企业照片档案管理规范.docx

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1、企业照片档案治理标准为加强和标准企业照片档案治理，建立和健全照片档案治理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，为企业生产建设和进展效劳，制定本标准。1 适用范围本标准规定了企业照片档案的收集范围、整理要求、保管利用、鉴定和销毁等规定。本标准适用于企业各级档案馆、档案室的照片档案治理。2 标准性引用文件GB/T 11821-2023 照片档案治理标准DAT 18 档案著录规章JGJ 25 档案馆建筑设计标准中华人民共和国档案法实施方法中华人民共和国保守国家隐秘法中华人民共和国保守国家隐秘法实施方法3 术语及定义以下术语及定义适用于本标准。3.1 企业照片档案企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影

2、像为主要反映方式的有保存价 值的历史记录。企业照片档案一般由银盐底片数码照片、照片和说明组成。3.2 数码照片数码照片：用扫描仪、数码照相设备获得的，以数字形式存储于磁盘、光盘等载体，依靠计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。3.3 芯页用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。4 照片档案的收集与归档4.1 收集归档范围4.1.1 上级领导到本企业视察、调研、检查、指导工作的照片。4.1.2 本企业主要职能活动形成的照片。4.1.3 本企业发生的重大大事、重大事故、重大自然灾难的照片。4.1.4 其他具有保存价值的照片。4.2 归档要

3、求4.2.1 对属于收集与归档范围的照片，应依据规定定期向本企业档案机构或档案工作人员归档，集中治理，任何单位或个人不得据为己有。4.2.2 对反映同一内容的假设干张纸质照片或数码照片，应选择主题鲜亮、影像清楚、画面完整、未加修饰剪裁等特点的照片，以确保其原始性和真实性。4.2.3 底片、照片、说明应齐全。4.2.4 底片与照片影像应全都。4.2.5 对无底片的照片应制作翻拍底片或扫描成数码照片；对无照片的底片应制作照片。4.2.6 数码照片、照片、文字说明应齐全。4.2.7 拍摄数码照片像素应在 500 万以上，扫描数码照片区分率不低于 600 pi,单幅数字照片不小于 3M ,文件格式应为

4、 JPEG、TIFF 或其他通用格式。4.2.8 数码照片必需冲印纸质照片附说明一同归档。4.2.9 数码照片归档时，对归档的载体及其技术环境进展检查，载体是否有划伤。4.3 归档时间4.3.1 对符合归档范围的照片，在活动完毕后，其摄影者或承办单位应准时整理，向档案部门归档。不便准时归档的，可随其他载体形态的档案同时归档。4.3.2 档案治理部门应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。5 照片档案的整理5.1 整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、便于保管、利用为原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放, 数码照片单独整理和存放，冲印出的纸质照

5、片和说明一同整理和存放。5.2 保管期限保管期限是依据片、底片、数码照片的价值划定年限，分为永久、长期、短期。一般与其他载体档案保管期限全都。5.3 密级密级是指照片、底片、数码照片保密程度的等级。密级的划定依据中华人民共和国保守国家隐秘法、中华人民共和国保守国家隐秘法实施方法及各企业有关规定执行。5.4 底片的整理5.4.1 底片的编号在全宗内编号，其格式如下：全宗号保管期限底片标识张号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。张号：在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开头挨次编号。5.4.2 底片存放5.4.2.1 底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。底片袋用半透亮的中性纸

6、和中性胶粘剂制成的纸袋，对翻拍底片在底片袋左上方标明“F” 字样。对拷贝底片在底片袋的左上方标明“K”字样。5.4.2.2 大底片应在药膜面垫衬松软的中性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，注明底片号。5.4.3 底片入册5.4.3.1 底片册一般由 297mm 210mm 大小的假设干芯页和封面、封底组成。5.4.3.2 应按底片号挨次将底片袋依次插入底片册。5.4.3.3 芯页的插袋上应标明一样的底片号。5.4.3.4 大底片应与其他底片一同整理，单独依据底片号挨次排列。5.4.4 册内备考表册内备考表按 5.7.4。5.4.5 底片册的要求5.4.5.1 底片册的封面应印制“底片册”字样

7、；底片册的册脊应设置全宗号、保管期限、起止张号、册号等工程。5.4.5.2 底片册依据全宗号、保管期限、册号的挨次立式排列上架保管。5.5 照片的整理照片的整理包括用底片和数码照片冲印成的纸质照片两局部。5.5.1 照片的分类在全宗内依据“保管期限形成年度”分类。形成照片比较多的单位也可按“保管期限形成年度问题”分类。分类方案应保持前后全都，不应任凭变动。企业也可依据自身的实际状况，合理选择分类方案。5.5.2 照片的排列同一活动、大事的照片或数码冲印成的纸质照片依据时间挨次排列。不同活动、大事的照片应依据分类方案结合时间挨次等进展排列。5.5.3 照片的编号5.5.3.1 带底片的照片编号与

8、底片编号一样，编号方法同 5.4.1。5.5.3.2 数码照片冲印成纸质照片的编号格式为：全宗号-保管期限-数码标识张号。5.5.4 照片的入册5.5.4.1 照片册一般由 297mm 210mm 大小的假设干芯页和封面、封底组成。5.5.4.2 依据照片号挨次将照片排列放入照片册。5.5.4.3 大照片可放置在同大底片一样的专用档案袋或档案盒中，并在档案袋或档案盒上填写照片号，依据照片号挨次进展排列。5.5.5 照片存放将照片放入专用照片档案册保管，立式摆放。对于大照片假设不能立式摆放，照片的水平堆放高度不宜超过 5cm。5.5.6 单张照片的说明主要包括题名、照片号/底片号或照片号/数码照

9、片号、参见号、拍摄时间、摄影者、文字说明5.5.6.1 说明的内容题名：应简明概括、准确反映照片的根本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。照片号/底片号：按 5.5.3.1 和 5.4.1照片号/数码照片号：5.5.3.2 和 5.6.1参见号：指与本张照片有亲热联系的其他载体档案的档号。 拍摄时间：用 8 位阿拉伯数字表示“年月日”。如 20231002。摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未涉及内容作出补充。5.5.6.2 说明的位置单张照片的说明，可依据照片固定的位置，在照片

10、的右侧、左侧或正下方书写。5.5.7 大幅照片的说明对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系亲热的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。5.5.8 组合照片说明的填写5.5.8.1 一组(假设干张)联系亲热的照片按挨次排列后，可拟写组合照片说明。承受组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。5.5.8.2 组合照片说明应概括提示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。5.5.8.3 应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。5.5.8.4 整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在

11、组合照片说明中指出这些亲热相照看片的保管期限、册号、存放位置等。5.5.8.5 组合照片说明可放在本组第一张照片的上方。5.5.9 册内备考表 册内备考表按 5.7.45.5.10 册内名目册内名目按 5.7.1。5.5.11 照片册的要求5.5.11.1 照片册的封面应印制“照片册”字样；照片册的册脊应设置全宗号、保管期限、起止张号、册号等工程。5.5.11.2 照片册依据全宗号、保管期限、册号的挨次立式排列上架保管。5.5.12 照片档案册名目照片档案册名目按 5.7.2。5.6 数码照片的整理5.6.1 数码照片的编号数码照片的编号同冲印成纸质照片的编号一样，格式见同 5.5.3.2。5

12、.6.2 数码照片应刻录成光盘一式三套存储。一套封存，一套借阅利用， 一套异地保存。5.6.3 刻制成只读光盘且选择一次性写入方式进展刻录。5.6.4 全宗内依据保管期限、形成年度进展刻录，不同年度的数码照片不应存储在同一张光盘中。5.6.5 刻录工程包括照片档案册内名目、数码照片档案文件夹。5.6.6 册内名目内容见 5.7.1.1，文件名为：照片册号。每张光盘内可刻录假设干册。5.6.7 数码照片档案文件夹内存放数码照片，文件夹名为：照片册号，每张数码照片的文件名为：数码照片号。5.6.8 光盘单片装入相应的保护盒内，光盘盒上粘贴光盘号。5.6.9 光盘编号格式为：全宗号保管期限代号光盘号

13、。5.6.10 光盘名目光盘名目按 5.7.35.7 名目的编制5.7.1 册内名目5.7.1.1 照片档案册内名目工程包括序号、照片号/底片号或照片号/数码照片号、题名、摄影者、摄影日期、备注，可依据需要增加或削减工程。5.7.1.2 册内名目承受国际标准 A4 型297mm210mm规格，放在每册首页。5.7.2 照片档案册名目5.7.2.1 照片档案册名目工程包括册号、题名、起始日期、终止日期、张数、备注等，可依据需要增加或削减工程。册号：每一个档案册的编号。题名：概括册内全部照片的根本主题。起始日期：册内照片的最早摄影时间。终止日期：册内照片的最晚摄影时间。张数：册内照片的总数。5.7

14、.2.2 照片档案册名目承受国际标准 A4 型297mm210mm规格。5.7.3 光盘名目照片档案光盘名目工程包括光盘号、题名、起始日期、终止日期、张数、备注等，可依据需要增加或削减工程。光盘号：每一张光盘的编号。题名：概括每一张光盘内全部数码照片的根本主题。起始日期：光盘内数码照片的最早摄影时间。终止日期：光盘内数码照片的最晚摄影时间。张数：光盘内数码照片的总数。5.7.4 册内备考表册内照片状况的说明，放在每册的最终，包括照片状况说明、整理人、检查人和日期。照片状况说明：填写照片缺损、修改、移出、销毁等状况。整理人：负责整理归档照片的人员姓名。检查人：负责检查归档照片整理质量的人员姓名。

15、日期：照片整理完毕的日期。6 照片档案的保管6.1 保管存放照片档案依据全宗号、册号的挨次排列，上架保存。数码照片档案光盘应装盒直立存放。6.2 保管条件6.2.1 保存底片的温湿度为：黑白底片最高温度 10-21，相对湿度 20-50%； 彩色底片最高温度 2-10，相对湿度 20-50%。6.2.2 保存照片的温湿度为：黑白照片最高温度 18，相对湿度 30-50%；彩色照片最高温度 2，相对湿度 30-40%。6.2.3 保存数码照片的温湿度为：温度 17-20，湿度 35-45%，承受防磁装具设备保管。6.2.4 库房内昼夜温度变化不应大于3，湿度变化不能大于5%。6.2.5 依据国家

16、档案治理有关规定库房应具有较好的防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染、防磁等 “十防”条件，确保档案的保管安全。6.2.6 对库存照片档案定期检查、统计。6.2.7 做好对年久照片档案的准时修补和复制等档案技术保护工作，最大限度地延长照片档案的使用寿命。6.3 保管要求和措施6.3.1 贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规章。6.3.2 照片档案入库前应进展检查。对受污染的照片、底片应进展必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。6.3.3 接触底片和光盘的人员应戴干净的棉质薄手套，防止污染和划伤底片和光盘。6.3.4 底片应进展扫描，以便更好地保存母片。7 照片档案的利用7.1 制定照片档案借阅制度，严格执行借阅制度，保证档案的利用安全。7.2 利用有密级的照片档案时，必需经过有关部门或领导同意签字。7.3 做好照片档案的借阅登记和供给利用效果记录。7.4 利用照片档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料等， 乐观开发企业文化宣传。8 照片档案的鉴定与销毁8.1 定期统计到期照片档案,提交销毁照片档案申请及清册。8.2 由鉴定领导小组组织销毁鉴定工作，认真执行鉴定制度，履行鉴定手续。8.3 经鉴定后，对确无保存价值的照片档案进展登记销毁，编制销毁清册一式三份。8.4 销毁照片档案严格执行销毁制度，并由档案鉴定销毁领导小组组织监销。