会展活动的内容及活动流程策划执行方案.docx

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1、会展活动的内容及活动流程筹划执行方案一、会展筹划的内容会展筹划行为离不开市场，筹划者必需以市场为导向，利用各种宣传、广告手段，营造商业气氛，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起浩大的展会营销网络，进展广泛的市场推广和招展招商，最终令目标客户纷纷前来报名参与。在整个筹划活动中，以专业的展会效劳，赢得买家和卖家的支持与信任格外重要。以展览为例会展筹划原则上是应当使 80%以上的参展商都到达参展目的，使 70% 以上的参观商都到达参观效果为标准。会展筹划是一项综合性的工程，它所涉及的内容是多方面的， 一般说来，会展筹划的内容有会展的调查与分析、会展的决策与打算、会展的运作与实施、会展的效果评价

2、与测定等。1、会展的调查与分析会展的市场调查是选定会展工程的重要依据。它是会展筹划的根底，也是必不行少的第一步。一般状况下市场调查要依据本地、本区域的经济构造、产业构造、地理位置、交通状况和展会设施条件等特点，围绕市场进展调查。市场调查的主要内容包括会展环境的调查、10会展企业状况的调查、会展工程状况的调查、会展市场竞争状况的调查以及参观商、支持帮助单位等状况的调查。只有在充分了解市场潜力、市场限制以及市场动态等信息的根底上，才能有的放矢地进展筹划。2、会展的决策与打算作会展是一个决策的过程，应当把握肯定的决策策略。影响会展决策的要素有营销需要、市场条件、营销方式、内部条件等，会展的决策与打算

3、应从分析决策的要素入手，确定会展的根本目标、集体目标和治理目标，然后打算展会的战略安排、市场安排、方式安排等。3、会展的运作与实施会展的运作与实施是进展会展的中心环节，也是会展筹划的重心之所在。在这个阶段，会展筹划人员依据会展的打算与安排进展广告宣传工作、组织招展招商工作、会展设计工作以及会展相关活动筹划等具体安排会展的工作方案。会展宣传的主要方式包括媒体广告和户外广告等。媒体广告(包括专业媒体，如报纸、杂志、网站等;群众媒体，如电视、电台、主导性报纸等)，主办者可以围绕不同的会展特点和亮点来进展宣传除此之外，还可以通过闻公布会、行业研讨会等形式来传播展会信息。户外广告，则是利用人流量较大的公

4、共场所，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进展宣传。组织招展招商工作要求充分宣传、认真选择。在招展招商的预备阶段，需要建立潜在客户名单，设计并发放参展说明书，熟知参展中的学问产权问题等。展会工作筹划的步骤一般为：第一，按实际需要将工作分为招展招商组团、设计施工、展品运输、宣传联络、行政后勤、展台工作、后续工作等几大类;其次，在各大类之下具体列明具体事项;第三，弄清工作之间的关系;第四，要定期检查工作进度和质量，准时觉察并解决问题，以保证整体工作协调正常运作。4、会展的效果评价与测定打算、实施、评估，是现代经营治理的三个步骤。会展的效果评价与测定是全面验证会展筹划实施状况必不行少的工作

5、。当整个会展筹划、实施工作完毕后，会展人员应准时进展评估，阅历，查找问题，并写出评估测定工作总结，为以后会展工作预备可借鉴的历史参考文献，不断提高会展筹划的水平。会展评估工作一般可分为以下两个方面：一是对展会环境、对展会筹办工作及展会后台工作的评估，这一局部工作在展会完毕时完成;二是对展台工作及展会前台工作进展评估，这一局部比较简单， 先在展会完毕时针对展台工作进展评估然后在展会的后续工作过程中，跟踪评估。二、会展筹划的根本流程大型展会如世博会的筹划，不仅要考虑经济因素，还要考虑政治因素、社会文化因素等，因而，它的筹划有时国家的有关部长乃至元首都会参与。在我国，虽然展会市场化的进程在加快，但不

6、少的大型展览会还带有政府行为的颜色，因而，其决策规划状况更加简单。这里，参照国际展会的一般惯例，就一般展会的筹划流程进展概述。会展筹划的根本流程。1、成立筹划小组会展筹划工作需要集合各方面的人士进展集体决策，因此，首先要成立一个会展筹划小组，具体负责会展筹划工作。一般而言，会展筹划小组应由以下几种人组成。(1) 工程主管。一般由总经理、副总经理或业务部经理、创作总监、筹划部经理等人担当。在会展公司里，业务主管(贸易展会经理) 具有特别地位，他是沟通会展公司与展会效劳承包商、参展商的中介， 一方面，他代表会展公司与展会效劳承包商、参展商等洽谈业务 ;另一方面，他又代表展会效劳承包商、参展商等监视

7、会展公司一切活动的开展。(2) 筹划人员。一般由筹划部的正副主管和业务骨干来担当，主要负责编拟会展打算。(3) 文案撰写人员。特地负责撰写各种会展文案，包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务、会展业务协议文书、会展业务以及会展筹划案等。文案撰写人员应当能够准确地领悟筹划小组的集体意图，具有很强的文字表述力量。(4) 会展设计人员。特地负责进展各种类型视觉形象的设计。会展设计人员是筹划小组很重要的组成局部。由于在整个会展筹划过程中，诸如各种类型的广告设计、展现设计、展现空间设计等都需要设计人员的参与。设计人员必需具有很强的领悟力量和很强的将筹划意图转化为

8、文字、图画的力量。(5) 市场调查人员。能进展各种简单的市场行情调查，并能写出精辟的市场。(6) 媒体联络人员。要求生疏各种媒体的优势、劣势、刊播价格， 并且与媒体有良好的关系，能依据会展筹划的部署，进展媒体规划， 争取最正确的广告宣传效果。(7) 公关人员。能够为会展公司制造融洽、和谐的公众关系气氛， 获得各方面的支持帮助。同时能够从公关的角度供给建议。在会展筹划过程中，由工程主管负责，备方面人员需通力协作，协调全都，共同做好会展筹划工作。2、进展市场调查市场调查是以科学的方法，有系统、有打算、有组织地收集、调查、记录、整理、分析有关产品或劳务市场等信息，客观地测定与评价，觉察各种事实，用以

9、帮助解决有关营销的问题，并作为各种营销决策的依据。会展市场调查是会展筹划的根底。从传播学的角度来看，市场调查是会展筹划者为了了解市场信息，把握市场动态，进而确定会展目标和主题，编写会展筹划方案，选择会展策略，检查会展效果等所必需的调研工作。只有在系统地收集有关市场与相关背景的资料，并加以科学概括分析根底上确立的会展筹划，才能卓有成效地实现其总体目标。在执行市场调查时，不仅要考虑本区域的优势产业和主导产业，还要考虑重点进展中的行业、政府扶植的行业等。具体分析行业市场状况，要摸清市场的归属，即买方市场还是卖方市场等。主办者需要将市场调研的重点放在以下四个方面： (1)市场前景分析(如政策可行性、市

10、场规模及类型等); (2)同类展会的竞争力量分析;(3)本次展会的优势条件分析; (4)潜在客户需求调查。总之，在瞬息万变的市场中，假设没有科学的市场调研和推测做先导，会展的筹划、运作就很难到达预期的目的。3、打算会展策略作出会展打算是一个决策过程，应当有相应的程序。在一般状况下，会展决策应考虑营销需求、市场条件、营销方式、内部条件等因素。在充分地进展市场调研与推测之后，接下来，需要进展会展目标市场的定位与制定会展营销打算。以展览会为例，组织者在进展目标市场定位时需考虑以下因素。(1)展览会的类型。组织者首先要明确自己所主办的是什么类型的展览会，由于政府主办的展览会、公益性质的展览会和商贸展览

11、会在具体操作模式和策略的制定上有很大区分。(2) 产业标准。导致展览目标市场定位简单的缘由之一是一次展览会往往要涉及多个产业。如举办一次汽车展览会，组织者除考虑汽车生产企业外，还要努力吸引销售、运输等汽车需求较大的企业，甚至一些争论机构等。(3) 地理细分。由于不同地区的参展商和专业观众有着不同的需求特征及营销反映，所以地理变量常常被作为划分展览市场的依据。在进展地理细分时，展会组织者不仅要分析不同国家的参展商对展览会的共性化要求，而且要弄清参展商在本国的具体分布，这样才能行之有效地进展决策。(4) 行为细分。行为细分是指依据参展商的参展动机、购置动机、购置状态或对展览会的态度等进展划分，其中

12、参展动机被认为是进展展览市场细分的最正确起点。打算会展策略应当在充分把握现有相关资料的根底上进展，如宏观政策环境、企业经营实力、会展市场竞争状况、顾客满足程度等。如从会展营销的角度来说，一份会展营销打算应包括会展营销现状分析、企业(或具体会议、展览会、节事活动)SWOT 分析、营销目标确实立、市场营销组合策略、具体的行动方案、营销预算费用以及营销打算的执行与掌握等。4、指定媒体策略现代社会是一个信息社会，人与人之间、企业与企业之间都需要沟通，而信息沟通的主要载体便是各种各样的媒体。实施有效的媒体策略对会展活动组织者至关重要，会展组织者要依据有限的广告预算以及举办会议、展览会、节事活动的需要和条

13、件，来选择适宜的媒体。在选择媒体的类型时需要综合考虑目标受众的媒体习惯、产品性质、信息类型以及广告本钱等因素。在市场经济的冲击下，中国传媒的市场化步伐越来越快。市场化程度的提高，带来了媒体的快速成长或衰落，会展专业媒体也不例外。因而，在制定具体的媒体策略时，必需要分析媒体在会展活动中的成长策略。以展览活动为例，在制定策略上，要综合考虑媒体在宣传活动中、在联系活动中以及在提升展览企业形象活动中的成长策略等。在会展活动中，不同利益的相关主风光对特定的公众需要实行不同的媒体策略。假设从提升城市形象的角度分析，在一次大型的国际会议、展览会或节事活动中，城市政府面对媒体的主要工作包括以下三点。(1) 在

14、会展活动开头之前，政府需要媒体对展会前期的预备工作、展会的特点及创性等作大量宣传报道，具体方式有进展记者招待会，或组织专家学者争论并在特地的媒体上发表，以吸引市民和潜在专业观众的留意。(2) 在展会举办期间，连续组织有关媒体尤其是本地的主流报纸或电视台对会展活动作进一步宣传，以满足不同公众对此次活动的关注需要。(3) 活动完毕之后，政府应当鼓舞媒体对此次活动的效应和成果等作总结性的报道，以加深公众的印象，并到达提升城市形象的目的。假设从参展商与媒体的角度来说，在展会开幕之前，参展商除了可以通过直接邮寄等方式与客户联系并邀请对方光临自己的展台外， 还要乐观利用各种形式的媒体对本企业的参展活动作大

15、量的宣传，可以在报纸、杂志或参展手册上登载广告，也可以利用展会主办者发行的展会快讯，宣传和介绍企业参展产品，以吸引专业买家来洽谈。在展会期间，还可以通过别出心裁的现场表演、公关大事，或召开产品推介会等，来吸引媒体和专业观众的广泛关注。另一方面，为推广企业的品牌形象或提高产品的知名度，参展商必需与媒体保持良好的关系，并乐观供给有价值的闻，争取让媒体在展会期间对本企业赐予更多的报道。随着会展活动的不断升温，不仅是群众媒体，专业媒体也跟着热起来。纵观现有的会展杂志、报纸及网站的竞争格局和特点可以觉察：专业刊物正走向多元化，刊物定位也更加鲜亮，媒体的形式丰富多彩，互联网正在被深入地应用，因而，在会展的

16、媒体制定上，必需与时俱进，选择更加有效的媒体策略。5、指定设计策略商业展览展现设计是以传达展览信息，吸引参观者为主要机能的有目的、有打算的环境、展台、展品设计。好的设计能提高展会的品位，吸引参展者、参观者，对产品营销也起着潜移默化的作用。一般而言，较大的展会活动，会展的有关设计问题在开展前 9 个月就开头了。你所了解的展会设计筹划问题是怎样的?从参展商的角度来说，设计不仅仅是一个展台设计的问题，在筹划阶段就要考虑设计展览构造、取得展览公司的设计批准、制作展会宣传册等。展台设计依据具体状况要求有不同的设计原则、功能区分，所以其设计的策略也是千变万化的。我们以宣传材料的设计与制作为例。对于参展商来

17、说，狭义的宣传材料主要指各种文字资料，如宣传册页、闻等。而事实上，宣传材料不仅仅限于现场分发给观众或记者的文字资料，它还包括很多形式，如直接邮寄资料、产品介绍、DVD、纪念包(手提袋)、酒店的户外广告或展会的每日快讯等。在宣传材料外观的设计上，必需要敬重整体风格，同时，要能形成强大的视觉冲击力。外观设计主要是要解决材料的外形和大小两个问题，并要求设计富有人性化，便于人们携带。6、指定预算方案良好的财务治理和预算掌握是筹办会展最重要的因素之一，假设安排得当不仅将起到增加收益、提高效益的作用，而且，能使治理者了解收入的来源及比例、分析主要的投入工程、确定主要的收入来源。预算是帮助实现财务目标的一个

18、工具。可以把预算看作是一张特有地图，它能引导公司到达所查找的目标。为了到达这个目标，会展在制定预算时必需做到有打算、有步骤，不断更信息。制定会展预算所考虑的内容。制定一份会展预算至少包括以下几方面的内容。(1)历史数据。回忆过去的工作，以便制定出相对准确的预算。(2)行政治理费。包括工程共享的费用如工资、奖金和复印、电话、来往、计算机等要支付的费用。(3) 收益。即预算带来的收入，包括拨款、预算、注册费、出售展品和纪念品的收入、赞助等。(4) 固定费用。如印刷和邮寄宣传资料所需的费用。(5) 可变费用。如餐饮费等。(6) 具体开列的工程。具体开列的工程列明预算中的各个工程。(7)调整掌握。由于

19、预算是依据估量而制定的，因此不肯定准确，需要不断地调整。在会展中，为了衡量一个工程的财务成果，必需设置一个用于实现既定财务目标的预算开支。预算承受的方式，可视具体状况而定。7、撰写筹划方案会展筹划就是会展的策略规划，为了会展的成功举办，必需对会展的整体性和将来性的策略进展规划。它包括从设想、分析、归纳、推断，始终到拟定策略、方案的实施、事后的追踪与评估过程。会展筹划案的概念。会展筹划与打算不同，它有为到达目的的各种设想， 这些设想和创意是颖的，与目标保持全都的方向，有实现的可能。把筹划过程用文字完整地记录下来就是会展筹划案。广义的会展筹划案可以涵盖经市场调查而产生的可行性争论报告、工程意向 书

20、、工程以及广告筹划方案、宣传手册等，包括围绕某次会展的展前、展期、展后全部的筹划文案。8、实施效果评估展会的效果是长期的。展出者在重视并投入很大力气进展展台设计、产品展现、展览宣传、展台接待和推销等工作的同时，也应当投入相当的力气做会展后续工作。假设说会展相当于“播种”，建立的客户关系，那么，会展的后续工作就相当于“耕耘”与“收获”，将的关系进展为实际的客户关系。会展的后续工作有很多，实施效果评估是其中的重要一环。会展的效果评估内容也很丰富，有展会工作评估和展会效果评估。展会效果评估需要由展出者自己安排或托付专业评估公司来做。展会效果的评估内容有定性的内容也有定量的内容，条件许可的状况下尽量用

21、定量的评估内容，这样，能使评估的结果更客观、更有价值。三、会展筹划的根本方法方法是对具体行动方案如何产生的反映，是如何制订方案的一种行为。通常所说的筹划方法就是指利用现存的可利用资源，选择最正确手段完成筹划目标的过程。会展筹划的方法是多种多样的，到底选择何种方法进展筹划，不仅要看会展筹划团队所能利用的资源条件如何，更要看筹划者本身所具备的学识、力量和素养。以下是一些人们在筹划中常使用的方法，因而，对会展筹划也是适用的。(一)系统方法系统方法的主要原理是把事物看成是一个完整的系统，这个系统既包括自身组成要素的各个方面，又包括备要素间的联系以及备相关事物间的关系与地位。系统的方法要求从系统的一方面

22、或几个方面或整体动身，对筹划对象进展不同角度的整体分析。系统方法通常有以下 5 个步骤。1、确定筹划目标从系统的整体要求动身，提出需要解决的中心问题，确定会展活动所必需到达的目标与期望到达的目标。2、综合拟定方案依据既定的会展筹划目标，制定出可以实现的各种方案。3、分析评价方案筹划所形成的各种方案备有优缺点，应当通过分析、比较和评估，确定具有最正确价值标准，满足程度高的方案。4、系统选择，筹划优先通过综合分析、比较和计算，从诸多备选方案中选出最优化的方案。会展筹划人员应当提出书面的筹划报告，由会展工程主管部门打算最终方案。5、跟踪实施、调整方案筹划人员应跟踪方案执行状况，以便准时觉察问题，修改

23、、补充原方案，最终实现筹划目标。(二)头脑风暴法所谓的头脑风暴法是指承受会议的形式，如召集专家开座谈会征询他们的，把专家对过去历史资料的解释以及对将来的分析，有条理地组织起来，最终由筹划者作出统一的结论，在这个根底上，找出各种问题的症结所在，提出针对具体工程的筹划创意。这种筹划方法在进展会议时，筹划人要充分地说明筹划的主题， 供给必要的相关信息，制造一个自由的空间，让各位专家充分表达自己的想法。为此，参与会议的专家的地位应当相当，以免产生权威效应，从而影响另一局部专家制造性思维的发挥。专家人数不应过多，应尽量适中，由于人数过多，筹划本钱会相应增大，一般5-12 人比较适宜。再者会议的时间也应当

24、适中，时间过长，简洁偏离筹划案的主题，时间太短，筹划者很难猎取充分的信息。这种筹划方法要求筹划者具备很强的组织力量、民主作风与指导艺术，能够抓住筹划的主题，调整争论气氛，调动专家们的兴奋点，从而更好地挖掘专家们潜在的才智。头脑风暴法的优点是：猎取广泛的信息、创意，相互启发，集思广益，在大脑中掀起思考的风暴，从而启发筹划人的思维，想出优秀的筹划方案来。(三)德尔菲法所谓德尔菲法是指承受函询的方式或 、网络的方式，反复询问专家们的建议，然后由筹划人作出统计，假设结果不趋向全都， 那么就再征询专家，直至得出比较统一的方案。这种筹划方法的优点是：专家们互不见面，不能产生权威压力，因此，可以自由地充分地

25、发表自己的意见，从而得出比较客观的筹划案。运用这种筹划方法时，要求专家具备筹划主题相关的专业学问， 生疏市场的状况，精通筹划的业务操作。依据专家的意见得出结果后， 筹划人需要对结果进展统计处理。但是这种方法缺乏客观标准，主要凭专家推断，再者由于次数较多，反响时间较长，有的专家可能因工作忙或其他缘由而中途退出，影响筹划的准确性。(四)智能放大法智能放大法是指对事物有全面而科学的生疏，然后在这种生疏的根底上对事物的进展作夸大的设想，运用这种设想对具体工程进展筹划。由于这种方法受到肯定的时间、地点以及人文条件的制约，具体操作要靠筹划人自己来准确地把握。这种筹划方法简洁引起公众的谈论，形成公众舆论的焦

26、点，进而很快拓展其知名度，成为炒作的原料。“没有想不到的，只有做不到的”，是这种筹划方法的原则。但是这种筹划方法并不是一味地往大处想，而是在现有的客观条件下，合理地考虑到公众的心理承受力，这就是说，智能放大法是有肯定风险的，太过于夸大，简洁导致筹划向反面进展，从而彻底转变筹划的初衷。需要指出的是，不管实行哪种筹划方法，都必需围绕会展目标进展。从根本上来说，会展筹划是调动一切可能利用的资源，运用科学合理的方法与手段，对会展工程的开展进展筹划，指导运作、实施的过程。会展筹划所承受的方法得当，往往是筹划方案是否可行的重要因素。总之，会展作为一种营销方式，在开拓市场、稳固市场等方面发挥着重要作用。但是

27、会展是一项简单、浩繁的工程，它的工作环节很多，为了保证其可行、顺当、有效地开展，必需要重视会展的筹划工作。有学者指出，只有当会展被认为是最有效的营销方式时才打算会展，而在打算会展后，能激发创意，有效地运用手中的资源，选定可行性的方案，到达预期目标或解决一个难题，就是筹划。会展筹划在整个会展过程中扮演着一个重要角色。会展包括会议、展览和节事活动等方面，会议侧重于信息交换， 可以是经济行为，也可以是政治行为、科技行为 ;展览则侧重于产品展现和技术沟通，主要是一种经济行为;节事活动则是备类节日、庆典与活动的总和。会展是一种特别的流通媒介，是信息传播与实物传播的载体。本章在梳理清现代会展概念的根底上，对会展筹划的概念、特点、作用、根本原则以及根本内容和根本流程、根本方法作了细致的分析。最终将会展归结为经济活动中的一种“最有效的营销方式”，给会展筹划以精准合理的定位。(1) 目前会展的学科定位尚处于学术探讨阶段，会展学是一门兴学科。(2) 会展筹划是从事会展行业工作的必修课，但行业实际需要的策展师是有限的，会展人才定位问题值得关注。