方提出的要求，也不能强制施压给项目管理部一定要同意，得益于前期良好的信息分发机制，我与建设方建立了良好的沟通关系，通过非正式的沟通后，最终与建设方及我公司项目管理部达成共识，测试阶段无需追加测试工程师人数，但在系统验收前需要多增加一轮系统测试，由此该问题得以解决。结尾结尾经过我们团队的不懈努力，历时 1 年，本项目终于于 2015 年 5 通过了业主方信息处牵头，财务处、加管处、安全处以及地市公司代表组成的验收小组的终验，给甲方的生产作业节约了管理成本，提高了工作效率，得到了甲方的省公司、地市公司以及各专业线人员的一致好评。由于沟通管理得当，无论是甲方的省公司领导，地市公司的主管，还是本公司的领导都对项目的整个过程都表示满意。当然在本项目管理过程中也有一些不足之处，比如项目实施过程中，为了提高客户满意度，满足了客户的一些不太合理的需求，造成公司资源一定程度的浪费，这些不足之处是我在今后续的学习和工作中需要改正提高的。