基金管理有限公司会议制度模版.docx

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1、X基金管理有限公司会议制度第一章 总 则第一条 为加强X基金管理有限公司（以下简称“公司”）内部管理，规范各类会议的召开，促进公司事业的发展，提高整体工作效率，特制定本制度。第二条 公司各类会议的召开遵循必要、务实、高效、精简、节约原则。第三条 公司对各类会议实行规范化和有序化管理。第四条 本制度适用于公司除董事会、监事会、党团组织、工会以外的其他会议。第二章 会议的分类第五条 公司会议实行分类管理原则。公司会议分为外部会议、内部会议。第六条 外部会议是指以公司名义主办、协办或承办的对外会议，参会对象主要为公司外部人员。公司内部会议是指在公司范围内召开的会议，参会对象主要为公司内部人员。第七条

2、 外部会议主要包括：业务研讨会、产品推介会、项目洽谈会等会议。第八条 内部会议主要分为公司领导办公会、行政类会议和业务类会议,根据实际工作需要分别定期或不定期举行。（一）领导办公会是公司领导为履行工作职责而召开，研究、部署、落实、沟通、协调、督办相关工作的会议，根据工作需要不定期召开。领导办公会包括董事长办公会和总裁办公会。（二）行政类会议包括定期会议和不定期会议。1.定期会议包括：公司年度、年中工作会议（每年年初、年中举行）；公司经营情况月度分析例会；各部门述职报告会议，每年按照考核周期安排举行；各部门工作周例会，每周召开一次。2.不定期会议主要包括专项工作总结、学习培训、表彰类会议，根据实

3、际工作需要不定期召开。（三）业务类会议主要包括：公司各专业委员会会议；公司各业务及职能部门之间组织的专题会议，包括业务学习、研讨类、培训类会议等；部门之间工作沟通协调会。第九条 根据实际需要，会议可采取现场会议、电话会议、视频会议等形式召开。第三章 会议组织与管理第十条 以公司名义主办、协办或承办的外部会议，由总裁根据业务相关性及部门职责指定会议责任部门，综合管理部予以协助。第十一条 公司内部会议的责任部门划分：（一）公司综合管理部负责组织领导办公会和各类公司级会议；（二）部门级行政会议由各自部门负责组织；（三）其他会议遵守“谁召集，谁负责”的原则，由召集会议部门负责组织。综合管理部根据会议实

4、际需要和领导安排予以协助；公司总裁亦可根据业务相关性和部门职责明确指定会议责任部门。第十二条 领导办公会的组织与管理：（一）领导办公会由召集该会议的公司领导主持；（二）领导办公会的会务工作由综合管理部负责；（三）综合管理部指定专人对会议内容进行如实记录，妥善保管，存档备查。第十三条 公司级行政会议包括公司年度、年中工作会议、公司经营情况分析例会以及公司范围内的培训、表彰类会议。（一）公司级行政会议由公司总裁或指定人员召集或主持；（二）公司级行政类会议的会务工作由综合管理部负责；（三）综合管理部负责会议召开前收集公司会议议题。提议部门或提议人填写X基金管理有限公司会议议题征集单（见附件1），需相

5、关部门对会议议题签署意见的，同时在会议议题征集单上签署意见后，报总裁、董事长审批；综合管理部根据审定的会议议题制作X基金管理有限公司会议通知单（见附件2），列明会议内容、参会人员等会议事项，报会议召集人审核同意后下发；（四）综合管理部负责收集并整理会议材料，于会议召开前2日提交参会人员审阅；（五）综合管理部指定专人对会议内容进行如实记录，妥善保管，存档备查。第十四条 公司各专业委员会会议的组织与管理：（一）专业委员会会议由主任委员召集并主持，主任委员因故不能出席的，可委托其他委员主持；（二）委员会主任委员或会议主持人可根据议题内容需要，邀请公司相关领导、职能部门负责人参加会议；相关部门负责准备

6、会议材料，并于会议召开前2日提交参会人员阅知；（三）各专业委员会会议要指定专人对会议内容进行如实记录，会议记录由委员会主任委员复审签字后，记录人根据会议记录整理会议纪要，会议纪要报送公司总裁、董事长审阅；（四）各专业委员会会议记录本由公司综合管理部统一编号配发，专会专用，相关业务部门于会议召开前办理领用手续，会议结束后随会议材料一并交回综合管理部保存。第十五条 部门级行政会议包括部门述职考核会议和部门工作例会。（一）各部门负责本部门行政会议的组织与管理。（二）部门工作例会由部门负责人主持。会议内容包括但不限于以下内容：1.学习、传达公司会议及公司领导有关指示精神；2.学习、贯彻公司各项规章制度

7、；3.总结部门上一阶段工作，布置下一阶段工作，工作安排要责任到人，明确完成时间；4.学习相关业务及同行业经验；5.通报相关工作进展及部门考核情况；6.其他事项。（三）部门行政会议应指定专人负责会议记录，会议记录要妥善保管，存档备查。第十六条 公司定期会议、例会应按规定的时间按时召开，特殊情况不能如期召开的，应予以说明；对定期的常规会议，在会前应明确该次会议议题和临时出席或列席人员。第四章 会议流程管理第十七条 公司综合管理部、各业务部部门应于年初提出全年会议计划和费用预算，按照公司预算审批程序批准后执行。第十八条 外部会议、需要费用支出的内部会议，责任部门必须提交会议方案等相关材料，经综合管理

8、部、财务管理部和监察稽核部审核后，提交总裁、董事长审批。未经审批，不得擅自办会。会议方案包括但不限于：1.会议名称；2.会议主旨和目标；3.会议议题（案）；4.会议时间；5.会议地点；6.会议议程；7.会议主持人；8.出席、列席人员（名单）；9.会议财务（支出收入）预算；10.接待工作说明；11.现有筹备情况及进展；12.（可能）存在的问题、解决方案及要求；13.筹备会议进度表。第十九条 公司内部会议需使用公司会议室的，向综合管理部填写会议室使用登记表。综合管理部负责按照预约使用时间安排使用会议室。预约时间有冲突的，按照“小会服从大会、局部服从整体、例会服从紧急会议”的原则协调。第二十条 会议

9、组织或承办部门应提供相应会议服务。（一）按照会议主题、要求进行会场布置：1.会议标题条幅；2.与会者席位卡；3.会议室灯光、温度、通风、隔音等；4.会议用音响设备、麦克风调试等；5.会议用摄影、摄像设备调试等；6.列席者、工作人员坐席安排等；7.会休期间的饮食准备等。（二）做好会议记录。外部会议记录方式为全程录音、录像。内部会议应确定专人负责会议记录，记录方式为速记笔录，必要时可录音、录像；会议记录本由综合管理部统一发放，会议记录专员会前领取，会后及时归还。（三）会议结束后相关资料的整理：1.会议纪要的整理，会议决议的签字等；2.会议资料的回收、整理、归档等。（四）做好会议期间的其他服务：1.

10、餐饮、住宿服务；2.接送及往返车（机）票服务。第二十一条 严格控制会议费用支出，以视频、电话会议可以达到预期目的的，应以视频、电话会议方式召开。第二十二条 财务管理部应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理支出，并确保合理经费及时到位，与会议无关的消费一律不予报销。第二十三条 公司会议原始资料由主办或承办部门整理，综合管理部负责归档、保存；主办或承办部门可以复印件资料存档。会议记录人、会议记录本保管人不得擅自外泄会议记录，不得损毁、丢失、藏匿或者擅自销毁会议记录。第五章 会议要求与纪律第二十四条 综合管理部应建立历次公司级会议的考勤记录；会议迟到、早退、请假、缺席与日常假事一并计入员工的考勤

11、与考核。第二十五条 与会者接到会议通知后要进行充分准备。了解、明确会议议题、内容、精神；对会议议题有明确的意见；研讨类会议应有建设性的主张或建议、方案等。第二十六条 会议发言（一）与会人员发言应围绕所议议题，言简意赅，控制发言时间；（二）原则上未列入议题的、未做准备的议题不议；与会人员不得引发与会议无关的议题；（三）与会人员讨论问题应以大局为重，态度平和，论之有据，不得以推测为论据发言，不得以偏概全，误导会议决策，影响会议效率；（四）与会人员回答问题应耐心，不得敷衍或强词夺理；（五）与会人员发言应依次进行，不应随意打断或干扰别人发言。（六）参加外部会议发表主旨演讲或报告的，发言稿须经监察稽核部

12、、督察长审核后，报总裁、董事长审批；（七）维护公司规章制度、决定事项及上级领导的权威性与严肃性，严禁发表与公司规章制度、决定事项、公司企业文化相违背的言论，严禁发表有损公司形象、破坏公司团结、扰乱会议秩序的言论。第二十七条 对重大或有分歧的议题，与会人员应在会前进行必要的沟通；会议上出现争执时，主持人可及时制止、提醒或视情况暂时搁置该议题的讨论。第二十八条 与会人员还应严格遵守以下会议纪律：（一）按规定着装，按时参加会议，保证会议准时开始；（二）自觉维护会议秩序，按照会议议程集中精力，积极发言，并认真做好记录，不得开小会或自拟议题发言；（三）与公司工作直接相关、必要的其他问题，应征得会议主持人

13、同意后再行审议；（四）会议精神需传达落实的，与会人员会后必须迅速传达并组织落实；会议精神若需保密的，要严格遵守公司保密制度，严禁自行传播；（五）不能与会的，须提前经主管领导向会议组织者请假；重要会议不得请假；（六）会议期间，不得随意走动、中途离席；（七）会议期间，与会人员的通讯工具须置于无声或关闭状态；无特殊情况，一般不准接听电话；研究投资决策等特殊会议，根据主持人要求，应于会前将通讯工具关闭或交会务人员统一保管。第六章 会议决议的贯彻与落实第二十九条 综合管理部负责公司领导办公会、公司级行政类会议所确定事项的通知、落实及督办工作。第三十条 公司各专业委员会会议所确定事项的通知、落实及督办工作

14、，由相关领导及部门组织实施。第三十一条 其他会议由会议明确的承办人或责任人负责贯彻、落实及督办；需整体协调的事项报综合管理部协调、处理。第三十二条 会议决议的重要事项，综合管理部以X基金管理有限公司工作通知单（附件3）的方式进行通知。凡以X基金管理有限公司工作通知单通知的事项，承办部门（人）必须以书面方式在规定时限内报告完成情况。第三十三条 对于规定时限内未完成的事项，综合管理部以发送X基金管理有限公司重要工作督办通知单的方式，督促承办部门（人）完成工作。承办部门（人）必须以书面方式在规定时限内报告完成情况。第七章 罚 则第三十四条 未经审批办会或违反审批程序办会的，或未按要求提交会议归档资料

15、，不得报销会议费用，并扣发会议责任部门负责人、主管领导一个月风险金；未经审批办会给公司造成损失或不良影响，追究会议责任部门负责人及主管领导责任。第三十五条 擅自外泄会议记录或损毁、丢失、藏匿会议记录，按公司档案管理制度处理。第三十六条 违反本制度第二十六条（六）、（七）项规定，损害公司规章制度、决定事项、上级领导的权威性与严肃性，破坏公司形象的，第一次批评，第二次警告，第三次辞退或解除职务。第三十七条 违反本制度其他条款规定的，视情节轻重，按公司相关制度问责、处罚。第八章 附 则第三十八条 本制度由公司总裁办公会负责解释。第三十九条 本制度自发布之日起执行。附件：1.X基金管理有限公司例会议题

16、征集单2.X基金管理有限公司会议通知单3.X基金管理有限公司工作通知单4.X基金管理有限公司重要工作督办通知单5.领导办公会备忘录6.公司经营情况季度分析例会备忘录7.公司专业委员会会议备忘录8.部门间工作协调会备忘录附件1X基金管理有限公司会议议题征集单编号： 日期： 年 月 日提议部门提议人提议召开时间会议名称约需时间分钟需何种会议设备电脑 投影 其他 需列席人员议题材料会议议题：1.2.3.相关部门会签意见：相关领导会签意见：专业委员会审核意见：总裁审阅意见：董事长审批意见：附件2 X基金管理有限公司会议通知单编号： 年 月 日会议名称会议地点会议时间会议主持参会人员列席人员记录人员会议

17、议题：1.2.3.会议材料：会议召集人审核意见： 年 月 日 备注：附件3X基金管理有限公司工作通知单编号： 日期： 年 月 日会议日期负责通知部门负责人要求完成日期负责承办部门负责人需落实内容要求：1、2、3、承办部门签字通知部门签字签发人日期：日期：备注：21附件4X基金管理有限公司重要工作督办通知单编号： 日期： 年 月 日责任部门负责人督办依据及具体事项督办要求及计划完成时间责任部门签字督办部门签字签发人意见日期：日期：备注：附件5领导办公会备忘录一、会议名称：董事长办公会、总裁办公会二、会议时间：根据工作需要，不定期举行三、会议地点：公司会议室四、与会人员：根据会议内容需要，由主持会

18、议领导确定。五、会议通知：采用会议通知单、电话、手机短信、电子邮件或口头等形式通知六、主持人：董事长办公会由公司董事长主持；总裁办公会由公司总裁主持。七、会议议题：领导履行工作职责的需要，进行研究、部署、落实、沟通、协调、督办相关工作，议题由主持人确定。八、会议记录、纪要及会议决定的落实：（一）董事长办公会、总裁办公会的会务工作由综合管理部负责。（二）会务工作承办部门指定专人对会议内容进行如实记录，并负责落实会议的决定。会议记录本专会专用，会议记录要妥善保管，存档备查。九、其他注意事项：参照公司会议制度相关规定。附件6公司经营情况月度分析例会备忘录一、会议名称：公司经营情况月度分析例会二、会议

19、时间：次月第三日召开，如遇节假日顺延，特殊情况另行通知。三、会议地点：公司会议室四、与会人员：公司领导、各部门负责人。五、会议通知：采用公文、会议通知单、电话、手机短信、电子邮件或口头等形式通知。六、主持人：公司总裁或指定人员。七、会议议题：（一）主持人指定议题；（二）各部门汇报月度经营管理情况，重点讨论业务发展中存在的问题和解决措施，包括重要工作进展情况，需公司其他部门支持、协调、合作的重要工作；需公司领导给予协调或支持的重要事项等。（三）根据业务发展需要，可召开分业务条线专题经营情况月度分析会。八、会议记录及落实：综合管理部负责进行会议记录，并按照会议精神及明确事项，通知相关部门进行贯彻、

20、落实，进行催、查、办等工作。九、其他注意事项：1.各部门主要汇报经营业绩完成情况、重点工作和专项工作，突出重点，既要讲成绩，也要讲不足。常规工作不在例会上进行汇报，但要写入部门工作总结。2.未完成工作汇报包括进度情况、未完成原因及后续工作安排。3.汇报工作要求语言简练，相同工作内容，汇总合并报告。4.请参会人员提前安排好工作，例会原则上不能请假。确因特除事项需缺席例会的，需经公司总裁同意，并指定代表参会和汇报工作。5.按公司会议制度，公司经营情况月度分析例会实行会议签到。附件7公司专业委员会会议备忘录一、会议名称：专业委员会会议二、会议时间：会议由委员会主任委员提议召开，会议可采用现场、电话、

21、视频会议等形式，会议日期需提前2日（特殊情况除外）通知各委员，并将会议材料提交各委员。三、会议地点：公司会议室或其他指定地点。四、与会人员：专业委员会各委员。委员会主任委员可根据议题内容需要，邀请公司相关领导、职能部门负责人参加会议。五、会议通知：采用会议通知单、电话、手机短信、电子邮件或口头等形式通知。六、主持人：委员会主任委员。主任委员因故不能出席的，可委托其他委员主持。七、会议议题：各业务系统需研究、落实和决策的事项专业委员会会议决策事项采取民主讨论、集中决策的方式，与决策结果持不同意见的委员，允许保留意见。会议议题中如有需要投票表决的事项，由参加会议的委员进行记名投票表决，表决票分为“

22、同意”、“不同意”、“弃权”三种，议题通过需超过专业委员会委员人数的三分之二（含）以上表决票同意。表决未通过事项，主任委员可以提议公司总裁办公会讨论研究。会议记录要载明投“不同意”及“弃权”票委员的理由，主任委员根据情况也可决定暂缓进行投票表决。八、会议记录及会议纪要：各专业委员会会议要指定专人对会议内容进行如实记录。会议记录由委员会主任委员复审签字后，记录人根据会议记录整理会议纪要，会议纪要报送公司总裁、董事长审阅。各专业委员会会议记录本由公司综合管理部统一编号配发，专会专用，相关业务部门于会议前办理领用手续，会议结束后随会议材料一并交回公司综合管理部保存。九、其他注意事项：参照公司会议制度相关规定。附件8部门间工作协调会备忘录一、会议名称：部门间工作协调会二、会议时间：视情况临时决定，但应于会议召开前至少一天告知对方部门负责人，以便准备会议、安排工作。三、会议地点：公司会议室或其他指定地点。四、与会人员：发起部门负责人及需协调、沟通的其他部门人员；如需要领导参加则需提前请示。五、会议通知：采用会议通知单、电话、手机短信、电子邮件或口头等形式通知。六、主持人：发起部门负责人七、会议议题：需解决或协调的事项八、会议记录：发起部门指定人员九、其他注意事项：参照公司会议制度相关规定。