物流公司部门设置及职责说明书模板.doc

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1、xx物流有限公司部门职责说明书公司共设置七部一室：经办室、财务部、风控部、综合业务部、集装箱进口部、散货部、集装箱出口部、金融物流部。为使公司高效运作，明确部门间的职责划分，现对各部门职责定义如下：一、经办室基本情况部门名称总经理办公室作用目的促进全面推进公司经济目标管理、制度管理，加强各部门间的工作协调，确保经营管理的高效、有序；引导各部门有序运作。部门主要职责1 经营目标管理1.1 组织编制公司年度经营计划，拟订各项经济指标并报批；1.2 组织公司各单位、各部门经营、管理年度目标责任书的起草与报审、下达工作； 1.3 建立公司经济目标管理规范及定期上报制度；1.4 负责董事会直管干部的日常

2、管理及考核；1.5 根据公司战略或经营计划调整，对各单位、各部门的经济指标进行修订、调整和报批；1.6 拟订年度经济目标完成情况分析报告并报批；1.7 负责各单位、各部门经济、管理指标的核查、监督与考核。2 战略规划2.1 负责公司年度及中长期发展战略的起草和报审；2.2 负责公司行业发展资料的收集、发展战略、管理模式的研究与制订，于年初完成年度发展计划。3 制度流程建设3.1 负责公司基本管理制度建设的制订、审核工作，以及对各项基本管理制度的归口解释；3.2 负责公司级规范性文件、制度、流程的编审、审核；3.3 负责组织公司对各单位、各部门管理评审及评审方案的制定（每年一次）；3.4 负责组

3、织公司各单位、各部门制度内审的组织（每半年一次）。4 目标计划管理4.1 组织公司各单位、各部门年（月）度工作计划及专项工作计划的拟订，总体审核协调，进行跟踪管理，并汇总上报；4.2 负责重大项目、跨区域、跨部门项目的计划编制、工作协调及会议召集；4.3 负责重大项目的计划督察、管理，定期汇报；4.4 负责公司各部门日常工作的协调，负责公司跨部门、跨区域会议的组织、召集；4.5 负责重要会议要求落实情况的督察、汇报；4.6 负责根据要求，收集计划信息，形成分析报告上报。5 对外关系、公共宣传管理5.1 负责公司年度公关、宣传费用预算的编制、控制及管理；5.2 负责企业形象宣传策划及整体定位；5

4、.3 负责公司对外公关，重大事件、突发事件的应急组织、处理；5.4 负责公司对外媒体宣传、发言；5.5 负责公司对外关系维护，协会管理及协会外联管理；5.6 负责公司及各单位各类荣誉的申报审核与组织实施管理。 6 会议管理、档案管理和文秘管理6.1 负责公司会议管理制度的起草、修订及报审；6.2 负责公司文件、档案管理制度、规范、流程的建立与修订；6.3 负责公司、各区域公司印鉴管理制度、流程的制定；6.4 负责公司及机关各部门的印鉴管理，公司各单位大额及长期合同的用印，以及对各单 位的印鉴管理检查与指导；6.5 负责公司各类档案的管理以及对各单位档案管理工作的检查与指导6.6 负责公司资质、

5、证件的申报、年审和对各单位资质办理的归口管理；6.7 负责公司级会议记录及纪要的整理、下发；6.8 负责公司所有文件的会签、报审管理及印发工作；6.9 负责公司所有文件的编号、格式复核、行文、发文，负责收文登记、批阅、呈报及批复后传送、催办、承办的结果反馈；6.10 配合设计和审定公司名片、信纸、信笺、传真、标识等企业VI设计。7 董事会日常事务管理7.1 负责公司董事会日常性事务管理及董事长事务的处理；7.2 负责董事会会务安排及召集；7.3 负责公司及董事会各类文件、材料的草拟与报审。8 危机管理9 公司人力资源规划及人力资源管理体系建设根据公司经营计划，拟订并组织落实年度人力资源计划；完

6、善人力资源管理体系，保证人力资源管理运行的效率；建立公司人力资源管理制度体系，包括招聘和录用、薪资福利、绩效管理、培训发展、纪律规范、考勤假期、劳动关系、人员异动等，并依此进行人力资源管理；干部管理负责建立公司干部的选择、培养、考核体系；组织干部年度述职和考评；建立后备干部培养和选拔体系；建立干部能力和业绩跟踪记录。人事配置督导实施公司年度人力资源计划，为公司各部门及时提供人力资源支持；根据公司战略和组织结构，组织确立公司的职位体系，督导职位管理；督导员工晋升（降级）和职位轮换管理，保证人才合理流动。招聘甄选完善招聘和录用管理流程；拟定年度/季度/月度招聘计划，及时招聘符合公司经营发展需要的各

7、类人才，负责建立内部及外部人才库；负责招聘面试的计划、组织、通告及协调安排，并负责建立招聘数据库；负责收集面试评估表并汇总；负责组织员工面试甄选、录用审批、录用通知、体检、试用、转正考核等；负责公司年度招聘费用预算编制。薪资福利管理进行职位评估，建立职级系统；负责建立薪酬体系、拟定保险福利计划，经批准后贯彻执行；实施市场年度薪资调查，根据行业薪酬变化，及时提出调整建议，制定调薪计划；负责公司年度人工成本、薪酬福利的预算编制及控制；负责月度工资发动表、发放表、个调税计算；负责员工社会保险申报、缴纳、退保、调整；组织制定、改进公司薪酬、激励方案，并按规定的程序上报审批；督导实施薪酬管理、完善管理流

8、程组织制定、改进并督导实施员工福利、健康和保险方案；对总经理人才基金的支出进行跟踪管理。绩效管理组织建立公司绩效管理体系，制定绩效管理制度，组织绩效考核、完善绩效管理流程；促进目标、计划管理体系建立；组织年度或季度考核工作，促使公司目标达成和员工绩效能力提升；组织绩效面谈和反馈；负责公司绩效考核表单的编制；负责绩效考核数据的汇总、分析及评估，并提出修改意见；根据绩效考核结果，会同部门考虑改善计划或人员调整计划。培训和发展根据公司战略和业务发展要求，建立公司培训开发体系、制订培训开发管理制度，完善管理流程，以保证培训开发与人力资源管理工作有序开展，促进公司和员工的双向成长；制定公司年度培训计划和

9、预算，并组织培训工作的开展；负责后备人才的培养与开发工作，适应将来组织的需求；根据公司年度经营计划，与各部门及相关人员及时沟通，拟订年度培训计划方案，经批准后分解执行；与培训机构、培训讲师保持良好的沟通，逐步建立公司的培训资源，包括课程体系及讲师体系；负责对培训效果进行跟踪评估，收集、整理培训资料，建立员工培训档案，跟踪员工发展，使培训成果转化；负责培训协议的签署及记录。人事管理事务工作组织公司劳动用工年检工作；负责员工人事档案管理；负责员工信息管理；负责集体户口管理；负责员工劳动合同、聘用上岗协议、保密协议等签署和管理；负责员工纪律、假期、考勤、行为规范管理；组织劳动争议处理；会同行政部组织

10、各类员工文体活动。公司信息化管理负责公司信息化年度规划的编制；编制全年信息化管理费用预算；负责信息化管理规范的建立及更新；负责公司信息化标准的设定和建立；负责公司内部办公自动化平台的搭建及运行保障；负责公司网络的建立，并确保稳定及安全的维护；负责公司对外网站的建设、维护和内容更新；负责公司软件的询价、比价及定购、更新；负责公司软件系统的维护，系统及时升级、病毒防护及时更新；负责工作软件的标准设定及维护升级；负责公司办公用户软件故障的及时处理及解决。公司硬件及资料管理编制公司全年硬件维护及管理费用预算；负责公司办公硬件标准的设定及维护；会同行政部负责公司电脑硬件的申购办理（负责技术配置检查）；负

11、责公司硬件一般性故障的及时维修和日常维护，特殊故障交由保修公司或报审送指定维修机构维修。办公用品管理负责每月办公用品的申购统计、购买，建立台帐，负责办公用品领用发放，负责低值易耗品的核销；负责每季度进行办公用品的采购询价对比，并提交询价报价单。资产管理建立、修订及更新公司固定资产及办公用品管理、领用办法；负责全年行政费用的预算编制、控制及管理；负责公司固定资产、办公用品的资产登记、盘点和管理；建立固定资产管理台帐，负责公司固定资产的每季度盘点，并与财务进行核对；负责公司固定资产申购的审批及协助采购或询价；负责公司固定资产发放、核销等统一管理。后勤管理负责公司办公管理规范的拟订及更新；负责公司办

12、公环境的保洁、安全管理；按制度或审批意见进行办公室及相关资源的调配；负责办公场所规范管理的建立，并定期检查执行情况；负责公司票务的管理，负责订票及订餐；负责公司各类印刷品、宣传品、名片的承办，各类报刊杂志、信件的征订、收发；负责公司通讯录的定期更新（每月发送）；负责公司电话费用标准拟定、管理，总部电话费（含手机费充值）缴纳和报销；负责总部集体宿舍管理规范的建立、修订；住宿人员安排及卫生管理。车辆管理负责车辆管理规范的建立、修订及更新；负责公司车辆税费、车辆年检及保险费用的申报、办理及缴纳；负责公司车辆油耗标准的制定；负责公司年度车辆保养维护费用的预算及使用管理；负责公司车辆日常安全维护及维修的

13、审核、管理；负责总部车辆日常的行驶调度、出车登记；负责总部车辆油耗、费用的登记和考核；负责全公司驾驶员里程补助的审核及制表。接待管理负责公司来宾、来访人员的接待、食宿安排；负责参与公司重要活动的组织、实施；负责公司会议的会务安排、会场布置及服务工作；负责总部接待烟酒、饮料、礼品的采购；负责高力招待所的安排与接待、管理；负责接待用品的采购、更新、清洗。其它工作参与公司的工会组织工作；完成公司制度规定及上级交办的其他工作。部门主要制度二、财务部基本情况部门名称财务部作用目的1 履行资金预算管理、成本费用预算管理、收入管理、税务管理、会计核算管理、资产管理等职责，保证公司财务工作高效有序运行，准确及

14、时反映财务状况、经营成果，向上级公司和公司总经理提供可靠、有用的决策信息；2 有效地运用各项财务资源、减少成本，保障公司的现金流、实现公司的稳健运营。3部门主要职责1 资金管理1.1 负责审核公司业务项目投资计划；1.2 负责依据公司中长期发展规划及年度经营发展计划，编制公司年度资金平衡计划及年度融资计划，并组织实施；1.3 负责编制、审核、下达月度资金预算，监管预算的执行；1.4 合理统筹安排运用资金，确保公司资金链的平衡运转；1.5 严格监督资金收支两条线管理执行，确保资金安全；1.6 负责现金、银行存款日常收付工作，做好现金和其他货币资金库存保管工作，负责现金、银行存款的记帐、结算、对帐

15、管理工作；1.7 负责资金回笼、资金支出日常管理和有关台帐登记管理工作；1.8 负责公司及各单位对外投融资的归口管理。2 财务预算管理2.1 负责组织和指导各部室编制年度预算，监管收入指标、费用指标执行情况；2.2 负责组织和指导各项目公司编制目标成本指标，监管非业务目标成本执行情况；2.3 负责组织和公司编制部门费用定额预算，监管费用定额预算执行；2.4 根据实际经营情况，组织审核修正预算、目标成本指标；2.5 定期组织编制年度及项目财务决算。3 税务管理3.1 负责建立与公司经营管理相适应的税务框架，构建高效的税务决策和组织执行体系。3.2 负责开展全公司税务规划，编制公司年度（项目）税务

16、规划方案，并负责落实税务规划。3.3 负责审批各公司日常纳税，有效防范税务风险。3.4 负责开展公司内部税务培训和税务咨询。4 会计核算管理4.1 负责制定公司财务管理制度和会计核算办法，并组织实施；4.2 组织公司的会计核算，负责会计报表的编制工作，做到及时、准确地向上级公司报告财务报表和财务成果。4.3 负责公司各类费用的审核、报销及核算工作。4.4 负责公司员工工资发放工作。4.5 负责审核各公司财务报表，组织财务分析。5 资产管理5.1 会同有关部室制定资产管理制度，并负责实施；5.2 负责监督资产的购置、使用、报废等工作；5.3 会同有关部室建立实物资产台账、编号、卡片，确保资产账卡

17、物一致；5.4 会同有关部室参与资产清查，保护公司资产。6 征缴管理6.1 负责编制与公司经营管理相适应的收入征缴制度；6.2 负责审核各专业市场优惠政策、业务开展优惠政策；6.3 负责各市场收入指标完成情况的管理；6.4 负责各业务项目公司指标完成情况的管理；6.5 负责监督公司财务政策的执行是否符合公司规定；6.6 负责制定业务费率标准；6.7 负责制定销售收入标准；6.8 负责监督各类应收款的清理。7 财务信息化管理7.1 负责公司财务会计信息化建设，并负责落实；7.2 负责财务软件的运用及维护，实现软件平稳运转；7.3 负责对公司及各公司财务软件数据的实时监控，确定数据的安全与完整。8

18、 其他8.1 及时了解学习财务、会计、税收、证券等政策法规的变化情况，8.2 保持与上级公司财务部、银行、财政、税收、会计师事务所等部门的良好沟通，灵活运用各种政策。8.3 根据年度管理目标责任状，编制并落实各项工作计划；9 完成公司制度规定及上级交办的其他工作部门主要制度三、风险管理部基本情况部门名称风险管理部作用目的1、 风险管理部即风控部，是公司风险管理的专职部门，负责内部控制体系中风险管理的执行和推动。2、 四个原则：（1）导向性原则，以公司整体发展战略为导向，为公司经营目标的实现服务。（2）管理需要的原则，提升运营效率，确保业务安全运行。形成风险管理长效机制。（3）前端推进的原则。把

19、风险管理向业务工作的前端推进，提升风险管理效率。（4）风险量化的原则，开发适合的风险量化指标，将风险量化分析技术应用于管理实践。部门主要职责1 风险管理主要职能：1.1 制定公司风险控制的指导原则，检查审批环节和审查内容，提出相关完善建议；1.2 完善风险管理办法及合理优化风险管理相关各项操作规程、业务流程；1.3 参照公司业务的流程，做好风险控制的“事前介入，事中参与，事后复核”的工作。1.4 负责业务项目进行前期综合风险评估，审核业务计划书，明确风险防控措施；根据业务计划书、实地核查的业务情况、货物情况，分析风险承担，提出风险控制措施；1.5 参与相关的业务谈判，提出相关的风险控制意见；1

20、.6 配合公司的有关安排，在公司内普及相关知识，增强职员的风险意识1.7 根据潜在风险识别评估结果、风险预防控制方案，以及风险响应预案，综合考虑提出公司的风险管理培训需求，包括应进行的风险响应预案演练；1.8 负责公司风险管理，组织潜在风险的识别、预防和控制，建立公司风险应急预案；1.9 指导和监督业务操作，做好物流业务内部控制工作、防止货物丢失、保证货物风险在承受度和风险限额内；1.10 根据需要，负责本单位风险的具体管理工作，以及在集团管理政策指导下，不断完善本单位风险管理制度和规程等。2 具体职能 合同管理2.1 执行合同全程管理，结合业务操作管控，在业务初步审批阶段，对合同模式、措施提

21、供建议；2.2 在业务调查阶段，参与相关合同的起草、谈判、修改、签订、公证、登记等过程，对客户提供的资料进行真实性和合法性的审核工作；2.3 在涉及资金垫付、放款阶段，做好相关程序和手续的复核；防止错漏；在合同执行阶段，对客户合同履行状况和资金偿还进行监督管控；2.4 协助监督公司其他部室正确执行合同条款；2.5 根据公司的要求，草拟相关合同文件；2.6 制定合同管控制度，防止合同风险；对本单位高风险业务提出管理意见和要求；2.7 定期进行合同风险梳理，下发合同风险防控指引文件；3 货物日常管理3.1 落实对仓储单位的日常监管工作，确保仓储环节的货物安全；3.2 对新增仓储单位、物流供应商进行

22、资质审核，考察仓库条件；3.3 对公司货物在库日常进行监管，采取巡库检查、货物盘点、流程专项检查、定期走访及派人现场驻库等相结合的方式进行；3.4 对签约的仓储单位库存货物进行盘库检查；3.5 对库存和货权确认书进行确认盖章等工作；3.6 派驻和管理驻库、驻场业务人员工作。4 法务管理4.1 负责参与公司经营业务活动、重要合同、重要文件、制度的法律规范审核；4.2 负责公司经营管理法律风险的评估及汇报；4.3 负责上报公司的各类合同的审核和风险评估以及管理工作；4.4 负责公司经济纠纷、员工纠纷等法律纠纷的协调、评估及处理；4.5 负责参与法律诉讼，公司法律文书、法律文件的起草、拟订及报审；4

23、.6 负责法律、法规信息的收集、更新，并定期通报各单位、各部门；4.7 负责公司内部法务建设，普及全员的基础法律知识；4.8 负责与律师事务所的工作衔接；5 建立、健全内控机制。5.1 负责业务流程编纂审核，进行业务流程标准化工作，按业务类型，审核业务流程标准化文件。5.2 负责各岗位责任，使内部控制的责任主体分别向上、向下扩展，丰富内部控制责任主体，由单一主体向多元主体发展。5.3 增加实施风险管理的专职、专业、专人负责，增强风险监管的覆盖性。5.4 进一步完善风险管理制度和流程，制定实施稽核检查机制；逐步建立起一套全面、有效的公司风险内控机制，以确定风险管理机制最有效地执行。5.5 推动企

24、业风险管理文化建设，促进成为企业文化的内在有机组成部分。重视环境基础，将风险管理和企业的优势及战略管理相结合，要在全企业范围内明确企业风险管理目标和计划，并将其与企业业务、战略及业绩目标结合起来，建立一个由全企业层次集体支持的风险管理过程。6 完成公司制度规定及上级交办的其他工作部门主要制度四、集装箱进口部基本情况部门名称集装箱进口部作用目的1、执行国际海运进口业务，货物范围包括进口矿产、化工、有色金属、机电设备等等。2、拓展国内、外贸易业务，国内运输代理业务。部门主要职责1 部门制度建设1.1建立公司集装箱进口业务运行体系，并推动体系有效运行。1.2对进口部全体员工进行贸易、财务知识及业务知

25、识的培训。1.3组建优秀团队，并进行团队素养建设。1.4建立部门业务例会制度，进行经验分享和教训总结。2 计划制定2.1根据公司的总体规划制订部门的年度、季度及月度业务计划。2.2根据公司的经营目标调整部门业务计划，参与公司的考核工作。2.3结合公司目标制定各区域市场的开拓、实施和管理计划。3 业务的管理工作3.1联系国内、外进口贸易代理商和贸易商，完成相关业务的代理采购及销售工作；3.2调查了解客户的基本情况（资产、规模、业务等），对目标客户进行评估，并进行客户筛选，规避投融资风险；3.3根据业务模式订立合同，报公司风控部审核备案，并传递给客户确认；3.4 合同执行情况校检登记；3.5及时登

26、记的每宗进口业务的入、出货物的台帐。3.6根据开具发票和货物流转交接，跟踪发现异常情况。3.7统计测算每票业务的库存、成本利润状况，向上级领导提供决策信息。3.8与每个客户进行月对帐，并由对方签字、盖章确认。3.9制订应收帐款的回收制度并加强帐龄管理。3.10定期核查贸易产品的库存，做到帐、物相符，并制订临界库存。4 集装箱进口、散杂货进口具体工作4.1负责包括前期报价、接单、查船、换单、制单、报检、报关、申报、税款、交税、核税、交费以及入库、拆箱前工作、拆箱-入库、回空箱、核定费用、交结费、回样、放货、发货、提货结算、各项统计等集装箱进出口货运代理全程运作工作。海运进口报关、报检、保税区业务

27、外贸进口仓储、运输、配送业务海运进口其他相关业务方案设客户的开发工作，对重点客户关系的维护工作。完成公司制度规定及上级交办的其他工作部门主要制度 五、金融物流部基本情况部门名称金融物流部作用目的1、以集团公司为背景，公司传统物流业务为依托，以矿产品、原料、有色金属、化工等产品为媒介，开展金融物流业务，确保资金安全，延伸传统物流配套服务；2、制订提供安全、有效、快捷的物流一体化延伸服务，拓展国内、外贸易业务，国内运输代理。部门主要职责全面开展金融物流业务。对合作企业的经营能力和信用状况评估报告工作。日常市场信息持续调研，掌握。部门主要制度六、集装箱出口部基本情况部门名称集装箱进口部作用目的集装箱

28、和散杂货出口为核心业务，具备包括：装箱、订舱、航次租船、运输在内的各类出口业务服务；国内外出口贸易部门主要职责1 部门制度建设1.1建立公司出口业务运行体系，并推动体系有效运行。1.2对出口部全体员工进行贸易、财务知识及业务知识的培训。1.3组建优秀团队，并进行团队素养建设。1.4建立部门业务例会制度，进行经验分享和教训总结。2 计划制定2.1根据公司的总体规划制订部门的年度、季度及月度业务计划。2.2根据公司的经营目标调整部门业务计划，参与公司的考核工作。2.3结合公司目标制定各区域市场的开拓、实施和管理计划。3 出口业务的管理工作3.1联系国内、外出口贸易代理商和贸易商，完成出口业务的代理

29、采购及销售工作；3.2调查了解客户的基本情况（资产、规模、业务等），对目标客户进行评估，并进行客户筛选，规避风险；3.3根据业务模式订立合同，报公司风控部审核备案，并传递给客户确认；3.4 合同执行情况校检登记；3.5及时登记的每宗业务的入、出货物的台帐。3.6根据开具发票和货物流转步骤，跟踪发现异常情况。3.7统计每票业务的库存、成本利润状况，向上级领导提供决策信息。3.8与每个客户进行月对帐，并由对方签字、盖章确认。3.9制订应收帐款的回收制度并加强帐龄管理。3.10定期核查贸易产品的库存，做到帐、物相符，并制订临界库存。4 集装箱的租船订舱、港口代理、拆装箱具体操作5 内陆运输、仓储、联

30、运6 出口报关、报检、保税区业务咨询7 出口其他相关业务方案设计部门主要制度七、散货部基本情况部门名称散货部作用目的进行各类原材料货物包括：铁合金矿石、煤炭、稀有金属、铁矿石、等大宗散杂货物的进出口货运代理；港口其他代理，拓展国内、外贸易业务；国内运输代理，港口接货、装船、仓储、出具品质证书、原产地证书等部门主要职责1部门制度建设1.1建立公司大宗散杂货业务运行体系，并推动体系有效运行。1.2对散货部全体员工进行贸易、财务知识及业务知识的培训。1.3组建优秀团队，并进行团队素养建设。1.4建立部门业务例会制度，进行经验分享和教训总结。2 计划制定2.1根据公司的总体规划制订部门的年度、季度及月

31、度业务计划。2.2根据公司的经营目标调整部门业务计划，参与公司的考核工作。2.3结合公司目标制定各区域市场的开拓、实施和管理计划。3 业务的管理工作3.1联系国内、外进出口贸易代理商和贸易商，完成相关业务的代理采购及销售工作；3.2调查了解客户的基本情况（资产、规模、业务等），对目标客户进行评估，并进行客户筛选，规避投融资风险；3.3根据业务模式订立合同，报公司风控部审核备案，并传递给客户确认；3.4 合同执行情况校检登记；3.5及时登记的每宗业务的入、出货物的台帐。3.6根据开具发票和货物流转交接，跟踪发现异常情况。3.7统计测算每票业务的库存、成本利润状况，向上级领导提供决策信息。3.8与

32、每个客户进行月对帐，并由对方签字、盖章确认。3.9制订应收帐款的回收制度并加强帐龄管理。3.10定期核查贸易产品的库存，做到帐、物相符，并制订临界库存。4 铁合金矿石、煤炭、稀有金属、铁矿石、等大宗散杂货物的进出口货运代理具体操作4.1负责包括前期揽货、接单备案、建档、报检、报关-出税-交税-放行、集梳港、控货-仓储-放货、结算等进口散货货运，以及出口散货货运代理的一切全程运作工作。5 国内运输代理，港口接货、仓储、装船具体操作6 散货客户的开发工作，对重点客户关系的维护工作。7 其他相关业务方案设计部门主要制度八、综合业务部基本情况部门名称综合业务部作用目的承担着公司货物进出口的代理报关、报检业务部门主要职责货物发运、现场监装协调、办理场地机械手续，提货手续等现场理货工作。进出口报关，录入，预约查验等工作。报检报验业务等具体工作。部门主要制度九、市场开发部基本情况部门名称市场开发部作用目的部门主要职责部门主要制度19