国有企业电子收发文管理规定模版.docx

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1、国有企业电子收发文管理规定为进一步规范电子公文收发管理，提高公司文件传递的及时性和办理的有效性，确保公司电子公文的安全有效，特制订本规定。1.原则和要求1.1电子公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。1.2各单位、部门应当高度重视公文处理工作，加强对本单位、部门公文处理工作的领导和检查。应配备责任心强、办事效率高的专职或兼职文件资料员负责公文处理工作，并且保持人员的相对稳定。规定各单位、部门主要领导为文件处理的主要责任人，文件资料员为文件处理的第一责任人。1.3电子公文的处理应当符合三航局江苏分公司公文收发管理规定（三航苏分办发200462号）和OA系统收发文相关程序

2、和操作要求。做好公文的发出、收进、运转及日常管理等一系列衔接有序的工作。1.4公司办公室是电子公文的管理部门，负责电子公文传输的管理和考核工作;负责电子公文传输的技术保障工作。1.5电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。2.电子发文处理规定2.1通过公司OA办公系统由部门文件资料员负责上传公司发文。发文流程：承办人拟稿承办部门领导签字有关部门会签办公室核稿公司领导签发办公室登记编号文印人员排版承办人校对办公室用印发文部门清稿归档文印人员投送文件。2.2行文规则2.2.1行文应当确有必要，注重效用。发文内容要做到观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。2

3、.2.2行文关系应当根据隶属关系、职权范围和工作需要确定。2.2.3公文的文种要根据公文的行文目的、内容及主送单位的行文关系确定。凡是向上级单位请求指示和批准的文件，一律使用“请示”文种。“请示”应当一文一事，一项请示只限一个问题;工作请示要按级请示，不能越级请示，特殊情况越级请示，必须同时抄报直接主管部门;一项请示一般只限主送一个上级单位，如需其它单位协助或知晓的事项，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位;在请求上级单位和部门答复事项时，要注重语气、语句。凡是向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问一律使用“报告”文种。“报告”中不得夹带请示事项。2.3公文格式2.3.1公文标题应当

4、准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法律法规和规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用介词是“关于”，一般结构为：“（单位）关于（内容）的（文种）”。2.3.2主送单位指公文的受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称（送局的文件一律用“局有限公司”，不能加部门）。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头主送和越级主送。2.3.3抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文内容的其它单位和有关领导，应当使用全称或者规范化简称、统称。2.3.4随文附上的图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参考。公文如有附件（不包括被批转

5、、报送件），应在正文之后，成文日期之前，注明附件的顺序和名称。被批转或转发的文件，应随同下发，但不必标明“附件”字样。2.3.5成文日期以公司领导签发日期或会议通过日期为准;年、月、日要完整。2.4公文标识规则部门文件资料员在上传文件时严格按以下规则进行：2.4.1公文标题使用加粗2号小标宋体字，可一行或分多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2.4.2主送机关在标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋体字，主送机关名称后标全角冒号。2.4.3正文：每自然段左空2字，回行顶格，用3号仿宋体字，每页22行，每行28个字;数字、年份不能回行。标点符号不能居行首。第一层小标题用3号黑体

6、字（不用标点符号）。2.4.4成文日期用阿拉伯数码将年、月、日标全，不能省略。2.4.5结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。2.4.6公文中的数字，除在词、词组、具有修辞色彩语句中的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。注：基层单位和项目部对外、对内发文可参照上述行文规则、格式和标识要求，统一编号即可。2.5电子收文处理规定2.5.1通过公司OA办公系统处理后生成的电子公文和局有限公司内网生成的电子公文同属电子收文。公司基层单位、机关各部门文件资料员登陆OA系统后，点击“公文箱”即可阅办电子收文。公司办公室机要人员登陆局有限公司内网即可办理局

7、有限公司电子收文。2.5.2收文处理包括接收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。2.5.3公文发送到公文箱后，文件资料员应及时查收，文件资料员在收阅文件后，应选择文件下部“阅读记录”的“确认”命令，以表示文件已收到。基层单位要打印成书面材料（或通过网上收文处理系统），按收文处理程序进行处理，做好文件的贯彻落实。2.5.4机关文件资料员负责本部门电子收文的承办管理工作，由办公室机要人员将上级领导的批示意见转办至各部门，部门按电子公文处理流程要求做好承办、催办、归档等工作。2.5.5文件资料员办理公文时应当分清主次缓急，分清须办件和阅知件，优先处理紧急重要的公文和需要办理的公文，并提请领导注意时

8、间要求。2.5.6及时查看“电子公告”栏目中公司发布的会议安排、会议纪要、一般通知等非正式公文，并提请领导查看。2.6电子公文安全、保密规定2.6.1电子公文处理必须严格执行国家和企业保密法律、法规，确保国家和企业秘密的安全。2.6.2对密级公文和不宜公开的文件，不得以电子公文的形式上传、运转。2.6.3发文部门文件资料员在上传文件时，严格按文件传阅范围设置可见人，避免图方便，而选择全部人员或固定模式，以免因扩大文件知悉范围造成文件失控和泄密。2.6.4文件因错误和内容调整而需要重新发文的，部门文件资料员应及时告知办公室机要人员、审核人员，以免重复发文或文件积压。2.7督查和考核规定2.7.1

9、公司办公室作为文件管理的督查和考核部门要做好督促检查和考核工作，各部门要及时掌握本部门发文的落实情况，确保文件精神贯彻落实到位。2.7.2文件资料员在收阅文件后，应选择文件下部“阅读记录”的“确认”命令，以表示文件已收到。公司办公室进行监督，对文件发出一周后没有加以确认的，视为文件未阅办来考核。2.7.3部门文件资料员在发起文件时严格按文件传阅范围设置可见人，对因擅自扩大文件知悉范围的，视为办文不规范进行考核。2.7.4公司机关的收文处理承办期限规定为：紧急件一日内办毕，急件不超过三天，一般文件不超过一周。各部门按规定期限将承办情况汇总办公室，按每超天数进行考核。2.7.5发文部门从公文起草到处理完毕下发，原则上不超过五天。进入流程人员严密监视文件传阅流程，随时办文。出差人员应使用笔记本电脑做好文件的审批和提交工作。办公室作为监督部门监控各流程人员的办文情况。