产权交易中心档案管理制度(试行)模版.docx

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1、产权交易中心档案管理制度（试行）第一章 总 则第一条 为了切实加强档案管理，进一步规范档案管理工作，确保档案的安全及有效地利用，根据中华人民共和国档案法和档案法实施办法规定，结合公司实际，制定本制度。第二条 档案是指公司在经营、管理等各项活动中直接形成的、办理完毕、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条 档案管理工作由办公室集中统一管理。第二章 档案归档第四条 归档范围：（一）公司在管理、党务、行政、工会、共青团等活动中形成的文字形式的文件材料。一般分为收文和发文两类。（二）财务部门在会计、出纳等活动中所形成的财务凭证、账簿、报表等资料。（三）公司各业务部门从事业务活动所形

2、成的各类项目资料、合同、证书、会员档案、函件等相关资料。第五条 归档要求：（一）部门或个人对应当立卷归档的材料，不得据为己有或者拒绝归档。（二）归档的文件材料要完整、系统、真实、准确。（三）已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。（四）文件归档时，必须保持文件之间的有机联系。如：文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等要统一装订在一起，不得分散。（五）按不同价值，对归档材料要进行科学分类、编目和编号，并以“件”或“卷”为单位进行装订（永久、长期保管的要按档案管理部门指定标准的装订，包括棉线、不锈钢钉等，短期保管的装订材料不作统一要求）。（六）对重点和珍贵档案，必须采取有效

3、措施加以保护。（七）归档的文件材料必须字迹工整，用黑色的钢笔或签字笔书写。（八）文件材料的归档必须填好移交清单（一式两份，附件1），办理移交手续。第六条 归档时间：（一）本年度形成的文书档案和业务档案一般在第二年的67月份归档。由各部门将应当归档的文件材料收集齐全，填好移交清单移交给办公室。（二）会计档案由财务部门在每一会计年度结束后，指定专人保管一年，期满之后，将报表、账簿等按要求分类编制成册，移交给办公室。（三）凡是密级文件，则随时形成，随时归档。第七条 归档份数：各类文件材料的归档一般要求一式一份，重要的文件和利用频繁的文件材料可归档两份或两份以上。第八条 不用归档文件材料的范围：（一）

4、重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。（二）上级机关任免、奖惩非本公司工作人员的仅供参阅性文件。（三）上级机关发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。（四）未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件及一般性文件的历次修改稿、校对稿。第三章 档案保管第九条 办公室接收档案应认真验收，分门别类排列存放，如发现不符合归档制度要求的，应要求有关人员按规定整理，移交时要办理交接手续。第十条 档案管理人员应当严格遵守保密制度，遵纪守法、忠于职守，不得向无关人员泄露档案的内容，要努力维护公司档案的完整与安全。第十一条 档案管理人员应定期进行档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账物相符。第十二条 档案入柜

5、前，须严格检查。档案柜应设放防霉、防虫药剂。第十三条 档案管理人员应妥善保管档案室的钥匙。档案的接收、移出、外借必须履行登记手续。借出档案应在规定时间内催促归还。第四章 档案统计第十四条 建立档案入库移交清单、交接制度，对每次入库的档案应及时办理核对、清点移交手续，无论其数量多少，均应进行登记。第十五条 掌握已存档案的分类、数量、保管期限的实际情况，做到准确及时并按规定向有关部门报送。第五章 档案借阅第十六条 公司员工因工作需要可借阅、使用公司档案。档案一般不外借，特殊情况需要外借时，应经业务部门分管领导和办公室分管领导批准，并限期归还。第十七条 借阅档案，应填写借阅表（附件2），必须经部门领

6、导及办公室领导批准。第十八条 借阅人员对所借档案负保管、保密义务，不得遗失、泄密，不得擅自转借他人。禁止涂改、变更档案，归还时应保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。第十九条 借出和归还档案时，档案管理人员应办理清点手续。如发现有丢失或损坏现象，应立即追查原因，报告有关领导。第二十条 借阅密级档案，必须经董事长批准，且借阅时间不得超过一个工作日。第二十一条 公司人员调离的，在归还档案文件后方可办理调离手续。第六章 档案保密第二十二条 公司各类档案分为普通和密级两种：普通档案不含有保密内容；密级档案均要求保密，分为绝密、机密、秘密三种。第二十三条 公司内部的重要公文、涉及商业秘密的业务合同

7、、各类项目资料、以及各种财务资料等都应列入密级档案范围。第二十四条 档案室由办公室指定专人管理，其他人未征得同意，不得随意进入。第二十五条 对密级档案的借阅、复印、销毁要做好登记，严格执行相关程序，尤其注意确保其安全和完整。第二十六条 对不遵守本制度，导致泄密或造成损失的，责任人应当负相应的法律责任。第七章 档案的保管期限与销毁第二十七条 档案的保管期限依据下列原则（详见附件3）：（一）对公司有长远利用价值，能反映公司的职能或历史面貌的档案要永久保存。 （二）凡是一定时期内有利用价值或保管必要的，应按该时期划分长期（30年）或短期（10年）保存。 （三）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期

8、限一律从长。（四）会计档案保管期限参照公司财务管理暂行办法（*产权20082号）。第二十八条 超出保管期限范围并通过鉴定将要销毁的档案须列出清单，说明理由，报董事长审批。禁止擅自销毁档案。第二十九条 档案销毁时，应制作销毁清单（附件4），由档案管理员和专派的监销人员进行销毁。档案销毁完毕，销毁清单应有批准人、监销人、执行人的联合签名，在相应的案卷目录上注明“已销毁”字样和销毁日期。销毁清单作为永久资料保存。第八章 附 则第三十条 本制度由办公室负责解释，自发布之日起实施。附件：1. 文件移交清单2. 借阅登记表3. 档案保管期限表4. 档案销毁清单附件1-1：文 件 移 交 清 单 件号责任者

9、文号题名日期页数备注 移交部门： 部门领导： 主管领导：移交人： 接收人：附件 1-2 ： 产权交易项目资料移交清单（目录） 序号题名文号日期页数备注（一）转让方（以下登记其提供的资料）： （二）标的企业（以下登记其提供的资料）：（三）受让方（以下登记其提供的资料）： （四）*产权交易中心文件：（五）会员出具的文件：（六）其它资料：移交部门： 部门领导（日期）： 主管领导（日期）： 移交人（日期）： 接收人（日期）： 附件 1-3 ：合同移交清单责任者签订日期合同编号 合同内容应付金额（元）份数备注移交部门： 部门领导:主管领导: 移交人： 接收人：附件2 ：*产权公司档案借阅登记表借阅日期文

10、件题名卷号原件复印件(份数)部门借用人归还日期批准人备 注附件3：档案保管期限表一、综合文书1.党支部、团委、工会的总结、报告及其会议记永久2.董事会及公司领导班子办公会议记录、纪要、决议永久3.党团工会等统计年报、名册、登记表永久4.职工代表大会材料.永久5.上级单位对公司先进集体、先进工作者、劳动模范的表彰材 料.永久6.党团组织介绍信、存根.30年7.公司规章制度、规定永久8.公司领导人任免材料.永久9.公司颁发的各种行政管理文件的底稿、正本.30年10.公司组织沿革、大事记、年鉴及反映公司活动的材料.永久11.公司及其内部职能部门活动形成的年度以上的工作计划、 总结、工作报告(底稿、正

11、本)永久12.公司员工年度工作总结（计划）10年13.公司编印的各种刊物的定稿和印本30年14.有关公司申报省级以上项目的相关材料.永久15.公司领导出席重要活动的材料 .永久 一般活动的材料.30年16.公司建立、名称变化、印章启用及各部门设置、撤并、董 事会成员变化.永久17. 公司各部门负责人任免、聘用、定级、确定工资及职称评 定等材料.30年18.公司干部职工名册.永久19.公司参加外事活动材料 .永久20.公司职工教育、培训等材料.30年21.公司后勤福利、医疗卫生等材料.10年22.公司关于产权交易项目的材料.永久23.公司关于其他业务项目的材料30年24.上级领导视察本单位工作时

12、的重要指示、题词等材料.永久25.上级单位颁发的属于公司主管业务并要执行的一般文件材 料.30年26.上级单位召开的重要会议的主要文件材料 .永久27.上级单位颁发的非本单位主管业务的普发性文件10年28.下级单位报送的年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告等.30年29.公司财产、物资、档案等交接凭证30年30.公司干部职工奖惩材料及治安保卫工作材料30年31.公司与有关单位签订的各种合同、协议书等30年32.公司形成的一般性事务文件10年33.档案销毁清册永久二、会计档案1.会计凭证.15年2.会计账簿.15年3.年度财务报告 永久4.会计移交清册 .15年5.会计档案保管清册

13、 永久6.会计档案销毁清册 永久7.其他财务资料.5年三、科技档案（一）基建档案公司基建工程项目的投资计划、设计、施工、竣工及维护、扩建等方面的文字材料和图纸等材料.30年（二）设备档案1. 生产设备公司购进生产设备仪器的购买合同、协议、发票复印件与全套随机文件等材料.30年2. 办公设备主要指用于办公的设备配置，如复印机、电脑、空调、电视等，其主要资料为随机文件（如说明书、保修卡等）10年3. 其它主要有车辆等设备档案 .10年四、特种载体档案（一）声像档案1. 照片.永久2. 录音、录像带.永久3. 光盘、软盘/永久（二）实物档案1. 各种证书证件，包括荣誉证书、房产证、土地证、法人代 码证等房产证、土地证等永久2. 锦旗、奖状、奖杯.30年3. 各类字画、印章等.30年 附件4：档案销毁清单序号案卷或文件题名年份目录号卷号或文号原期限销毁原因备注批准人： 销毁人： 监销人： 销毁日期： 年 月 日