房地产公司档案管理规范.doc

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1、置业有限公司制度文件文件编号JSRQJH-CX-XZ-11版本号1.0生效日期-04-01档案管理规范修改状态修订情况生效日期I1.0-04-01IIIIIIV总经理签发档案管理规范一、目的保证公司档案正确分类、妥善保管，便于查阅、利用；二、适用范围本规范适用于公司在管理活动和各项业务工作中形成的有价值的文书资料、声像资料和实物的管理；三、定义无；四、职责4.1 总经理审批档案销毁登记表；审批文件丢失损毁报告表；4.3 行政人事部负责人审核档案销毁登记表和文件丢失损毁报告表；对档案意外损毁事件进行调查并提出报告；4.4 档案管理员档案的接收、鉴定、分类、装订、编号、编目；督促档案资料的移交；档

2、案的利用、登记；档案室设备、设施的保管维护；负责档案综合管理系统的录入、修改、维护；4.5 各部门负责人安排收集整理本部门形成的有价值文件并移交档案室；督导因工作变动或离职时而发生的档案资料交接；五、管理规范5.1归档范围5.1.1以下范围内的档案均指原件1)重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等；2)集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料；3)公司对外的正式发文和与有关单位来往的文书；4)公司的请示，相应机构的批复、回函；5)反映公司主要工作活动的报告、总结；6)公司内部的各种工作计

3、划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录(表单)、工作简报；7)公司与有关单位或自然人签订的合同、协议书等具有约束力的文件；8)公司管理人员任免的文件以及关于员工奖励、处分的文件资料；9)公司的各种规章制度、实施细则、程序文件；10)公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片等；11)公司保密制度中规定的保密范围材料；12)建设项目档案，包括：可行性研究、任务书；项目建议书及批复；可行性研究报告；项目评估报告；环境预测、调查报告；设计任务书、计划任务书；13)设计基础材料，包括：工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明；地

4、形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础材料；14)设计招投标相关文件(或不进行招标的相关批示及资料)，包括：招标文件；入围单位考察报告，资质审查；招标过程答疑及往来文件；投标文件；评标文件；招标结果；15)设计文件，包括：总体规划设计；方案设计；初步设计；技术设计；施工图设计；技术秘密材料、专利文件；设计计算书；关键技术试验；设计评价、鉴定及审批；16)工程管理文件，包括：征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书；承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件；施工执照；环保、消防、卫生等文件，水、暖、电、煤气供应协议书；17)施工文件，包

5、括：土建施工文件：开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺；原材料及构件出厂证明、质量鉴定；建筑材料试验报告；设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批；施工定位测量、地质勘察；土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图；施工记录、日记、大事记；隐蔽工程验收记录；工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告；分项、分部、单位工程质量检查、评定；交工验收记录证明；施工总结、技术总结；竣工报告、竣工验收报告；设备及管线安装施工文件：开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、施工计划、

6、技术措施；设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批；焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录；隐蔽工程检查验收记录；强度、密闭性试验报告；设备调试记录；施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告；系统调试、试验记录；管线清洗、通水、消毒记录；管线标高、位置坡度测量记录；中间交工验收记录证明、工程质量评定；竣工报告、竣工验收报告；电气、仪表安装施工文件：开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施；设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批；调试，整理纪录；性能测试和校核；施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告；操作、联动试验；

7、电气装置交接记录；中间交工验收记录、工程质量评定；竣工报告、竣工验收报告；18)竣工文件，包括：项目竣工验收报告；全部竣工图；项目质量评审材料；工程现场声像材料；竣工验收会议决议文件；19)涉外文件，包括：询价、报价、投标文件；合同、合同附件；谈判协议、议定书；谈判记录；谈判过程中外商提交的材料；出国考察收集的有关材料；国外各设计阶段文件；各设计阶段审查议定书；技术问题来往函电；国外设备材料检验及设计联络；国外设备储存、运输；开箱检验记录、商检及索赔；国外设备、材料的防腐、保护措施；外国技术人员现场提供的文件材料；20)财务、成本、器材管理文件，包括：财务计划；工程成本目标、工程付款资料、工程

8、概算、预算、结算；主要材料消耗、器材管理资料；资产管理类档案；21)其他资料，包括：有关的国外技术标准；有关的专利说明；22)营销档案；23)财务档案；24)公司重要设备档案；25)声像档案，包括：反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料；公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料；涉及公司权益的声像资料；其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；其它具有保存价值的声像资料；5.2 档案的分布和移交的管理5.2.1直接归入公司档案室的档案；政府机关、行业管理部门的许可、批复的原件，政策性文件；集团公司文件，深圳市、福田区的文件、股

9、东文件；公司文件(正式行文)；董事会文件；传签单(呈报公司高层批示的传签)；合同、协议之正本；接收的传真函；会议资料。(除集团公司会议、董事会议、公司会议以外的会议)；重要设备档案(使用操作说明书，保修单、卡等)；项目计划、工作计划；规章制度；人事档案；5.2.2相关部门按规定移交至公司档案室保存的档案：项目工程档案；成本档案；营销档案；品牌推广档案；5.2.3第5.2.2条之档案，在移交至档案室之前，由各相关部门负责保管；5.2.4设计管理部负责新增加内容管理项目建设过程中，本规范规定的阶段移交日之前的该项目设计档案，包括：设计任务书；各专业过程图纸(含电子版)；与施工、监理、设计等单位之间

10、往来的洽商、会签、变更、通知等文件；质量证明文件(与工程有关的各类合同中有关条款规定应提供的产品质量证明，质保体系认证证明)；同设计单位、供应商、监理单位等之间往来的传真、函件等；图片资料；其他与项目的施工、质量、成本、验收、材料供应、设备供应等有关的文件；以上各类文档中，除特别注明的必须与书面文件同时归档电子版外，其他各类应尽可能同时归档电子版。设计管理部应指定专人负责工程档案的收集、分类、归档、保管和移交；5.2.5工程管理部负责管理项目建设过程中，本规范规定的阶段移交日之前的该项目工程档案，包括：设计任务书；各专业过程图纸(含电子版)；与设计单位、供应商、监理单位等之间往来的洽商、会签、

11、变更、通知等文件；各种检验、测试报告；各专业或综合现场测试记录；各专业或综合验收记录和验收报告；质量证明文件(与工程有关的各类合同中有关条款规定应提供的产品质量证明，质保体系认证证明)；同设计单位、供应商、监理单位等之间往来的传真、函件等；竣工文件(含电子版)；图片资料；其他与项目的施工、质量、成本、验收、材料供应、设备供应等有关的文件；以上各类文档中，除特别注明的必须与书面文件同时归档电子版外，其他各类应尽可能同时归档电子版。工程管理部应指定专人负责工程档案的收集、分类、归档、保管和移交；5.2.6财务档案财务档案包括会计档案、年度财务预算报告、银行按揭合同、贷款合同及相关协议书、审计报告、

12、发票收据；会计档案包括：会计报表(含电子版)、会计凭证、会计账簿(含电子版)；财务档案由财务管理部归档保存。财务管理部应指定专人保管会计档案，并按“会计法”和其他相关法规的规定进行分类、装订、编号。财务档案应存放在专门的档案柜内，定期进行安全检查，防止档案丢失、毁损；5.2.7成本档案，包括：各项目的总包和各专业的招投标文件(招标书、入围单位考察报告、答疑函件、投标文件、投标单位承诺书、评标记录、中标通知书、合同等的书面文档及电子版)；工程概算、预算、结算(含电子版)；项目工程成本目标；工程付款资料；与工程相关的变更、洽商、会签、通知等；材料供应商资料和市场行情资料；造价咨询机构提供的服务成果

13、资料(含电子版)；成本管理部应有专人负责成本档案的收集、分类、归档、保管和移交；5.2.8营销档案，包括：调研报告策划报告月度营销报表营销报告客户档案房屋买卖合同及补充协议、附件(含业主身份证明文件)市场营销部应有专人负责营销档案的收集、分类、归档、保管和移交，负责对各项目销售中心的档案管理进行指导和督促；5.2.9品牌推广档案，包括：声像资料登载有宣传介绍融侨金辉地产品牌、公司或项目形象的文字、图片的报刊杂志；市场营销部应有专人负责品牌推广档案的收集、分类、归档、保管和移交。品牌推广档案按载体分类，按时间段立卷；5.3档案材料的收集和移交5.3.1凡公司缮印发出的公文，由公司行政助理统一收集

14、，并在公文发出的当日移交档案室；5.3.2一项工作由几个部门参与办理时，由主办部门负责将在工作活动中形成的文件资料收集和移交档案室。会议文件由会议召集部门收集和移交档案室；5.3.3公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门兼职秘书办理交接手续，兼职秘书签字认可后财务管理部才给予报销差旅费；5.3.4声像资料档案由品牌推广部负责收集、制作、整理和移交。品牌推广部应自活动完毕后一周内将声像资料整理移交档案室；5.3.5分阶段移交的档案项目开发部在取得政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件或阶段性成果书面文件形成

15、的三日内将文件移交档案室；设计管理部档案，按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在该阶段工作完成之日起十五个工作日内移交档案室；市场营销部于南京市房地产买卖合同(预售)产权登记后十五个工作日内，将南京市房地产买卖合同(预售)及业主资料移交档案室；新购设备登记使用后一周内，将使用说明及维修单等随箱附件移交档案室；人事变动情况，由人事管理人员于各类手续办理完毕后当日存档；照片、底片、录音带等，由具体办理人员于费用报销前移交档案室；市场营销部负责每半年(1月和7月)将公司宣传及销售宣传的报刊杂志移交档案室；行政人事部负责于诉讼案件判决书送达后一周内将判决结果等相关材料移交档案室；各类合

16、同的主办人应在合同成立之日将审批文件和合同原件一份交行政助理，由行政助理移交档案室；归档范围内的文件资料，主办人应主动向档案管理人员交存，档案管理人员应提示主办人；5.3.6各部门整理本部门形成的有价值文件，在档案移交档案室时应填写档案资料移交单(格式见JSRQJH-BG-XZ-34)，同时附一份电子版档案资料移交单；5.3.7档案管理人员根据移交人填写的档案资料移交单，按照档案的分类接收材料，并检查移交文件材料的完好情况；5.3.8档案管理人员在接受文件材料一星期之内，要对材料进行初步分类和整合，并录入档案综合管理系统；5.4档案的分类5.4.1档案的一级类目分为：(1)公文；(2)批文；(

17、3)合同协议；(4)传签；(5)工程；(6)招投标；(7)工程成本；(8)财务；(9)传真函件；(10)设备仪器；(11)品牌推广；(12)营销；(13)计划；(14)制度；(15)人事档案，共十五大类；5.4.2档案的二级类目按以下原则划分：1、公文、批文、人事档案、设备仪器档案，不设置三级类目，按时间段立卷；2、合同、协议，按授权签署合同的部门或执行合同的部门设置；3、传签单按公司部门设置；4、营销档案，按报告(报表)、合同设置；5、工程档案、招投标档案、工程成本档案，按专业设置；6、品牌推广档案，按载体设置；7、制度，按部门设置；8、计划，按项目总体计划、工作计划设置；9、传真函件，按时

18、间段立卷；5.5档案的保管期限档案管理人员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存(310年)和短期保存(3年以下)三类；5.6档案的编号案卷的档号结构为：年度+一级类目+二级类目；5.7档案的保管5.7.1档案管理员、部门档案负责人，按以下流程接收保管档案和资料“来文”“来文登记”“分类”“编号”“加盖部门印章(若有)”“制作目录”“归档(装盒) ”“立卷”“移交档案室”5.7.2目录制作目录应包括全部在保管的档案和资料(简称文档)；目录分为：a、一级目录：明确在保管文档的归类情况；b、二级目录：某一类别下全部文档清单；c、分目录：即卷首目录。每一档案盒、每一卷宗内的

19、文档清单。分目录之和构成二级目录；d、二级目录应列明以下内容：序号文档编号(同时在文档上标明)文件名称收文时间份数每份页数附件数附件页数所在卷宗编号存放地点e、各部门应在每月3日前将上月由各部门保管的未移交档案室的档案二级目录，发至档案室；5.7.3电子文档的传递和保存以下档案必须同时保存电子文档：a、签呈上标明将“电子版发至档案室”的传签；b、公司制作的公文；c、项目各阶段、各专业的图纸；d、公司制作的招标文件(招标文件、答疑、中标通知、合同等)；e、工程概算、预算、决算；f、会计报表、会计账簿；g、公司依合同取得的报价资料；h、客户档案；其他档案在取得电子版时，应同时归档；档案管理员应将归

20、档的电子文档，按“目录制作”要求的原则，制作电子文档的一级目录和二级目录，并会同公司网络管理员将电子文档保存在服务器上；5.7.4档案的存放档案管理员、各部门档案负责人，在档案建目后应存放在专用档案盒内，在盒脊和面上，应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷首目录(分目录)；装盒档案应存放在专用的档案柜内。应按照年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列；5.8档案室环境5.8.1档案应存放于专门的档案库房。库内要放置灭火器(干粉或1211)，档案管理人员要了解其性能并能熟练使用。档案柜架应经常放置防虫药(卫生球、樟脑精、香叶醇)，以防档案损坏；5.8.2档案管理人员负责对档案室的环

21、境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求；5.9编制检索目录档案管理人员负责将各部门向档案室移交档案时形成的档案资料移交单整理成册，并录入档案综合管理系统；5.10档案查阅5.10.1档案查阅授权范围公司高层、行政人事部负责人有权查阅全部范围档案(包括人事档案)；各部门员工有权查阅本部门内部形成的与本人岗位职能有直接或密切关系的档案；跨部门档案查阅需由相应业务部门分管高层批准；5.10.2档案查阅程序权限内的档案查阅，由查阅人在档案室查阅；权限外的档案查阅，由档案管理人员要求查阅者提供经批准的档案借阅(复制)审批表(格式见JSRQJH-BG-XZ-35)，然后引领查阅者

22、在档案室查阅相关资料，阅后即时归档；5.11档案外借员工凭批准的档案借阅(复制)审批表外借档案资料，由借阅者在利用档案登记表(格式见JSRQJH-BG-XZ-36)上签字，到期归还；5.12档案复制申请复制档案者须提供经批准的档案借阅(复制)审批表，由档案管理人员在档案原件基础上复制档案提供给查阅者，并要求查阅者在利用档案登记表上签名；5.13档案销毁档案管理人员要定期判定档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写档案销毁登记表(格式见JSRQJH-BG-XZ-37)，交行政人事部负责人审核，经总经理审批同意后予以销毁；5.14档案意外损毁的处理5.14.1档案丢失或发生意外损毁时，档案管理人员应立即将事件情况填写文件丢失损毁报告表(格式见JSRQJH-BG-XZ-38)，报行政人事部负责人审核、总经理审批；5.14.2档案丢失或损毁无法进行修补、复原，档案管理人员或借用人应请有关部门协助设法重新补制；5.14.3在进行补救工作的同时，行政人事部负责人应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任；六、相关表格JSRQJH-BG-XZ-34 档案资料移交单；JSRQJH-BG-XZ-35 档案借阅(复制)审批表；JSRQJH-BG-XZ-36 利用档案登记表；JSRQJH-BG-XZ-37 档案销毁登记表；JSRQJH-BG-XZ-38 文件丢失损毁报告表；