建设工程公司合同管理办法模版.docx

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1、第四部分 合同管理第一章 合同管理办法第一节 总 则第一条 为了实现依法治理企业，加强公司的经营管理，促进公司对外经济活动的开展，规范经济行为，控制经营风险，提高经济效益，防止出现不必要的经济损失和社会不利影响，根据国家相关法律法规的规定，结合本行业特点及本企业的实际情况，特制定本管理办法。第二条 以公司名义对外签订的工程承包、工程专业分包、劳务分包、物资采购、加工定作、租赁、工程咨询、工程保险等方面的合同管理，适用本办法。日常办公用品小额采购合同及劳动合同不适用本办法。第三条 公司商务合约部是公司的合同风险管控部门。应邀参加招标文件合同条款的审查,应邀参与合同的前期谈判,组织审查送审的合同,

2、跟踪合同的履行,协助合同纠纷的解决。第四条 各项目经理部、各城市事业部配备1-2名专职或兼职合同管理员，接受公司商务合约部的监督、指导，配合公司商务合约部的工作，全面负责本单位的合同管理。合同管理员必须具备大专以上学历，两年以上的合同管理工作经验，具有较强的法律意识。第五条 签订合同必须遵守国家法律法规的强制性规定，不得损害社会公共利益，坚持自愿协商、平等互利、等价有偿的原则。第六条 以公司名义订立的所有合同，必须采取书面形式，禁止口头合同。附有权利义务内容的信件、电报、电传、图表、电子邮件等均视为书面合同，适用本办法。各项目经理部、各城市事业部合同管理人员应及时复印保存，电子邮件应及时拷贝保

3、存，并同时将原件至商务合约部存档。第二节 分供方选择标准第七条 对于分供合同、工程咨询合同，由商务合约部来组织完成集中采购或询价工作（详见集中采购管理部分），确定分供方。第八条 分供方初步确定后，由商务合约部组织二次谈判工作（如需），保存谈判过程中的往来信函、电报、传真等合同背景材料和辅助证据。第九条 在谈判时，应当了解对方当事人及其代理人的法律身份是否符合合同条件，包括但不限于以下方面：法人资格、经营范围、资质等级、代理人的代理权限；了解对方当事人的资信情况，包括但不限于以下方面：资产状况、经营情况、履约能力、企业信誉。第十条 在合同谈判过程中如涉及到公司的商业秘密，应先与对方签订保密合同，

4、约定对方的保密义务。第三节 合同拟订第十一条 商务合约部负责建立健全和完善各种合同范本，并定期在OA或PM系统中更新完善；各项目经理部、各城市事业部必须使用公司的合同范本与对方当事人签订合同。第十二条 合同的主要条款应当明确和具体，不能产生歧义。必须包括但不限于下列条款：（一）双方当事人的详细情况（包括名称、地址、电话、法定代表人、委托代理人、开户银行及帐号等）；（二）标的或合同工作内容；（三）数量及计量方式；（四）质量要求；（五）价款、报酬及付款条件；（六）履行地点、期限和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法；（九）签约时间和地点。第十三条 合同数量条款应当明确计量的标准和方法、损耗率

5、等内容。如约定数量以实际发生为准时，须在合同中明确具体的有权签收人。第十四条 合同质量条款应当约定现行有效的具体质量标准。第十五条 违约责任条款中，违约金的计算标准应当参照银行同期贷款利率确定，且限定上限。第十六条 在争议解决条款中，应明确管辖法院或仲裁委员会的名称。第十七条 合同中须对债权债务的转让事宜做出明确约定（原则上合同项下的债权债务不得转让）。第十八条 如确须使用对方当事人拟订的合同，各项目经理部、各城市事业部必须在送审前认真研究合同文本，修改不明确、不规范的条款，明确对方公司资质是否符合合同条件，避免对公司构成潜在风险。第十九条 对方当事人提供的格式合同中如有限制我方权利或免除对方

6、责任的条款，各项目经理部、各城市事业部应要求对方当事人予以书面解释说明。第四节 合同审批第二十条 商务合约部负责确定、修改、解释合同的审批程序。第二十一条 各项目经理部、各城市事业部在合同报审时，必须进行收入与支出对比，做好经济分析；对没有收入但确需支出的合同，应附详细的情况说明。各项目经理部、各城市事业部应对合同条款进行严格把控，将合同风险降到最低。第二十二条 所有合同都要通过PM管理系统报审，补充协议报审时，应将主合同一并提交。第二十三条 各项目经理部、各城市事业部应对合同进行审核，审核无误后报公司进行各职能部门的审批。根据合同类别的不同，按照合同审批管理办法规定的程序由相关部门进行审核。

7、第二十四条 商务合约部商务人员主要负责审核合同是否已履行集采程序；单价是否公允；清单内容是否齐全、描述清楚；合同中关于甲乙双方的权利义务划分是否详尽；并对合同中隐含的风险进行控制。商务合约部法务人员负责审核：资质文件是否齐全、有效；合同内容是否符合国家相关法律、法规和政策的规定；合同条款是否齐全、完整、有效；当事人双方的权利、义务、违约责任是否具体、明确、可行。结合IPO及上市要求等综合评估合同的缔约风险等。第二十五条 项目管理部主要审核项目管理部负责审核：合同约定的数量、工期（供货周期）、实施方案、安全文明施工等是否符合已批复的实施方案综合评估项目的履约风险等。第二十六条 技术部主要审核合同

8、涉及到的修复方案是否在已批复的修复方案之中；重点把控药剂种类、数量及设备种类是否合理，并在已批复的实施方案中；是否在主合同规定的范围及区间内。财务部主要审核合同的财务事项是否符合国家财税法规和公司财务管理制度；审查合同的付款、收款事项是否符合公司资金计划；对合同的涉税问题提出意见和解决措施。设备部主要审核：优先选用自有设备和库存物资，确保公司自有固定资产充分利用等。第二十七条 固定资产采购类合同应同时上传签字齐全的固定资产采购申请表（具体流程参见设备部的相关表单）。第二十八条 在合同评审中，发现合同在未来的履行中将存在难以回避和控制的风险，通过文字修改仍不能避免或对方当事人不接受修改的，由各项

9、目经理部提请公司区域主管副总决定是否举行专题论证会。第二十九条 论证会由项目经理部组织，视合同背景情况邀请市场营销部、项目管理部、商务合约部、财务部等部门人员参加。第三十条 论证会应制作会议记录，将会议决议以电子邮件形式发送相关参与人员，并由各项目经理部负责保管纸质文档复印件，原件第一时间交商务合约部存档。第三十一条 论证会结束后2日内，各项目经理部将论证结果书面报告公司区域主管副总决定是否签订合同。第五节 合同签订第三十二条 合同履行完相关审批程序后方可进行签章。第三十三条 合同签章须为公司公章或合同专用章。第三十四条 合同文本须加盖骑缝章。第三十五条 按合同约定应当由法定代表人或其委托代理

10、人签署的，应当由法定代表人本人签署，或由委托代理人亲笔签署并出具书面委托书原件。第三十六条 合同签字、盖章时应确保合同内容的完整，同时须写明签约时间。第三十七条 合同必须在开始履行前签订，禁止先履行后补合同的情况发生。第三十八条 需要备案、公证的合同，由各项目经理部、各城市事业部自行办理。第六节 合同履行、变更、解除、终止第三十九条 合同成立生效后，双方当事人应按约定全面适当地履行。第四十条 合同签订后履行前，由各项目经理部、各城市事业部的合同管理员组织技术、工程、财务人员进行书面合同交底(必要时须召开会议进行交底)，明确合同内的注意事项及风险点，并做好交底记录及存档工作。第四十一条 各项目经

11、理部、各城市事业部商务人员负责建立本单位合同台帐。第四十二条 商务合约部定期或不定期地对各项目经理部、各城市事业部的合同履行情况进行监督检查。对发现的问题要求各项目经理部、各城市事业部限期整改，检查结果作为对其考核的依据。第四十三条 合同履行过程中，对具有权利与义务内容的文件，未经过审核程序，任何经办单位不得在上述文件上使用公司印章。第四十四条 合同履行过程中，双方当事人对合同条款的法律含义产生歧义可能引起纠纷的，经办单位应及时向商务合约部说明情况并会同商务合约部处理。第四十五条 合同履行过程中，各项目经理部、各城市事业部发现对方当事人具有下列情形之一的，应暂时中止履行，并报商务合约部处理：经

12、营状况严重恶化；转移财产、抽逃资金，以逃避债务；丧失商业信誉；有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形。第四十六条 合同对方当事人未能全面履行合同义务的，各项目经理部、各城市事业部应及时、全面收集相关证据，并向商务合约部书面报送事实经过，商务合约部协助分析违约性质，提出解决方案。第四十七条 对已经生效的合同，对方或我方认为需要变更或解除的，应当书面向商务合约部说明事实经过、原因和理由。第四十八条 对于分包合同，各项目经理部、各城市事业部在对方当事人合同义务履行完毕后1个月内，必须完整、齐全地收集分包结算资料，完成分包结算的初步审核工作，同时将结算资料移送商务合约部（具体详见分包结算管理规定）。第

13、七节 合同纠纷处理第四十九条 合同纠纷由商务合约部法务牵头协调处理，各项目经理部、各城市事业部、公司相关业务主管部门予以协助配合。第五十条 发生合同纠纷后，各项目经理部、各应向商务合约部书面说明有关事实经过，并提供证据材料。第五十一条 发生合同纠纷后，与对方当事人进行协商谈判期间，各项目经理部、各城市事业部未与商务合约部协商确定，不得向对方出具任何书面承诺。第五十二条 合同纠纷尽量通过非诉讼途径协商解决。对协商达成一致的谈判成果，双方当事人必须以补充协议等书面形式加以确认。补充协议的签订需重新履行合同审核程序。第五十三条 经与对方当事人协商谈判无法达成一致的，由商务合约部出具法律意见书，视情况

14、轻重报主管副总经理或总经理决定是否选择以诉讼、仲裁方式解决合同纠纷，但建设工程施工总承包合同纠纷须报总经理决定。第八节 合同编号管理与档案管理第五十四条 设备部统一负责编排公司及所有项目经理部、城市事业部设备合同编号（不分固定资产与非固定资产），具体编排办法参阅设备部相关管理办法。第五十五条 商务合约部负责编排所有新开项目的项目编号，合同编号由公司名称缩写+年份缩写-合同类型代码及序号组成。公司名称缩写：JGXF；年份缩写：当年年份的后两位，如2017年缩写为17；合同类型代码：合同种类的英文名称的大写首字母，主要涉及到的合同类型及对应代码分别为工程类合同（合同类型代码E；例如JGXF17-E

15、01）、技术服务类合同（合同类型代码T; 例如JGXF17-T01）、采购类合同（合同类型代码P;例如JGXF17-P01）、场调类合同（合同类型代码S; 例如JGXF17-S01）以及投资类合同（合同类型代码B类）; 例如JGXF17-B01）。第五十六条 项目经理部的商务人员负责其对应项目的合同编号编排工作。项目经理部所有类型的合同均在主合同编号基础上编写。例如项目主合同编号为JGXF17-E01，则该项目的工程类合同编号分别为JGXF17-E01-E01、JGXF17-E01-E02、JGXF17-E01-ENN;该项目的日常合同编号分别为JGXF17-E01-A01、JGXF17-E0

16、1-A02、JGXF17-E01-ANN;项目其他类合同编号原则依次类推。第五十七条 项目经理部合同编号原则为：1）药剂采购、零配件采购、项目经理部自行采购的设备类为P类编号（须在平台“材料采购合同”处录入）；2）设备租赁为R类编号（须在“机械设备租赁合同”处录入）；3）彩钢板房、围墙、便道、场地硬化、土石方挖运、高压旋喷、钢板桩、筛分、搅拌、吨袋装袋、原位热解吸、间接热解吸、终端处置类等为E类编号（须在“专业分包合同”处录入）；4）租房、租车、网络服务、保安服务、模型制作、宣传片拍摄等为A类编号（须在“其他支出合同”处录入）;测绘、勘察、环境样品检测等为T类编号； 5）TDU、大淋洗、污水处

17、理站等设备运输为F类编号（须在“其他支出合同”处录入）。如涉及大型机械设备安装及拆除，合同编号分类为E类（须在“大型设备按拆合同”处录入）第五十八条 合同编号应按先后发生顺序连续编制，已占用的合同编号，在合同发生变更、取消、解除等情况时，应及时在合同台账上注明原因。第五十九条 合同盖章前须完善下列手续后，商务合约部对接商务人员方能盖章。1、拟签合同应将全部空白处填写完毕，日期填写齐全；2、合同额超过1万元（含1万元）不超过30万元（含30万元）的须提供：签约方营业执照、符合其工作内容的资质证书、经营许可证、安全生产许可证、授权委托书（非法定代表人签署合同），须全部以加盖红色公章形式提供；3、合

18、同额超过30万元的须提供：签约方营业执照、符合其工作内容的资质证书、经营许可证、安全生产许可证、授权委托书（非法定代表人签署合同）以及新开具的工商外档等；4、集采平台系统打印出的拟签合同中标通知书；5、严禁先进场后签合同；。第六十条 合同履行审核程序加盖公司印章后，各项目经理部、各城市事业部合同管理员应第一时间将合同扫描件、合同审批表扫描件交商务合约部对接商务人员；商务合约部统一整理原件后交总部办公室，由办公室负责后续财务贴花及存档事宜。第六十一条 各项目经理部、各城市事业部应及时、完整地收集合同过程中形成的书面资料。如须签订补充协议，必须在上传PM系统前一并传经公司技术部门或项目管理部审批的

19、书面变更方案。第六十二条 合同过程中形成的书面资料，各项目经理部、各城市事业部应在15日内将其复印件及扫描件报商务合约部备案。第六十三条 办公室对各项目经理部、各城市事业部备案的合同书面资料，分门别类，建立公司级合同档案；各项目经理部、各城市事业部对本单位的合同书面资料，分门别类，建立项目或城市事业部级合同档案。第六十四条 公司级合同档案的内部借阅须按办公室的相关规定办理。第九节 罚 则第六十五条 有关人员具有下列情形之一的，公司视情节轻重责令限期整改、通报批评：（一）未经批准，擅自使用非公司格式合同文本报批，导致审核期限延后的；（二）未按规定进行合同交底的；（三）未定期对合同履行情况进行检查

20、的；（四）未按规定报送合同履约报表的；（五）未签合同先行履行的；（六）违反规定，擅自使用项目或分公司印章签订合同的；（七）在具有权利和义务内容的文件上，擅自使用项目或城市事业部印章的；（八）发现我方或对方不能履约未及时报告而造成损失的；（九）未建立或未及时更新合同台帐和档案的；（十）收集合同档案资料不及时、完整，导致相关证据灭失的；（十一）遗失、伪造合同档案的；（十二）无代理权或超越代理权，擅自以公司名义签订合同的；（十三）在合同的审查、订立、履行过程中，玩忽职守或滥用职权导致对方索赔的；（十四）与对方当事人恶意串通损害公司利益或社会公共利益的；（十五）利用合同收取任何形式回扣的；（十六）其他

21、违反本办法禁止性规定的。第六十六条 有关人员违反第六十九条的相关规定，给公司造成损失的，应当承担赔偿责任，并移交人力资源部处理；情节严重构成犯罪的，移送司法机关追究其刑事责任。第十节 附 则第六十七条 本办法的规定如与公司现行的有关规定相抵触的，以本办法的规定为准。第六十八条 本办法由公司商务合约部负责解释。第二章 合同审批流程1.合同审批流程说明序号合同类别合同内容申请部门审批流程备注1工程类1.1工程类工程承包1.1.1工程类工程承包项目部或项目管理部见流程图公司总部直管项目1.1.2工程类工程承包项目部或城市事业部见流程图城市事业部管理的项目1.1.3工程类工程承包项目部见流程图子公司(

22、全资或控股）管理的项目1.2工程类工程分包项目部1.2.1a工程类工程承包项目部经办人见流程图公司总部直管项目（固定模版）1.2.1b工程类工程承包项目部经办人见流程图公司总部直管项目（非固定模版）1.2.2工程类工程承包项目部经办人见流程图城市事业部管理的项目1.2.3工程类工程承包项目部经办人见流程图子公司(全资或控股）管理的项目2采购2.1采购材料采购2.1.1a采购材料采购项目部经办人见流程图公司总部直管项目（固定模版）2.1.1b采购材料采购项目部经办人见流程图公司总部直管项目（非固定模版）2.1.2采购材料采购项目部经办人见流程图城市事业部管理的项目2.1.3采购材料采购项目部经办

23、人见流程图子公司(全资或控股）管理的项目2.2采购设备采购2.2.1采购设备采购设备物资经办人见流程图公司2.2.2采购设备采购设备物资经办人见流程图子公司(全资或控股）3设备租赁3.1设备租赁设备租赁/出租设备物资经办人见流程图公司3.2设备租赁设备租赁项目部经办人见流程图公司总部直管项目3.3设备租赁设备租赁项目部经办人见流程图城市事业部管理的项目4战略合作协议4.1战略合作协议战略合作协议市场营销部经办人见流程图公司4.2战略合作协议战略合作协议城市事业部经办人见流程图城市事业部5技术服务类5.1样品检测委托类材料采购5.1.1样品检测委托类样品检测委托类商务合约部经办人见流程图公司5.

24、1.2样品检测委托类样品检测委托类项目部经办人见流程图公司总部直管项目5.1.3样品检测委托类样品检测委托类项目部经办人见流程图城市事业部管理的项目5.2环境咨询类环境咨询类5.2.1环境咨询类环境咨询类项目部经办人见流程图城市事业部管理的项目5.2.2环境咨询类环境咨询类项目部经办人见流程图子公司(全资或控股）管理的项目5.3项目管理协议类项目管理协议类项目部经办人见流程图城市事业部管理的项目5.4技术咨询服务类技术咨询服务类5.4.1技术咨询服务类技术咨询服务类项目部经办人见流程图公司总部直管项目5.4.2技术咨询服务类技术咨询服务类项目部经办人见流程图城市事业部6运输类运输类6.1运输类

25、运输类设备物资部经办人见流程图公司6.2运输类运输类项目部经办人见流程图公司总部直管项目6.3运输类运输类项目部经办人见流程图城市事业部管理的项目7行政类行政类7.1行政类行政类办公室经办人见流程图公司7.2行政类行政类项目部经办人见流程图公司总部直管项目7.3行政类行政类项目部经办人见流程图城市事业部管理的项目8专项服务类8.1专项服务类IOP、法律、财务、股权投资等相关部门经办人见流程图公司8.2专项服务类实验仪器采购、技术服务相关部门经办人见流程图公司合同审批权责划分说明：1、商务合约部负责审核：是否已履行集采程序；单价是否公允；清单内容是否齐全、描述清楚；双方的权利义务划分是否详尽；收

26、入合同是否满足公司的整体利润要求，支出合同是否在项目策划范围内；提示潜在的商务缔约风险等。2、法务人员负责审核：资质文件是否齐全、有效；合同内容是否符合国家相关法律、法规和政策的规定；合同条款是否齐全、完整、有效；当事人双方的权利、义务、违约责任是否具体、明确、可行。结合IPO及上市要求等综合评估合同的缔约风险等。3、项目管理部负责审核：合同约定的数量、工期（供货周期）、实施方案、安全文明施工等是否符合已批复的实施方案综合评估项目的履约风险等。4、技术部负责审核：合同中约定工艺、方法、药剂的名称、种类、含量、使用数量是否符合已批复的修复方案综合评估项目施工的技术风险等。5、财务部负责审核：合同

27、的付款条件、发票约定等综合评估财务的成本分险等。6、设备物资部负责审核：优先选用自有设备和库存物资，确保公司自有固定资产充分利用等。2. 合同审批等流程图一、合同审批1工程类1.1工程类承包合同审批流程1.1.1公司总部直接管理的项目承包类合同审批流程1.1.2城市事业部管理的项目承包类合同审批流程1.1.3全资与控股子公司管理的项目承包类合同审批流程1.2工程类分包合同审批流程(建安工程)1.2.1a公司总部直接管理的项目分包类合同审批流程（固定模版）1.2.1b公司总部直接管理的项目分包类合同审批流程（非固定模版）1.2.2城市事业部管理的项目分包类合同审批流程1.2.3全资与控股子公司管

28、理的项目分包类合同审批流程2采购类2.1公司总部直接管理的项目材料药剂采购类合同审批流程2.1.1a公司总部直接管理的项目材料药剂采购类合同审批流程（固定模版）2.1.1b公司总部直接管理的项目材料药剂采购类合同审批流程（非固定模版）2.1.2城市事业部管理的项目材料药剂采购类合同审批流程2.1.3全资与控股子公司管理的项目材料药剂采购类合同审批流程2.2设备采购类合同审批流程2.2.1公司总部设备采购类合同审批流程2.2.2全资与控股子公司设备采购类合同审批流程3设备租赁类3.1公司总部设备出租/租赁合同审批流程3.2公司总部直接管理的项目设备租赁合同审批流程3.3城市事业部管理的项目设备租

29、赁合同审批流程4战略合作协议4.1公司总部战略合作协议审批流程4.2城市事业部战略合作协议审批流程5技术服务类5.1样品检测委托类合同审批流程5.1.1公司总部样品检测委托类合同审批流程5.1.2公司总部直接管理的项目样品检测委托类合同审批流程5.1.3城市事业部管理的项目样品检测委托类合同审批流程5.2环境咨询类合同审批流程5.2.1城市事业部管理的环境咨询类合同审批流程5.2.2全资与控股子公司管理的环境咨询类合同审批流程5.3项目管理协议类审批流程5.4技术咨询服务类合同审批流程5.4.1公司总部直接管理的项目技术咨询服务类合同审批流程5.4.2城市事业部管理的项目技术咨询服务类合同审批

30、流程6运输类合同审批流程6.1公司总部运输类合同审批流程6.2公司总部直接管理的项目运输类合同审批流程6.3城市事业部管理的项目运输类合同审批流程7行政类合同审批流程7.1公司总部行政类合同审批流程7.2公司总部直接管理的项目行政类合同审批流程7.3城市事业部管理的项目行政类合同审批流程8公司专项服务类审批流程8.1公司专项服务类（IPO、法律、财务、股权投资）审批流程8.2公司专项服务类（实验室仪器采购及公司技术服务类）审批流程二、项目策划审批1项目策划1.1公司总部直接管理的项目策划审批流程1.2城市事业管理的项目策划审批流程四、集采审批1采购计划和招标文件编制审批1.1采购计划和招标文件编制审批(设备采购)1.2采购计划和招标文件编制审批(材料采购)1.3采购计划和招标文件编制审批(专业分包)2采购方案审批流程3定标审批流程3.1定标审批流程3.2询价定标审批流程4专家入库审批流程5供应商入库审批流程五、结算审批1.1公司总部直接管理的项目结算审批流程1.2城市事业部管理的项目结算审批流程