物业管理有限公司合同管理办法.doc
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1、文件编号:XX-003 版本:xx版xx物业管理有限公司合同管理办法文件更新履历表版本文件名称文件编号管理归属部门文件管理岗位生效日期备注xx版合同管理办法XX-003成本合约部xx.12第一章 总则第一条 为规范xx物业管理有限公司合同管理,防控合同风险,维护合法权益,根据中华人民共和国合同法等有关法律、法规及集团公司和物业公司有关规章制度,结合物业公司实际,制定本办法。第二条 除非特别指出,本办法中“物业总公司”指“xx物业管理有限公司”,“所属各单位”指“xx物业公司所属各分公司及项目”。第三条 本办法适用于物业总公司及所属各单位的合同管理。第四条 本办法所称合同,是指物业总公司及所属各
2、单位与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系而订立的协议,包括合同书、具有法律约束力的其他各类法律文件(框架协议、备忘录、意向书、数据电文等)以及即时清结的口头协议。劳动人事合同适用物业公司其他有关管理制度的规定,其他管理制度未有规定的,参照适用本办法。第五条 物业公司合同管理遵循以下原则:(一) 谁主张、谁签订、谁管理、谁负责原则。总公司各部门及所属各单位在成本合约部的监督指导下,负责本部门、本单位发起的合同的签订和管理,总公司各部门负责对所属单位业务线合同进行指导、监督和检查的专项管理。(二) 分级管理原则。物业公司合同按物业总公司及分公司、项目部实行分级管理。(三)
3、授权管理原则。物业总公司及所属单位、承办人员应当按照规定权限订立合同,不得未经授权、超出授权以及越级订立合同。(四) 全过程管理原则。物业公司合同管理流程分为合同的准备、订立、履行、终止以及登记归档等,实行全过程管理。(五) 合同评审原则。合同订立前,应当对合同进行评审,评审分为业务审核、成本审核、财务审核和法律合规审核。(六) 先签合同后履行原则。物业公司合同应当先签订、后履行,控制和避免在合同履行过程中甚至在合同履行完毕后补签合同。第六条 物业公司合同分为重大合同、重要合同和一般合同,实行不同的合同评审流程,进行区别管理。重大合同,应当由总公司成本合约部、法律合规部和分公司(或项目)主管领
4、导、财务负责人、外聘法律事务机构或法律合规管理员全程参与,另有规定的除外。第七条 物业公司的重大合同,是指物业总公司或所属单位订立的下列合同:(一) 战略合作协议。(二) 股权投资、合资合营合同。(三) 资本运营合同。(四) 兼并重组合同。(五) 前期物业服务合同、物业服务合同。(六) 物业服务补差合同。(七) 项目物业前期服务协议。(八) 融资合同、担保合同。(九) 涉及专利权、商标权、著作权、商业秘密、企业名称等知识产权合作开发、委托开发、转让许可、服务咨询等合同。(十) 不动产买卖及处置合同。第八条 物业公司的重要合同,是指日常保安、保洁、绿化、电梯维护保养及合同估算价超过人民币30万元
5、(不含)以上的合同。第九条 物业公司的一般合同,是指除重大合同、重要合同以外的合同。第二章 合同管理机构和工作职责第十条 物业公司合同管理机构包括合同主管部门、合同专项管理部门和合同参与管理部门。物业总公司成本合约部是总公司合同主管部门;所属单位应当明确各自的合同主管部门,牵头负责合同管理。合同专项管理部门是指各部门,依据其部门职责分类负责本部门业务合同以及所属单位业务线合同的专项管理。合同参与管理部门包括业务关联部门、财务(审计)、党群(纪检)、法务部门等,依据其部门职责负责对合同的订立和履行参与管理。第十一条 物业总公司成本合约部作为总公司合同主管部门,主要职责包括:(一) 设计、建立和完
6、善合同管理体系,并组织实施和监督检查。(二) 明确所属单位、合同主管部门、合同专项管理部门和合同参与管理部门之间的合同管理职责。(三) 指导、监督、检查合同专项管理部门及所属单位的合同管理工作。(四) 设计、制订和规范合同管理流程。(五) 参与合同评审,提出审核意见。(六) 负责总公司和所属单位合同的备案管理。(七) 规范合同履行期间、终止后合同文件的归档。(八) 参与、指导专项管理部门合同的准备、订立、履行和终止全过程。(九) 全程参与重大合同尽职调查、订立、履行,另有规定的除外。(十) 由法律合规部颁发、补充和完善合同示范文本后,统一合同编号,推行合同标准化管理。(十一) 建立健全合同监督
7、检查机制。(十二) 建立合同统计、分析的台账管理机制。(十三) 协助合同信息化建设工作,并录入和维护相关的工作信息。(十四) 协助相关部门预防和惩治单位或个人利用合同进行违法、违纪活动。第十二条 物业总公司合同专项管理部门主要职责包括:(一) 负责办理本部门承办合同的尽职调查、可研分析、商务会谈、文本起草、报审报批、授权手续、用印签署等具体事务。(二) 组织招标、投标及签约活动。(三) 负责本部门承办合同的初审,所属单位业务线报送合同的专项审核。(四) 负责本部门承办合同、所属单位业务线合同的统计分析,编制合同台账、报表、报告,并每半年报成本合约部。(五) 组织实施本部门承办合同。(六) 与成
8、本合约部和有关职能部门保持联系,及时反映合同履行动态,加强合同异常履行的监控。(七) 负责本部门承办合同的登记保管,并根据公司档案管理规定移交存档。(八) 负责所属单位业务线合同专项管理的指导、监督和检查。(九) 制订业务合同范本,经法律合规部审核后实施应用。(十) 参与合同管理信息化建设,提供、输入全面、详实的合同信息数据。(十一) 负责合同纠纷的协商、处理,配合诉讼、仲裁案件处理和内部合同纠纷协调。第十三条 物业总公司合同参与管理部门主要职责包括:(一) 根据合同专项管理部门的统一安排,负责或参加合同项目论证、谈判。(二) 根据合同专项管理部门的要求,负责提出合同项目中相关专业的咨询意见,
9、提供专业技术支持。(三) 根据合同专项管理部门的要求,参加对方当事人的资信调查或尽职调查。(四) 负责对合同文本中涉及本部门业务职责范围内的相关内容进行审核会签。(五) 根据本部门职责参与对合同准备、订立、履行和终止全过程管理的监督、指导。(六) 负责对合同管理信息系统涉及本部门业务流程的操作、录入和维护管理。(七) 负责在合同的准备、订立、履行、终止及归档全过程管理中应由本部门负责或协作处理的其他工作。第十四条 物业总公司合同经办人是合同专项管理部门具体办理合同签订、履行、终止事务和手续的人员,主要职责包括:(一) 根据授权,依法进行合同的准备、订立、履行和终止等一系列或单项工作。(二) 提
10、请合同的报审报批和用印。(三) 对所订立的合同负有认真执行的责任,并及时报告合同履行情况。(四) 负责或参加对经办合同纠纷的和解、调解、诉讼及仲裁活动。(五) 保管好合同准备、订立、履行和终止全过程的合同及有关文件资料,及时向部门合同管理人员交接存档。第十五条 物业总公司合同专项管理部门应当明确专人负责本部门的合同管理,主要职责包括:(一) 负责配合部门领导在本部门贯彻执行合同管理制度,以及与合同有关的其他日常事务。(二) 统计、分析和报告合同专项管理情况,与成本合约部对接。(三) 督促本部门业务合同的初审工作,督促所属单位业务线报送合同的专项审核。(四) 负责本部门业务合同文件、资料的归档保
11、管工作。(五) 组织本部门业务合同示范文本的拟制。(六) 负责在合同管理信息系统中录入本部相关的工作信息。第十六条 物业公司所属单位应当参照物业总公司成本合约部、合同专项管理部门、合同参与管理部门的工作职责落实合同管理工作。第三章 合同分级管理第一节 物业公司合同管理第十七条 物业公司在总公司和所属各单位推动建立合同主管部门牵头管理、业务部门专项管理和相关部门参与管理的全面协调、条块结合、各司其责、动态跟踪的合同管理体系,规范总公司、所属单位的合同管理工作,加强监督检查,促进企业依法经营、依法决策、合规管理。第二节 所属单位合同管理第十八条 所属各单位应当贯彻落实物业公司合同管理体系建设要求,
12、积极完善本单位范围内合同管理体制机制,根据公司合同管理制度研究制订本单位合同管理制度并组织实施,指导、监督和检查本级分公司及项目部的合同管理工作。第十九条 取得工商营业执照的分公司,在营业执照核准的经营范围内,可以自己的名义订立合同。第二十条 所属单位经总公司授权委托以总公司名义订立合同时,受托单位应当首先在本级组织合同评审,然后将合同、授权委托书报送总公司进入审核审批流程。没有附送审核意见的,不予受理。第二十一条 所属单位经总公司授权委托执行合同时,其管理职责参照总公司合同专项管理部门相关职责确定。第二十二条 所属单位应当定期向总公司相关部门报告合同管理情况,并接受总公司的监督检查。分公司根
13、据自身实际情况,可直接负责本级直管项目部的合同管理。第二十三条 各所属单位应当明确本级单位订立合同的评审流程。第四章 合同分类管理第二十四条 物业总公司各业务部门依据本部门职责分别负责本部门承办合同的专项管理。第二十五条 物业总公司业务部门签订但委托所属单位负责执行的合同,由受托单位在总公司业务部门的指导监督下负责具体管理。第二十六条 所属单位应当结合自身具体情况,确定本单位各类合同的专项管理部门。第五章 合同授权管理第二十七条 所属单位需要以总公司名义对外订立合同的,必须经总公司明确授权后进行。被授权单位未经授权单位同意不得转授权。第二十八条 所属单位经总公司授权以总公司名义订立合同时,应当
14、同时向总公司作出合同规范管理和责任后果的承诺。第二十九条 对外订立合同,除物业公司法定代表人和所属单位负责人外,签约人应履行内部授权手续,取得授权委托书,方具备订立合同资格。第三十条 不得授权合同专项管理部门以部门或其他内设机构名义对外订立合同。第三十一条 不得授权合同经办人员以个人名义对外签署须由单位承担权利义务的合同。第三十二条 被授权单位、人员应当按照物业公司授权委托书法律审核办法(xx年)的规定办理对外订立合同的授权手续,并将授权委托书报送法律合规部门审核。第六章 合同管理流程第一节 合同准备第三十三条 合同专项管理部门应当在部门职责范围和权限内根据计划、预算或呈批件订立合同。第三十四
15、条 对拟订立的合同,合同专项管理部门应当合理选择合同相对人,并认真调查其主体资格、资质、资信情况及履约能力等,必要时可组织进行尽职调查。物业总公司制定的招投标管理等制度对选择合同相对人有其他规定的,合同专项管理部门应当执行。物业总公司已经建立相对人市场准入制度的,合同专项管理部门应当选取已获得准入资格的合同相对人。第三十五条 选择合作方评价低的当事人作为合同相对人的,要区别对待,审慎开展合作,对属于禁止合作对象的相对人,应当遵守物业总公司的规定。第三十六条 合同专项管理部门负责与合同相对人就合同的商务、技术条件与要求进行沟通、谈判直至达成一致,并负责向相对人提出全面、明确、具体的合同商务、技术
16、条件与要求,以及回应相对人提出的合同商务、技术条件与要求,争取对本公司有利的合同条款。第三十七条 考察、谈判、招投标等合同前期事宜,应当遵照物业公司招标投标管理办法(xx年)执行。第三十八条 对重大合同、重要合同以及较为复杂的一般合同,合同专项管理部门可组织成立由商务、技术、成本、法律等人员参加的工作小组,负责尽职调查、合同谈判等前期事宜。内部规章制度规定审计、纪检人员应当参与的,由审计、纪检人员参加合同工作小组。第三十九条 重大合同尽职调查范围一般包括相对人的主体资格、组织文件、经营业绩、财务状况,土地、房屋、知识产权等资产权属情况,重要交易合同和诉讼、担保等或有事项,环境保护、税务、劳动关
17、系状况等,并核实相对人提供资料的真实性。第四十条 重大合同谈判前,合同专项管理部门组织相关业务、财务、成本、法律等人员参加的工作小组拟定谈判方案,制定谈判策略,确定全面、明确、具体的合同商务、技术条件与要求,并组织谈判实施。第四十一条 对于内容比较简单的一般合同,合同专项管理部门可以不组织成立工作小组进行尽职调查和商务谈判,在合理资信调查基础上,直接进入合同订立评审阶段。第四十二条 合同谈判中,合同专项管理部门应当做好谈判记录,重大合同谈判应当形成各方有权人员签字或盖章的谈判备忘录、会议纪要。第四十三条 合同谈判涉及我方专有技术、商业秘密以及其他按规定应保密的事项的,合同专项管理部门在谈判前应
18、当要求相对人与我方订立保密协议。合同未能订立的,应当要求相对人返还我方相关涉密资料。我方相关人员在合同谈判过程中知悉相对人的专有技术和其他商业秘密时,做好保密工作,避免侵权。第四十四条 合同各方在合同准备过程中互致的信件、传真、电传、电子数据交换和电子邮件等资料,是确认各方权利义务的重要凭证,合同专项管理部门经办人应负责收集、整理、保管和保密。第二节 合同文本第四十五条 除即时清结业务外,合同一律采用书面形式。书面形式是指合同书、信函和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。第四十六条 订立合同时,合同专项管理部门一般按下列顺序选择使用合同文本:
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