现代物流有限公司档案管理制度.docx

《现代物流有限公司档案管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《现代物流有限公司档案管理制度.docx（7页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、现代物流有限公司档案管理制度第一条 为加强公司档案管理，保证档案的完整性及保密性，有效地保护及利用档案，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条 档案是指公司各部门从事经营、管理以及其他各项活动形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史资料。凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，须向综合管理中心提交备份，从而保证综合管理中心为各对口部门保存档案资料的完整性、延续性、真实性。第三条 档案管理内容（一） 档案管理要求1、 档案承办部门或承办人员应保证经办文件的齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复页）无缺页、破损现象。2、 具

2、有电子版的档案不仅要在硬盘中留档，而且要留有书面材料存档。3、 凡归档的材料必须留存原件，书写整齐，材料整洁，如有不符合要求的档案管理员有权退回原部门重新整理。重要材料如部门需用可进行复印，但原件必须存档。4、 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。5、 档案分为绝密、机密、秘密、一般四种级别进行管理。其中绝密、机密、秘密文件及档案的保存时间为永久，一般档案的保存时间为5年。（二） 归档范围1、 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。2、 公司设立、变更的申请、审批、

3、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料。3、 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料。4、 资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）。5、 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸。6、 公司的年度工作计划及资金计划。7、 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。8、 公司的有效证照、证件、印章。9、 公司重要的会议材料，包括重要会议的通知、报告、决议及领导人讲话、典型发言、会议记录等，主要包含总裁批示后的各项公司制度、工作流程、公司决定等。10、 其他有必要归档管理的资料。公司获得的社会荣誉资料,包括声像形式记录下来的对公

4、司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。（三） 归档要求1、 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，按照类别进行编号管理，便于查找、保管和利用。2、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数应齐全完整。3、 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、复印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、 档案文件材料应区别不同

5、情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，复印件在后；其他文件材料依其形成规律或特点应保持文件之间的密切联系进行系统的排列。6、 案卷封面应逐项按规定书写工整、清晰，禁止用铅笔书写。卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。7、 按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的

6、虽有题名无实质内容的也应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。8、 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。（四） 档案保管期限1、 档案的保管期限定为永久、长期和中期、短期四种。长期为十年至五年，中期为五年以下、一年以上，短期为一年以下。2、 档案保管期限的原则2.1 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.2 凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。2.3 凡是需要在规定时间内需要查询、提供依据，规定五年以后可以销毁的文

7、件材料，列为中期保管。2.4 凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。注：根据目前公司档案实际情况，所有资料暂时全部作永久保管。（五） 档案保密级别1、 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，综合管理中心总经理核定密级。2、 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离档案室。机密档案复制时，需经部门负责人、综合管理中心总经理签字批准；绝密档案复制时，需3、 有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经部门负责人、综合管理中心总经理及档案提供人员的上级领导批准。4、 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和综合管理中心总经理鉴定解密，对解

8、密档案作一般档案管理，及时提供利用。第四条 档案管理职责（一） 专职档案管理人员岗位职责1、 认真学习专业知识，贯彻执行档案法、档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。2、 负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作，档案质量和工作质量符合“规范”要求。3、 负责公司各中心档案工作监督指导、业务培训工作。4、 积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。（二） 兼职档案工作人员岗位责任制1、 各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、

9、材料的收集、整理、归档立卷工作。2、 兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。3、 兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的以公司名义发出的各类档案向档案室移交。4、 接受公司专职档案员的监督指导，努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。（三） 档案保管制度1、 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。2、 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅表，报主管领导批准后，方可借阅。其中非受控文档的借阅要由主管领导签字批准，受控文档的借阅要由主管部门负责人和行政管理中心总经理签字批准。3、 档案借阅当天必须归

10、还，特殊需要最长期限为一周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报综合管理中心总经理处理。4、 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。必须爱护档案，保持清洁，不准在材料中写字、划线或作记号等。5、 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。6、 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查；库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具；房间内要保持清洁卫生，温度要经常保持在1424，相对湿度要

11、保持在4560%，防止危害档案的现象发生。7、 与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。8、 档案到期或者因特殊原因不再具有保存价值时，档案管理员要及时请示所属部门负责人和行政管理中心总经理，进行销毁。（四） 档案保密规则1、 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。2、 凡到档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续。3、 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料。4、 对于违反保密规定，泄露公司机密或造成一定后果者要依据保密法的规定，严肃处理并追究其责任。第五条 本制度自2016年10月1日起生效。第六条 本制度解释权归公司综合管理中心行政部。