房地产公司内部信息与沟通制度模版.docx

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1、内部信息与沟通制度第一章总则第一条 为促进公司内部运营和管理信息在内部各管理层级之间的有效沟通和充分利用，特制定本制度。第二条 适用范围：本制度适用于机关本部各职能部门之间的信息沟通与利用，以及与外部关联方的沟通。第三条 释义与分类（一） 信息公司在经营和管理活动中，为保持正常运行所产生的或根据管理需要整合的各类信息，包括但不限于：(1) 专业性信息：a) 战略规划文件，如：战略规划文件、市场情报；b) 投资、收购兼并文件，如可行性分析报告、调研报告、立项报告；c) 年度经营信息，如经营月报；d) 管理体系及运行信息，如规章制度、重大事项通报；e) 人事信息，如人力资源结构分析报告；(2) 整

2、合性信息：a) 董事会工作报告b) 总裁（总经理）工作报告c) 各类出版物、资料汇编等（二） 信息沟通形式公司内部沟通的形式分正式沟通和非正式沟通。(1) 正式沟通是指通过正式的组织程序和组织所规定的正式渠道和载体进行的沟通，如总经理办公会、部门间沟通例会、部门例会、项目会议等，是沟通的主要形式；(2) 非正式沟通是指在上述正式沟通渠道以外进行的信息传递和交流，如公司高层到基层的随机走访、公司高层与员工在非正式场合的交流、公司组织的各类休闲运动类活动以及员工自发性的群体活动等等，是对正式沟通的有机补充。（三） 内部正式沟通渠道内部的正式沟通渠道主要有：(1) 通过公司电子邮箱系统发送的，并有明

3、确署名的电子邮件；(2) 公司建立的公共性IT 平台，包括门户网站、应用系统等；(3) 有明确召集人（含公司或部门）的会议，包括董事会会议、总经理办公会、职工代表大会、部门例会等；(4) 有明确署名或印章的，且通过既定程序发布的各类纸质文件；（四） 信息载体信息载体包括但不限于通用性文书（报告、简报、批复、通知、公告、会议文件及纪要、计划及总结、程序文件、制度等）、专用文书（可行性报告、调研报告、帐簿、合同、设计图、专利证等）、图片、录音、视频及报刊等。第四条 管理原则1 真实原则：所有信息应首先保证真实可靠，严禁制造、发布虚假信息；2 保密原则：所有信息均应设置接收范围，密级，并通过可靠渠道

4、传达到指定接收范围，并明确规定各管理层级对信息的的职责权限；3 及时原则：信息应反映最新近况，信息传递应及时，处理应及时。第二章 管理组织/职责第五条 信息沟通归口管理部门集团、板块、成员公司需指定本组织的信息沟通归口管理部门。集团总裁办公室为集团内部信息沟通的归口管理部门。各层级职能部门在总裁办公室的指导与监督下，对各分类信息进行专业化管理。信息沟通归口管理部门的职责为：(1) 负责信息沟通管理制度的起草，并协调各职能部门对特定信息起草专项的管理办法，如财务年报、月度业务经营分析等；(2) 在公司授权文件的指导下，组织对信息权力分配的策划与具体落实；(3) 负责公共信息平台信息化建设需求的提

5、出、调研、策划、审核、宣传等工作；(4) 负责公司内部公文、与例会等相关信息沟通工作的管理。第六条 信息化管理部门(1) 根据工作需要，在信息归口管理部门或业务管理部门的要求与授权下，负责信息应用系统的建设与日常维护；(2) 在信息归口管理部门或业务管理部门的要求与授权下，负责系统数据的导入与导出。第七条 对外信息发布部门(1) 董事会秘书办公室在证监会等外部监管机构的监管下，根据公司董事会等的授权，负责集团相关治理信息的管理与发布。(2) 公共事务部门根据总裁（总经理）的授权，负责对政府、协会等外部关联方相关信息的管理与发布。(3) 总裁（总经理）办公室或指定部门根据总裁（总经理）的授权，向

6、社会发布相关信息。第八条 审计部门根据总裁（总经理）的授权，负责对集团对外发布的报告（财务报告、审计报告等）、文件进行审计。第九条 各部门(1) 负责本部门所辖职能的内部报告程序制订、会议体系建设等；(2) 负责本部门信息的管理、保密与应用。第三章 基本管理要求第十条 内部汇报（自下而上）(1) 集团、产业板块、企业应根据发展战略、风险控制和业绩考核要求，在内部权限分配的基础上，建立不同层级的内部汇报体系，自下而上汇报工作。(2) 内部报告（此指书面报告，下同）主要包括：a) 与对外合同相关的内部报告，如有关对外投资合同、担保合同、销售合同、采购合同以及管理类合同签订过程中系列报告等；b) 管

7、理类报告，如股东会、董事会会议纪要、内部职能部门重大调整、人力资源情况、定期财务报表、项目进度报告等；c) 研究调查类，既包括对外市场、客户等进行调查形成的报告，对有关产品进行研究开发形成的报告，也包括对内部生产过程中出现异常进行调查、分析形成的报告；d) 完成经营计划情况类报告，包括各生产单位完成工时定额统计报表、月度经营分析等。(3) 内部报告要求a) 各部门应主动建立内部报告文件，主动上报职责内的工作情况；b) 内部报告应简洁明了、通俗易懂、传递及时，便于企业各管理层级和全体员工掌握相关信息；c) 各职能部门应在充分考虑内部报告信息使用者得的需求后，建立统一的系统的内部报告指标体系，其中

8、明确信息的提供者、信息的使用者、信息的内容及提供频率、提交的时限，审核权限与流程，明确内部信息传递的时间、空间、节点和流程，实现内部报告管理的职责分离、授权接触、监督和检查，以确保内部报告能被充分利用，能为管理层进行管理与决策提供充足的依据；d) 各报告编制部门应制订内部报告编制程序，并严格执行。对内部报告的流转应做好记录，对于未按照流转制度进行操作的事件，应当调查原因，并做相应处理；e) 各层级管理人员应当充分利用内部报告管理和指导企业的生产经营活动，及时反映全面预算执行情况，协调企业内部相关部门和各单位的运营进度，严格绩效考核和责任追究确保企业实现发展目标；f) 内部报告应体现风险提示及应

9、对措施，同时建议公司对涉及突出问题和重大风险的启动应急预案形成有效机制，以应对突发事件及重大风险。各层级应有效利用内部报告进行风险评估，准确识别和系统分析企业生产经营活动中的内外部风险，确定风险应对策略，实现对风险的有效控制；g) 建立内部报告指标体系的评估及调整流程，重点关注内部报告的及时性、安全性和有效性，在公司外部环境及业务发生变化时，根据评估的结果，对内部报告指标体系进行调整，其中包括内部报告的种类，频率，主要内容，报送途径及报送人员等；h) 建立内部报告保管制度，指定专人按类别保管相应的内部报告，并对不同类别的报告采用不同的保管年限及保管方式，规范其借阅的程序；i) 例行性报告包括但

10、不限于：董事会报告、监事会报告、总裁（总经理）工作报告、业务经营管理分析报告、财务报告、市场分析报告等；j) 各职能部门、委员会等组织机构应建立应急管理机制，确保各项工作的有序开展；k) 集团、产业板块、企业应分别建立签报管理制度与重大事项报告与处理制度，保障各层级对非例行性工作及突发事件的快速、正确处理；(4) 会议管理a) 除书面报告外，可利用会议形式汇报工作；b) 集团、产业板块、企业应建立总裁/总经理月度办公会或例行的专题会议，了解经营管理状况，研究应对措施，部署工作任务。在月度例会的基础上，可建立更为完善的例会体系；c) 应建立例会管理制度，对例会的议题、议程、议事规则、文件准备、任

11、务督办等进行详尽的规定，确保例会的时效性与有效性；第十一条 内部指令下达（自上而下）(1) 基于内部控制的需要，集团自上而下应主动提出信息需求，督促信息反馈；(2) 对于下级提出的请示，必须进行回复；(3) 对内部报告、会议等的批复应即时传达到相应人员；(4) 内部管理的指令必须通过内部正式沟通渠道下达，且必须经过审批程序；(5) 内部指令内容必须考虑到不同业务的特性及执行力等因素，保障指令正确，能有效贯彻执行；1 内部横向沟通(1) 在信息受控的基础上，为了促进信息的有效利用，应提高横向部门之间信息的沟通，避免人为因素的信息截流、停滞等；(2) 横向信息的协调应由信息沟通归口管理部门在总裁（

12、总经理）的授权下进行；2 对外收发文(1) 外部关联方要求公司提供相关信息时，应视情况满足或拒绝其需求；(2) 对外发文必须经过既定程序审批后才能发布；(3) 接受外部发来的文件后要进行真伪辨别，进行分类管理并呈报相应部门处理；3 信息权力(1) 信息权力由公司的授权文件决定，信息审核权与审批权与授权文件中的审核权与审批权一一对应；(2) 信息权力的管理由公司授权归口管理部门负责，IT 建设与维护部门负责在相应的信息管理系统中予以落实；(3) 知情权的授予a) 根据职责文件及授权文件，公司须赋予不同的岗位/职位相应的知情权；b) 知情权由各个部门主动申报，由信息归口管理部门汇总后报总裁（总经理

13、）审批执行；c) 在日常工作中，若需要必要的信息，可向信息拥有部门提出申请，信息归口管理部门进行协调；(4) 信息权力可在信息系统中予以固化，在日常沟通中予以体现。第四章 信息管理流程第十二条 信息收集与加工(1) 各公司、部门、岗位/职位都是信息的直接责任者，应积极、主动承担本职责内一手信息的记载、梳理及输出的职责；(2) 一手信息无法满足经营管理的需要时，应对信息进行综合处理，形成专业性较强或目标性较强的信息；(3) 应根据信息传递的目的、效率等因素选择信息的载体；(4) 信息加工者对信息的真实性、及时性、合法合规性承担主要责任。第十三条 信息审核与发布(1) 凡代表公司或部门的信息应按照

14、授权文件所规定的流程，通过流程审批后在指定范围内发布。任何个人不得越权审核或发布信息。(2) 集团领导对下属企业的工作沟通，均按照集团内部程序通过正式沟通渠道进行。集团内各企业接到任何非正常渠道以及违反公司正常工作程序的要求，对公司可能造成直接经济损失的，均可直接回绝。(3) 凡对某信息存在疑问时，除直接询问信息发布单位外，可向总裁办公室（或总经理办公室）进行证实。(4) 各级信息审核者应在所授权范围内，对信息进行专业性审核，并承担审核责任。信息决策者应对其决策结果承担责任。第十四条 信息接收与利用(1) 信息接受部门应充分利用各类信息，运用到战略决策、日常运营中，实现公司价值的提升。必要时，

15、应进行信息回复。(2) 集团、产业板块、企业应重视与加强反舞弊机制建设，通过设立员工信箱、投诉热线等方式，鼓励员工及企业利益相关方举报和投诉企业内部的违法违规、舞弊和其他有损企业形象的行为。第十五条 信息化建设与管理(3) 信息化建设应由需求推动，在信息归口管理部门的指导下，由信息建设部门承担具体项目的建设。(4) 集团公共信息平台应按照集团统一管控，板块、企业分层管理的管理原则进行，满足集团内部办公协同、内部沟通、知识共享、信息展示与电子化档案留存。(5) 网络社区管理集团内部建立或管理的网络社区，如论坛、BBS、微博等，应建立监管机制，在有效保障员工言论自由、建立与维护良好的互动渠道的同时，严禁违法违规信息的发布与传播。第十六条 信息档案管理(1) 公司内部应建立完善的档案管理制度，实行档案专项管理。第五章附则第十七条 补充规定1 可对重大的内部报告（如财务报告、审计报告等）、信息沟通渠道、信息载体等的管理进行细化，形成管理办法或细则。2 各产业板块、企业可对本制度进行细化，形成与符合本组织经营管理相适应的制度规范。第十八条 关联制度1 集团授权管理办法2 集团公文管理规定3 集团公司档案管理制度第十九条 本制度由集团制度体系管理部门总裁办公室负责解释、修订，自发布之日起试行，试行期为1年。