大型购物广场资金及银行账户管理.doc

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1、xxxx购物广场有限公司内部控制系列文件 020103资金及银行账户管理xx版批 准： xx-04-01 发布 xx-04-01 实施xxxx购物广场有限公司 1.0目的本程序规定了公司有关资金及银行账户管理方面的具体要求，旨在规范公司资金及银行账户管理工作，提高资金及银行账户管理水平并防范资金及银行账户管理过程中的各种潜在风险。2.0制度要求2.1资金及银行账户管理程序制定2.1.1公司财务部负责制定资金及银行账户管理程序。2.1.2公司财务部应当会同统括部、内控人员对本公司有关人员进行资金及银行账户管理程序的培训。2.2现金管理2.2.1公司财务部负责公司所有现金的收付保管及核算工作。2.

2、2.2财务部授权出纳人员负责经手所有现钞收入和支付工作，出纳人员收取日常公司本身运作现金（含店铺兑换零钱）超过保险柜最高存款额度 10 万人民币以上部分的现金应及时存入公司的开户银行。特殊情况须超过 10 万元时，必须经过财务总监此处是否需要改为财务部长？签字审批。2.2.3公司除财务部人员外或财务部指定人员，招商、运营及其他人员不得收取现钞。如特殊情况需小额收取现金的，需财务总监此处是否需要修改为财务部长出具同意收取现金授予书。2.2.4出纳人员收到现钞后，必须向交款人员开据收款收据或发票。公司空白收款收据应当视同空白发票一样，交由财务部收据保管会计管理；收据开具人员领用空白收款收据后，收据

3、保管人员应当办理收据领用登记手续，对正式收据的领用及保管应视同发票管理，具体参见020107xx杉杉奥莱-发票管理。2.2.5 公司其他人员收到有价证券后，必须立即交出纳人员办理签收手续。2.2.6每月末会计人员应根据开出收据的存根与已入账的收据联按编号、实际收款金额逐张进行核对注销。作废的收款收据应全联粘贴在存根上，确保开出的收据无一遗漏地收到款项。2.2.7出纳人员必须依据经授权人员批准后的付款申请单办理付款。2.2.8所有外汇现钞的使用必须按折算成人民币后的金额审批，并且所有外汇现钞的使用必须经过总经理批准；超过5万人民币的外汇现钞必须经董事长批准。2.2.9在付款方面，当事人或经办人员

4、履行完相关付款审批程序后，出纳在收到付款票据时，应进行票据与报销单的核对，票据交由非出纳人员编制记账凭证，并在原始凭证上记录记账凭证编号，出纳必须依据记账凭证才能进行支付或报销付款，付款完毕，出纳需在记账凭证及全部原始凭证上加盖现金付讫章，同时若为报销付款，收款人收到报销款后签收和注明收款日期。公司原则上必须先记账后付款，但是特殊情况下，财务部可以先付款，在三天内编制记账凭证。2.2.10出差借款人在返回公司10日内，应到财务部报账核销，逾期不报账还款者，财务部有权在其下月工资中扣除。2.2.11借用备用金的人员工作变更后，必须在5个工作日内将备用金余额退还财务部。财务部出纳每月通过邮件方式向

5、备用金及其他借款人核对借款数额。2.2.12连续借用备用金的的人员，必须将前次借款使用情况办理财务核销后，方可再次续借，防止出现长期挂账的情况。2.2.13财务部长由财务部长助理改为财务部长，郑州暂时不设置财务部长助理岗位。应每月对库存现钞进行盘点，并按规定表格记录盘点结果。发现短缺应立即查明原因并提出处理意见。出纳需每周不少于 2 次盘点库存现金并进行登记。2.3银行账款管理2.3.1公司财务部出纳负责公司所有银行存款的收付管理工作。财务会计和财务部长由财务总监修改为财务部长，考虑财务部长负责日常业务。对出纳的日常工作实施业务监督和审计监督。2.3.2公司付款超过5000元以上的单位资金往来

6、，必须通过银行账款进行支付，如确需现金支付的，必须获得财务总监此处是否需要修改为财务部长？和总经理的书面批准。2.3.3公司各项付款应履行付款审批手续后，出纳方可办理付款。2.3.4各部门需要安排50万元人民币以上大额付款时，必须提前1-3个工作日通知财务部备款。2.3.5付款时，出纳应先复核原始凭证是否已经恰当审批。严禁将批准好的原始凭证交给付款申请人。 2.3.6财检查银务部会计应在每月结束后的3个工作日内编制银行账户余额调节表。每月银行账户余额调节表应经财务部长审核，年底银行账号余额调节表应经财务总监审核此处是否需要做修改？。2.3.7银行未达账项必须当月完成账务处理，对于长期跨月未达账

7、项必须查明原因并落实处理责任人。2.3.8出纳人员应每天检查资金账户。财务部长应每月行账款的往来情况，并做好检查记录（即银行余额调节表）。2.4内部资金调拨2.4.1内部资金调拨是指本公司与集团总部（或控股公司总部）及其管理范围内的子公司之间的资金往来。2.4.2无论是拨入方和拨出方是集团（或控股公司）子公司之间，还是集团总部（或控股公司总部）与子公司之间，均由拨出方提出申请，经拨入方和拨出方双方的财务负责人和总经理（董事长）的审批确认后，由集团财务总监、常务副总裁进行审批后实施。2.5支票管理2.5.1公司指定会计人员购买银行支票，出纳人员只保管少量空白支票。财务会计应当对银行出纳领用的空白

8、支票办理登记领用手续。2.5.2原则上不得签发空白支票。因业务需要以转账支票形式付款时，且事先不能确定交易金额的，须在支票上填好收款单位的名称、款项用途、签发日期，并规定限额不得超过1万元，在万元位置添加“￥”符号，加盖“不得背书”章。根据付款授权等级经相关领导批准后，由出纳开据支票，分别由印章保管人盖财务专用章和法定代表人章。支票领用人需承担相应保管责任。2.5.3出纳必须登记记录所有银行支票收支记录。此等记录要求以连号方式登记已使用、作废及未使用的支票。退回或作废的支票应在其上面加盖作废章，并由出纳统一保管，当月编制在会计凭证中。2.6银行账户管理2.6.1开户/销户申请：公司因业务需要在

9、决定开设、更换银行账户、撤销银行账户及变更银行账户操作方式前，首先应提出书面申请。该申请统一由财务部提出。2.6.2批准申请：公司的外汇账户和人民币账户(包括资本金账户和基本结算户)，其开设、更换、撤销银行账户及变更银行账户操作方式的申请必须经财务总监或财务部长新增内容，考虑财务部长负责日常业务，方便日常工作开展；公司开展业务过程中有可能根据集团公司需求开设账户，认为有必要增加此权限。和公司总经理的联合批准，然后方可办理；并报杉杉集团财务部备案。2.6.3公司完成银行账户开设、更换、撤销及变更操作方式后，都必须在5个工作日内分别将全部预留银行的有关账户的文件资料、印鉴卡复印后报集团财务部备案，

10、并将盖有银行印鉴的账户操作说明报集团财务部备案。 2.6.4公司银行账户的日常操作规定： 只有财务人员才能操作银行账户；因特殊原因，经财务部授权的某些人员可以操作银行账户的部分业务。 银行余额调节表由会计编制，然后由出纳和财务部长审核签字。编制银行余 额调节表时，应首先注意上月的未达账项是否已清，对超过一个月的未达账项及一些非正常的未达账项应立即报告本公司财务总监此处是否需要修改为财务部长？。 财务部长由部长助理改为部长，郑州暂时不设置财务部长助理岗位。保管财务专用章，主办会计财务总监改为主办会计保管法定代表人章。 财务部每月必须盘点检查一次有关空白支票数量、支票使用登记记录、作废 支票登记保

11、管情况、银行余额调节表未达账项处理结果、银行账户操作更改记录等。 财务部应根据账户操作人员的工作变动情况，在工作变动后5个工作日内办理留底印鉴的更换手续，更换后的新留底卡应立即报集团财务部备案。 财务部长由财务总监改为财务部长，财务部长负责日常工作。负责对开户后的印鉴卡进行定期盘点检查。 公司财务部应每月向集团财务部报告本公司所有银行账户的基本情况 所有银行账户的开户文件资料、银行留底印鉴卡、对账单、账户余额调节表和支票盘点记录等，应妥善保管，并登记造册。 对长期不用的临时性账户，应及时关闭，并书面通知本公司总经理和集团财务部。 公司银行账户间资金调拨及结汇需通过财务总监此处是否需要更改为财务

12、部长？的审核批准。2.7信用卡管理2.7.1本公司禁止给本公司所有员工发放公司信用卡或提供担保。2.8审批管理2.8.1公司各部门的一切支出，须经办人和所属部门负责人签字，财务部长或新增内容，根据业务设置审核权限财务总监此处是否需要删除？审核后，由主管领导或总经理签字同意后方可支付，如有不真实或审批手续不全的，财务人员有权拒绝办理。2.8.2对外支付的工程款项等须先订立合同，非合同类的零星支出，须由经办人提交经审批的月度资金计划或实施方案，付款时有经办人填写付款申请书，严格按照合同规定的有关条款支付，按审定的结算书办理结算手续。2.8.3公司各相关部门应按照年度计划在每月28日前上报次月的工程

13、款项、物资采购支出等付款计划，财务部据此安排资金。2.9 外部融资（担保）管理2.9.1外部融资管理2.9.1.1公司实施融资需求应符合公司战略规划，根据经营目标和资金使用计划，由相关部门提出书面申请报告，经公司总经理办公会讨论同意后，报上级机构审批，并履行相关手续。2.9.1.2公司发生融资业务时，可根据公司实际情况自行配置或选择融资方式，但需按审批流程进行申请和审批。2.9.1.3由公司财务部提出融资申请，提交本公司财务总监目前公司尚未设立财务总监，是否需要更改为财务部长？审核申请额度是否超过预算目标，在预算内，报总经理审批；超出预算报董事会批准。融资合同由公司法定代表人签署。2.9.2担

14、保管理2.9.2.1本公司不对外提供担保，也不与其它杉杉子公司相互提供担保。本公司主要向集团申请担保方式。公司财务部负责联系担保申请，杉杉集团财务部和产业管理部是担保行为的日常管理部门。2.9.2.2公司因业务需要集团提供担保前，应按集团财务部要求向其提供以下资料：l 担保申请书；l 近期经审计的财务报告及还款能力证明资料；l 担保项目的可行性研究报告和经济评价报告等；l 反担保人的相关资料。2.9.2.3由公司财务部提出担保申请，提交本公司财务总监是否需要修改为财务部长审议，总经理审批，报董事会批准。董事会批准后，财务部向杉杉集团产业管理部提交申请资料，接收到杉杉集团董事会的审批结果后签订担

15、保合同。担保合同由公司法定代表人签署。2.9.2.4公司提供的反担保或其他有效防范风险的措施，必须与需担保的数额相对应，并经集团财务部核定。设定反担保的财产为法律、法规禁止流通或者不可转让的财产的，集团将拒绝担保。反担保合同与担保合同应同时签署。2.9.3公司应对借款合同、协议或担保合同等进行有效保管，根据实际业务发生的先后次序逐笔进行登记，并统一管理，并注意借款的期限、支付日期。2.9.4 财务部应当设置独立的会计核算账户，外部融资款项到账后，财务部应加强对资金使用、利息支付、融资（含担保）期限的管理。相关财务人员根据借款/债券等合同上的规定，定期确认并计量财务费用金额，经财务部长书面审核确

16、认后进行账务处理，并及时与银行实际扣款金额进行核对。2.9.5公司财务部出纳人员应当定期到银行查阅本公司实际融资情况。2.10收取第三方款项管理2.10.1公司在发生收取第三方款项的业务时，业务人员应起草三方协议经部门负责人、法务人员和财务总监此处是否需要更改为财务部长？审核，总经理批准后与其他两方签订三方协议。3.0流程图（另附）4.0政策4.1公司所有现钞必须存放在符合安全标准的保险柜中，禁止出纳人员将私人现钞存放在公司保险柜中。4.2公司保险柜中的隔夜现钞最高数额不得超过 10万人民币（经过授权审批的除外）。4.3严禁设立“小金库”。4.4禁止招商部及运营部人员或其他授权收取现钞的人员，

17、将收到的公款不交或不及时交公司财务部(自收取之日起超过3个工作日)，如发生此类情况将根据情节严重程度予以相应的纪律处分。4.5禁止签发没有抬头或金额限制超过1万元的空白转账支票。4.6禁止出纳保管全部支票使用印鉴；印鉴和财务专用章应该分别保管。4.7本单位开立的账户，只供本单位经营业务范围的资金收付使用，禁止出租、出借账户或为外单位办理支票提现或现金转支票、汇票业务。4.8未经财务部授权人员批准，其他部门和人员一律不得经手收取或保管使用公司经营过程中的各种有价证券和应收票据。4.9未经董事会批准，公司不得办理向外开具银行承兑汇票或商业汇票业务。否则将追究公司负责人和财务总监的责任。4.10禁止

18、公司参加各种形式的以赢利为目的的证券期货交易。4.11发现经办人员采用虚假合同、协议套取和利用公司资金或变相借给他人使用时，一经核实，公司将依法追究其个人或部门领导刑事责任，给公司造成损失的将依法要求赔偿。4.12原则上，本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度的最终解释权归属于总经理办公会。5.0相关制度及表单表1会计重要空白凭证保管使用登记薄表2收据、发票登记薄表3用款申请单其他表单（仅供参考）：1.费用报销单 2.现金盘点表3.票据盘点表支票盘点表4.银行存款余额调节表5.内部资金调拨申请表6.支票领用登记表7.银行账户开销户、账户变更、操作方式变更及网上银行业

19、务申请单8.外部融资申请表9.年度担保额度申请表10.额度外担保申请表11.融资担保申请表12.贷款担保审批表26表1 会计重要空白凭证保管使用登记簿单位：银行：序号：购入领用备 注凭证名称购入时间凭证起讫号码保管人领用日期领用人表2收 据、发 票 登 记 簿 日期起 迄 号 码封 面 顺序号领用数领用人 签章领用日保管人 签章使用起迄日期其中:作废发票(收据)归还日归还人份数本数份数号 码表3 付款申请单 年 月 日申请部门用款时间 年 月 日合同编号合同总金额累计付款付款金额 万 仟 佰 拾 元 角 分 付款用途收款人名称银行账号银行名称总经理 ： 财务总监： 财务审核： 部门领导： 申请

20、人： 费用报销单20 年 月 日报销人姓名所属部门职务联系电话费用类别事由摘要金额票据费用负担部门/项目部门/项目负责人备注有/无张数12345金额合计报销人 日期：部门主管 日期：财务审核 日期：财务负责人 日期：总经理 日期：其他参考表单 现金（票据）盘点表单位：元日期：面值数量金额盘点异常及建议事项￥100.00 50 10 5 2 1 0.5 盘点结果及要点报告0.2 0.1 0.05 0.02 0.01 小计 其他项目：未核销费用左列款项及票据_年_月_日_时盘点时本人在场，并如数归还无误。 保管员： 盘点人：员工借支总计 账面数盘盈（或盘亏） 项目张数金额盘点数盘盈（亏）应收票据：

21、代收 库存 应收保证票据 合计 银行存款余额调节表开户银行：日期：银行账号：单位：项目金额项目金额银行存款日记账余额银行对账单余额加：银行已收，企业未收加：企业已收，银行未收（1）（1）（2）（2）（3）（3）（4）（4）（5）（5）减：银行已付，企业未付减：企业已付，银行未付（1）（1）（2）（2）（3）（3）（4）（4）（5）（5）调节后的企业存款余额调节后的银行对账单余额主管：会计：出纳：说明：1.月报 ； 2.用来说明账面余额与银行对账单余额差异原因的报表 内部资金调拨申请表资金拨出单位名称资金拨入单位名称开户银行开户银行银行账号银行账号转款金额大写： ￥ 内部调拨事由转款时限拨出方财

22、务负责人日期：拨出方总经理日期：拨入方财务负责人日期：拨入方总经理日期：集团财务总监日期：集团常务副总日期：支票领用申请单年 月 日编号：领用部门项目名称预算科目收款单位支票用途支票金额人民币（大写） ￥ （财务填写）支票归属行支票号码备注总经理： 日期：财务总监：日期：财务部长由经理改为部长：日期： 部门负责人：部门经理改为部门负责人日期： 经办人：日期： 空 白 支 票 领 用 登 记 表序号银行支票号领用人领用日期1234567891011121314银行账户开销户申请单 日期：申请项目开户 销户 变更银行账户 变更银行操作方式 网上银行业务开户预计开户行开户原因账户性质销户开户行销户原

23、因账户性质变更银行账户原开户行原开户行账号更换后银行更换后银行账号账户性质更换原因网上银行业务网银申请银行银行账号网银申请原因总经理： 日期：财务负责人： 日期：经办人： 日期：外部融资审批表日期：借款单位贷款单位借款金额（贷款额度）借款期限预计用款日期还款金额到期日预计还款日期类别新借 展期 借新还旧 提前还款 项目贷款额度 其他借款方式项目开发贷款 银行票据 保函 其他现有借款总额大写： ￥ 借款预算限额大写： ￥ 融资业务事项说明公司总经理办公会： 日期：总经理： 日期：财务总监： 日期：财务部长： 日期： 经办人： 日期： 年度担保额度申请表编号:日期: 公司名称法定代表人注册资金担保

24、方持股比例2012年期末2011年期末2011年期末2011年期末资产总额营业收入所有者权益净利润 年度担保额度申请申请担保额度 其中：营运资金担保 投资担保是否具备反担保是 否反担保方案简述提供附件融资用途说明产业公司意见公司负责人签字：平台公司办公会意见公司负责人签字：杉杉控股总部计划财务部意见部门负责人签字：杉杉控股总部战略与资产管理部意见部门负责人签字：杉杉控股总部办公会公司负责人签字：杉杉商社决策委员会主席签字：额度外担保申请表编号：日期 ：公司名称法定代表人注册资金担保方持股比例2012年期末2011年期末2012年期末2011年期末资产总额营业收入所有者权益净利润额度外担保申请申

25、请担保额度其中：营运资金担保 投资担保已担保额度使用情况提供附件是否具备反担保是 否反担保方案简述提供附件新增融资用途说明产业公司意见公司负责人签字：平台公司办公会意见公司负责人签字：杉杉控股总部计划财务部意见部门负责人签字：杉杉控股总部战略与资产管理部意见部门负责人签字：杉杉控股总部办公会公司负责人签字：杉杉商社决策委员会主席签字：融资担保申请表编号： 日期：公司名称法定代表人注册资金已批年度担保额度2012年期末2011年期末2012年期末2011年期末资产总额负债总额所有者权益银行借款本次申请借款情况贷款银行贷款用途借款金额担保方式借款期限目前累计担保金额借款形态新贷 转贷 展授信 其他

26、是否具备反担保是 否反担保方案简述提供附件已贷资金使用情况提供附件新增借款用途说明产业公司意见公司负责人签字：担保方财务部意见部门负责人签字：担保方产业管理部门意见部门负责人签字：担保方公司办公会公司负责人签字：担保方董事会董事长签字：贷款担保审批表编号： 日期： 单位：万元人民币公司名称法定代表人企业代码证号注册资金上半年年末本年近期上半年年末本年近期资产总额负债总额所有者权益银行借款本次申请借款情况贷款银行贷款用途借款金额担保方式借款期限是否具备反担保是 否 借款形态信贷 展贷 其他 借款单位情况说明公司负责人签字： 公司财务负责人签字：借款单位主要投资情况反担保方案简述该平台产业管理部门意见该平台财务部门意见该平台负责人意见签字： 日期：财务部审核意见签字： 日期：战略部审核意见签字： 日期：杉杉商社决策委员会决议主席签字： 日期：