商业银行公文处理实施细则模版.doc

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1、xx市商业银行公文处理实施细则xx银xx62号第一章总则第一条为促进全行的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国家行政机关公文处理办法及xx市行政机关公文处理实施细则的有关规定，结合我行实际，制定本实施细则。第二条本实施细则适用于总行本部，各分支机构参照执行。第三条xx市商业银行本部的公文是总行依照国家法律法规,结合本行经营管理实际形成的规范体式的文书，是依法进行经营管理和公文活动的重要工具。第四条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、规范、安全。第六条公文处理必须严格执行国家法律、

2、法规和其他有关规定，确保国家机密和xx市商业银行商业秘密的安全。第七条总行本部各部室、各分支机构的负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守本实施细则，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。第八条总行办公室是全行公文处理的管理部门，主管总行本部公文处理工作，并负责指导下级行公文处理工作。第二章公文种类第九条xx市商业银行的公文种类主要有：（一） 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级行不适当的决定事项。（二）公告适用于向外宣布重要事项或法定事项。（三）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。（四）通知适用于转发上级机关和不相隶属单位的公文，批转下

3、级行的公文，传达需要下级行办理和周知、执行，以及任免和聘用人员的事项。（五）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的事项。（六）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的事项。（七）请示适用于向上级机关请示批准的事项。（八）批复适用于答复下级行的请示事项。（九）意见适用于对重要问题提出见解和处理方法的事项。（十）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十一）会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项。（十二）抄告单适用于特定事项的意见、答复和处理意见。第十条公文的类别和适用范围（一）行务发文主要类别1、xx银主要用于向政府、银监局、人

4、民银行等上级机关呈送的重要报告、请示和意见；对下的全行性工作部署、规章制度的发布、重要事项的通报和通知等。可使用请示、报告、意见、决定、通告、通知等文种。2、xx银函主要用于总行同政府及其他不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请示批准有关事项；同上级机关各部门之间的请示、报告事项。可使用函、请示、报告、意见、通知等文种。3、xx银办办公室文件是行发文件的补充形式。主要用于以下几种情况：适用于转发不相隶属机关的文件；印发总行本部内部管理制度、办法和规定；开展全行性检查、要求下级行上报有关综合性资料等事务性工作的通知；印发以部室名义召开的专业会议纪要；与政府和其他不相隶属单位的办公室商洽工作

5、、征求意见和回复意见，请求批准有关事项；其他确需以办公室文件形式处理的事项等。可使用请示、报告、意见、决定、通知、批复、会议纪要等文种。（二）党务、董事会、监事会、工会、团委、纪委、行风建设等发文比照行务发文的有关要求处理。其发文类别主要包括：xx银党、xx银董、xx银监、xx银工、xx银团、xx银纪、xx银行风。第三章公文格式第十一条xx市商业银行的“文件式”公文格式（一）秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级与保密期限之间用“”隔开。 （二）紧急程度

6、如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 （三）发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。 发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。 联合行文时应使用主办机关名称在前，按照党、政、工、团的顺序排列。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，要保证公文首页显示正文。 （四）发文字号 发文字号由发文行政

7、区域代字、行业代字、文种代字（部门代字）、年份和序号组成。总行行发文件发文字号为：绍（行政区域代字）商银（行业代字）办（文种代字）200（年份）号（序号）。在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文只标明主办机关发文文号。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 （五）签发人 行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”、“意见”应当在附注处括号内标注联系人的姓名和电话，位于内部发送之下（无内部发送在主题词之下）并左空1字。（六）公文标题应当准确简要地概括公

8、文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文部门。转发文件原标题过长时，可引用原件发文字号代替，如“关于转发总行xx银办200号文件的通知”；公文标题中除法规、规章名称加书号外，一般不用标点符号；在红色反线下空2行，用2号小标宋体字；可分1行或多行居中排列；回行时要做到词要完整、排列对称、间距恰当。（七）主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识；如总行下发文件全称概念为“各支行、部（室）”；特称为“各支行、公司业务部”和“各部（室）”；单称为“支行”。（八）公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回

9、行。（九）附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时间右空4字。（十一）印章公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。单一机关制发的公文在

10、落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。联合发文上行文由主办部门加盖印章，下行文发文部门都应当加盖印章。需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空

11、2字标识成文时间。（十二）附注公文如有附注（如“此件不公开报道”），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下1行。（十三）主题词公文应当标主题词。“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字，并刊于抄送栏横格之上。具体参照xx市商业银行主题词表填写。（十四）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平级机关次序排列；同一层次的抄送机关依党、政、军、群体顺序排列，之间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关标句号。（十五）内

12、部发送标识方式同抄送，应使用部室规范化简称。（十六）印发机关和印发时间印发机关是指公文的印制主管部门，与签发人同行居右空1字，用3 号仿宋体字。印发时间占一行位置居右空1字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，并在印发时间后刊字“共印（）份”。（十七）印刷格式公文用纸一般采用国际标准A4型（210MM297MM），左侧装订。一般每页排22行，每行排28个字。第四章行文规则第十二条我行可以行文部门为总行党、董事会、监事会、政、工、团和部室及各一级分支机构的党、政、工、团，计划单列支行纳入所在一级支行发文管理程序，不得单独发文。第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。各级行应当遵循

13、逐级行文的原则，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应当说明原因并抄报被越过的机关。第十四条总行的文件，除对上级机关的请示、报告和对下级行的批复外，其内容必须带有全局性的重大问题。包括全局性重大方针政策的发布、全行工作或一个时期的重要工作部署，对某些重大问题或行动的决策等。第十五条党政行文一般坚持分开原则，凡属党委系统工作由党委行文，凡属行政系统工作由行政行文。确有需要，党政也可以联合行文，但要尽量减少、严加控制。第十六条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。第十七条行文应当确有必要，注重实

14、效，语言真实准确、简明朴实、严谨庄重。第十八条部门发文要经主管领导同意并签字，登记在册后方可发文，且内容不得与总行发文内容相冲突。第五章发文办理第十九条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第二十条草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的，发文机关的职权和与主送机关行文关系确定。（四）人名、地点、数字、引文明确。引用公文应当引标题，后引发文字

15、号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（五）结构层次序数第一层为 “一”或“第一条”、第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（六）应当使用国家法定计量单位。（七）文内使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名字或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序号数和在词、词组、惯用语、缩略语具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，均应当使用阿拉伯数字。第二十一条拟文部室草拟公文程序：（一）拟稿人拟稿后，将文件打印（参照文件印刷格式），填写发文稿纸，签注姓名、日期，送部室负责人审核。（二

16、）经审核无误后的公文，部室负责人在发文稿纸上签注姓名、日期，交办公室审核并将电子文档发送办公室。第二十二条公文审核办公室对公文进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本细则规定等。经审核，如不符合本细则规定的或需作较大调整的，应及时退回拟文部室。第二十三条会签公文对涉及其他部室职权范围内的事项，会签部室要认真负责，在接到会签文稿后，及时研究，提出修改意见，一般公文会签时间不超过1个工作日，急件、特件随到随阅并会签注姓名和日期。主办部室对会签部室提出的意见，应当主动与有关部室协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部室的主

17、要负责人应当出面协商，取得一致意见后方可行文；如仍不能取得一致时，主办部室可以列明各方理由和依据，提出建设性意见，并与有关部室会签后报请分管行领导协调或裁定。第二十四条公文签批以总行、各分支机构名义制发的上行文，应由主要负责人签发，如遇主要负责人外出等特殊原因，可由主持工作的负责人签发；以总行部（室）名义制发的下行文或平行文、各分支机构名义制发的下行文或平行文由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。以行党委名义制发的公文，由党委书记或委托副书记签发。简报一般由办公室主任签发，重要的由行领导签发。第二十五条公文复核公文正式印制前，办公室还应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附

18、件材料是否齐全（转发文件要附原件）；领导交办事件的回复，要附领导批示件；对下批复要附原请文件，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。打印的公文必须以经签发的原稿为依据，不得擅自改动。第六章收文办理第二十六条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十七条办公室文书收到各类公文后，应按职责分类对公文进行签收登记和审核。凡以总行为收文单位的，要加挂收文处理用纸后送办公室负责人批办。第二十八条收到下级行和本部上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；

19、文种使用、公文格式是否规范。第二十九条经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应当作出登记及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部室办理。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。第三十条承办的部室收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向交办领导或办公室说明情况。对没有办理时限要求的公文，一般在3个工作日内处理完毕；需要答复或上报材料的，一般应在规定期限2个工作日前做出答复或上报。对不属于本部室职权范围或者不宜由本部室办理的，应当及时退回交办的部室并说明理由。第三十一条公文办理中

20、遇有涉及其他部室职权的事宜，主办部室应当主动与有关部室协商；如有分歧，主办部室负责人出面协调，如仍不能取得一致的，应报请行领导协调或审批。第三十二条收到上级机关下发或交办的公文，由办公室登记提出拟办意见，送负责人批示后办理。第三十三条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有请示事项的，签字表示已阅知。第三十四条呈行领导批示或者交有关部室办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第三十五条各部室之间不得横向、越格传阅，个人不得私自扣压文件。第七章公文归档第三十六条公文办理完毕后，应当根据中华

21、人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理、立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十七条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。由办公室统一归档保存，并明确保管期限，定期向档案室移交。第三十八条归档范围内的公文，档案室应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理、立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。第八章公文管理第三十九条公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。公文传递要及时、准确、安全，并建立严格的登记、签收手续。传递密级公文时，必须采取相应的保密措施。第四十条办公室应当建立健全公文处理的有关制度。第四十

22、一条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级部门经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印机关、日期、份数和印发范围。第四十二条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。第四十三条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十四条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。第四十五条销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。第四十六条工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第九章附 则第四十七条总行办

23、公室对上级机关和本行下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查。第四十八条本细则由总行办公室负责解释。第四十九条本细则自发文之日起执行。xx市商业银行公文处理实施细则（xx银200176号）和xx市商业银行公文处理实施细则补充规定（xx银200239号）同时废止。附件：1.xx市商业银行公文格式样式。 2.xx市商业银行各支行、部（室）可用文号表3.xx市商业银行公文主题词表1附件1：xx银200 号关于 的通知： 。附件：1. 2. （xx市商业银行公章） 二00 年 月 日 主题词： 抄送：、。 签发人： xx市商业银行印发 年月日共印（）份xx银办200 号关于 的通知： 。附件：1. 2.

24、 （xx市商业银行办公室公章） 二00 年 月 日 主题词： 抄送：、。 签发人： xx市商业银行印发 年月日共印（）份 200 关于 的通知 ： 。附件：1. 2. （xx市商业银行部门公章） 二00 年 月 日抄 报： 4xx市商业银行会议纪要200 号xx市商业银行办公室 二00 年 月 日 ： 。 分送： xx市商业银行抄 告 单xx银抄告200第号 签发人：抄告部门时间发单部门办公室抄告内容。 二00年月日抄 送： 备注附件2：xx市商业银行各支行、部（室）可用文号表部 门可 用 文 号办公室xx银办200 号人事保卫部xx银人200 号综合计划部xx银计200 号信贷管理部xx银信

25、200 号会计出纳部xx银会200 号个私业务部xx银个200 号国际业务部xx银国200 号特殊资产管理部xx银特200 号科技部xx银技200 号稽核监察部xx银稽200 号基建办xx银基200 号城东支行xx银东200 号城南支行xx银南200 号城西支行xx银西200 号城北支行xx银北200 号城中支行xx银中200 号开发区支行xx银开200 号袍江支行xx银袍200 号新建支行xx银新200 号皋埠支行xx银皋200 号业务部xx银业200 号轻纺城支行xx银轻200 号上虞支行xx银上200 号诸暨支行xx银诸200 号嵊州支行xx银嵊200 号新昌支行xx银新昌200 号附件

26、3：xx市商业银行主题词表一、类别词经营管理计划财务存款业务贷款业务中间业务 表外业务国际业务会计结算 风险管理 内控监管 人事教育 纪检监察科技工作党建工作 综合文秘 行政事务 共青团 工会二、类属词 （一）经营管理 发展规划 风险监管业务核准 管理办法 操作规程 违规经营市场营销市场开发 企业精神 经营理念 企业文化 企业形象行为规范视觉标识 许可证 考评 机构 分类 指导 核准设立 更名 升格 年检品牌（二）计划财务实收资本 营运资金 同业往来 统筹基金 信贷基金 资金清算固定资产 资本金 备付金 再贴现 准备金 计划 财务费用 成本 利润 亏损 损益 资产 负债 比例 限额 规模资金

27、现金 融资 借款 拆借头寸 贴现 利率 统计 国债回购 基建（三）存款业务 通存通兑 存款储蓄存单挂失（四）贷款业务 信用等级 评估 贷款信贷授信信用担保抵押质押 （五）中间业务 证券保管 理财产品 透支止付 保管箱 银行卡 信用卡 兰花卡国际卡 借记卡 贷记卡 委托 代理 租赁 咨询 发卡 投资 基金 债券 （六）表外业务 备用信用证 银行承兑汇票 或有资产 或有负债 信用额度外汇担保（七）国际业务 国际结算 外汇交易 补偿贸易 代理行 外汇 汇率 结汇 售汇外币 外债 外资 进口 出口（八）会计结算待处理财产 增收节支 扭亏增盈 帐户印鉴 库存现金 联行汇差手续费 信用证 柜员制 决算 利

28、息 贴息 会计 科目 核算凭证 票据 出纳 结算 支付 汇票 本票 支票汇兑扣划 冻结 投标 招标购置（九） 风险管理 资产保全 资产质量 不良贷款 以资抵债 兼并 拍卖 破产清算 债权 债务 清偿 核销 （十）内控监管 规避授权 离任稽核 稽核复议 安全保卫 转授权 反假钞授权 越权 稽核 稽察 审计内审 消防 （十一）人事教育 思想政治工作 银行业协会 后备干部 劳动纪律 下岗分流 对外宣传先进事迹 表彰先进 创建活动 职业道德 资格外事因公出国社会保障 养老保险 医疗保险 持证上岗资格考核 劳动模范金融卫士 技术能手 劳动竞赛 住房基金 人事 干部 录用调配 任免 交流 职务聘任 招聘解

29、聘 挂职 安置 行员编制 劳动 宣传 辞退 工资 奖金 津贴 福利 补贴 工龄待遇 职称 评定 培训 教育 学生 考试 招生 毕业 学历学位 学习 员工（十二）纪检监察 收入申报纪律处分党纪处分 行政处分 经济案件 纪检违纪党风 党纪 廉政监察举报 失职 渎职 立案 结案 （十三）科技工作 办公自动化 网上银行电子商务自助银行电子信箱电子设备电子汇兑 电子化 计算机开发网络应用运行科技 （十四）党建工作 作风建设班子建设民主评议民主生活 党的建设 思想建设组织建设 党务 党员 党课 党费 党校 组织 党委 纪委支部 （十五）综合文秘 征求意见稿 新闻发布会 经济交流会 广告表彰会 督促检查情况

30、通报 调查报告 调查研究 人大建议 政协提案 庆祝活动重大事件 档案利用档案检查 档案安全 档案销毁 群众来信群众来访 接待来访 处理结果 行长会议 工作会议 专业会议领导活动领导小组领导讲话领导分工公务活动 会议文件现场会 座谈会 报告会 协议书 公开信 大事记 主题词年鉴 聘书 证书档案 信访 会议 会务 发行 征订 机要保密 密码 印章 文秘 公文 信息简报 守则 方案 汇报条例 规章 规定 办法 规则 细则 准则 意见 章程 总结讲话 发言 答复行史 年报（十六）行政事务 集中采购 行政后勤物业车辆 （十七）共青团青年文明号 共青团 团员青年团费团委（十八）工会 女工委员会 选举妇女 职代会 妇代会 工会三、文种词 会议纪要 决定公告 通告通知通报意见请示报告批复 函