房地产集团控股成本采购信息管理工作指引模版.docx

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1、集团控股成本采购信息管理工作指引1.目的为使成本采购管理信息系统在公司各相关部门得到广泛应用，成为公司内部成本采购信息交流平台，做到资源共享和知识积累，并保持成本采购管理信息录入的及时性、准确性、完整性，提高工作效率，特制定本管理工作指引。2.原则保持信息的及时性、准确性、完整性；推进成本采购信息和管理过程标准化，包括标准化的数据结构、标准化的操作流程、标准化的输出报表形式；保持程序功能的持续改进、不断完善。以合同为主线，保证信息录入的及时完整、真实有效，过程做到流程规范、分类明晰、管理规范。3.适用范围成本采购管理信息系统的升级、使用、维护，以及成本管理所需信息的收集、整理与录入。4.主要内

2、容：4.1信息化系统实施工作小组4.1.1集团采购职能部门与集团成本职能部门共同讨论确定工作小组成员，并按照授权手册规定审批通过后正式任命。成员角色包括：组长一名、集团执行人员、集团数据录入人员、下属地产公司执行人员、下属地产公司数据录入人员。4.1.2组长工作职责：明确软件管理系统的定位、开发方向，统筹软件管理系统的实施。4.1.3集团执行人员工作职责：实施软件管理系统的开发、培训工作，解决遗留的数据问题，及时解决软件管理系统在使用过程发现的所有问题。4.1.4下属地产公司执行人员工作职责：对下属地产公司软件管理系统数据准确性负责。4.1.5成本执行人员对合同变更（签证、索赔、罚款等）、结算

3、、以及将来成本目标、成本动态的数据准确性负责。4.1.6采购执行人员对供应商信息（名称是否重复、考察记录、履约评估、年度评估等）、招标管理信息、合同信息的数据准确性负责。4.1.7财务执行人员对付款信息（付款申请、付款计划、付款审核等）的数据准确性负责。4.1.8组员工作职责：负责数据的录入，具体分工如附件成本采购信息管理系统数据录入分工所示5.1信息化系统实施与开发工作5.1.1集团采购职能部门负责信息化系统采购部分和成本采购结合部分功能的实施及其二次开发工作。5.1.2集团采购职能部门负责收集用户在使用过程中对系统提出的意见，在一定阶段，对意见进行需求分析，需求按照授权手册规定审批通过后，

4、二次开发方可实施。6.1信息化系统的基础维护工作6.1.1系统参数设定6.1.1.1集团正式成立了新的分公司，集团采购职能部门负责提供在信息管理系统增加新公司的相关信息（包括公司名称、架构、关联项目公司、关联项目、期别）至集团IT部门，IT部门负责系统参数的设定。6.1.1.2在相关系统参数信息发生变化，集团采购职能部门负责提出变更需求，集团IT部门负责系统参数变更的实施。6.1.2岗位与数据授权6.1.2.1集团采购职能部门负责根据集团及下属地产公司架构特点，制定信息管理系统的岗位与数据授权方案，按照授权手册流程审批通过方可按照岗位与数据授权方案实施。集团采购职能部门负责提供岗位与数据授权方

5、案，集团IT部门负责授权方案的实施。6.1.2.2如果集团或者下属地产公司架构进行调整，进而影响信息管理系统的授权应用，集团采购职能部门负责提出修改方案，必要时组织会议讨论，修改方案按照授权手册流程审批通过后方可实施。6.1.3用户授权6.1.3.1集团及所有下属地产公司新入职、与本系统相关的员工，集团采购职能部门负责根据该员工所属部门、岗位、岗位与数据授权方案提出该用户的授权方案，集团IT部门负责用户授权的设定。6.1.3.2如果员工岗位发生调整，相应授权也需要进行调整，实施过程同新增用户。7.1信息化系统的数据录入与检查7.1.1需要录入系统的数据n 需要录入信息系统的数据从内容上包括：n

6、 供应商信息：基本信息、考察情况、履约评估情况、年度评估情况、信息反馈n 招标工程信息：基本信息、邀请投标人、投标人投标情况、招标过程资料、关联中标合同n 合同/非合同信息：合同基本信息、相关附件、合同关联信息n 合同变更（签证、索赔、罚款等）信息：合同变更基本信息、相关附件n 合同结算信息：结算基本信息（结算单号、结算金额、结算日期、保修金额、保修年限）、结算相关合同、相关附件n 付款信息：付款申请、付款计划、付款审核、付款登记数据录入的分工数据录入的分工参考附件成本采购信息管理系统数据录入分工7.1.2数据的检查7.1.2.1集团采购职能部门负责检查下属公司供应商、招投标信息、合同信息录入的正确性7.1.2.2集团成本职能部门负责检查下属公司合同变更目标成本数据录入的正确性7.1.2.3集团财务职能部门负责检查下属公司付款数据录入的正确性8.1信息化系统的培训集团采购职能部门负责信息化系统的推广培训工作，培训范围包括系统描述、功能模块功能介绍、操作演示、系统工作小组组成、分工、授权方案等，培训人员可根据被培训人员对系统的掌握程度调整培训深度。8附则本工作指引由xx集团控股有限公司集团采购职能部门拟定，其解释权归xx集团控股有限公司所有。