公司人力资源系统管理办法模版.docx

《公司人力资源系统管理办法模版.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司人力资源系统管理办法模版.docx（11页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、公司人力资源系统管理办法（xx版）第一章 总 则第一条 为规范人力资源系统的各项管理，帮助各分支机构、各层级人力资源工作人员正确、合理地使用人力资源系统，使系统发挥应有作用，切实有利于提高各项人力资源工作的规范性及处理时效，特制定xxxx保险股份有限公司人力资源系统管理办法（xx版）（以下简称“本办法”）。第二条 本办法中所提及的“系统”，泛指目前已投入使用的PS系统、绩效管理系统，如今后新开发或外购的其它人力资源相关系统需纳入本办法适用范围，将另行通知。第二章 人员分工与职责第三条 属主（一）指功能模块所属的总公司人力资源部科室的分管领导。（二）职责1.确定功能需求：接口人提出的功能需求，必

2、须通过功能所在模块的属主审批同意，系统流程管理岗方能受理。2.审批数据采集：本模块人员需通过系统后台采集数据，即所需数据不能通过系统既有报表提取，而需进行后台采集时，必须通过属主审批同意，系统流程管理岗方能受理。第四条 接口人（一）指总公司人力资源部各科室指定的专门对接人力资源系统相关工作的人员，原则上应为科室内对科室各项工作、流程熟悉的有较丰富经验的员工。（二）职责1.收集、审核及提交需求：收集总公司及各分支机构人员对本科室模块功能的需求；对于涉及本科室模块功能的需求，需结合实际工作要求及系统已有功能综合考虑，对需求的合理性、适用性等方面进行初步审核；对通过初步审核的需求，需整理形成需求说明

3、书，提交属主审批通过后，报至系统流程管理岗。2.组织完成UAT测试：需求功能开发完成后，接口人需独立完成或组织安排相关用户完成UAT测试；对于较复杂的功能，需提前编写测试案例；测试过程中需及时向系统流程管理岗反馈测试问题，测试通过后以邮件形式反馈至系统流程管理岗。3.验收功能：需求功能上线至生产环境后，需配合IT人员对生产环境中的功能进行验收，至验收完成后，邮件反馈至系统流程管理岗。4.编写或更新规范要求：当新上线功能使现有工作流程发生改变，或产生其它影响时，接口人应及时编写或更新相关工作流程的规范要求并发布；如对总公司及分支机构人力资源同事使用该新功能时有填写或使用规范要求的，应在功能上线前

4、完成规范的编写及发布。5.宣导及培训：接口人应在功能上线时，向功能用户进行使用宣导，对于较复杂的功能，应进行使用培训。6.收集及申请新功能权限：新上线的功能如有对应的新权限产生，功能所属模块的接口人需向总公司及各分支机构收集权限申请名单，统一进行权限申请。 7.监督系统使用情况：对于已上线的功能，接口人需监督总公司及各分支机构相关人员对该功能的使用情况，确保所有用户按要求将系统功能投入日常使用，并按规范进行操作；用户在功能使用中有疑难或出现问题的，应予解答辅导，接口人不能解决的，需及时向系统流程管理岗反馈。第五条 用户（一）所有人力资源系统的使用者，均为系统用户。（二）职责：1.配合UAT测试

5、：根据接口人的要求和需要，配合接口人对新功能或功能优化点进行UAT测试。2.按要求使用系统功能：新功能或功能优化点交付用户使用后，用户需按照该功能相关的操作规范及要求使用系统，如因用户不按要求使用系统而造成系统出错或对系统数据造成影响的，责任由该用户承担。3.反馈系统问题：在系统使用中，发现因系统问题而影响正常操作时，应及时向功能所属模块接口人反馈，反馈时尽可能提供出错截屏及其它详细信息。第六条 IT人员1.（一）本办法所述IT人员，指负责开发、运营维护人力资源系统的IT人员。（二）职责：1.受理需求及开发：受理系统流程管理岗提报的需求，对需求的开发时间进行预估，并在预估的时间内，按需求说明书

6、中的要求完成开发。2.协助UAT测试：在UAT测试时间开始前，需向系统流程管理岗提供UAT测试环境网址、测试账号、IT内部测试通过案例，并在UAT测试过程中，及时处理测试问题。3.功能发布上线：UAT测试通过后，应在与系统流程管理岗协议的上线时间将功能发布上线至生产环境，并协助用户完成功能验收工作。4.系统日常维护：对于系统流程管理岗提报的系统问题、系统用户提报的数据修改或数据采集需求，应及时响应并尽快处理。5.运维数据提供：向系统流程管理岗提供处理人力资源系统问题、数据修改、数据采集需求的数量及相关信息，并就提报的问题及需求提供评估意见。第七条 系统流程管理岗（一）职责1.受理需求：协助接口

7、人对拟提交的需求进行分析、细化，在接口人将需求提交审批后，与IT人员沟通确定开发上线的排期，并按照IT部门要求的方式和流程，向IT部门提交开发申请。2.功能设计：根据接口人提交的需求说明书，进行功能及页面设计，并通过与IT人员的沟通讨论，最终确定需求的具体实现形式。3.功能实施：根据受理需求时与IT人员沟通的排期，跟进IT人员的开发进度，确保IT人员能按时交付UAT测试及上线；同时根据开发进度，提醒或组织接口人编写测试案例、进行UAT测试、梳理功能相关的规范要求、推动接口人组织宣导及培训等。4.权限管理：受理接口人及用户的权限申请，并根据系统功能情况给予权限分配建议；定期检查系统内权限分配情况

8、，对未及时上报的已离职或异动人员权限进行清理。5.系统维护：受理接口人提报的系统问题，分析确认后提报IT处理，跟进并反馈处理结果。6.监督使用：监督各项上线系统功能的使用情况，监督内容包含但不限于功能是否投入使用、是否按要求执行操作等，并以月报形式向全体人力资源人员通报相关情况；对于接口人反馈的系统问题，进行分析排查后，提供解决建议。第三章 需求提交与实施第八条 需求提交流程（一）需求确认接口人在需求提交审批前，需先与系统流程管理岗进行需求沟通，待双方沟通确认拟提需求为解决当前问题的最合适方案、需求内容齐全、系统能够支持开发该需求后，接口人提交需求至属主审批。（二）提交方式接口人使用需求说明书

9、模板，参考模板中提及的各项考虑要点，编写需求说明书，以邮件形式提交审批。（三）需求审批流程由接口人发起申请，经需求所属模块的总公司科室负责人审批，并经所属模块属主终审后，接口人将审批结果反馈至系统流程管理岗，由系统流程管理岗结合当前开发任务情况、已排期需求情况、开发工期预估及IT发版日（IT指定的可发布上线功能点的日期）安排后进行排期，并向接口人反馈需求受理结果。第九条 UAT测试与验收（一）测试案例为了在UAT测试时提高测试效率，并尽可能全面地覆盖测试点，接口人需在UAT测试前，完成测试案例的编写，测试案例需通过系统流程管理岗的审核。测试案例需包含需求说明书中所有功能点、审批节点（如有）、及

10、执行测试时模拟的使用场景等，具体编写格式根据需求内容而定。（二）执行UAT测试UAT测试（User Acceptance Test）指IT人员在完成开发后，将开发成果发布至测试环境中，让用户测试功能是否符合需求说明书中要求的过程。接口人需在系统流程管理岗指定时间内，组织相关用户执行测试案例中的所有内容，完成UAT测试；在测试过程中发现问题，必须及时反馈至系统流程管理岗，在问题修复后进行复测，至测试通过后，邮件反馈至系统流程管理岗。（三）正式环境验收正式环境验收指在UAT测试通过后，IT人员将功能发布至正式环境中，由用户在正式环境中用真实数据操作，以验证功能是否已成功发布至正式环境、是否可以投入

11、正式使用的过程。由于正式环境为全员均可接触，当中承载大量真实数据及已在使用的各种功能、流程，如功能发布不当可能会造成不可预估的影响，因此新功能发布后，接口人必须在发布当天即进行验收，接口人应在验收前预留准备好一单真实数据以供使用。如在验收过程中发现问题，立即反馈IT人员进行调整或修复，直到验收通过。如出现当天内不能完成调整或修复的问题，IT人员将把功能从正式环境中撤除，待修复后于下一发版日再次发布上线。再次发布上线仍然需要进行正式环境验收。第十条 宣导与培训（一）编写或更新工作规范当上线功能影响、改变已有的工作方式或流程时，接口人需在功能上线前，编写或更新相关的规范要求文书，经审批后在功能上线

12、时，知会所有功能用户调整工作方式或流程。当接口人或功能模块所属科室对该功能有填写录入、操作时效等方面的要求时，接口人也需在功能上线前，编写规范文档，在功能上线时，发送至所有功能用户。（二）宣导宣导指接口人或功能模块所属科室，通过邮件、会议或其它形式，通知某项功能的所有用户该功能已上线、何时开始使用该功能、上条所述的工作规范等。功能上线前，接口人需根据上线功能的复杂程度、对已有工作的影响程度、涉及的用户数量等，确定宣导的形式、开展时间、持续时长等详细方案，方案需反馈至系统流程管理岗备案；上线时则根据已定的宣导方案，向目标用户开展宣导工作。（三）培训当上线功能的操作、流程比较复杂，或有较高的填写录

13、入规范要求时，接口人需在功能上线前，确定好该功能的培训方案、制作好培训材料，在功能上线时向用户开展培训工作。第四章 日常使用管理第十一条 系统使用要求（一）及时投入使用原则上，所有功能上线后，都应立即投入日常使用。若因功能宣导或培训未能在上线前完成而使功能不能投入使用的，接口人应在上线后一周内完成宣导或培训，随即将功能投入日常使用。（二）按规范、要求进行操作所有用户都应按照接口人或功能所属科室对该功能的操作要求、填写录入及流程规范操作系统。（三）按要求反馈问题或需求用户在使用系统过程中，如发现操作问题或产生新需求，应及时向功能所属模块接口人反馈。 （四）及时新增、修改、删除权限当原有用户工作内

14、容发生变更，或发生岗位调动、人员流动等情况时，接口人或各分支机构人力资源负责人应及时提出申请，新增、修改或删除相应人员的系统权限。第十二条 问题处理（一）问题分类1.操作疑难：用户在使用系统过程中，对功能的操作顺序、填写录入标准有疑问，或发现操作结果不符合预期等。2.系统缺陷：在所有操作均符合要求和规范时，出现系统报错，或其它接口人认为操作结果不符合预期的情况。3.数据修改：对已录入系统的、但使用系统已有功能不能操作修改的数据，有修改需要。4.数据采集：对系统已有功能不能操作提取的批量数据，有采集需要。（二）处理方式1.操作疑难：由用户向接口人反馈，反馈同时提供尽可能详细的操作信息以及问题页面

15、截图，供接口人分析判断；接口人不能解决的，由接口人向系统流程管理岗反馈，由系统流程管理岗提供解决建议。2.系统缺陷、数据修改、数据采集：处理方式另见人力资源系统运营操作指引问题上报、数据修改申请、数据采集申请。第五章 系统权限管理第十三条 权限申请（一）权限分配原则在各人力资源系统中，要操作功能或查看数据都需要具有权限，不同的权限对应不同的操作页面、查看范围，因此当总公司各科室或各分支机构需要新增某项功能的用户，或调整原有用户的可操作、查看范围时，必须通过权限申请来添加、修改权限。为保证系统操作的安全性及可追溯性，原则上每项系统功能在总公司及各分支机构应各仅有一名操作人员。 （二）申请流程如为

16、新功能上线需要批量新增权限时，由该功能所属模块的接口人统一收集权限需求进行申请；如为对已有功能新增用户、或调整原用户已有权限时，由用户进行申请。申请方式及审批流程另见人力资源系统用户权限管理规定。第十四条 权限清理（一）清理原则当有人员调动、离职，或因分工调整而导致对某功能有操作权限的人员不需要再操作该功能时， 即应进行权限清理。（二）清理方法由接口人或出现上述情况的分支机构人力资源负责人，在上述情况发生后及时向系统流程管理岗提交清理需求。同时，系统流程管理岗将每月进行权限核查及清理。第六章 监督与结果处理第十五条 监督目的为确保已上线的系统功能能够得到充分、正确的使用，系统管理岗将对已上线的

17、各项系统功能进行持续监督。第十六条 使用情况监督系统流程管理岗将通过日常了解、报表提取、后台抽查等方式，对系统使用中的以下方面（包含但不限于）进行持续监督：是否及时进行功能宣导或培训、上线功能是否投入使用、误操作数量、权限清理是否及时等。第十七条 监督结果处理系统流程管理岗将以邮件形式，每月向总公司及各分支机构人力资源全体人员发送人力资源系统月报，通报上述监督结果。其中对于上线功能未投入使用、或仅部分使用的，系统流程管理岗在受理该功能所属模块的新需求时，将会降低该需求的排期优先程度。第七章 附 则第十八条 本办法由总公司人力资源部负责解释和修订。第十九条 本办法自发布之日起施行，如公司之前有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。