企业文档管理规范.docx

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1、 企业文档管理规范【10篇】 （一）公文治理 公文种类：人大常委会共有三类公文，人大常委会文件、人大常委会党组文件、人大常委会办公室文件，各委室原则上不对外独立行文。如确需行文，由各委室会同办公室商定。 公文起草：根据领导指示或交办，由工作人员拟稿。以常委会或党组文件发文，由常委会主要领导签发；以办公室文件发文，一般由办公室主任签发。起草文件一律用制式文件拟稿行文。文印完毕后，底稿交由文书存档。因屡次修改底稿无法存档的，由拟稿人誊抄整理后送文书存档。 公文打印：需要印发的正式文件或较大型会议的有关材料一律在政府印刷所胶印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，应填写两联单，由办公室分管副主任签

2、字后印刷，以便于帐目结算。 公文校对：由拟稿人校对，并由核稿人再次进展校对，确认无过失前方可印制。 公文装订：文件印完后，起草人要准时进展装订，并将文件分发的详细要求向办公室公(.)务员交待清晰。嫒有 公文分发：公务员接到文件后应准时进展发文登记，一般性文件要抓紧送达有关单位，急办文件随印随发。 公文存档：对文件正稿和底稿，文秘人员要准时交文档治理人员，文书要准时存档立卷，不得漏存漏报。 （二）档案治理 文件档案实行专人治理。全部密级文件和内部资料，要严格登记、传阅和借阅手续，严防文件丧失和失泄密事故发生。 严格文档借阅制度。借阅文件要经办公室分管领导同意。未经允许，非工作人员不得随便出入档案

3、室。阅文人员应在办公室或指定的阅文室阅读文件，不准将文件随便带出或乱放，不准将文件带回家中。 对收到的各类文件，文档人员要准时查收并按要求进展传阅，传阅文件要做到：勤传、勤收、勤催办，不拖不压，不误事。传阅完毕后，分类保管，积极供应利用，并做好年终文件的。清退工作。 废旧文件不得同旧报刊混淆处理，一律打捆送造纸厂打浆，以防失泄密和影响单位形象。 文档治理的制度 篇二 一总则 1.公司计算机软、硬件及网络治理的归口部门为办公室，并由办公室负责详细实施。 2.办公室对公司全部计算机软、硬件及信息实行统一治理，负责对公司计算机及网络设备进展登记、造册、维护和修理。 3.公司计算机软、硬件及低值易耗品

4、由办公室负责统一申购、保管、分发和治理。 4.公司各部门的计算机硬件，遵循谁使用，谁负责的原则。 二内容和适用范围 1.本文所称的计算机硬件主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、u盘及附属打印机等设备。 2.本文所称的计算机软件是指各类系统软件、各部门专用软件、公司统一安装的杀毒软件等。 3.本文所称的网络即为互联网。 三计算机硬件治理 1.公司计算机主要硬件设备均应设置台账进展登记，注明设备编号、名称、型号、规格、配置、生产厂家、供货单位、使用部门等信息。 2.计算机主要硬件设备应粘贴设备标签，设备标签不得随便撕毁，如发觉标签脱落应准时告知办公室重新补贴。 3.严禁私自拆卸计算机硬件外壳，严禁未

5、经许可移动、拆卸、调试、更换硬件设备。 4.计算机主要硬件设备的附属资料(包括但不限于产品说明书、保修卡、附送软件等)由办公室负责统一保管。 四计算机软件治理 1.公司使用的计算机、网络、软件由办公室统一进展安装、维护和升级，不允许私自安装操作系统及其他可能影响公司网络正常运行的。软件。如有特别需要，经部门主管审批后，向办公室申请。 2.公司购置的商品软件由办公室统一保管并做好备份，其密钥、序列号、加密狗等由使用部门在办公室登记领用，制止在公司外使用。如特别需要，须经 部门主管同意后并在办公室备案登记。 五计算机信息治理 1.公司员工必需自觉遵守企业的有关保密商定，不得利用网络有意或无意泄漏公

6、司的涉密文件、资料和数据；不得非法复制、转移和破坏公司的文件、资料和数据。 2.公司重要电子文档、资料和数据务必存储在除操作系统盘外的硬盘空间，严禁将重要文件存放在桌面上。 六计算机安全防护治理 1.公司内部使用移动存储设备，使用前需先对该存储设备进展病毒检测，确保无病毒前方可使用。 2.进入公司邮箱或私人邮箱，不要任凭翻开来历不明的邮件及附件，同时开启杀毒软件进展邮件监控程序以免被计算机病毒入侵。 3.计算机使用者应定期对自己使用的计算机查杀病毒，更新杀毒软件病毒库，以确保计算机系统安全、无病毒。 4.制止计算机使用者删除、更换或关闭杀毒软件。 5.全部公司网络系统用户的计算机必需设置操作系

7、统登陆密码，密码长度不得少于6个字符且不能采纳简洁的弱口令，最好是由数字、字母、和其他有效字符组成。员工应不定期修改密码，每次修改间隔期不得长于三个月。 6.计算机使用者离职时必需由信息组确认其计算机硬件设备完好、移动存储设备归还、系统密码去除前方可离职。 七计算机操作标准治理 1.计算机开机：遵循先开电源插座、显示器、打印机、外设、主机的挨次；每次的关、开机操作至少间隔1分钟，严禁连续进展屡次的开关机操作。 2.计算机关机：遵循先关主机、显示器、外设、电源插座的挨次；下班时，务必要将电源插座的开关关上，节假日应将插座拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患。 3.打印机及外围设备的使用：打印机在使

8、用时要留意电源线和打印线是否连接有效，当消失故障时留意检查有无卡纸；激光打印机留意硒鼓有无碳粉，喷墨水是否干枯，针式打印机看是否有断针；当打印机工作时，不要强行阻挡，否则更简单损坏打印机。 4.停电时，应尽快关闭电源插座或将插座拔下，以免引起短路和火灾。 5.来电时，应等待510分钟待电路稳定前方可开机，开机时应遵循开机流程操作。 6.计算机发生故障应尽快通知办公室，不允许私自修理。 7.计算机操作人员必需爱惜计算机设备，保持计算机设备的清洁卫生。 8.制止在开机状态下使用湿物(湿毛巾、溶剂等)擦拭显示屏幕。 9.制止在使用计算机设备时，关闭、删除、更换公司杀毒软件。 10.严格遵守中华人民共

9、和国计算机信息网络国际互联网治理暂行规定，严禁利用计算机非法入侵他人或其他组织的计算机信息系统。 11.制止卸载公司统一安装的防护软件、治理软件等。 八相关惩戒措施 1.如发觉公司员工利用网络有意或无意泄漏公司的涉密文件、资料和数据或非法复制、转移和破坏公司的文件、资料和数据的，将视其后果，处以罚款、调离岗位、辞退等惩罚，情节严峻者将依法追究其民事、刑事责任。 2.如发觉工作时段内嬉戏、扫瞄与工作无关的网页、观看电影等，一次记过处分，两次罚扣奖金，三次予以开除。 3.如消失有意造成公司计算机硬件损毁，将由个人做等额赔偿。 4.各类违规操作可由各部门主管提交至办公室，并记录至个人档案。 九附则

10、1.对于使用私人电脑的员工，除了硬件不做相关要求外，遵照此制度相关条款执行。 2.本制度由办公室负责解释。 3.本制度自20xx年9月1日起执行。 xx有限公司办公室 20xx年8月31日 文档治理的制度 篇三 一、档案资料的治理规定 1、为保证全部文件、合同、各类档案资料能全面地保存并治理，同时也便利各部门有效地使用全部资料，公司的文档资料实行统一治理制度。 2、由运营中心负责公司全部文档资料保存和治理工作。 3、各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。 4、全部业务合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别由业务部、财务部存档，各业务部每月整理汇总合同清单。 5、图书资料由各部门自

11、己保管，但各部门需向运营中心提交清单，并在每次新增资料后准时向运营中心提交新增的资料清单。 二、文档资料的主要范围 1、公司全部重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等； 2、公司的各种规划、规划、总结等资料； 3、各部门例会和重要会议的”会议纪要； 4、员工个人档案(员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件)以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料； 5、员工提案、述职报告等文字材料。 三、文档资料的调用原则及规定 1、调用文档要严格根据分级调用相关文档的原则。 2、调用本部门文档，须经本部门经理申批。

12、 3、调用外部门文档，经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。 4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档，违者按情节轻重予以惩罚。 文档治理的制度 篇四 一、总则 第一条 为削减发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。 其次条 文件治理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。 二、收文的治理 第三条 公文的签收： 凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收 第四条 公文的编号保管： 1、 办公室收发员对上级来文拆封后应准时附上“外来文件流单“，并分类登记编号

13、、保管。 2、公司外出人员开会带回的文件及资料应准时分别送交办公室 收发员进展登记编号保管，不得个人保存。 第五条 公文的阅批与分转。 1、凡正式文件均需由办公室主任依据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2、一般函、电、单据等，分别由办公室 收发员直接分转处理。 3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特别状况例外）。 第六条 文件的传阅与催办。 1、传阅文件应严格遵守传阅范

14、围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示“、“拟办意见“，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3、办公室收发员对文件负有催办检查催促的责任，承办部门接到文件应马上指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应根据有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应准时归档周转，以防丧失。 三、发文的治理 第七条 发文的规定：公司上报下发正

15、式文件由办公室负责。 第八条 发文的范围： 1、但凡以公司名义发出的文件、打算、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 2、下发文件主要用于：（1）公布规章制度；（2）转发上级文件或依据上级文件精神制订的工厂文件；（3）公布体制机构变动或干部任免事项；（4）公布重大经营治理、技术、生活福利等工作的打算；（5）公布有关奖惩打算和通报；（6）其他有关重大事项； 3、上行文件主要用于：（1）对上级呈报工作规划、请示报告、处理打算；外发文主要用于：（2）同相关单位联系有关重大经营治理、技术、人事、物资供给等事宜。 4、在日常经营治理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部

16、署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件公布。 5、各业务部门如开专题会议所作的打算，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。 6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。 四、发文程序与要求 第九条 发文程序规定： 1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写发文拟稿单，并具体写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期； 2、草拟文稿必需从公司角度动身，做到状况的确、观点鲜亮、条理清晰、层次清楚、文字简练、标点符号正确、书写工整。 3、 办公室

17、对文稿进展审查和修改。对涂改不清、文字错漏严峻、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿； 4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）； 5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清晰； 6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签； 7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印； 8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实状况。 五、文件的借阅和清退 第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。 第十一条 借阅文件应严格

18、履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。 第十二条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。 六、文件的立卷与归档 第十三条 文件的归档范围： 以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。 第十四条 立卷要求 1、文件立卷应根据内容、名称、时间挨次，分门别类地进展整理归档。 2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 3、要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要准时立卷

19、归档。 4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。 七、文件的销毁 第十五条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。 文档治理的制度 篇五 为了使拌和站资料治理实现正规化，并切实加强档案资料的治理工作，特制定本制度。 一、文件收发 1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进展收文登记。 2、收文登记主要包括以下内容：收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。 3、文件治理人员要依据领导指示，将文件送交承办人，承办人要

20、在收文登记簿上签字登记以备查找；承办人按文件要求完成后，要准时将文件交还保管人员保存。 4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记，发文登记内容包括：发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。 5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。 二、档案资料治理 1、原始记录是设备治理和修理工作的根底之一，是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进展经济技术分析的依据。必需重视此项工作的填写、收集、整理和保存。 2、机械设备的数据治理是一项根底工作，它来源于原始资料。为了提高设备资产的运作效益，必需按时分类、收集汇总一些数据供分析讨论，并准时实行积极措施，保证投入

21、产出效益目标的实现。数据治理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面，应做到定期归类整理。数据要完整精确，报表要准时齐全。 3、机械治理根本数据库应具备以下内容： 1）、治理号码； 2）、设备名称； 3）、型号规格； 4）、技术状况； 5）、保管单位； 6）、本季运转小时； 7）、原值； 8）、净值； 9）、组资日期； 10）、生产厂家； 11）、本机编号； 12）、出厂日期； 13）、外型尺寸； 14）、整机重量； 15）、动力机名称； 16）、动力机型号； 17）、动力机规格； 18）、动力机生产厂； 19）、动力机出厂日期； 20）、动力机编号； 21）、工点。上述数据4、6、8、21项为

22、动态数据，其它为静态数据。 4、准时上报的报表：设备台帐(包括自有配属的。设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备，分别建帐治理)、机械增减状况表、机械事故统计表、机械保养、修理规划报表、机械保养、修理完成状况报表。 5、建立档案名目，主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面，以便查找、使档案资料更好地为工作效劳。 6、建立和仔细执行文件借阅制度和文件保密制度，确保文件安全。 文档治理的制度 篇六 1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作，每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。 2、凡归档的”文件资料必需完整齐全，遵循文件的形成规律，进展科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。 3

23、、档案的查（借）阅必需严格履行登记手续，使用档案者必需爱惜档案，不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。 4、借出访用的档案必需妥当保管，不得带入公共场所。 5、不得向无关人员谈论档案内容。 6、文档必需排列整齐，编号精确。并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。确保档案齐全。 文档治理的制度 篇七 为了加强我监理部科技档案的科学治理。并使其纳入标准化、标准化、系统化的轨道。依据部、厅科技档案工作的有关规定，结合本工程工程的实际状况，特制定如下治理方法： 1、在正副总监的统一领导下，由综合组负责监理部文档治理工作。 2、档案治理人员应不断加强科技档案工作专业学问的”学习。仔细做好科技文件的形成积存、立

24、卷归档和修改、补充工作。 3、准时对往来文件进展登记。并建立收文阅办制度。 4、严格执行文档借阅制度。未经同意。不准私自外借。努力做好文档的保密工作。 5、在文件资料日常治理工作中。遵循文件资料类别（合同类、图纸类、文件类、原始记录及月报类）进展分类、编号、保存。并建立文件清单。 6、年终时应准时对本年度全部文件资料进展清理、统计工作。 7、加强对各承包人文档工作进展催促、检查和指导。 8、工程竣工时严格根据国家科技档案案卷质量要求分综合类、工程质量类、工程进度类、工程费用类、合同治理类、监理月报、照片和录像七项对监理文件资料进展组卷上报。 9、未尽事宜，按业主有关技术档案的编制、审查、归档方

25、法执行。 文档治理的制度 篇八 （一）为明确工作职责，理顺工作程序，标准调度文档治理，依据煤矿安全生产标准化根本要求及评分方法（试行）调度和地面设施治理制度建立的要求，制定本制度。 （二）调度文档治理分为图表、台账、记录簿、电子显示屏和牌板等。 1、图表：调度室各种图表必需准时填绘和修订，与实际状况相符合，图表必需归档治理。 2、台账： （1）综合台账应当记录当班生产规划完成状况、安全生产状况，重点工程和重点工作调度状况，安全生产中消失的。问题和处理状况，领导值班、下井带班及入井人数状况，领导交办工作及落实状况等。 （2）综合台账应内容完整，数据精确，账面干净，字迹工整。 （3）按日原煤产量、

26、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺，分项或统一建立统计台账。 3、记录簿：建立调度值班记录、领导值班及下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发大事）分析统计记录，存档治理。 4、电子显示屏： （1）电子显示屏应正常显示调度统计报表、重点安全生产信息； （2）主要设备和重点安全生产环节视频监控； （3）煤矿安全监测监控系统、井下人员定位系统等终端显示； （4）显示的数据应精确，实时集中监控。 （三）调度文档内容齐全，数据精确，账面干净，记录标准，值班记录无涂改。 （四）档案资料，应有专人治理。 （五）调度文档的保存期限： 1、班

27、、日调度记录，月度及年度生产总结，调度台账保存1年以上。 2、调度日报、旬报、文字分析，上级通知、通报、传真电文保存1年以上。 3、死亡事故和重大非伤亡事故记录，作为永久保存材料。 （六）各项生产数据和事故伤亡状况，未经有关领导批准，不得擅自对外公布。 （七）立卷时应编制好案卷名目，把文件的、标题、日期等工程填写清晰，装订整齐、坚固，填写备考表，注明保管期限。 （八）对超过保存期限的档案，由档案治理员登记造册，经档案治理部门领导鉴定，报矿分管领导批准后，按规定销毁。 文档治理的制度 篇九 1.食品批发(贸易)公司必需领取卫生许可证前方能营业，并严格根据卫生许可范围亮证经营。 2.食品批发(贸易

28、)公司法定代表人为食品卫生责任人，对本公司食品经营活动过程中各环节的食品卫生负责。 3.食品批发(贸易)公司应制定食品卫生岗位责任制度，各岗位卫生责任制度要上墙张贴。设立卫生治理人，负责落实各项卫生制度，负责本公司的详细食品卫生治理工作。 4.应建立健全的食品索证卫生审核制度。对经营的食品来源严格审核，不经营违反国家法律法规的食品。 5.建立健全的食品进货验收治理制度；建立台帐，记录食品进出货状况，对每批食品进展严格检查，防止假冒伪劣食品和不符合卫生标准及规定的食品进入市场。 6.建立日常食品卫生检查制度，对每批食品的进出和贮存过程进展认真检查，发觉腐败变质、超过保质期和食品卫生法制止生产经营

29、的食品时应准时处理。对己流入市场的食品应马上追回，并向当地卫生行政部门报告，防止事态的扩展。 7.经营定型包装食品的，所销售的食品包装标识应当真实，符合食品标签标准的。要求。经营进口食品，其外包装应有中文标识。 8.切实做好食品贮存卫生治理工作。 8.1食品仓库实行专间专用，食品存放应分类分区、隔墙离地存放，必需有明显标识标示类别、生产日期、保质期、保存条件、进库时间等。食品仓库不得存放有毒有害物品（如杀鼠杀虫剂、洗涤消毒剂等），不得存放药品、杂品及生活用品等物品。 8.2需冷藏的食品须存放于与其包装标签标示的保存温度相应的冷库内，冷冻设施须正常运转，冷库内制止生熟混放。 8.3食品库房应用无

30、毒、结实、易清扫材料建成。库房可分常温库和冷库，冷库又包括高温冷库（冷藏库）和低温冷库（冷冻库）。 8.4常温库应设置防鼠、防虫、防蝇、防潮、防霉的设施，并能正常使用； 必需设置机械通风设施，并应常常开窗通风，定期清扫，保持枯燥和干净，清库时应做好清洁消毒工作。 8.5冷库应留意保持清洁、准时除霜；冰柜和冷藏设备必需正常运转并标明生、熟用途，冷藏库、冰柜应设外显式温度（指示）计并正常显示。 8.6低温冷库（冷冻库）温度必需低于-18，高温冷库（冷藏库）温度必需保持在010；冷藏设备、设施不能有滴水，结霜厚度不能超过1cm。 8.7冷库内不行存放腐败变质食品和有异味食品。食品之间应有肯定空隙，直

31、接入口食品与食品原料应分库冷藏。 8.8食品储存要做到先进先出，尽量缩短贮存时间，定期清仓检查，防止食品过期、变质、霉变、生虫，准时清理不符合卫生要求的食品。 9.根据中华人民共和国食品安全法做好从业人员卫生治理工作。 文档治理的制度 篇十 1、公司的文档是公司的软性资产，对文档的治理，要做处处理准时，卷宗标准，确保安全； 2、公司各部门负责治理与该部门有关的文件，如：销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等；财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等；办公室负责行政、人事、综合

32、类档案； 3、公司文件由办公室起草，发文程序为：拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档； 4、对内发文应有统一的构造与编号，要求文字精准、条理清楚、层次清楚、构造严密； 5、公司的收文程序为：收文、报送(分发)、催办、立卷、归档； 6、公司收文由办公室负责，依据大事大小、紧急程序进展归类，报送经理阅示或发放各部门处理，重要文件转办公室存档； 7、文档根据机密程度，分为“隐秘”、“机密”、“决密”三个档次，撰稿人应依据机密程度确定报送范围，隐秘文件的报(发)送由专人进展，确保发送未超出报送范围； 8、机密文件应确保其安全性，文档治理人员及全部接触文档的人员对其负有保密的义务，造成资料外泄的，公司将依据大事影响追究当事人的责任； 9、制止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档，特别状况经公司经理、副总经理批准前方得查阅，借阅文档必需准时归还； 10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗，便利调阅； 11、文档的销毁要列出销毁清单，报请公司副总经理、经理批准前方可销毁； 12、移交档案应按规定办理交接手续，确保档案资料的完整。