产业创新实体设计分供方管理及评价管理办法模版.docx

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1、设计分供方管理及评价管理办法1.总则1.1.目的为了择优选择与所开发项目相符的设计合作分供方，实现设计成果优良，设计成本合理，设计进度能满足项目开发要求，设计合作分供方能更好地服务于项目设计工作，特修订本管理办法。1.2.适用范围本办法适用于xx集团设计条线的建筑、结构、景观、装饰、机电、导向标识、泛光照明等专业各设计阶段的分供方（政府相关部门及行业垄断性专项设计除外）选择和管理。2.分则21 设计分供方管理流程的前置条件是建立项目设计合约规划、设计分供方选定、设计分供方后评估、设计分供方库管理等事项。2.2. 选定设计分供方2.2.1. 设计分供方选定管理办法执行原则2.2.1.1.xx集团

2、所有设计合同签订前，均需完成如下三个审批后，方可提交合同审批流程，并将审批文件（或OA流程）作为附件：（1）分供方入围流程：通过OA文件审批系统专项审批“设计单位入围审批”，包含招标小组、入围单位审批表、设计分供方库是否引用的说明、设计单位考察评价表（非库内新增供方）、邀请函、服务建议书等作为附件。如入围单位为非供方库内，则需再入围审批流程发起的同时进行入库资料备案，详见：设计供方库入库资格评审文件。（2）分供方定标流程：通过OA文件审理系统专项审批“设计单位定标审批”，包含设计单位入围审批文件（或OA流程）、设计单位选择评标报告、开标记录表、中标通知书、未中标感谢函等作为附件。（3）设计合约

3、规划的审批在概念方案评审会后30天内，需要完成设计合约规划的审批（见设计合约管理办法）。 定标流程审批前需完成合约规划审批。在项目概念设计评审前，必要的设计合同（如：前期概念设计方案、招商中心建筑、内装及景观设计方案）可不受合约规划限制，在本制度要求下，单独进行设计合同审批。2.2.1.2.xx集团所有设计工作必须在完成合同审批流程后方可启动，如遇特殊情况，需由集团审批同意或相关会议纪要明确。2.2.1.3.对于评估设计对应工程造价500万的设计合同，施工单位与设计单位严禁为同一家，且严禁其相互推荐，如需施工单位进行二次设计的，应先邀请顾问单位做一次设计，再进行施工单位带二次设计招投标，对一次

4、设计进行施工深化。类似情况如重大外立面幕墙设计等情况（普通铝合金门窗设计除外）。2.2.2.设计分供方选定的授权依据设计分供方选定的审批和执行权限，严格依据xx集团2017年授权及审批流程清单中的授权体系，在OA文件审批和合同审批中添加对应审批人员。2.2.3.设计分供方选定方式分类2.2.3.1.xx集团设计分供方库作为集团设计部多年来对于设计分供方的全方位、全周期、滚动跟踪评估结论，将作为设计分供方选定的依据。供方库内单位有优先选择权。分供方入围审批流程必须附注设计分供方库是否引用的说明。2.2.3.2.设计单位选择结果OA审批人即为招标小组成员，见2.2.4.3.5. “招标小组成员”表

5、。若根据2.2.2.授权体系，合同如需董事长签批时，则应添加董事长为最终审批人。2.2.3.3.关于选定单位流程的工作标准说明：2.2.3.3.1.邀请函 必须经过仔细的拟稿、专业内评议、讨论并复核是否有漏项后方可达到发出标准。并注意提醒受邀单位，所有招标性限制性内容均需一一明确是否响应。2.2.3.3.2.设计任务要求应对开发商设计思路要求、技术实现建议、设计限制性前置条件要有详尽表述，避免设计单位误解设计意图和设计质量、深度要求，提供不达标准的设计服务建议书或设计成果。2.2.3.3.3.附件项目基础资料应检查是否存在涉及保密性内容，或不能向分供方透露的信息，并经过设计部确认后方可发出。2

6、.2.3.3.4.对设计团队、设计人员资质、商务报价标准表格要求等内容进行讨论后，作为附件要求一并发出。2.2.4.设计分供方选定方式细则按2.2.3.1.设计分供方选定专项说明表确定分供方选择方式后，可直接按如下方式处理相应细节（涉及到价格谈判的情形，需设计部和成本部按照不少于两部门、三人的原则进行）：2.2.4.1.直接委托对于直接委托的项目设计，根据2.2.2.授权体系，通过OA “设计单位定标审批”后，再行发起合同审批流程。2.2.4.2.供方库内比选对于供方库内的分供方，可根据新项目具体情况，并结合前期的合作方式及内容直接谈判。合作条款谈判结束后，在符合集团设计部审批通过的合约规划、

7、设计单价限额范围、xx集团设计分供方库等要求，经过库内比选，直接填写设计单位选择评标报告、入围单位审批表，并将其与项目设计合约规划表一并作为附件，提交OA “设计单位选择审批”。OA文件审批通过后，方可发起合同审批流程，然后委托设计。2.2.4.3.不带图纸招投标不带图纸招投标方式的投标成果包含“技术标”和“商务标”。不设标底费。 2.2.4.3.1.邀标函：带图纸招投标需由项目设计负责人在同一时间，向三家（含）以上的候选设计单位发出统一格式和内容的书面邀标函（模版详见附件5），同时抄送评标小组所有成员。邀标函内容可视设计阶段而定。如：概念阶段可为项目定位及设计诉求的简要描述；而方案和施工图阶

8、段则需有明确的设计任务书。邀标函中必须统一明确设计周期、成果提交时间、成果深度要求，商务标报价条目细分以及最高限额（不高于设计合约规划中对应单项设计费总额）。邀标函由设计部确定。2.2.4.3.2.“技术标”：为通过对设计单位考察及述标后，填写设计单位选择评标报告中的技术部分。具体考察流程及要求见2.2.5.。2.2.4.3.3.“商务标”：为设计单位选择评标报告中的商务报价部分。商务报价必须用密封报价，在开标会议现场由至少两部门三人监审统一开封。2.2.4.3.4.“综合评标”：是在开标现场，由评标小组针对设计分供方综合评标表，采用投票制，进行最后的综合评审。“综合评标”结果为招投标最终结果

9、。2.2.4.3.5.评标小组成员构成详见附件招标小组2.2.4.3.6.评标排名机制：技术标采用记名排名制，以排名靠前者得技术标高分。出现排名不差上下的2家单位时，由决策组领导决策。评标人因故不能到场的，需出授权委托书给委托人参加评标。当出现排名第一的单位商务标报价超出项目设计合约规划表中对应单价时，应与该单位谈判，进行第二轮报价，并盖章返回。可能出现以下几种情况：2.2.4.3.6.1.若第二轮报价在项目设计合约规划表单价限额内，则视招投标结果有效，该单位为中标单位。2.2.4.3.6.1.若第二轮报价仍超出项目设计合约规划表单价限额，则由评标小组决定选择以下哪种路径：2.2.4.3.6.

10、1.1.平衡合约规划总单价模式：招标结果有效，该单位为中标单位，同时责任部门需在不超项目设计合约规划表总单价的前提下，进行综合平衡，并承诺哪一项或哪几项未签订合同的合约规划项降低单价，纳入会议纪要。2.2.4.3.6.1.2.无法平衡合约规划总单价模式：如合约规划无法进行总单价平衡，但判断只有该超合约规划单价的设计单位最适合承接设计任务，则应上报合约规划调增审批。当判断未超合约规划的设计单位也适合承接设计任务，方可在其他满足项目设计合约规划表单价的几家单位中再行投票选择，票多者得。2.2.4.3.7.阶段转换：若项目设计责任归属发生转换时，按当时处于的状态处理，在状态发生变化之前的，执行原授权

11、，在状态发生变化之后的，按最新状态的责任部门、授权额度和评标小组成员构成做相应变化。2.2.4.4.带图纸招投标带图纸招投标方式的投标成果包含“技术标”和“商务标”。设标底费，具体金额根据项目实际情况定。2.2.4.4.1.带图纸招投标需由项目设计负责人在同一时间，向三家候选设计单位发出统一格式和内容的书面邀标函相关规定同2.3.3.1。2.2.4.4.2.“技术标”，指通过对设计单位的考察结果及图纸评审，填写设计分供方综合评标表中的技术部分。候选设计单位需根据邀标函要求，在规定时间内准时提交设计图纸。“技术标”由投标单位在开标现场（或网络视频参会）进行成果汇报，或直接由设计负责人对设计图纸进

12、行评审。考评内容详见“2.2.5.设计分供方考察”及设计单位考察评价表、后评估综合评价标准。2.2.4.4.3.“商务标”相关规定同2.2.4.3.3.。2.2.4.4.4.“综合评标”相关规定同2.2.4.3.4.。2.2.4.4.5.评标小组成员构成及投票机制相关规定同2.2.4.3.5.。2.2.5.设计分供方考察流程及标准2.2.5.1.在项目设计合作分供方确定前，城市公司设计部应根据项目具体情况、产品定位和合约规划，提出三家以上适合该项目设计委托项的设计分供方入围,并将备选单位相关资质、作品资料等上报集团设计部进行线下审核，审核通过后方可作为考察对象。2.2.5.2.城市公司设计部根

13、据审核后的设计分供方名单组织项目设计管理团队考察，考察内容不仅要与设计分供方进行面对面交流，如果有必要，还需对相关业绩项目进行实地考察并走访项目业主。对重点项目，且分供方为尚未入库的单位，应邀请集团设计部一同参与考察。完成设计单位考察评价表。2.2.5.2.1.对参与方案设计的分供方，除考察分供方的实力、业绩外，还需重点关注项目设计团队及主创的创新意识和能力。2.2.5.2.2.对参与施工图设计及软装实施的分供方，主要考察分供方自身的实力和拟参与项目设计分所的业绩、服务意识以及价格等。2.2.5.3.在考察结束后，考察项目团队应对各家设计分供方形成详尽的设计分供方考察报告，报告中应有设计院的人

14、员情况、配合及管理模式、设计进度、图纸质量、成本控制以及其他优势等内容，详见附件2：xx集团设计分供方综合评比表。2.2.5.4.参与考察的设计管理团队应结合项目特点及实际情况对考察的设计分供方进行综合评价，推荐与项目情况最相符的设计合作分供方。2.2.5.5.部门总监以及集团专业职能负责人可以推荐，但不得指定任一家设计分供方作为合作方，仅对分供方名单保留有最终否决权。2.2.5.6.城市公司设计部应将设计分供方考察报告报集团设计部审核和备案，并在设计单位入围OA审批中作为附件。2.3. 设计分供方后评估2.3.1.在项目设计过程中，城市公司设计部应做好对分供方的设计过程管理及配合记录和资料收

15、集工作，每年由集团设计部发起对所有设计分供方做回顾，并更新分供方库。后评估结论将作为是否入xx集团设计分供方库的唯一依据，评估标准参见附件3：xx集团设计分供方考察、后评估综合评价标准。2.3.2. 后评估依据：设计合同、项目设计任务书以及分供方实际设计任务的配合、完成情况。2.3.3. 后评估内容2.3.3.1. 合同的履行：包括设计合作分供方能否加强设计团队力量来满足项目进度要求，对合同内容是否能认真履行等。2.3.3.2. 图纸质量：包括不限于设计阶段图纸的数量、图纸内容的完整性、图纸表达深度、图纸表达的规范性及出图、版本质量控制等，并能提供与纸质图一致的电子文档。2.3.3.3. 收费

16、标准：包括收费标准与同行的差异、付款方式的可操作性等。2.3.3.4. 设计服务：包括与甲方的配合、与其他设计合作分供方的配合、报建配合、招投标配合、设计技术交底、施工现场配合、中间验收及竣工验收配合等。2.3.3.5. 成本控制：指设计阶段的成本控制，包括方案、初设、施工图设计阶段，建筑（含总体与单体）、结构、给排水、电气、空调、景观、装饰等设计方案等是否有利于降低建造成本。2.3.3.6. 设计进度：包括合同约定进度或过程中调整工作进度的完成情况。2.3.3.7. 设计负责人：包括项目负责人、主要工种负责人的专业水平、服务态度、协调能力等方面。2.3.3.8. 设计创新：包括规划、初设及施

17、工图设计在设计理念上的超前性，规划设计手法上的创新，产品平面功能的创新等。2.3.4.项目设计管理团队应客观公正的对设计合作分供方进行详尽和准确评述。2.3.5.城市公司设计部应向集团设计提交后评估报告，进行审核和备案。后评估报告应由集团计划及合约管理岗进行登记和备案。2.4.xx集团设计分供方库的管理及使用2.4.1.设计分供方名单库有效期为两年，滚动新增，每年做一次全面评估，由集团设计部组织供方库更新、评审工作。评审小组成员包含城市公司设计部：部门负责人、对应专业负责人、对应项目设计经理、项目设计总监、部门总工；以及集团设计部：部门负责人、对应专业负责人、对应项目负责人、部门总工以及集团成

18、本管理部以及集团风险管理部相关人员等，每人一票进行无记名投票评审。详细评审规则在遵循以上原则上具体制定。2.4.2.进入供方库的设计分供方，需要进行合作时，在符合集团设计部审批通过的合约规划单价和风险管理部备案的供方库时，可以按照2.2.的相关规定执行分供方选定。进入黑名单的设计合作分供方，从进入黑名单之日起，无论何种原因，两年内不得与其合作，两年后再次评估。2.4.3.偏重方案设计的分供方原则上不得用于施工图分供方。2.4.4.施工图及软装实施分供方在满足以下条件时，可考虑作为方案分供方：2.4.4.1.项目整体规划及一期设计已经完成，后期设计内容与一期设计方案变化不大，标准化程度高，施工图

19、及软装实施分供方可以在一期设计成果的基础上进行调整和优化，且效果可控度高，设计成果不会发生实质性变化。2.4.4.2.整个项目的设计工作可控度高，出现风险几率低，且城市公司设计部提供了明确的风险处理预案。2.4.4.3.设计单价相对市场平均水平应当下浮，下浮额度20%；2.4.4.4.2013-2015年设计分供方红黑名单库参见附件4。3. 附则3.1.本办法由xx集团设计部起草和修订，并负责解释和修订。3.2.本办法自下发日起执行.3.3.附件3.3.1. 供方库相关附件3.3.1.1. 附件1.1.1：xx集团规划方案设计供方库附件1.1.2：xx集团样板区装饰设计分供方库3.3.1.2.

20、 附件1.2.1：规划方案设计供方库入库资格评审文件附件1.2.2：展示样板房设计供方库入库资格评审文件3.3.1.3. 附件1.3：设计合作分供方后评估综合评价标准3.3.2. 入围相关附件3.3.2.1. 附件2.1：招标小组3.3.2.2. 附件2.2：入围单位审批表3.3.2.3. 附件2.3：设计单位考察评价表3.3.2.4. 附件2.4：服务建议书3.3.2.5. 附件2.5：邀请函3.3.3. 定标相关附件3.3.3.1. 附件3.1：开标记录表3.3.3.2. 附件3.2：设计单位选择评标报告3.3.3.3. 附件3.3：中标通知书3.3.3.4. 附件3.4：未中标感谢函注：

21、本书只保留“附件1.1：xx集团规划方案设计供方库”、“附件1.2：xx集团样板区装饰设计分供方库”、“ 附件2.1：招标小组”、“附件2.2：入围单位审批表”，其余附件见电子版。附件2.1招标小组成员名项目计价模式招标内容简介序号成员分类小组成员名单职务备注1决策组集团常务副总裁2集团主管副总裁3技术组（集团）集团设计管理部负责人集团营销/产业部负责人4集团设计管理部项目对接人5技术组（地区）地区设计管理部负责人6地区设计管理部项目对接人7商务组集团成本管理部负责人8集团成本管理部项目对接人经办人注：适用于授权至集团。附件2.1招标小组成员名项目计价模式招标内容简介序号成员分类小组成员名单职

22、务备注1决策组总经理2项目总经理或运营总3技术组设计管理部负责人4设计管理部项目对接人5产业部负责人6营销管理部负责人7商务组成本管理部负责人8成本管理部项目对接人经办人注：适用于授权至城市公司。附件2.2入围单位审批表项目计价模式招标内容序号投标单位名单资质注册资金单位来源单位联系方式注册资金符合要求资质等级符合要求资审符合名单联系人电话是否是否是否12345序号资审合格单位名单项目考察平均得分设计单位考察得分汇总平均得分是否挂靠考察评估符合要求小组建议名单是否是否是否1234567注：1、填写本表时，请在对应的“是”、“否”空格处填写“”。2、本表附有考察评分表、供应商预审表及入围单位基本信息复印件，共计 页。