会议策划流程书.docx

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1、会议流程流程图：主办科室提出申请成立会务组确认会议根本信息制订会务方案并上报领导会前预备工作召开会议，会议过程会务效劳会议完毕费用结算、填写各类申报材料清扫会场保持会场呈备用状态整理资料、归档一、会议前预备工作1、会前所需预备的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参会人员表、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅一般由会议承办宾馆制作、会议背景 PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报处处。各文件具体形式如附件。2、会前预备工作流程2.1 、会议的方案：1确定会议的目的，试图到达的效果，会议预期取得的成果等。2确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、

2、需用时间、地点、议程等。3打算会议的工作人员和效劳人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。2.2 、 确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。1议程表。将会议议题依据内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。2日程表与作息时间表。会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。2.3 、 会议本钱预算。会议的本钱=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+效劳人员的工资+询问劳务费。2.4 、 预备会议资料。1开幕词、工作报告、发言稿等2会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、

3、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。2.5 、 发送会议通知及承受回执。1会议通知：本单位的小型会议，可承受口头、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必需寄送书面通知，邀请性会议那么可寄送请柬或邀请 信。会议通知可承受邮寄(包括电子邮件)、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加征询、确定的双重方式。2回执：为准确统计与会人数，做好相应预备，通知时应提前 7 天以上并附回执。回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和预备时间，相应提前发送，但又不行提前过多，以免对方遗忘。2.6 、 会场布置，会场依据与会人数选择适当场所，具体要求如下：(1)

4、 会场要干净、安静、光明、通风、平安，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。(2) 主席台席位。第一排的正中为首席其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。 (3)会场设施。会场的全部设施必需在开会前预备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或消灭过失。2.7 、 其他预备会期较长的会议应预备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。同时应预备接

5、送车辆。会议要通过闻媒介传播的应预备宣传提纲。重要会议应有平安保卫人员和保密措施。会议方案中如安排参观、考察、巡游等活动，或、纪念品等，必需提前做好预备。二、会议期间工作1、会议期间需预备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。2、会议期间的工作流程2.1 、 在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。2.2 、 做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。帮助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。2.3 、 会场桌椅摆设确认：灯光音响麦克风银幕/讲台幻灯机投影机一一检视无误。检查会议所

6、需资料是否完备。2.4 、 会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。2.5 、专人负责会场的协调事务工作包括投影仪的预备、饮水的预备、礼金的发放以及会场温度掌握等。2.6 、 确认并保障会议期间会场防盗、消防等平安工作、参会代表的人、财、物等平安工作。2.7 、 协调会议期间的交通工具的安排。2.8 、会议接待人员应全程跟踪会议，以便准时和与会者保持联系，消灭突发大事能以最短的时间解决。三、会议后续工作1、会议后需预备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、闻稿、返程票登记表。2、会议后的工作流程2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议

7、中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。说明下次会议的日期和时间。2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反响及处理工作。2.3 、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、闻报道资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。2.4 、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他托付代办效劳。2.5 、欢送代表工作。2.6 、会议费用的结算工作。四、人员职责1、会务负责人1) 联络协调对内负责与所领导及各科室负责人的沟通，制定会议方案书及工作进度表，确保会议顺当完成；对外负责与各参会领导及参会人员之间的联络，确认人员名单及行程安排；协调会务工作人员的活动。2) 制定会议方案并实施负责拟定和调整会议

8、方案，会议组织程序，并上报相关领导审核；负责协调各职能组分工，并确认工作安排和进程。3) 会场及住宿安排负责会议酒店场地接洽、预订及协议签订；负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。4) 负责审核会议对外的文本资料内容及相关合作协议各类资料内容确实认审核；确定印刷地点；会场布置的审核。5) 制定可行性预算6) 同会议发言人及各位贵宾联系2、 会务助理1) 各类文本的起草、修改，资料的编排、制作依据会议的要求，负责会议通知书的设计、制作及印刷；负责会场背景效果图的设计与制作；代表证、餐券的设计与制作。2) 负责重要人员的联络事宜负责重要人员的行程安排的联系、确认；负责重要人员的机车票的预订；负责

9、重要人员的专人接、送及伴随安排；负责重要人员在会议期间的用车安排。3) 负责与会代表联络事宜负责会议通知书的寄发及确认回执工作；负责会务资料的收集、确认并输入数据库；如会议信息有变，负责与与会代表联系，准时告知。4) 负责会场的治理工作负责会场及仪器设备的治理；提前做好仪器设备的调试工作；负责会场影像/通讯的治理(计算机、PPT 资料收集汇总、同传设备等)；确保会议期间演讲嘉宾 PPT 的收集、正常播放及保密工作。5) 负责交通治理及平安措施负责用车方案；负责确定车辆行走路线和确保路线的畅通及用车平安。6) 负责会场平安保障工作负责对可能存在和未知的平安隐患进展检查并制定解决方案7) 会务帐务

10、治理会前负责制定收入、支出预算表会后负责制作收入、支出明细表负责会务费用安排方案的制定、上报及落实3、 应急人员1) 负责资料袋或者礼品袋物品的装放与分发。2) 负责参会人员的引领、接待。3负责就餐秩序的掌握。4负责会中其他应急工作。附：会议所需预备的全部文件的形式见附表以第一次会议的各文件形式为例。文件明细会议通知附表 1回执附表 2会务手册附表 3主持词附表 4参会人员表附表 5会议议程书附表 6桌签附表 7餐卷附表 8代表证附表 9会议背景 PPT附表 10房间号码表附表 11会议资料领取表附表 12与会人员签到表附表 13会务费发放表附表 14考勤表附表 15参会人员通讯录附表 16简报附表 17会议总结附表 18会议证明附表 19闻稿附表 20