证券股份有限公司投资银行项目档案管理办法模版.doc

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1、证券股份有限公司投资银行项目档案管理办法第一章 总则第一条 为加强投行业务管理，防范投行业务风险，建立健全投行业务档案，根据监管机关的相关规定、结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条 本办法适用于投行系统各部门，适用于投行各类型项目。所有投行项目均应当建立项目档案。第三条 本办法为投行档案管理的最低要求，投行系统各部门应根据项目的实际情况，建立健全项目档案。第四条 投行项目的保存期应不少于十年。监管机关对投行项目档案保管有更长保存年限规定的，从其规定。第二章 档案内容第五条 本办法所指投行项目档案包括（但不限于）立项文件、改制工作底稿、辅导工作底稿、尽职调查工作底稿、内核工作底稿、申报材料及

2、反馈回复、发行上市文件、持续督导工作底稿、对外协议、内部检查工作底稿等。第六条 立项工作底稿主要包括初步尽职调查报告及底稿、立项申请报告、立项会议资料等。第七条 改制工作底稿主要包括具体改制方案、历次中介机构协调会会议纪要、公司申请注册文件、其他中介机构出具的文件等。第八条 保荐项目的尽职调查工作底稿档案内容依照中国证监会发布的保荐人尽职调查工作准则及公司相关规定的要求确定。第九条 内核工作底稿档案主要包括申报材料内核稿、审核意见及回复、内核会议资料等。第十条 申报材料及反馈回复档案主要包括初次申报材料、历次修改稿、封卷稿，以及给中国证监会的历次反馈意见回复（含其他中介机构的回复）等。第十一条

3、 发行上市文件档案主要包括核准批文、询价资料、路演资料、向监管机关和证券业协会报送的各类报备材料、承销团资料、向证券交易所申请上市的相关材料等。第十二条 持续督导工作底稿档案内容按照监管机构和公司的有关规定，根据具体项目的情况和能切实反映履行持续督导职责的原则确定。第十三条 重大资产重组项目、上市公司收购项目等财务顾问项目应当比照保荐项目建立尽职调查工作底稿。第十四条 投行业务部门档案建立时间自项目申请立项开始。资本市场部应当在领取发行批文时即建立发行上市档案。第三章 档案归档办法与要求第十五条 公司立项工作档案、内核工作档案由投行管理总部质量控制部和相关业务部门依其职责分别保管。发行上市文件

4、档案由资本市场部和相关业务部门分别保管。上述档案以外的投行项目档案由承做的业务部门负责保管。第十六条 工作档案可以纸质文档、电子文档或者其他介质形式的文档留存，其中重要的工作档案应当采用纸质文档的形式。以纸质以外的其他介质形式存在的工作底稿，应当以可独立保存的形式留存。第十七条 项目档案应当以项目为单位设置。第十八条 投行系统各部门负责人对本部门的投行项目档案负有监督、管理之责，部门负责人为档案管理的第一责任人，应指定本部门专人负责归档工作，并建立完整的项目档案目录。第十九条 在保荐项目完成或发行后60日内，项目组应将承揽工作底稿、立项文件、改制工作底稿、辅导工作底稿、尽职调查工作底稿、内核工

5、作底稿、申报材料及反馈回复、发行上市尽职推荐阶段文件档案移交投行管理总部保管；持续督导结束后60日内，保荐代表人应当将持续督导工作底稿移交投行管理总部本部保管。业务部门负责人及保荐代表人应保证移交给投行管理总部文件档案的真实性、准确性及完整性。第二十条 项目档案中的有关资料分为保密资料和普通资料。其中，经与客户约定不得公开的资料、涉及公司重大业务机密的资料以及内核小组工作记录为保密资料；未与客户约定保密的资料、已过保密期限的资料以及不涉及公司重大业务机密的资料为普通资料。保荐代表人或项目负责人在将档案交送本投行管理总部时，应明确并标识保密资料，说明保密时间。第二十一条 业务部门对项目组、保荐代

6、表人或项目负责人移交的项目档案进行检查、复核，确认其真实性、完整性后，应在10个工作日内移交给投行管理总部。资本市场部在发行上市完成后10个工作日内、质量控制部应在项目发行或完成后10个工作日内将相关档案移交综合管理部。移交时，移交部门应对移交档案建立索引目录并建档成册移交，并办理书面移交手续。第二十二条 项目组、保荐代表人或项目负责人在移交项目档案时，投行管理总部有义务对移交的项目档案进行检查、复核，发现项目档案存在遗漏、缺失等情况的，应当责令项目组、保荐代表人或项目负责人补正。第二十三条 综合管理部负责将移交来的档案按照项目单独建立完整的项目档案，并统一归整到公司专门的档案管理处，归整后的

7、查阅调用按公司的档案管理办法办理。第四章 档案使用第二十四条 投行系统员工可查阅除涉密文件外的所有项目档案资料。查阅需要项目所在部门和投行管理总部的负责人同意，借阅时间不得超过1个月。借阅普通资料的（指带离办公区或查阅时间超过1日），必须办理登记、签字手续。资料借阅时间一般不应超过一个月10日。投行管理总部综合管理部保管专人应定时对资料借阅情况进行清查，及时收回有关档案资料。查阅保密资料必须经过投行管理总部负责人签字同意。查阅时，投行管理总部综合管理部保管专人必须在场，查阅人不得将保密资料带走、复制或摘录。第二十五条 中国证监会及其他监管机构需查阅有关文件时，各部门应予以积极配合。第五章 档案责任和检查第二十六条 保荐代表人及项目组应当根据监管机关及公司的相关规定收集、整理、建立健全项目档案，确保项目档案的真实、准确、完整。投行管理总部对移交给公司之前的相关档案承担保管责任。第六章 附则第二十七条 本办法自发布之日起实施。第二十八条 本办法由公司投资银行委员会负责解释和修订。