农商行会计档案电子化业务操作规程模版.docx

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1、XXXX农村商业银行股份有限公司会计档案电子化业务操作规程第一章 总 则第一条 为进一步规范会计档案电子化工作，根据本行会计档案电子化管理规定，制定本规程。第二条 本规程适用于本异地分支机构、总行营业部和总行相关部门（以下简称“各机构”）。第三条 本规程所称会计档案指会计凭证和业务清单等（以下简称“凭证”）。第四条 凭证电子化过程包括凭证整理和核对、凭证装包和交接、凭证包接收、凭证扫描、凭证手工补录、平账检查、影像凭证归档和清理、凭证塑封和装箱、凭证箱入库等。第二章 操作流程第一节 本地机构操作流程第五条 凭证整理和核对（一）柜员凭证整理柜员应按本行会计凭证整理规范要求对业务凭证进行整理，对每

2、张凭证（含附件）进行顺序打码编号，并与柜员凭证整理单勾对一致后在凭证整理单第一页“凭证总张数”处记录业务凭证总张数。（二）柜员凭证换人核对1日终所有柜员业务凭证必须根据凭证整理单实施换人再核对，经办人员和核对人员应在柜员凭证整理单上签章确认，确认后的业务凭证交内部综合员。2内部综合员应对所有柜员业务凭证进行核对，并在柜员凭证整理单上签章确认。（三）系统生成业务清单及自动业务凭证整理1内部综合员次日打印系统生成业务清单和自动业务凭证，并进行核对。2系统生成清单顺序编号，内部综合员勾对正确后在系统生成清单汇总单上记录清单总张数，并签章确认；自动业务凭证顺序编号，勾对正确后在自动业务凭证汇总单上记录

3、自动业务凭证总张数，并签章确认。3系统生成清单和自动业务凭证必须进行换人再核对并签章确认。第六条 凭证装包和交接（一）凭证装包1内部综合员将所有业务凭证按本行会计凭证整理规范要求整理后，分柜员装入信封，信封记录柜员号、凭证总张数等信息，按传票封面所列顺序排列信封，并捆扎牢固。2内部综合员在系统中录入上缴日期、机构号、包数、凭证日期、信封数量等要素，打印一式两份交接清单及封包卡片。换人按传票封面复点信封后，双人（原则上为内部综合员和内部主管）将业务凭证放入凭证传递专用包，锁片封包，并在透明侧袋中放入双人签章后的封包卡片。（二）凭证包交接1凭证于业务日期下1个工作日约定时间，双人与凭证传递人员办理

4、交接手续，传递凭证包。交接清单经双方签章后，一份专夹保管，一份交传递人员。2凭证传递人员汇总将凭证包于下1个工作日约定时间传递至总行指定地点，并办理交接手续。第二节 总行操作流程第七条 凭证包接收每个工作日约定时间，主管岗人员应会同事后监督业务人员和凭证传递人员根据凭证交接清单清点包数，并检查凭证包完整性，核对正确后三方在交接清单上共同签章确认，交接清单一式三份，三方各执一份。第八条 凭证扫描（一）主管岗人员应按网点将凭证分配至扫描岗人员进行扫描。（二）扫描岗人员扫描前应核对清单和包内凭证是否一致，检查凭证序号位置、粘单放置是否准确，并保证凭证无粘连、夹页、钉书钉或大头针等杂物等，发现杂物需进

5、行清除的，应以不损坏凭证原件为原则。（三）扫描岗人员扫描时应按柜员作为批次进行扫描，扫描岗人员根据凭证清单在扫描情况登记簿上登记交易日期、网点号、交易柜员和传票总张数等信息，并在系统中建立凭证和影像的批次索引。（四）扫描岗人员在扫描过程中应严格按顺序进纸、出纸；扫描时应保证凭证图像质量，如发现图像有杂点、凭证有污染，应去除污染物后重新扫描；并应注意凭证是否存在无码、跳码、重码等情况。（五）扫描岗人员对凭证扫描过程中损坏的凭证要认真修复，保证凭证完整性，严禁私自损毁、丢弃凭证。（六）每批次凭证扫描完成后，扫描岗人员应对扫描信息进行检查，对不合格影像进行重扫，对漏扫影像进行追加扫描或插入操作，并在

6、凭证登记管理菜单中确认图像数据是否已发送到服务器。（七）扫描完成后，扫描岗人员应区分柜员号，按照每袋450-500张要求放入塑封袋中，并塑封袋放入规定容器内。严禁不同网点柜员放入同一塑封袋。 （八）每日凭证扫描工作完成后，扫描岗人员应检查凭证包内是否存在未扫描凭证，并对扫描仪进行日常维护工作，确保扫描仪高效运作。（九）原则上当日接收凭证必须当日完成扫描，确因凭证量等原因无法完成的，应经主管岗人员同意后将未扫描凭证入柜上锁妥善保管。第九条 凭证手工补录凭证扫描完成后，系统将自动识别失败的影像数据或其他需要人工补录的数据发至补录岗进行人工补录，由各补录岗人员人工补录凭证信息后，勾对相应流水或进行两

7、次核对。凭证补录分为常规补录和大小写金额核对补录。（一）常规补录1对系统自动勾对失败，标记为常规补录的凭证，补录岗人员应根据不同凭证版别补录方式分别进行影像同流水的手工匹配，发现系统自动识别有误的，应即时进行更正处理。2补录岗人员人工常规必须逐批登记补录情况登记簿，补录时应根据影像凭证的要素输入需补录的相关账号、金额、流水号等要素，严禁使用复制和粘贴的方式进行补录。3补录岗人员在常规补录过程中发现系统中未配置的版面及时提交主管岗人员进行后续配置。（二）大小写金额核对补录1补录岗人员根据系统显示的影像凭证大写或小写录入相应小写金额，系统根据录入的大写和小写金额自动核对该凭证大小写金额是否相符。2

8、大小写金额核对补录时，严禁同一补录岗人员同时补录大写和小写金额。第十条 平账检查凭证手工补录完成后，主管岗人员应按照交易日期、网点等信息提交相应影像批次，并进行平账检查，系统自动检查所有影像批次是否与流水建立了索引，流水中所有需要勾对的记录是否均有影像。第十一条 影像凭证归档和清理日终主管岗人员将已作平账处理的影像信息及业务流水数据进行归档处理，并对已归档数据进行临时库清理。（一）系统将根据定义的凭证版别对背面空白的电子影像进行背面删除。（二）对已做平账和背面删除的影像发送会计集中监控系统进行影像凭证自动归档处理。第十二条 凭证塑封和装箱（一）扫描、补录完成后，塑封岗人员原则上应于下1个工作日

9、完成凭证塑封。（二）塑封岗人员对扫描完成的凭证按照每包450-500张的塑封要求进行审核并再次整理，并打印凭证标签放入塑封袋后进行塑封处理。（三）塑封完成后，塑封岗人员应逐袋检查塑封口密合情况，无误后，会同主管岗人员将凭证装箱和封箱，在系统中进行登记，产生凭证箱编号，打印封签后粘贴在凭证箱指定位置，并在凭证袋和箱编号标签上记录责任机构、责任人。（四）凭证封箱完成后，塑封岗人员应及时会同主管岗人员和影像档案业务人员作入库处理，实行专人负责、专人保管。第三节 异地机构操作流程第十三条 异地机构的凭证整理和核对按照本地机构操作执行；凭证扫描由各异地机构完成，参照总行操作要求执行，各异地机构内部主管应

10、指定专人对凭证进行扫描处理并做好后续监督工作。第十四条 凭证塑封和装箱凭证电子化处理完毕后，指定人员应对当日凭证进行封包编号处理，并在包标签上记录责任机构、责任人，定期将凭证包装箱编号处理，并在箱标签上记录责任机构、责任人。第十五条 凭证箱移交总行（一）移交频率异地机构应按照要求，定期移交凭证至总行，原则上每年可移交两次，移交时间分别为4月份和10月份；移交凭证应执行超过“当地保管一年”标准。（二）移交准备异地机构在移交凭证前应预先做好整理和核对工作，确保凭证正确无误。凭证应按照系统中顺序号进行排列，并与系统记录核对一致后再行装箱；清点和装箱过程中应严格执行换人复核和封箱封条上双人签章确认规定

11、；每箱箱体上均应编制序号和本箱所包含的凭证编号、册数，最后一箱还需列明本批移交凭证总箱数和总册数等信息。（三）运输和移交要求凭证运输途中必须坚持双人和专车押运原则，确保运输过程安全。移交时总行相关人员应对移交的凭证箱全部清点，无误后，会同押运人员在一式两份凭证箱交接清单上签章确认，交接清单由总行及支行各执一份，并按照会计档案管理要求保存。第三章 差错处理和监督检查第十六条 凭证电子化过程中发现的差错和问题按照以下要求处理：（一）发现的差错和问题属于总行电子化业务人员产生的，主管岗人员应登记相应差错登记簿后及时纠正处理，并纳入总行电子化业务人员工作质量考核范围。（二）发现差错和问题属于支行人员产

12、生的，主管岗人员应登记相应差错登记簿后，以差错单方式传递给事后监督业务人员进行相应后续处理。（三）异地机构当场发现的，应自行更正后封包装箱。第十七条 凭证电子化相关过程应保证在监控录像下进行操作，各机构和总行管理人员应定期抽查录像进行监督和检查。第十八条 各机构和总行主管人员在督促各岗位操作人员定期更换系统操作员密码。第四章 附 则第十九条 本规程由XXXX农村商业银行股份有限公司制定，由总行运营管理部门负责解释和修订。第二十条 凭证调阅按照本行会计档案管理办法执行。第二十一条 本规程自发文之日起施行。原XX农村商业银行会计凭证整理规范（XX号）和XX农村商业银行会计档案电子化业务操作规程（XX号）同时废止。附件：1总行相关岗位设置和岗位职责2会计凭证整理规范