投资银行业务档案管理办法模版.docx

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1、投资银行业务档案管理办法第一章 总则第一条 为规范投资银行业务档案管理，确保投资银行业务档案齐全完整和有效利用，根据档案工作管理规定（x办发2009873号）以及投资银行业务有关制度办法，结合实际工作情况制定本办法。第二条 投资银行业务档案是指我行在开展投资银行业务过程中形成的用以记录业务全过程的文件材料。本办法所称的投资银行业务是指我行开展的重组并购业务、股权融资业务、高端财务顾问、投融资顾问、常年财务顾问、资信调查业务。第三条 投资银行业务档案是我行综合档案管理体系的重要组成部分，在维护我行合法权益、防范业务风险、保障投资银行业务安全稳健运营等方面具有重要支持与保障作用。第四条 投资银行业

2、务档案按“谁主办、谁管理”的原则，由业务主办机构办公室综合档案管理部门集中统一管理。第五条 本办法适用于银行境内各级分支机构。第二章 部门职责第六条 各级行投资银行业务部门（或承担投资银行业务的职能部门，下同）负责投资银行业务档案的收集、整理、移交以及移交前的日常管理工作，并对档案资料的真实、完整、有效、保密负责。投资银行业务部门应指定专人负责投资银行业务档案的审核、业务培训和日常管理等工作。投资银行业务经办人员岗位变动时，应做好档案交接工作方可离岗。第七条 各级行办公室综合档案管理部门负责投资银行业务档案移交后的整理、保管和提供利用等工作，并对移交后档案的安全、保密等负责。第三章 归档范围第

3、八条 重组并购业务归档范围包括但不限于以下内容：业务委托书、业务审批文件、正式协议文本、尽职调查报告、股权并购交易风险评估报告（仅限并购贷款项目）、项目建议书、财务顾问服务方案、行内法律事务部门法审意见（如未对总行格式化文本修改则无需）、收费凭证、发票、服务记录、客户提供的原始资料等文件材料。第九条 股权融资业务归档范围包括但不限于以下内容：（一） PE私募股权主理银行业务：业务审批文件（办理批复）、尽职调查报告、基金集合投资工具投资及退出相关协议、合伙集合投资工具设立协议（如：有限合伙协议、信托计划、券商资管计划、公募基金特定资产管理计划等）（合伙制基金）或集合资金信托合同（信托制基金）、基

4、金集合投资工具其他相关协议、基金募集说明书、股权投资基金私募股权主理银行暨财务顾问协议、行内法律事务部门出具的法审意见、外部法律机构出具的法律意见书、存续期投后管理定期报告、集合投资工具存续期信息披露报告、收费凭证、发票、服务记录等文件材料。（二） 企业上市顾问、股权私募顾问、直接投资顾问、可认股安排权财务顾问业务：业务审批文件、拟签署的上市/股权私募 /直接投资/可认股安排权顾问协议、行内法律事务部门法审意见（如未对总行格式化文本修改则无需）、信息备忘录（或服务报告）、收费凭证、发票、服务记录等文件材料。第十条 高端财务顾问业务归档范围包括但不限于以下内容：业务委托书、业务审批文件、正式协议

5、文本、项目工作计划、顾问方案、收费凭证、发票、服务记录及客户反馈等文件材料。第十一条 投融资顾问业务归档范围包括但不限于以下内容：业务委托书、业务审批文件、正式协议文本、服务方案/服务建议书、收费凭证、发票、服务记录等文件材料。第十二条 常年财务顾问业务归档范围包括但不限于以下内容：业务委托书、业务审批文件、正式协议文本、收费凭证、发票、服务记录等文件材料。第十三条 资信调查业务归档范围包括但不限于以下内容：业务委托书、业务审批文件、正式协议文本、被调查人意见函、资信调查报告、内部合作信息备忘录、内部调查证明材料、收费凭证、发票等文件材料。第十四条 上述归档范围的文件资料并非必备内容，应以具体

6、业务办理情况为准。文件资料均应为原件。其中原件已提交客户的收费凭证、发票、服务方案/服务建议书，非我行签署的基金投资及退出相关协议、合伙协议、集合资金信托合同及其他协议等文件资料可为复印件。第四章 收集和整理第十五条 项目（服务）收费后6个月内，业务经办人员应将档案资料收集齐全，定期移交给本部门指定综合人员进行整理立卷。对于跨年度以及分多个年度收费的项目（服务），应在第一笔费用收取后6个月内整理立卷，之后年度收费形成的收费凭证、发票、服务记录等档案资料应在整理好后插入第一笔案卷中。第十六条 投资银行业务档案要按照以下方法进行整理：（一） 组卷。投资银行业务档案按照“项目”组卷，一个项目形成的档

7、案资料根据数量的多少组成一卷或数卷。卷内文件排放顺序为：业务委托书、业务审批文件、合同（协议）、服务方案、服务报告、收费凭证、发票、服务记录表等。并编制卷内文件目录和案卷封皮（格式见附件一、二）（二） 编制档号。投资银行业务档案档号编制规则为“TH年度项目顺序号”。“TH”为投资银行业务的字母简称；“年度”用四位阿拉伯数字表示，如果是分多个年度收费的项目（服务），年度填写第一笔收费发生的年度；“项目顺序号”表示同一年度下的项目顺序号，用阿拉伯数字表示。例如：“THx1”表示投资银行业务在x年形成的第1个项目档案资料。（三） 编制页码。在每页的右下角（双面有字的，反面的页码写在左下角）编写流水页

8、码。（四） 装订。投资银行业务档案订成固定卷，在每卷的左侧装订，装订前应去除文件上多余的装订物和附着物。（五） 档案盒著录。投资银行业务档案整理好后，要按照档号顺序装盒，并标注档案盒封面和脊背（格式见附件三、四）。第五章 移交与归档第十七条 档案整理完毕后，由投资银行业务部门指定人员审核无误后，向办公室综合档案管理部门移交档案，每年至少移交一次。移交前，投资银行业务部门应编制档案移交清单（纸质、电子各一份，格式详见附件五），纸质移交清单一式两份，经双方签字确认后，交接双方各执一份备查。第十八条 办公室综合档案管理部门接收投资银行业务档案时要认真核对，确保档案整理规范，移交目录与案卷内容、卷内文

9、件目录与卷内文件一致，审核无误后方可予以接收。对存在问题的应及时退回，并督促经办人员按要求整理，整理好后重新办理移交。第六章 保管和利用第十九条 办公室综合档案管理部门接收投资银行业务档案后，要按照“档号”顺序及时将档案上架排放，并依据移交清单编制投资银行业务档案总目录。第二十条 借阅投资银行业务档案应严格履行档案借阅审批手续：行内机构（部门）借阅投资银行业务档案，须经借阅机构（部门）负责人和档案保管行投资银行业务主管部门负责人签字同意。投资银行业务档案原则上不准外借，确因工作需要外借的，应严格履行档案外借手续：行内机构（部门）外借档案，须经借阅机构（部门）负责人、档案保管行投资银行业务部门负

10、责人、档案保管行负责人签字同意。行外单位借阅（外借）我行投资银行业务档案，由行内接待部门代为办理档案借阅（外借）手续。第二十一条 档案外借期间，借阅部门和人员要确保档案的安全，不得以任何方式改变档案的原有状态，严禁涂改、拆换、损毁和遗失档案。第二十二条 投资银行业务档案保管期限为从项目结束之日起保存10年。投资银行业务档案保管期满后，办公室综合档案管理部门按照档案鉴定销毁工作管理办法（x办发2009217号）有关规定组织鉴定销毁。第二十三条 对于未按照本办法履行职责造成投资银行业务档案损毁、遗失，或擅自销毁、对外提供档案内容，涂改、伪造投资银行业务档案的行为，按照我行员工违规行为处理相关规定追究相关人员的责任。第七章 附则第二十四条 投资银行业务形成的电子档案的管理按照我行有关电子档案的管理办法执行。