新三板上市之会议管理制度模版.doc

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1、xxxxxx有限公司会议管理制度（试行）第一章 总则第一条 为进一步加强xxxxxx有限公司（以下简称“公司”）会议管理，精简会议数量，规范会议秩序，严格控制费用，保证会议质量，提高工作效率，结合工作实际制订本办法。第二条 会议管理原则（一）精简节俭原则。从严控制会议数量，压缩会议时间，减少参会人数；能用电话、文件或其他方式解决的问题，不召开会议。（二）规范管理原则。组织召开会议必须严格执行会议管理程序，严格执行有关标准。第二章 会议分类第三条 会议根据重要程度可分为一类会议、二类会议、三类会议。（一）一类会议为公司董事长、总经理出席的综合性会议，包括董事会会议、总经理办公会议、年度工作会议、

2、月度工作例会；公司董事长、总经理出席的与各级政府或相关单位恰谈会等。（二）二类会议包括公司董事长、公司经营高管出席的专题会议、专业会议；公司高管参加的与各级政府或相关单位的恰谈会等。（三） 三类会议为公司各部门召开的各类会议。第三章 职责第四条 综合部是公司会议的归口管理部门。负责拟订一类、二类会议的会议方案；负责制定和申报一类、二类会议方案和经费；负责一类、二类会议通知及会务工作；负责会议记录、起草会议纪要、督办会议决定事项等。第五条 三类会议由部门主办，负责会议通知及会务工作；负责会议记录、起草会议纪要、督办会议决定事项。第四章 会议流程第六条 起草会议方案。一类、二类会议方案一般应包括会

3、议名称、会议任务、会议内容、会议议程、时间、地点、参会人员、筹备工作分工、经费预算等。第七条 会议方案的批准（一）一类会议方案由综合部拟订，经总经理审核，报董事长批准。（二）二类会议方案由综合部拟订，报总经理批准。（三）三类会议方案由部门自行审核。第八条 会议通知（一）主办部门负责根据审定的会议方案起草会议通知。会议通知一般应包括会议名称、时间、地点、参加人员、报到时间、会期和报名回执等内容。（二）一类、二类的会议通知，由综合部审核下发。（三）三类会议通知由主办部门自行审核。第五章 会议文件及会务工作第九条 会议文件（一）主办部门负责牵头起草会议文件。会议文件一般包括参会领导讲话稿、主持词、大

4、会交流材料、提交会议讨论的文件稿等印发文件。（二）各类会议的领导讲话稿、主持词，由综合部负责报公司总经理和出席会议的领导审批。提交会议讨论的文件稿、大会交流材料经综合部审核后，报总经理审批。（三）三类会议的文件由主办部门负责。（四）需讨论研究的有关会议文件应至少提前一天送参会人员。（六）会议纪要1各类会议都要写会议纪要，主办部门负责在会议结束 2个工作日内写出会议纪要。2一、二类会议纪要报请主持会议的领导审定后，下发相关部门和单位进行落实。三类会议纪要由主办部门自行审定下发执行。主办部门负责督促检查落实及意见反馈。3一、二类会议纪要由综合部负责立卷归档，三类会议纪要由主办部门负责保存。第十条

5、会务工作（一）会务工作包括会前准备、会间服务和会后会务。1会前准备工作为会议通知、会场布置、座次排列、制作会议证件和报名等；2会间服务为签到、入场、会议讲话或发言、会议记录、分组讨论、会议值班、会场秩序管理和后勤服务、宣传报道等；3会后会务为宣传报道、会务总结、会议纪要、会议结算、会议决议和决定事项的督办工作等。（二）一、二类会议由综合部牵头会务工作，其他有关部门予以配合。（三）原则上三类会议由主办部门自行负责会务工作。第六章 会议费用管理第十一条 综合部归口管理会议经费，按照规定严格加强会议经费的控制、管理和审核。经批准的会议费用出现超支，无正当理由的超支部分由主办部门自行承担；未经批准召开

6、的会议，财务部门一律不予报销会议经费。第十九条 会议费用内容包括：会议文件资料印制、会场布置、宣传、场租、住宿、用餐、车辆安排等。第十二条 会议原则上在公司召开，必须在外面召开的会议，严禁在风景旅游区召开，不得借会议之名旅游观光，不准安排超标准食宿和超规格娱乐活动，不得发放礼品。第十三条 严禁利用开会之机滥发补助、实物，严禁弄虚作假和冒领，严禁一切与会议无关的费用列入会议费开销，不得向下属单位转嫁会议费用。第十四条 会议费用报销，须履行签字手续，主办部门应将发票、会议审批表、会议签到表等资料送综合部审核、签字后报销。第十五条 本部员工在异地参加会议，所发生的会务费用须明确项目，持会议通知单，经

7、综合部审核后，交公司主管领导签字方可到财务报销。第十六条 加强会议经费管理。各类会议的费用必须控制都在会议预算。并且做到及时结算清理。第七章 会议方式、规模、地点、会期第十七条 公司内部会议一律在公司本部召开。第十八条 本公司召集的外界专业会议原则上在本部召开。谈判会议可根据实际情况到对方办公场所召开或外部场所召开。第十九条 原则上公司董事长、总经理不参加各类专业会议，公司领导不参加下属单位会议，部门参加同一会议不得超过2人。第二十条 从严控制会议天数。一类会议的会期一般不超过2天；二类会议的会期一般不超过1天；三类会议原则上半天，特殊情况不能超过1天。第二十一条 公司会议室由综合部部统一管理，各部门使用会议室，应向综合部申请，并注明需要事项。第八章 附 则第二十二条 本制度自下发之日施行。二0一二年八月附件：1会议（活动）计划申请表2会议费用预算表样表附件：会议（活动）计划申请表承办单位（盖章）：会议（活动）名称及有关依据一二拟举行的时间和地点会议议程（内容）拟邀请的市领导参加人员、人数经费来源申办单位主要领导签字市政府办公厅审核意见市委办公厅审核意见会议预算表会议名称会议时间会议地点会议主题主办单位预算费用会议室租金设备租金车辆租金餐饮费劳务费其他杂项总计主办单位经办人主办单位负责人财务部门负责人意见单位负责人意见8