私募创投基金公司内部交易记录及档案管理制度模版.doc

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1、北京zz创业投资有限公司档案管理制度第一章 总 则第一条 为了规范公司内部交易管理、防范公司交易风险，规范客户身份识别，客户身份资料和交易记录及档案的保存与管理，根据证券投资基金法、中华人民共和国反洗钱法、私募基金监督管理暂行办法、私募基金内部控制指引等法律、行政法规的规定，制定本制度。第二章 一般规定第二条 内部交易记录是档案管理中的重要部分，公司内部交易遵循的原则如下：（一） 投资行为应当进行审核，确认其合法、合规与完整后方可执行，如出现指令违法违规或者其他异常情况，应当及时报告相应部门与人员。（二） 建立交易前、中、后的监测系统，完善相关的安全设施；（三） 公司应当执行公平的交易分配制度

2、，确保不同投资者的利益能够得到公平对待；（四） 建立完善的交易记录制度，每个投资项目资料应当及时核对并存档保管；（五） 建立科学的绩效评价体系。第三条 应当保存的交易记录，包括但不限于如下事项：（一）基金经理或投资决策委员会签署的投资交易指令（包括具体交易时间、交易种类、交易数量、交易方向）；（二）风险控制部门或执行董事/风控委员会的审核确认单；（三）业务人员执行指令产生的每笔交易的数据信息、业务凭证、账簿和有关规定要求的反映交易真实情况的合同、业务凭证、单据和其他资料等。第四条 交易记录的保存分为书面纸质版与电子版。业务人员应同时制作纸质版交易记录和电子版交易记录保存。纸质版交易记录制作完毕

3、后，应专门放置于档案袋归档保存。电子交易记录应设置专门文件夹予以保存。每一交易行为对应一文件夹。电子交易记录应按期刻录成光盘或者上传公司专门服务器进行备份，防止系统损害情况发生时，交易记录的灭失。第五条 综合管理部负责档案管理工作，并指定专、兼职档案管理人员。第六条 归档的档案资料须原件。第七条 档案类别按国家有关规定结合本公司实际设定。第三章 档案的归档第八条 各部门应将归档的各类文件的原件，交档案管理人员存档。个人不得私自保存应存档的文件。第九条 档案人员应及时将收到的档案资料，按照科目分类存档。第十条 需公司加盖印章的重要资料，经办人在用印的同时，备份归档；契约性文件若合作方尚未盖印，经

4、办人有义务负责到底，及时催办。一周内经办人尚未归档，印章管理人员要催促及时归档。第十一条 用印过的需归档的文件资料原件，由印章管理人员交到档案管理人员归档。第十二条 档案管理人员定期对各部门资料的归档情况进行检查，发现文件丢失，查明原因，及时向相关领导汇报。第十三条 财务部应及时做好会计资料的立卷、归档工作。第十四条 并购、投资等项目档案资料，在项目结束后2个月内，应整体移交给档案管理人员。移交时，应建造移交清册，经项目负责人签字备案。公司综合部负责人负责监交。第四章 档案的保管第十五条 业务档案、人事档案由综合部指定的档案管理人员保管，会计档案由财务部保管。第十六条 档案管理人员应健全档案接

5、收、征集、整理、保管、鉴定、利用、统计、销毁、安全、保密等环节，配置适宜保存档案的专门库房和设施，采用现代先进技术设备。第十七条 做好档案的防水、防潮、防虫、防微生物、防尘、防光、防有害气体和防盗等工作，防止档案的损毁、丢失和泄密。第十八条 查阅档案资料，须经查阅部门负责人同意。查阅一般在档案管理人员在场情况下进行。需要复印的，登记复印的文件和页数，报总裁批准。复印时，档案管理人员必须在场。档案资料一般不外借。特殊情况需将原件带出的，须经公司董事长批准。查阅人员不得抽走或撕毁原件，或在原件上涂改。第五章 电子档案的保管第十九条 各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记。把经办过

6、程中的情况随时记录在相应的文件中。办理完毕的电子文件应在规定期限内进行归档，把带有归档标识的电子文件进行分类组盘。第二十条 归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本内容为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级等内容。第二十一条 电子文件在每年三月份前将上年度的应归档的电子文件向档案管理人员移交归档。第二十二条 档案管理人员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、字节数、检索条目等与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。第二十三条 入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。第二十四条

7、 随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。第二十五条 保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在1424，相对湿度控制在4560。第二十六条 封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。第六章 档案的销毁第二十七条 销毁无保存价值的业务档案，须列出销毁清单，经业务部门会审，报总裁（总经理）批准后在综合发展部负责人的监督下销毁。销毁前认真清点核对，销毁后在销毁清单上签名存档。第七章 附 则第二十八条 本制度自公司执行董事审议通过后生效执行。第二十九条 本制度由公司负责解释。 年 月 日