内部控制手册-票据管理.docx

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1、6.4 票据管理1.1 概述规定了XXX股份有限公司及其下属公司有关票据管理方面的具体要求，旨在完善公司票据管理工作，提高资金管理水平，加强财务监督，防范潜在风险。1.2 适用范围适用于XXX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u XXX有限公司-财务管理制度1.4 职责分工n 出纳：根据需要提出票据购买申请，票据购买，并对票据进行登记保管；使用票据，设立票据使用台账。n 资金会计：进行票据业务账务处理。n 财务主管：对票据购买申请进行审核，进行票据盘点。n 财务经理：审批票据购买申请。1.5流程图191.5 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时

2、/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施6.4-PR1未制定支票购买计划，可能导致支票管理混乱，支票剩余数量不够使用，影响公司经营目标6.4-C2预防性开票人员定期检查支票剩余数量，由会计人员根据支票剩余数量制定支票购买计划，提出购买申请季支票申购单6.4-PR2支票的购买、保管、开立、台帐登记等职责没有分离，可能导致支票被盗用和丢失，造成公司资产损失6.4-C3预防性在财务制度中对支票的购买及保管、开票及台账记录的职责明确分离，支票的使用及保管工作不得由同一人承担年财务票据管理制度6.4-PR3支票保管不善，可能导致丢失或被盗用，造成公司资金损失6

3、.4-C4A预防性出纳应将未使用的支票存放在财务部保险柜内保管月6.4-C4B预防性支票管理人员建立支票管理记录簿，在每天下班前对保险柜内存放的支票进行清点并详细记录月支票管理记录簿6.4-PR4支票管理台账设立不合理，可能导致支票使用记录不全，造成支票管理混乱，影响公司经营目标6.4-C5预防性建立支票管理台账，设立支票领用登记簿详细登记支票使用信息，包括支票种类、支票领用日期、支票编号、支票领用号码、金额、用途、领用人、审核人等月支票管理台账；支票领用登记簿6.4-PR5未对支票进行连续编号，可能导致无法核对支票数量并进行跟踪管理，影响公司经营目标6.4-C6发现性开具的支票必须进行连续编

4、号，如开票错误或有废票的，也需保留票根，以备每月盘点整理月支票领用登记簿6.4-PR6未定期进行支票盘点，可能导致支票数量账实不符，开票记录存在问题未能及时发现，影响公司财务信息真实性目标6.4-C7A发现性财务负责人定期检查开票存根记录并与支票领用簿核对，对开票数量进行确认月支票盘点记录6.4-C7B发现性支票盘点时由支票管理人员填制支票盘点记录，主要包括盘点日期，盘点人，监盘人，实盘数，盘点差异数等，盘点完毕后由财务负责人审核签字月支票盘点记录6.4-PR7无支票盘点记录及支票缺失原因分析，可能导致支票盘点信息失真，影响公司财务信息真实性目标6.4-C8发现性盘点后发现支票账存数与实盘数不

5、一致的，及时查明原因，在盘点差异处进行情况原因说明并由盘点人、监盘人及财务负责人签字证明月盘点差异情况原因说明6.4-PR8对于支票的使用范围和条件没有明确规定，可能造成公司现金使用过多，资金风险增加，影响公司资产保全目标6.4-C9预防性明确规定必须使用支票的事项，可以使用支票的事项，以及建议使用支票的事项，同时设定现金使用的上限年支票管理制度6.4-PR9没有建立明确的支票使用的审批流程和授权范围，可能造成支票被滥用滥开，资金风险增加，影响公司资产保全目标6.4-C10预防性明确支票使用的审批流程以及各级主管人员不同的授权范围，并要求相应的人员严格执行年支票管理制度6.4-PR10开票人员

6、开票后没有复核和检查，可能导致开票金额出现错误，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标6.4-C11预防性建立支票授权制度和审核批准制度，由财务负责人授权开票人员开票并由财务负责人审核并提交财务分管领导审批确认，开票后复核及审核人应对开票金额、日期、用途及收票人等重要信息进行确认核对年支票管理制度6.4-PR11未经领导审批允许，违规办理空白支票业务或开具空头支票，可能造成公司资金损失，影响公司合法合规目标6.4-C12预防性支票与银行印鉴必须分开保管，无特殊情况下且未经公司领导审批不得开具印章齐全的空白支票月支票管理制度6.4-PR12支票领用人在领取支票时未进行信息登记，可能导致发生资金损

7、失时无法及时查找相关责任人，影响公司资产保全目标6.4-C13发现性支票领用时，领用人员必须进行领用信息登记，包括领用人姓名、领用时间日期、开票金额月支票领用登记簿6.4-PR13支票领用时，开票人员未仔细核对领用用途及金额数量，导致公司资金损失，影响公司资产保全目标6.4-C14发现性支票领用时，开票人员应仔细核对支票金额及支票使用用途月支票领用登记簿6.4-PR14作废支票处理不当，可能导致支票被修改盗用，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标6.4-C15预防性支票领用登记簿中应明确作废支票的支票号码、作废日期及作废原因并由财务负责人签字确认，所有废票保管在财务保险柜中，废票处理时须由财

8、务负责人审批确认月废票处理记录6.4-PR15未按国家支票规定办理对外背书转让手续，导致公司资金损失，影响公司合法合规目标6.4-C16预防性支票背书转让时，须遵守中华人民共和国票据法相关规定进行背书转让，票据的背书转让时须由财务负责人、分管领导及总经理审批确认年背书转让支票6.4-PR16收取支票时，交接手续不齐全，可能导致误收错收假支票、支票遗失、被盗或非法挪用，影响公司资产保全目标6.4-C17预防性支票交接时，取票人员需详细记录取票日期、支票数量、金额并签字确认月支票交接记录6.4-PR17财务部门承兑汇票保管人员兼管承兑汇票账目登记录入，或保管预留银行印鉴等与承兑汇票业务相关的其他工

9、作，不相容职责没有分离，可能导致承兑汇票被盗用或非法挪用,影响公司资产保全目标6.4-C18预防性在公司基本财务制度中规定票据保管人员不得同时兼管票据账目录入，保管银行预留印鉴等与票据业务有关的工作。承兑汇票由出纳或其他会计人员收取后录入财务账，入账后统一交给票据管理人员保管年票据管理制度6.4-PR18承兑汇票保管不善，丢失或被盗用，可能造成公司资金损失，影响公司资产保全目标6.4-C19A预防性票据保管人员应将未使用的承兑汇票存放在财务部保险柜内保管月6.4-C19B预防性票据保管人员应建立承兑汇票管理记录簿，在每天下班前对保险柜内存放的承兑汇票进行清点并详细记录月承兑汇票保管记录簿6.4

10、-PR19承兑汇票管理台账设立不规范，使用记录不全，可能造成承兑汇票管理混乱，影响公司经营效率目标6.4-C20预防性建立承兑汇票管理台账，设立承兑汇票备查账簿逐笔登记承兑汇票使用信息，包括承兑汇票编号、出票日期、票面金额、付款人、承兑人及单位名称、到期日利率、贴现日期、贴现率、收款日期等月承兑汇票管理台账6.4-PR20未对承兑汇票进行连续编号，可能导致无法核对承兑汇票数量并进行跟踪管理，影响公司资产保全目标6.4-C21预防性开具的承兑汇票必须进行连续编号，如开票错误或有废票的，也需保留票根，以备每月盘点整理月承兑汇票领用登记记录6.4-PR21未定期进行承兑汇票盘点，可能导致承兑汇票数量

11、账实不符，开票记录存在问题未能及时发现，影响公司经营效率目标6.4-C22A发现性财务负责人定期检查开票存根记录并与承兑汇票领用记录核对，对开票数量进行确认月承兑汇票盘点记录6.4-C22B发现性承兑汇票盘点时由票据管理人员填制承兑汇票盘点记录，主要包括盘点日期，盘点人，监盘人，实盘数，盘点差异数等，盘点完毕后由财务负责人审核签字月承兑汇票盘点记录6.4-PR22无承兑汇票盘点记录及承兑汇票缺失原因分析，可能导致承兑汇票盘点信息失真，影响公司经营效率目标6.4-C23发现性盘点后发现票据账存数与实盘数不一致的，及时查明原因，在盘点差异处进行情况原因说明并由盘点人、监盘人及财务负责人签字证明月盘

12、点差异情况原因说明6.4-PR23承兑汇票的开立无明确的条件和审批流程，可能造成未经授权就汇票被开立，影响公司的资产保全目标6.4-C24预防性明确承兑汇票使用的审批流程以及各级主管人员不同的授权范围，并要求相应的人员严格执行年票据管理制度6.4-PR24未具体明确相关会计人员出票金额权限，可能导致出票金额无制衡机制，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标6.4-C25A预防性严格执行承兑汇票授权制度和审核批准制度，由财务部经理授权开票人员开票并按照规定的权限和程序办理开票年票据管理制度6.4-C25B预防性明确开票人员开票金额权限，开票金额在1万元以下的由财务部经理审核确认；开票金额超过1万

13、元的由财务部经理审核并提交分管领导及总经理审批确认年票据管理制度6.4-PR25出票人员未经授权的财务经理(或分管领导)批准办理出票，违规使用承兑汇票，可能造成公司经济损失，影响公司资产保全目标6.4-C26A预防性财务部经理必须在核定的短期融资授信额度内，在指定金融机构办理承兑汇票开票业务月承兑汇票开票记录6.4-C26B预防性以承兑汇票结算的业务，公司须根据合同和发票或产品配置计划，经授权的财务部经理批准，到银行办理开票业务月领导审批单据6.4-PR26审批人未对承兑汇票填写内容进行审核，可能导致承兑汇票记载事项不合法，损害公司经济利益，影响公司资产保全目标6.4-C27A发现性承兑汇票出

14、票时，审核人员必须进行出票信息登记，包括出票单位名称、出票日期、开票金额月承兑汇票开票记录6.4-C27B发现性承兑汇票出票时，总经理或经授权的财务部经理（或分管领导）应仔细核对承兑汇票金额及汇票使用用途月承兑汇票开票记录6.4-PR27作废承兑汇票处理不当，可能导致承兑汇票被修改盗用，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标6.4-C28预防性承兑汇票领用登记簿中应明确作废票据的支票号码、作废日期及作废原因并由财务负责人签字确认，所有废票保管在财务保险柜中，废票处理时须由财务负责人审批确认月废票处置记录6.4-PR28财务部门未及时与销售部门或供方单位经办人办理承兑汇票交接手续并在应付承兑汇票

15、簿上登记，可能导致承兑汇票被盗风险，承兑汇票管理混乱，影响公司资产保全目标6.4-C29预防性承兑汇票出票后财务部应及时与相关业务部门或供方单位经办人联系办理承兑汇票交接手续并在应付票据簿上登记月承兑汇票交接记录6.4-PR29会计人员未得到授权进行出票，可能导致虚开承兑汇票金额，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标6.4-C30A预防性财务部经理或分管领导在出差前应指定相关人员在其出差期间承担对承兑汇票出票的监督审核职责权限，出具书面证明并签字确认月领导授权审批记录6.4-C30B预防性被授权人员在授权期间行使对开票人员出具承兑汇票的监督审核的权利并做好出票审核记录月票据审核记录6.4-C

16、30C预防性财务部经理或分管领导回公司后，被授权人员将所有检查审核记录向领导汇报并归还授权证明月6.4-PR30承兑汇票交接手续不齐全，导致承兑汇票遗失、被盗或非法挪用，影响公司资产保全目标6.4-C31预防性承兑汇票交接时，出票人员需详细记录出票日期、支票数量、金额并签字确认月承兑汇票交接记录6.4-PR31未按国家承兑汇票规定办理对外背书转让手续，可能导致公司资金损失，影响公司合法合规目标6.4-C32预防性承兑汇票背书转让时，须遵守中华人民共和国票据法相关规定进行背书转让，票据的背书转让时须由财务负责人、分管领导及总经理审批确认年背书转让承兑汇票6.4-PR32会计人员办理承兑汇票贴现业

17、务未经审批，可能导致资金截留风险，影响公司资产保全目标6.4-C33预防性办理承兑汇票贴现时，由会计人员向财务部经理或分管领导提出申请审批，经财务部经理或分管领导审批通过后授权相关会计人员与贴现金融机构签订协议办理贴现手续月领导审批记录6.4-PR33承兑汇票贴现业务取得的贴现资金未及时划入公司银行账户，可能导致贴现金额被截留或被非法挪用的风险6.4-C34预防性会计人员办理承兑汇票贴现业务取得的贴现资金，须于贴现当天划入本单位的银行账户，会计人员将银行对账单及相关银行转账资料交给财务部经理审核确认月银行对账单；转账凭证及附件6.4-PR34承兑汇票到期时未向银行承兑付款，可能导致收款人追究法

18、律责任及寻求经济补偿，造成公司法律风险和资金损失6.4-C35预防性票据保管人员应定期核对承兑汇票到期日期并确认承兑日公司资金流是否足以支付款项，承兑汇票提示付款时，会计人员应向财务部经理及分管领导申请付款，经领导审批通过后，会计人员应及时办理银行转账手续，会计人员将银行对账单及相关银行转账资料交给财务部经理审核确认月银行对账单；转账凭证及附件6.4-PR35未定期核对汇票到期期限，可能导致超过承兑汇票贴现日期无法进行承兑汇票贴现，造成公司资金损失6.4-C36发现性定期由汇票保管员核对汇票到期日，把半个月内到期的汇票取出托收月6.4-PR36与客户的承兑汇票往来账面数存在差异未及时发现处理，可能造成承兑汇票管理混乱，影响公司经营效率目标6.4-C37发现性每月定期由票据保管人员汇总整理承兑汇票台账记录并按客户名称分类整理，由会计人员根据汇总记录和客户名单与客户电话、邮件或函证确认，核对承兑汇票数量与金额月承兑汇票管理台账