保险股份有限公司公文管理办法模版.docx

《保险股份有限公司公文管理办法模版.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《保险股份有限公司公文管理办法模版.docx（10页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、保险股份有限公司公文管理办法（xx版）第一章 总 则第一条 为进一步加强和规范xxxx保险股份有限公司（以下简称“公司”）公文管理，促进公司公文管理工作科学化、标准化、规范化，根据国家及行业公文管理相关规定，结合公司工作实际，特制定xxxx保险股份有限公司公文管理办法（xx版）（以下简称“本办法”）。第二条 本办法适用于总公司各部门、各分支机构的公文处理工作。分支机构可结合工作实际制定本机构的公文管理实施办法，并于发布前报备总公司综合管理部。第三条 公司的公文，是指公司在经营管理过程中形成的实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻公司政策、指导和布置工作、请示和

2、答复问题、报告和交流情况的重要工具。第二章 公文的分类第四条 本办法所称公文，是指国家规定的包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种公文。第五条 公司常用的公文，根据实际工作需要，分为公司层面的公文和部门层面的公文两种。（一）公司层面的公文，指以公司名义制发的公文。包括：1.向政府及监管部门报送的请示、报告；2.向与公司具有法律、经济关系等单位发出的通知、通告、函等；3.向公司全体发布的具有规定性、指令性和知照性的通知、决定、通报等；4.公司办公例会及各种专题会议纪要；5.其他以公司名义发布的公文。（二）部门层面的公文，指以部门名

3、义向总公司其他部门或分支机构发出的工作安排、沟通事务等内部知照性公文。如部门工作通知书、工作联系函等。第三章 公文的管理第六条 公文管理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第七条 公文管理工作包括公文的拟制、审核、发布和管理等工作。第八条 总公司综合管理部、机构行政部分别为总、分公司公文管理的主管部门，主管总、分公司的公文管理工作。其他部门承担协管职责。第九条 总公司各部门、各分支机构应高度重视公文管理工作，指定两名（AB角）政治素质高、责任心强、细致认真、遵守纪律和保密观念强的人员，负责本部门、本机构的公文办理和沟通协调工作，并定期对本部门或本机构做好公文的培训和指导工作。A

4、角指定为部门或机构负责人；B角是部门或机构指定的公文管理人员。第十条 总公司各部门、各分支机构根据职责分工，负责本部门、本机构范围内公文的起草、修订和提交审批等工作，并对公文内容的准确性、合规性及风险控制等承担责任。公文会签部门承担相应的会签责任。第十一条 分支机构对外报送的公文及内部普发性制度等，发布时须报送总公司。版记处应注明“抄送：xxxx保险股份有限公司”，并以邮件方式报送总公司综合管理部收发文邮箱。第十二条 为确保公司公文及相关信息、商业秘密的安全，公司已发布的公文仅供查阅，不提供下载和保存。因工作需要查阅公文电子文档的，须通过公司OA系统提出档案查阅申请并经批准同意。第十三条 公文

5、管理人员须严格遵守公司有关信息安全、保密制度。属保密性公文，应配备必要的安全保密设备设施，采取保密措施，严格管理。总公司各部门、各分支机构负责人承担督导职责。第十四条 公文如需确定秘密等级，须严格按照所定密级采取相应措施加强管理，绝密公文由专人管理。第十五条 复制、汇编机密和秘密公文的应符合相关规定并经公司领导批准。绝密公文一般不得复制、汇编。第十六条 已制发的公文经公司领导研究决定需撤销或废止的，应按要求进行撤销或废止。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。第十七条 需整理归档的公文及有关资料，总公司各部门、各分支机构应根据公司档案管理相关规定，指定专人定期收集和整

6、理，于指定时间统一移交，并做好交接登记。第四章 公文的格式第十八条 公文用纸幅面尺寸及版面要求（一）纸型尺寸：A4型纸，尺寸为210mm297mm。（二）页边与版心尺寸：上白边37mm，下白边35mm，左白边28mm，右白边26mm，版心尺寸156mm225mm。（三）字号和字体：除特定要求外，一般为三号仿宋体字。（四）行距：28磅，排版时可根据需要进行适当调整。（五）文字的颜色：黑色，特殊说明或要求除外。（六）印刷要求：双面印刷，纸张表面干净、整洁、美观。（七）行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。（八）编号：为便于格式整理，不提倡使用word文档中

7、的“编号”功能。第十九条 公文格式要素分为版头、主体、版记三个部分。公文首页红色分隔线以上部分为版头；红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上部分为主体；末页首条分隔线以下、末条分隔线以上部分为版记。第二十条 公司公文由版头（份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人）、主体（标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件）、版记（抄送单位、承办人、联系电话、打印人、打印份数、印发单位、印发日期）、页码等组成。（一）公文版头1.份号。公文印刷份数的顺序号，如需标注份号，用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，一般为6位阿拉伯数字，位数不足用“0”补齐

8、。2.密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，根据涉密程度标注绝密、机密或秘密，加“”后标注保密期限。用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行，保密期限数字为阿拉伯数字。3.紧急程度。有送达和办理时限要求的公文，根据紧急程度标注特急、加急。用3号黑体字顶格编排在左上角密级和保密期限下一行。4.发文单位标志。使用全称，居中排布，上边缘至版心上边缘35mm，用小初号华文中宋体字，红色，不加粗。5.发文字号。发文单位标志下空一行，仿宋，无签发人时居中排布，有签发人时左空一字排布。发文字号由“公司代字（xx）+发文形式（函/发）+年份（20XX）+顺序号（X）”四要素构成。年份、发文序号用阿拉伯数字标注

9、；年份标全称，用六角括号“”括入；序号不加“第”字，不编虚位，数字后加“号”字。（1）各文种发文时统一使用公司通用发文字号。按行文方向进行区分，其中上行文：xx20XXX号；平行文：xx函20XXX号；下行文：xx发20XXX号。发文顺序号按公文印发时间顺序依次编排。（2）各分支机构的发文字号参照总公司，自行管理和使用。如深圳分公司上行文：xx深20XXX号；平行文：xx深函20XXX号；下行文：xx深发20XXX号。机构发文字号中的机构代字参考当地城市简称拟定，其中省（自治区）、直辖市、省会（首府）、计划单列市、副省级城市、特别行政区的代字为其简称，其余城市的代字为城市全称。如惠州分公司的机

10、构代字为：xx惠州。6.签发人。上行文应标注签发人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。（二）公文主体1.标题。由发文单位名称（内部发文可省略）、事由和文种组成。标题一般不标标点符号。二号华文中宋体字，不加粗，红色分隔线下空二行，居中排布。回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用上长下短的梯形，不应使用上下长、中间短的沙漏形。2.主送单位。三号仿宋体字，不加粗，标题下空一行，居左顶格，单位名称后标全角冒号。3.正文。三号仿宋体字，主送单位名称下一行，自然段首行左空二字，回

11、行顶格。公文的首页须显示正文。（1）文中结构层次序数：“一、”“（一）”“1.”“（1）”，第一层黑体，第二层楷体，其他层仿宋体，层级标题加粗。制度类文件结构层次：“第一章”、“第一节”、“第一条”、“（一）”、“1.”、“（1）”。“第一章”、“第一节”及对应的标题加粗，“第一条”条款序数加粗。（2）正文中的数字，除部分结构层次序数和特定词汇中必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。4.附件说明。正文下空一行左空二字编排“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，用阿拉伯数字对齐标注序号；名称后不加标点。名称较长回行时与上一行名称首字对齐。5.发文单位署名、成文日期和印章。（1）落款处标

12、注成文日期时，需同时标注发文单位署名。（2）成文日期是公文的生效时间，是公司公文生效的重要标志。一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准；二是以公司领导审批同意的日期为准。用阿拉伯数字标全。（3）公司正式形成的红头公文在归档时均需加盖公章。a.加盖印章的公文。日期右空四字。在日期上一行、以日期为准居中编排署名，印章端正、居中下压署名和日期，使其居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文（或附件说明）一行之内。b.当公文排版后所剩空白不能容下印章或日期时，可以适当调整行距，确保日期与正文同页；当正文恰好到页末时，应调整行距使公文最后一页至少出现一行正文；页面不足排下版记部分内容时，版记可单独

13、成页，不再标注“此页无正文”字样。6.附注。左空二字加圆括号在日期下二行标注。请示、报告、函3类公文应标注联系人姓名和联系方式。7.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（1）附件另页排在版记前，与正文一起装订。“附件”二字及序号用三号加粗黑体字顶格排在版心左上角第一行，不加冒号。附件标题居中排在版心第二行。附件序号和标题与附件说明一致，附件格式同正文。（2）如附件相对独立于正文，且与正文不能一起编页码、打印、装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。（三）公文版记1.抄送单位。需执行或知晓公文内容的其他单位。用四号仿宋体字，在印发单位上一行、左右各空

14、一字。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后首字对齐，结尾标句号。2.印发单位和印发日期。用四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标全，后加“印发”二字。版记中若有其他要素，应将其与印发单位用一条细线隔开。版记不标注主题词。首尾分隔线1磅，中间分隔线0.5磅。（四）页码用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右，双页码居左。函首页不显示页码。第五章 行文规则第二十一条 行文应确有必要，讲求时效，注重针对性和可操作性。第二十二条 向上级监管机构行文，应遵循以下规则：（一）原则上不得越级行文，

15、特殊情况需越级的，应同时抄送被越过的单位或部门。（二）向监管机构等上级单位行文，原则上主送一个单位，可根据需要抄送相关上级单位或同级单位，不得抄送公司下级机构或直属部门。（三）请示应一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（四）各部门以总公司的名义、各分支机构以总公司或机构的名义，向上级监管机构或政府部门请示、报告重大事项时，应经总公司同意或授权。各分支机构的请示事项，如需以总公司的名义向上级监管机构请示，分支机构应向总公司提出倾向性意见后上报，不得原文转报。（五）除上级监管机构负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向上级监管机构负责人报送公文，不得以公司各部门的名义向上级监管机构及

16、监管机构负责人报送公文。除总公司领导直接交办的事项外，各级机构不得以机构负责人或其他个人的名义向总公司报送公文，不得以机构的名义向总公司领导报送公文。第二十三条 向下级分支机构行文，应遵循以下规则：（一）主送下级分支机构，根据需要抄送相关单位。重要行文应同时抄送发文单位的直接上级单位。（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下级分支机构行文；擅自行文的，上级主管单位有权责令其撤回。第六章 公文的起草第二十四条 公文的起草应做到：（一）符合国家的法律法规和公司的政策要求，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办

17、法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）公文涉及其他部门职权范围事项的，办文部门应事先征求相关部门的意见，并达成一致。（六）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（七）办文部门负责人应主持、指导重要公文起草工作。第二十五条 起草公文时须严格按照规范的格式排版，除发文字号留空外，其它项目须填写完整，具体格式参见附件。第七章 公文的审核第二十六条 公文签发前，应由综合管理部进行审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律法规和公司的政策要求，是否完整、准确地体现发文意图，并同现行有

18、关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关部门职权范围的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是否准确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。（五）经综合管理部审核认定不宜发文的，应退回办文部门并说明理由；可发文但需作实质性修改的，办文部门应根据审核意见修改完善后，报公司领导复审。（六）公文审核完成后，综合管理部将通过邮件的方式发送至办文部门进行校对确认，办文部门回复“无异议”等字样的邮件，同时将经部门负责人签字确认的修订版公文，以及用印后的正式公文，一并移交档案室存档。第八章公文的办理第二十

19、七条 公文的办理包括收文办理、发文办理和公文归档。第二十八条 收文办理的程序一般为：（一）签收。对来文进行清点、核对和签字，注明签收时间。（二）登记。对来文的主要信息和办理情况进行详细记载。（三）初审。来文初审时，由公司阅知或办理的事项，以及涉及其他单位或部门职权范围的事项，应提前做好沟通协调。（四）拟办。批办性公文由综合管理部提出拟办意见，报送公司领导审批。根据审批意见，分送相关部门承办或阅知。紧急公文应在拟办意见中明确办理时效，并要求办文部门严格按照时效要求办理。需两个以上部门办理的，应明确主办部门。（五）承办。办文部门按照领导审批意见在规定时间内办理，并将办完的事项向公司领导报批。未能按

20、要求完成的，需说明原因并提出处理意见和措施，交督办人报领导阅示。（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或办理。传阅时应掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。（七）催办。根据办文时限对办文过程进行催促。催办人应及时掌握公文的办理进展情况，催促提示办文部门按期办结。（八）督办。综合管理部对公文办理情况进行监督检查。对超时限未办结的公文，督办部门在一日内向办文部门发出书面督办通知书。两日内办文部门既不及时处理，也不及时反馈办文情况的，督办部门提出处理建议，呈报公司领导审定。（九）答复。公文办理完成并经公司领导审批同意后，由综合管理部将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位

21、或部门。（十）存档。已完成办理的公文及公文办理的审批件，应定期移交档案室保存，并做好移交和存档登记。第二十九条 发文办理的程序一般为：（一）审批。公司层面公文的审批流程是：1.公文起草后，由办文部门负责人对公文进行审核。2.部门审核同意后，由公文拟稿人发起签报，如公文涉及其他部门职权范围的，由办文部门负责人发起会签。拟报送上级监管机构或政府部门等对外公文，以及内部发布的规章制度，需经风控合规部审核会签。3.会签完成后，由公司分管领导对公文及会签情况进行审核，按流程提交公司总经理或董事长或经董事长授权的公司领导审批。（二）复核。经审批同意的公文，由综合管理部对公文的审批手续、内容、文种、格式和规

22、范等进行复核。经审核不宜发文的，应退回办文部门并说明理由；可发文但需作实质性修改的，办文部门应根据审核意见修改完善后，报公司领导复审。所有需经综合管理部复核的公文，办文部门至少应提前一个工作日提交至综合管理部。（三）登记。对复核后的公文，由综合管理部编排发文字号，办文部门明确分送范围和印制份数，公文管理人员做好登记。（四）印制。印制前，综合管理部将编排好的公文样稿交办文部门校对，确保无误。印制时必须确保质量和时效。涉密的公文应在符合保密要求的场所印制。邮箱或内网发布的，可不印制。（五）核发。公文印制完成后，应对公文的文字、格式和印刷质量等进行检查，需盖章的盖章后分发。第三十条 公文的呈批、拟办

23、、转办、传阅等办理流程通过OA系统进行，涉密公文可通过纸质文件处理卡报批。第三十一条 公司层面的公文由综合管理部发布，其他部门不得以公司的名义发文；部门层面的公文由部门负责人审批并签发；部门联合发文的，由主办部门负责人签发或联合签发，并编写主办部门的发文字号。第三十二条 拟制好的公文根据需求通过纸质、电子邮件（PDF版）或内网上载（Word版）等方式进行发布。各分支机构的公文发布时，须抄送总公司综合管理部收发文邮箱。第三十三条 总公司综合管理部将不定期对分支机构的公文收发、公文校阅、公文台账等进行抽查和通报。二级机构于每周五下班前主动上报收发文登记表和公文校阅登记表。二级机构对下辖分支机构做好公文管理的指导、监督和检查工作。第九章 附 则第三十四条 本办法由总公司综合管理部负责解释和修订。第三十五条 本办法自发布之日起施行。xxxx保险股份有限公司公文管理办法（xx版）（xx发xx269号）同时废止。附件：1.总公司通知发文模板2.总公司报告发文模板3.总公司请示发文模板4.总公司函发文模板5.分公司通知发文模板6.分公司报告发文模板7.分公司请示发文模板8.分公司函发文模板9.部门工作通知书模板（总、分公司适用）