物流公司业务操作流程(更改+部门员工职责)模版.doc
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1、操作流程完善业务操作流程为进一步完善我部门各项业务的操作规定,制定业务操作标准,建立健全业务操作流程中的监督检查机制,有效控制风险,我部门整合优势资源,弥补不足,挖掘部门潜力,提高上升空间,详尽、细致、有效地从以下几方面入手加强建设管理业务操作流程:l 内勤流程:一、进口操作流程:1询价报价2签订合同3接单备案4建档5报检6报关-出税-交税-放行-换黑卡7控货-仓储管理-放货(重点环节)8结算-收款-付款-开票二、出口操作流程:1接单-制单-出商检证书2递载3建档4报关5通关-集港-装船6签提单7CCIC商检出证(如果货主有要求)8结算-收款-付款-开票l 外勤流程:一、进口卸船流程: 1港务
2、局船前会 2公司部门之间卸船会议纪要3集港(重点环节)4卸船数据、工作记录回交5封垛、拍照、巡库6. 交费 二、进口仓储流程: 1绘制垛位图 2入库验收 3在库管理 仓储管理(重点环节与内勤流程结合) 4出库复核三、出口集港流程: 1集港 2. 监装l 金融物流流程:一业务员工作流程:1.寻找、考察并确定客户及货品和相关仓库。2.向客户索取采购标的、数量、质量等信息,确定货物的最新价格行情。3.做好项目立项,报请领导及相关部门审批。4.配合部门经理洽谈并签订年度购销业务框架协议。5.根据索取信息,拟订购销合同。4.签订外部仓库场地租赁协议(索要土地证及相关资质)如果在天津港可以使用我公司自有仓
3、库5.对业务运行进行监督,做好重要合同签订、结算、回款等工作。二金融物流内勤流程:1. 复印客户的相关资质和资料建立档案。2. 合同号码的申请及合作框架协议的制作3. 合同的审批4. 建立进出库台账5. 与业务员及仓库管理人员沟通并安排入库计划6. 统计进出库数量及质量7. 和风控部核定放款价格及得到客户确认8. 收到客户发票后请款及付款9. 跟踪回款时间并适时提醒相关业务员及部门经理。10. 放货手续的审批。11. 通知仓库管理人员安排出库计划12. 开发票及和财务确认收款13. 每月做好业务数据的统计14. 业务的循环或关闭操作流程细则:u 内勤流程细则:一、进口操作流程:1.询价报价不同
4、货类港口包干差异明显,在基准报价之上,根照货主进出口货量的大小,核算成本,适当报价。2.签订合同合同范本为风控部严格审查,根据自身业务操作特点,详尽全面。从采购合同到销售合同,从代理合同到控放货合同,从仓储保管到港务局规范操作协议。与客户签订合同时,基于现有合同范本按照货物特点、货主要求适当增加删减规定需经风控部审核把关后再交与客户。若客户对合同中某些条款有疑问时,首先尽量与客户解释沟通,再需要改动时要与风控部协商改动条款是否合理,若允许则调整,若不允许在原则问题上要坚持自己的观点,降低风险,不可盲目操作为后续工作留下隐患。链接重点风控部:合同是一切工作的起始,在这个环节上合同模板、条款增加取
5、舍要风控部确认。存在风险的业务要与风控部商议具体操作环节,最终定稿的合同要经过部门经理、主管财务、风控部、主管副总、总经理审批合格,有的放矢降低风险。3.合同价格备案签订代理合同后尽快与客户联络取得外贸合同,外贸合同分两种,一种是进口用户直接与矿山签订协议,属长协矿,矿石价格或以季度定价或按进口量商议价格;一种是经销商与外商签订合同,价格按照签订协议时的进口行情而定。尽早取得外贸合同以便有充足的时间备案,若因价格过低未通过,要向海关提供当时市场价格或出具说明。4.进口换单将正本提单转交综合业务部外勤人员去船代换单,换单前询问船期、船号、航次,要在报关之前让船代上舱单,及时换单以免影响通关时间。
6、5.报检将报检的单据交给综合业务部的相关人员,货物在卸船前应以书面形式向综合管部通知相关业务信息(含:货物重量,停靠码头及泊位,水尺要求,是否出证等),商检费实报实销。商检通关单上船名、合同、金额等信息要与报关时的信息一致。要在出证前得到结果经客户确认再出证,需要调整结果的将信息反馈给综合业务部负责人,主要目的是为了降低风险,为客户提供便利服务。链接重点综合业务部: 船到后及时联系报检部,商检人员取样检验。如何防止水尺出现问题或者不准确的可能性,特别是初水尺和终水尺的环节,这是盯防的重点。大宗散货卸船需要水尺全程跟踪,必须要上船看测量、及时有结果。现场带班人员或业务部门实时向综合业务部负责人询
7、问水尺结果,使水尺数据趋于合理,才能真正降低风险。同时带班人员要上船拍照(有登轮证),遇有明水要及时将情况反映给商检取样人员和货主。6.报关船代上仓单日期的十四日内必须报关,否则将会产生滞报金。需要正本单据:合同,提单(去船代换完的单),发票,报关委托书,海关备案表,商检通关单,进口许可证,FOB货物需运费价格和保险单、保险费发票,CFR货物需保险单、保险费发票,大宗散货申报单,手填的报关单和委托报关联系单。货主要求双抬头时还需附上“代理进口协议”。 7.交费(换黑卡)货物通关后,部门内勤业务人员将整套交费相关单据交由外勤人员,及时办理提货前相关手续。将报关全套单据交接报关人员,等待海关出税单
8、,税单出来后通知货主,让货主付税款,出税后的十五日内必须交税,否则会产生滞纳金。放行后凭放行提单和货主支付的港口费办理黑卡。在商检出证后,二次报关看是否补税,及时办理退补税手续。 链接重点报关行:此环节牵扯单证较多,要做好交接记录。进口着急提货的单子要提前沟通,出口安排验货的单子有技巧的与验放人员建立良好关系。避免更改降低单据流转时间。海关认为进口价格低时,多提供证据,有利说明。做好与报关行的沟通和进度跟踪。 8.仓储这个环节是整个货运代理的重点,我部门制定仓储保管的三个基本环节:入库验收、在库管理、出库复核。入库有优势的货物要扩大优势,劣势的货物要加强管理降低风险挽回损失。1) 入库验收:货
9、入仓库后将卸船磅单(码头和仓库)及时整理复印,制作入库证明,交风控部。卸船入库数与提单数差距较大需及时将确认的水尺结果告知风控部。建立出入库底档。2) 在库管理:做好日常保养、取样、与客户往来记录。a. 北疆仓库分布较为分散,我部门要建立并完善工作日志,日志中体现哪条船巡库、封垛、拍照、取样、证书、换单、交税、保养等。建立货类总表包括船名、进口日期、泊位、提单数、水尺数、入库数、内外检验含量、取样记录,水分变化,提货单位、数量等。b. 对于持续提的货物每天都要追踪货物变化,查看水尺数、出库数与实际剩余数有多少,差距是否明显,对于镍矿每次提货都要取水分检验,并定期取水分观察水分变化。变化明显的要
10、及时将检验报告,水分变化传真给客户,让客户提前准备保养措施。c. 针对出库货物变化建立预警机制,在10000吨、5000吨、2000吨三个阶段,有经验的外勤要提前根据账面信息预计可能的亏损,可以补救的要提前采取措施,整理保养记录含时间数量,再根据特别情况增加内容。3) 出库复核:a. 我部门严格按照风控要求放货,有欠款放货时风控部与财务部共同对欠款和货值确认,剩余库存不得低于两倍欠款数,单船货物清库时不得有欠款。同一委托方货物其中一条船清库有欠款,经与风控协商同意才可清库,累计欠款不得多余剩余货物2倍货值。b. 放货按标准格式,指令完整、数量正确、印章清晰,逐层审批,最后经风控部批注盖章方可生
11、效。c. 提货前给现场理货部下提货通知书,在上面规范填写提货吨数、时间、仓库位置、该指令是否已得到风控审批(复印放货通知书盖章页),备注提货人联系方式身份证号,现场小组人员凭黑卡和提货记录单放货,提货记录单上注明船名、提货数量、仓库、垛位、提货单位、提货人、联系电话及身份证号,要求现场人员认真核对并按表格要求记录每天的提货数、车数、指令剩余数。要求首次提货,指令增加时外勤人员需到场指导。若是本部人员,有条件接收传真的要发传真,没有条件的要由指定人员将指令全部内容发给现场人员。d. .若在提货过程中发生车辆过多指令不够情况,要提前向业务部门上报,经业务部门协调后再通知现场确定的提货数,现场人员不
12、可擅自增加指令或是以不知指令为由在放货时不管不顾放任自流。e. 结磅单后无论早晚立即将船名、提货数、车数以短信形式反馈给本部内勤人员。内勤登记台账核对数据无误后将剩余情况告知提货人。提货期间定期将提货情况以书面形式发给客户。f. 清库货物首先要保证数量,数量不够的要整理取样记录,写书面说明将情况汇总,整理完船明细传真客户,整理堆存费实际发生额 多退少补。9. 结算 货物放货前要收取港口费,在港船只较多的大客户可以适当放宽,放货数量过半时要付完一半港杂费,清库前要收齐港杂费、速遣费(带卸率的)、商检费和堆存费等费用。收付款按名称分列,给客户开票前确认款项。所有与客户往来单证要记录时间,快递单号。
13、链接重点现场提货人员、风控部:放货指令清晰,库存数量欠款数额准确无误,经逐级审批风控部盖章生效。将放货通知书、提货通知书一并交给现场提货带班人员,提货人要熟悉业务部操作要求严格选定,提货前将黑卡(有专人看管)、提货记录表(附有提货人联系电话、身份证号、提货数量、仓库地点、垛位等信息)交现场提货带班人员,要认真填写每天提货情况,提货后封垛。在重点仓库专门设立提货驻库人员,要求熟悉该仓库的货物,每天巡查特别是晚上,负责对货物的保养和后续的提货,并及时反馈给部门内勤。提货磅单及时反馈给风控部,台账与风控实时更新。长期搁置的货物每周巡库2-3次,观察货物是否有变化,封垛拍照;定期与风控部盘库,严格数量
14、变化,发现疑问及时解决。二、出口操作流程:1接单收到合同后,做箱单,发票。共3份(报关,报检,留底)按照合同所列作商检出商检证。 2递载等货主通知具体的船代电话,问船代要中英文船名,航次,提单号,目的港,船期。电话联系船代后递下货纸,下货纸上要毛重,箱单,发票,下货纸上的数量必须一致。然后建立档案。3报关商检证出来后,按照船代通知的船期提前制作报关单据报关。4集港、装船货物通关后,定发货时间,地点。并在发货的前一天14:00之前给港务局报发货计划(告诉其船名,提单号,几票货等等)。发货时间,地点定好后,装船时到场监装。 5签提单装船完毕后,制作提单,传真至客户,待客户以书面形式确认无误后,去船
15、代签提单。6CCIC商检出证如果货主有特殊要求出证书的则要报商检出CCIC证以及产地证 7报关更改如果最后货物数量和报关时不同,则需要更改,再给海关做一套更改后的箱单(袋货),发票,合同,更改说明,签好的提单复印件,更改通知书给报关行。等核销退税。8开票、结算开船后三日内将相关费用明细与客户确认,确认无误后开具费用发票,待客户结清相关费用后,将正本核销退税单转交客户。u 外勤流程细则 一、进口卸船流程:1. 港务局船前会卸船前查看存货场地情况和港务局开船前会议并做记录。将信息反馈给内勤做集港通知书告知报检部。2. 公司部门之间卸船会议纪要各部门配合安排人员及注意事项3集港(重点环节)a带班人员
16、要求:a) 若整船均为我司货物,卸船时统一车队,做好标记号,分配各岗位人员职责严格管理;仓库地面的选取,分垛归放。b) 若该船不同货种或粒度,甚至是多家卸船,更要注意防止,因车辆装错仓位货物,或在过磅时计入其他标记号,将属于我们的货拉走。c) 赶催卸船倒运进度,严格控制倒运车辆撒漏跑车,避免并降低损耗。d) 卸船时和卸毕后均要照相,得到现场及时反馈的问题,及时预警,及时汇报,及时处理,防止在出库时问题扩大不好处理。 现场带班人员在卸船前要了解货物基本信息包括货物吨数、含水量、原产地等,填写现场作业记录表(随附后)。在填写时要详细记录车辆运输中出现的问题,倒运中有明显的磅差要记录车号、码头和仓库
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