银行会计档案管理办法模版.doc

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1、会计档案管理办法编制部门： 版 次 号： 生效日期：xx年05月15日目 录修改与审批记录3第一章总则3第二章职责和权限4第三章会计档案分类4第四章会计档案整理和归档5第五章会计档案查阅7第六章会计档案保管和移交8第七章会计档案销毁8第八章附则9附件：9附件1.柜员凭证登记表10附件2.拆封、更换票据申请表12附件3.会计档案查询登记簿13附件4.查阅证明14附件5.会计档案移交清册15 第一章 总则第一条 为规范银行（以下简称“本行”）会计档案的管理，根据中国人民银行银行会计档案管理办法,特制定本办法。第二条 本办法适用于本行会计档案的管理。第三条 本办法所称的会计档案,是指本行在办理各项业

2、务活动中形成的具有查考利用价值的会计资料,是记录和反映本行业务的重要史料和证据,是档案卷宗的重要组成部分。第四条 会计档案管理应遵循下列基本原则：（一） 安全保密原则。会计档案应当妥善保管，采用不同介质保管的会计档案应当制定针对性的安全保密措施。建立健全档案查阅手续,谨防档案毁损、遗失或泄密；（二） 方便查阅原则。会计档案应当有序整理和保管,建立完备、快捷的档案索引,以满足查阅和复制的需要；（三） 成本效率原则。应当充分利用先进技术,逐步推行会计档案保管、查阅的电子化、网络化,以降低成本,提高管理水平；（四） 集中管理原则。会计档案原则上由总行自行管理,异地分行的会计档案由分行会计部门统一管理

3、，接受总行的指导、监督和检查。第二章 职责和权限第五条 总行负责本行会计档案的归口管理，及会计档案相关管理制度的制定、修改和发布。第六条 总行负责会计档案销毁的监督。第七条 分、支行参照本办法负责本单位会计档案的管理。第三章 会计档案分类第八条 按照载体不同,会计档案可以分为纸介质保管的纸质会计档案和以磁盘、光盘存储介质保管的电子会计档案。第九条 纸质会计档案包括：（一） 会计处理过程中手工填制的会计档案；（二） 计算机应用系统打印的会计档案。第十条 电子会计档案包括：将纸质会计资料扫描和相关信息存储至磁盘、光盘介质而形成的电子会计档案；电子会计档案在查考利用方面与纸质会计档案具有同等效用。第

4、四章 会计档案整理和归档第十一条 纸质会计档案的整理。纸质会计档案的塑封和装订要求如下：（一） 会计凭证的塑封。1. 支行塑封会计凭证封面的柜员凭证登记表（附件1.）上应注明凭证归属支行、日期、柜员号、柜员姓名、凭证张数等,柜员签章,以明确责任；2. 会计凭证应按日期、支行（部室）、柜员号顺序排列装袋塑封；3. 同一支行（部室）的凭证装在同一塑封袋中,对于业务量较多的支行可将会计凭证分装入多个塑封袋中；4. 会计凭证原则上应在5个工作日内封包，塑封后应确保凭证的严密、完整、牢固、美观大方。（二） 会计凭证的装订。 装订会计凭证应使用传票装订机打孔穿管（或穿线）,凭证外加封面，标明归属支行（部室

5、）、日期等要素。（三） 会计账簿的装订。1. 会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷；2. 会计账簿应按下列要求装订：（1） 会计账簿装订前,首先核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续，然后按会计账簿封面、账页、封底的顺序装订；（2） 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸等现象；（3） 会计账薄的封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编；（4） 会计账簿按保管期限分别编制卷号。（四） 会计报表的装订。1. 会计报表编制完成及时报送后，留存的会计报表应按下列要求装订成册，谨防丢失；2. 会计报表装订前要按编报

6、目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏将损坏部位修补后装订；3. 会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、按编号顺序排列的会计报表、会计报表封底；4. 会计报表按保管期限编制卷号。第十二条 会计档案的归档。（一） 自行扫描的支行，在每月5日、20日之前将相关会计档案移交会计档案室归档；（二） 会计档案管理员接收入库保管的会计档案，清点无误后按支行（部室）、日期有序排列在传票架上，严禁出现会计档案丢失和混乱现象；（三） 已入库保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，或需抽出、增加原件的，应由支行（部室）填制拆封、更换票据申请表

7、（附件2.）逐级审批，经扫描员处理上传后，交会计档案管理员办理。需更换凭证的，更换出的原凭证复印件作拆封、更换票据申请表或更换后的凭证附件，并登记会计档案查询登记簿（附件3.）。第五章 会计档案查阅第十三条 为切实防止会计档案丢失和泄密，未经主管行长签批，会计档案不准外借。因工作需要查阅会计档案的，应按下列规定办理：（一） 支行会计凭证的查阅原则上应采用电子影像查询，支行应对电子影像系统的安全性和保密性负责，定期更换系统密码；（二） 查阅纸质档案需填制查阅证明（附件4.）并加盖支行财务专用章。查阅财务业务档案需经签批，查阅行政部业务档案需经行政部签批；（三） 本行所辖各单位查阅档案时，应出具查

8、阅证明、本人工作证或其他能证明身份的证件，办理查阅登记手续；（四） 客户查阅须由各支行（部）代为办理，具体查阅内容应在查阅证明上写清楚，不得将客户带入事后监督工作场所和库房；（五） 执法部门查阅时应按照银行协助有权机关查询、冻结和扣划操作规程的要求，查阅人应持执行公务证件、正式介绍信、本人工作证件，经法律事务部登记、签批后，方可查阅，同时登记协助有权机关查询、冻结、扣划登记薄，查阅文书专夹保管；（六） 为避免出现差错及风险，为支行及客户负责的原则，禁止采用电话查询；（七） 为有特殊原因必须借出原件的（仅限于总行部门），借票部门应持盖有本部门公章的介绍信，由借票部门负责人签字，经负责人批准后，办

9、理借阅手续，原则上要求当日借当日还；（八） 执法部门须借出原件时，执法部门应持执行公务证件、正式介绍信、本人工作证件，经登记，报主管行长审批后，办理借阅手续，会计档案管理员留存原件复印件，同时登记协助有权机关查询、冻结、扣划登记薄。第十四条 对于通存通兑业务，客户在开户行或经办行要求查账时，开户行和经办行均应办理，不得互相推诿。第十五条 登记会计档案查询登记簿后，查阅证明须专夹保管，以备查考。第十六条 查阅纸质档案时，档案员应在场陪同，查阅人给客户补制回单可以抄录，特殊情况可以复印，在查阅证明上注明原因，复印件应盖有 “与原件核实无误，银行股份有限公司”字样的印章，原则上不得将会计档案拆封和借

10、出。第十七条 在查询过程中发现凭证影像不清晰或有重叠、漏扫等现象，应及时调阅实物凭证予以核对，并做好记录备案，通知扫描员及时对实物凭证进行重扫、补扫。第六章 会计档案保管和移交第十八条 银行会计档案的保管期分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度算起，如有必要可以延长，但不能缩短（各种会计档案的保管期限见附件6）。同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。第十九条 移交会计档案时应编制会计档案移交清册（附件5），严格执行交接手续，由交接双方负责人监交并签章确认。第七章 会计

11、档案销毁第二十条 全行需销毁的会计档案由进行统一销毁。保管期满的会计档案，应由档案管理部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。经部室负责人或支行行长签字、负责人审批后报主管行长批准统一销毁。销毁时，由人员监销。监销人员在销毁前要进行清点核实，销毁后监销人签章确认。第八章 附则第二十一条 各分行可据本办法制定相应的实施细则，并报总行备案。第二十二条 本办法由银行总行负责制定、解释和修改。第二十三条 本办法自下发之日起施行。附件：1.柜员凭证登记表2.拆封、更换票据申请表3.会计档案查询登记簿4.查阅证明5.

12、会计档案移交清册6.银行会计档案保管期限附件1.柜员凭证登记表附件2.拆封、更换票据申请表附件3.会计档案查询登记簿附件4.查阅证明附件5.会计档案移交清册附件6：银行会计档案保管期限 银行会计档案保管期限一、永久保管的会计档案1.年度财务会计报告及年报2.资本金、股金及股权明细3.挂失登记及补发凭单收据4.会计档案保管及销毁清册5.存、贷款开销户记录6.机构变动交接清册7.有权机关查询、冻结及扣划书8.账销案存记录9.银行认为应永久保管的其他会计资料二、保管15年的会计档案1.会计凭证及附件2.总账及明细核算资料3.中期财务会计报告4.重要单证和重要印章的领发、保管和缴销记录5.会计人员及会计档案移交清册6.银行认为应保管15年的其他会计资料三、保管5年的会计档案1.下级行上报的财务会计报告2.联行往来核算资料3.密押表使用、保管记录4.对账回单5.已处置固定资产卡片6.银行认为应保管5年的其他会计资料四、保管3年的会计档案1.日报表2.计算机应用系统运行日志3.流水账4.不定期报表5.银行认为应保管3年的其他会计资料