大学教学类归档范围归档细则建筑建筑资料_建筑-建筑资料.pdf

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1、大学教学类文件材料归档范围与保管期限规定（一）综合（JX11）序号 归档范围 保管期限 1 1 上级有关教学工作的文件材料（1）针对本校的文件材料（2）作为普发性、需要长期贯彻执行的文件材料 永久 定期 1 2 教学改革、培养目标、培养规划、学制等方面的指示、规定、办法 永久 3 学校教学规划、实施计划、有关教学工作的规章制度、会议记录、调研报告、汇 报材料、总结 永久 1 4 教学督导、检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 定期 1-5 非学历教育的培训班、进修班材料、联合办学材料 定期 6 与外单位签订的重要办学协议书、合冋等材料 定期 1 7 有关教学工作的各类统计报表 永久 8 优秀教

2、学成果、教学工作等获奖材料（省部以上）永久 1 9 遴选硕士生、博士生指导导师的文件材料 定期 10 有关“211 工程”“985 工程”的文件材料 定期、永久 11 重大活动、事件、重要会议等文件材料及声像材料 永久 （二）学科与实验室建设（JX 序号 归档范围 保管期限 1 1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料（针对本校的永久保存）定期 2 学科、专业、实验室论证、申报、审批、建设、评估等材料 永久 3 学科、专业、实验室设置、调整、撤并的相关材料 永久 1 4 学科、专业、实验室建设计划、总结材料及相关统计报表 永久 5 硕士、博士点的申报、批复及其建设材料 永久 6 实验室

3、管理、安全、环保等文件材料 定期 （三）招生（JX13）序号 归档范围 保管期限 1 上级有关招生工作的文件材料 （1）针对本校的文件材料（2）普发性需要贯彻执行的、指导相关工作开展的文件材料 永久 定期 2 招生工作计划、总结、规章制定；招生计划、生源指标、报告及上级批复 永久 3 招生统计报表及重要上报材料 永久 4 新生录取材料及各类新生录取名册 永久 1 5 委培、代培、自费生计划、合同及名单 永久 6 招生简章、专业介绍等宣传材料 定期 1 7 研究生入学考试试题及答案 定期 8 免试研究生材料及免试录取名单 永久 （四）学籍管理（JX14）1 序号 归档范围 保管期限 1 新生入学

4、登记表 永久 2 学生学籍卡片（贴照片）永久 3 各类学生学习成绩总表 永久 4 各类在读学生名册 永久 1-5 毕业生二寸近照（背面注明年级、专业、姓名）及普教本专科班集体照 永久 6 学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学、专业调整）定期 1 7 学生奖励材料（奖学金、优秀学生等）定期 8 学生处分材料 定期 9 学生四、六级英语考试成绩册 永久 （五）课堂教学与教学实践（JX15）序号 归档范围 保管期限 1 各专业教学计划、教学大纲 永久 1 2 课程建设要求及安排，校历表，课表 定期 3 典型教案、重要备课记录 定期 1 4 获国家级、省部级精品课程或优秀课程、重点建设课程

5、的相关材料 定期 5 国家级、省部级教学改革项目申请、中期评估、结题等相关材料 定期 1 6 教学检查、评估的有关材料 定期 校的文件材料作为普发性需要长期贯彻执行的文件材料教学改革培养目标培养规划学制等方面的指示规定办法学校教学规划实施计划有关教学工作的规章制度会议记录调研报告汇报材料总结教学督导检查评估和各级优秀教学质量评与外单位签订的重要办学协议书合冋等材料有关教学工作的各类统计报表优秀教学成果教学工作等获奖材料省部以上遴选硕士生博士生指导导师的文件材料有关工程工程的文件材料重大活动事件重要会议等文件材料及声像材料二学专业实验室论证申报审批建设评估等材料学科专业实验室设置调整撤并的相关材

6、料学科专业实验室建设计划总结材料及相关统计报表硕士博士点的申报批复及其建设材料实验室管理安全环保等文件材料定期永久永久永久永久定期三7 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 定期 8 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 定期 1 9 学生参加全国性各类学习竞赛活动的有关材料 定期 10 文化素质教育专题材料 定期 （六）学位（JX16）1 序号 归档范围 保管期限 1 上级有关学位工作文件材料（针对本校的永久保存）定期 2 本校学位评定条例、办法及计划、总结 定期 3 学位委员会会议记录、决定 永久 4 学位委员会授予各类学位人员名册 永久 1-5 获国家优秀博士、硕士论文人员名单及相关

7、文件材料 永久 5 本科生优秀学士学位论文汇编 定期 1 6 研究生学位材料（培养计划、成绩单、学位申请表、评议书、评定书、决议书）永久 （七）毕业生（JX17）序号 归档范围 保管期限 1 上级有关毕业分配的文件材料（针对本校的永久保存）定期 2 毕业生工作计划、总结、报告、请示、批复等 永久 3 毕业生供需情况调查、统计、计划、合同及大型供需见面会材料 定期 1 4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 永久 5 各类毕业生、结业生名册及其电子注录号材料 永久 1 6 毕业生就业情况名册、派遣证存根 定期 7 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 定期 8 毕业生个人档案传递存根 定期 （八）教材

8、（JX18）序号 归档范围 保管期限 1 各专业使用教材目录 定期 2 自编或主编教材、教学与实习指导用书目录 定期 3 评选优秀教材的有关材料及获奖名单 定期 校的文件材料作为普发性需要长期贯彻执行的文件材料教学改革培养目标培养规划学制等方面的指示规定办法学校教学规划实施计划有关教学工作的规章制度会议记录调研报告汇报材料总结教学督导检查评估和各级优秀教学质量评与外单位签订的重要办学协议书合冋等材料有关教学工作的各类统计报表优秀教学成果教学工作等获奖材料省部以上遴选硕士生博士生指导导师的文件材料有关工程工程的文件材料重大活动事件重要会议等文件材料及声像材料二学专业实验室论证申报审批建设评估等材

9、料学科专业实验室设置调整撤并的相关材料学科专业实验室建设计划总结材料及相关统计报表硕士博士点的申报批复及其建设材料实验室管理安全环保等文件材料定期永久永久永久永久定期三（九）博士后流动站（JX19）序号 归档范围 保管期限 1 1 申报博士后流动站的请示、报告及批复 永久 2 博士后流动站进站人员材料 永久 3 博士后流动站岀站人员材料 永久 1 4 其它有归档价值的文件材料 长期 （十）学位论文（JX21）序号 归档范围 保管期限 1 研究生学位论文 定期 校的文件材料作为普发性需要长期贯彻执行的文件材料教学改革培养目标培养规划学制等方面的指示规定办法学校教学规划实施计划有关教学工作的规章制

10、度会议记录调研报告汇报材料总结教学督导检查评估和各级优秀教学质量评与外单位签订的重要办学协议书合冋等材料有关教学工作的各类统计报表优秀教学成果教学工作等获奖材料省部以上遴选硕士生博士生指导导师的文件材料有关工程工程的文件材料重大活动事件重要会议等文件材料及声像材料二学专业实验室论证申报审批建设评估等材料学科专业实验室设置调整撤并的相关材料学科专业实验室建设计划总结材料及相关统计报表硕士博士点的申报批复及其建设材料实验室管理安全环保等文件材料定期永久永久永久永久定期三湖南大学 教学类文件材料归档细则 一、教学文件材料归档范围的确定（一）确定的原则 1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件

11、材料，必须对学校和社会当前与长 远发展、教学研究、权益维护等具有参考价值和凭证作用。2.必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。3.必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的特点。（二）归档的主要内容和重点 1.主要内容包括综合管理、教学计划、教学评估、招生、学籍管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材、国内外校际交流等方面。具体范围见湖 南大学教学类文件材料归档范围和保管期限规定。2.重点是本校在教学工作的各个环节（特别是教学实践活动中）形成的有保存价值的不 同载体（如：各种文字、图表、声像等）的文件材料。（三）不归档的

12、文件材料 1.上级有关教学工作的未定稿文件；2.本单位文件材料中的重份文件，未定稿、无查考利用价值的事务性、临时性文件；3.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；4.校内其他单位发来的文件；5.与校外单位交换来的材料。以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存。二、立卷与归档流程（一）形成与积累 1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门和教学院系的专（兼）职档案员负责教学文件材料的收集积累、立卷归档。2.每年教务部门在部署新学年工作时，同时应向本部门的专（兼）职档案人员及各院、系（所）教学秘书布置相关文件、材料的归档工作，并将此任务纳入他们的职责范围和年底 评先表彰

13、的考核内容。3.各专（兼）职档案员按教务部门发放的各种教学文件材料表格，学籍登记表（卡），积 累材料专用袋等分门别类地进行积累,并定期整理。4.归档的教学文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面 要整洁，不得涂改。格式统一，签字手续完备。（二）整理组卷 1.组卷原则：根据教学文件材料的形成规律，原则上相同内容的文件材料视数量多少 可组成一卷或若干卷，每卷不超过 200页；也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。2.排列方式。卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在校的文件材料作为普发性需要长期贯彻执行的文

14、件材料教学改革培养目标培养规划学制等方面的指示规定办法学校教学规划实施计划有关教学工作的规章制度会议记录调研报告汇报材料总结教学督导检查评估和各级优秀教学质量评与外单位签订的重要办学协议书合冋等材料有关教学工作的各类统计报表优秀教学成果教学工作等获奖材料省部以上遴选硕士生博士生指导导师的文件材料有关工程工程的文件材料重大活动事件重要会议等文件材料及声像材料二学专业实验室论证申报审批建设评估等材料学科专业实验室设置调整撤并的相关材料学科专业实验室建设计划总结材料及相关统计报表硕士博士点的申报批复及其建设材料实验室管理安全环保等文件材料定期永久永久永久永久定期三前，请示在后的要求排列。3.卷内文件

15、材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。4.编写页码。无论材料单面或双面只要有书写文字，均应按顺序一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在文件材料的右上角加盖有单 位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。5.填写每卷的卷内目录。按规定的格式逐项填写卷内目录一式二份，移交归档时，交 接双方各一份。6.填写备考表。在备考表内填写好立卷人、检查人和立卷时间，立卷人为本卷文件材 料立卷归档人员，检查人为立卷单位负责人。并将本卷需要特别说明的情况写在备考表内。7 各种材料用纸大小一律采用国际标准 A4型，图

16、件按此规格叠成手风琴式，图名、图 签折在外面。（三）归档验收 1.归档时间：教学管理文件材料（学籍文件材料除外）要求在每年五月底前完成上年度文 件材料的归档；学籍档案归档时间为：学生毕业后三个月内归档。2.移交归档时交接双方必须当面验收。检查文件材料是否正确、完整、齐全，排列、书 写是否符合要求等。凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。3.移交归档时，立卷者要另外打印（或填写）移交案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均要一式两份，双方签字后各执一份存查。校的文件材料作为普发性需要长期贯彻执行的文件材料教学改革培养目标培养规划学制等方面的指示规定办法学校教学规划实施计划有关教学工作的规章制度会议记录调研报告汇报材料总结教学督导检查评估和各级优秀教学质量评与外单位签订的重要办学协议书合冋等材料有关教学工作的各类统计报表优秀教学成果教学工作等获奖材料省部以上遴选硕士生博士生指导导师的文件材料有关工程工程的文件材料重大活动事件重要会议等文件材料及声像材料二学专业实验室论证申报审批建设评估等材料学科专业实验室设置调整撤并的相关材料学科专业实验室建设计划总结材料及相关统计报表硕士博士点的申报批复及其建设材料实验室管理安全环保等文件材料定期永久永久永久永久定期三