房地产公司销售及签约资料存档规范模版.doc

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1、销售和签约资料存档规范第一条 人员编制由营销管理部门指定专门人员负责销售与签约资料的收集、整理、存档工作。第二条 工作职责收集并整理各类的销售与签约相关文件资料，将其复印件或是存档联进行分类存档备案，并定期形成存档文件清单并随时更新。第三条 分类原则1.按项目分类：将销售与签约两大部分，分别根据各个项目进行分类存档；2.销售文件类别：呈批件、付款审批表、出街价目表、通知、工作联系单、物料移交单、开盘流程、开盘方案、销售简报、会议记录、部门定期工作总结、认购书、权属证明书、户型图、预留房源审批表、销售现场文件下发单等； 3.签约文件类别：退房退订处理表、付款方式变更表、换房处理表、加减转名处理表

2、（附客户相关关系证明）、特殊折扣申请表、内部流程控制记录表；商品房买卖合同、客户资料、商品房买卖合同补充申请表等。第四条 工作要求1.存档时间：在各文件资料完成程序，达到备案要求后，必须在3天内将备案资料提交至资料员；资料员每天进行存档登记，并在每周进行整理，更新；2.文件存档要求：（1）事件呈批件：须有经办人、部门经理、主管领导、总经理签字确认，必要时需有法律部门、技术部门、财务部门相关领导确认，复印件备案；（2）费用呈批件：须有经办人、部门经理、主管领导、总经理、财务经理、财务总监、投资管理部门登记、财务中心登记相关负责人签字确认，复印件备案；（3）合同呈批件：须有经办人、部门经理主管领导

3、、总经理、投资管理部门、法律部门签字确认，存档联备案，合同盖章后复印件备案；（4）付款审批表：须有经办人、部门经理、中心经理、投资管理部门负责人、财务管理负责人、财务总监、主管副总、总经理签字确认，存档联备案；（5）工作联系单：须有经办人、部门经理、中心经理签发，签收单位签字确认回函，复印件存档；（6）各类通知：须有经办人、部门经理、中心经理、主管副总签字确认，方能加盖公章，将各领导签字确认稿复印件与已盖公章的通知复印件存档备案；（7）物料移交单：须有移交人、接收人、移交日期，复印件或原件备案；（8）会议记录：须有记录员、部门经理、与会相关领导签字确认，原件备案；（9）认购书：现场移交已审核认

4、购书的存档联进行存档；（10）预留房源审批表：须有经办人、经办部门经理、营销中心经办人、营销中心经理、主管副总、总经理签字确认，存档联备案；（11）销售变更流程控制记录表（事后补办）：须有经办人、部门经理、中心经理、主管副总签字确认，存档联备案；（12）房屋销售变更处理表（退房、退定处理表；特殊折扣申请表；换房处理表；延期付款、付款方式调整处理表）：须有承办人、承办部门经理、营销中心经办人、部门经理、主管副总、总经理签字确认，批示意见；涉及金额款项的处理表，需财务部门经办人、部门经理确认；属已签署合同而再进行的销售变更程序，需产权部门经办人出具合同注销情况说明、部门经理签字确认；需以客户签名的

5、申请、相关收据资料、认购书资料、筹单资料作为附件，存档联及相关附件资料备案；（13）销售简报：须有制表人、部门经理签字确认，复印件备案；（14）工作汇报：须有撰写人签字，部门经理阅示后，原件备案；（15）出街价目表：须有制表人、明源录入员、项目策划、部门经理、中心经理、主管副总、总经理签字确认，复印件备案；原件存公司资料室；（16）其他文件资料：其他部门提交至销售管理部门的文件资料，如通知、权属证明书、工作联系单、开盘流程及方案等，均以复印件形式备案；（17）客户资料：根据商品房买卖合同要求，需客户备齐的相关有效证件，如身份证、户口本、结婚证等，须以复印件形式存档备案，附入买卖合同；（18）商品房买卖合同补充申请表：客户关于合同及装修等的补充申请，由客户、营销中心经办人、法律部门、技术部门根据客户所提申请涉及的工作部门相关负责人签字批示，经客户确认后，复印件存档备案。