公司声像档案管理实施细则(试行版)模版.docx

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1、文档信息*文件名称xx有限公司声像档案管理实施细则*文件编号*文件所有者公司办公室文件密级普通文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明批准人(xx)新文件建立文件说明*目的为进一步规范xx有限公司声像档案的管理，根据国家档案局照片档案管理规范的有关规定，结合公司实际情况，制定本细则。*适用范围xx有限公司*流程结构关联文件xx有限公司声像档案管理实施细则第一章 总则第一条 为进一步规范xx有限公司（以下简称“公司”）声像档案的管理，根据国家档案局照片档案管理规范的有关规定，结合公司实际情况，制定本细则。第二条 本细则适用于公司总部及各业务单元综合声像档案的管理。第三条 本细则中所称声像档案是指

2、公司在生产、建设、经营管理等社会活动中形成的，具有保存价值的照片（包括底片）、音频、视频、影视片等不同形式的历史记录及其相应的文字说明。第二章 组织与职责第四条 档案管理部门应根据统一领导，分级管理的原则，对声像档案管理工作进行业务监督与指导。第五条 公司声像档案应向档案主管部门进行归档信息报备，并按“谁产生，谁保管”的原则进行声像资料的实物管理。第三章 声像材料的收集归档第六条 归档范围（一）重要会议和重要活动形成的声像材料；（二）重要基本建设和重要业务项目开展过程关键节点形成的声像材料；（三）反映主要产品、重要科研、科技发明的声像材料；（四）反映企业主要生产经营活动的声像材料；（五）有关重

3、要人物的声像材料；（六）其它具有保存价值的声像材料。详见附件1：xx声像档案归档范围和保管期限表。第七条 归档要求（一）所有属于归档范围内的声像材料都应按要求归档，任何部门或个人不得拒绝归档。（二）归档的声像材料，须内容完整、说明齐全、真实可靠、图像清晰、声音清楚，载体无磨损、划痕。（三）归档的声像材料须是原版。（四）对反映同一内容的若干张照片，应选择其具有代表性的主要照片归档。（五）声像材料归档需有详细的文字说明，包括时间、地点、人物、事由、摄录者等。（六）声像资料的内容要真实，未冲晒的底片应制作照片归档，重要照片实行纸质、电子双套制管理。第八条 归档时间经办人须在会议、活动结束后一个月内完

4、成声像材料的整理，并在每年一季度（3月31日前）将上一年度所有声像材料向公司档案主管部门进行归档信息报备第四章 归档声像材料的整理第九条 声像档案的整理方式集团声像档案按卷整理，实行数字化管理，所有声像材料需转存为电子文件，档案员可按卷建立文件夹整理卷内电子文件，并在档案管理系统中完成数据著录和电子文件挂接。第十条 声像材料分类按照声像材料的形式，将其分为照片、音频、视频、影视片四种类型。第十一条 照片档案的整理（一）数码照片整理1.组卷照片档案应在全宗内按年度问题进行分类；跨年度的照片，应在活动结束年归档整理。同一主题的照片组成一个案卷。2.编号案卷级档号结构为：全宗号年度分类号案卷号。文件

5、级档号结构为：全宗号年度分类号案卷号件号。案卷号：指归集同一主题照片的案卷的编号(一个案卷通常指存放同一主题照片的一个文件夹)。件号:指对同一案卷的照片编制的顺序号，一张照片编一个件号。3.著录在公司档案管理系统进行著录，分案卷级和文件级。（1）案卷级主要著录项包括：全宗号、年度、分类号、案卷号、题名、立卷人、起止日期、保管期限等。全宗号：立档单位的编号。（即：B013）年度：照片拍摄的年度。分类号：本企业档案分类方案中照片档案的代码。案卷号：指归集同一主题照片的案卷的编号。题名：案卷标题，应概括反映本案卷内照片的内容。立卷人：本主题照片的立卷责任者。起止日期：本主题照片的拍摄的起止时间。件数

6、:本案卷内照片的张数。保管期限：本案卷内照片的保管期限。（2）文件级主要著录项包括：全宗号、年度、分类号、案卷号、件号、文字说明、拍摄人、拍摄时间、密级、互见号、有无实体。除与案卷级相同的著录项外，还包括：文字说明：即本照片说明。应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等要素，概括提示照片所反映的全部信息。其他需要说明的事项亦可在此表述，例如照片归属权不属于本企业的，应注明照片版权、来源等。拍摄人：一般填写个人，必要时可添加单位。拍摄时间：用8位阿拉伯数字表示，如20120530。密级：本张照片的密级。互见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。实体：标明本张照片除数码照片外有

7、无纸质照片。4.编目通过公司档案管理系统编制照片档案目录，包括案卷目录及文件目录。案卷目录内容应包括序号、档号、题名、起止日期、件数等。文件目录内容应包括件号、拍摄人、文字说明、拍摄时间、实体等。（二）纸质照片整理对公司有重要意义的照片应冲晒纸质照片归档。纸质照片档号与数码照片保持一致，逐张放入照片册保存，大幅面照片用无酸半透明纸包装后放入档案盒中，平放保存。纸质单张照片说明位于照片的下方，大幅面照片另纸说明，内容包括照片档号、互见号、拍摄人、拍摄时间、文字说明（如照片为人物合影，需标明照片人物的姓名和身份）。照片册按年度册号（照片册的顺序号）的顺序排列，上架保存。照片册应立放，不应堆积平放。

8、（三）底片的整理底片应晒制出纸质照片并数码化进行保存。底片一般按全宗内大流水进行编号整理。底片号的格式为：全宗号张号。底片放入底片袋内保管，一张一袋，在底片袋上标明底片号。对拷贝底片，应在底片袋左上方标明“K”字样。对于幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。底片装袋后，在底片册的芯页上标明底片号，填写册内备考表和背脊。底片册按册号顺序排列，上架保存。第十二条 音频、视频、影视片的整理（一）电子文件的整理1.组卷音频、视频、影视片应在全宗内按年度问题进行分类；跨年度的应在活动结束年归档整理；同一主题的组成一个案卷。2

9、.编号案卷级档号结构为：全宗号年度分类号案卷号。文件级档号结构为：全宗号年度分类号案卷号件号。3.著录分案卷级著录及文件级著录。案卷级著录内容与照片档案相同。文件级著录内容除与照片档案相同外，还包括：拍摄地点：音频、视频、影视片的拍摄地点。带长：音频、视频、影视片的实际录制时间，即播放时间。4.编目通过公司档案管理系统编制音频、视频、影视片目录，包括案卷目录及文件目录。案卷目录内容应包括序号、档号、题名、起止日期、件数。文件目录内容应包括件号、拍摄人、拍摄时间、文字说明、拍摄地点、带长、实体等。（二）实体的整理音频、视频、影视片一般要求数字化管理。如因历史原因，存有录音、录像带，要逐步进行数字

10、化转存。录音、录像带数字化前，应妥善保管录音、录像带实物，其档号与电子文件保持一致，录音、录像带上粘贴标签（见附件2），内容包括：全宗名称、档号、文字说明、拍摄人、拍摄时间、拍摄地点、带长、保管期限、密级。第五章 声像档案保管与利用第十三条 声像档案的利用须办理借阅手续，底片、母带一般不外借，如因工作需要确需外借，须经相关领导审批，并在规定时间内归还。第十四条 档案员要经常检查声像物档案实体的保管情况，每隔两年对纸质照片、底片进行一次抽检，不超过五年进行一次全面检查，发现问题及时补救;检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），同时应注意包装材料的变质问

11、题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。第十五条 归档的声像档案未经相关领导批准，任何部门和个人不得自行公布、销毁、抽底、剪裁或消磁。违反规定者，按公司相关规定处理。第六章 附则第十六条 本细则由公司办公室负责解释。第十七条 本细则自发布之日起施行。附件：1.xx声像档案归档范围和保管期限表2.录音、录像带标签格式 附件1.xx声像档案归档范围和保管期限表档案门类(分类号)二级类目（分类号）归档范围保管期限密级声像档案 11照片011各企业召开重要会议及开展重要活动形成的声像材料永久普通商密2各企业历届董事会成员、历届领导班子成员照片永久普通商密3著名人物、上级领导来本企

12、业参观、指导业务形成的声像材料永久普通商密4各企业劳动模范、先进人物在生产、建设、经营管理等活动中作出重大贡献者，重要论著作者的照片永久普通商密5反映企业主要生产经营活动的声像材料永久普通商密6本企业领导、专业人员出国考察中形成的声像材料永久普通商密7外事活动形成的声像材料永久普通商密8重要项目形成的声像材料永久普通商密9本企业重大科技发明、主要产品的声像材料永久普通商密10本企业发生的重大事故照片永久普通商密11员工培训、业务宣传形成的声像材料永久普通商密12职工文体活动形成的声像材料永久普通商密音频02同上永久普通商密视频03同上永久普通商密影视片04同上永久普通商密附件2.录音、录像带标签格式注：标签尺寸可视实际情况确定全宗名称档 号文字说明拍摄人带 长拍摄时间密 级拍摄地点保管期限