房地产公司公文处理规定.docx

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1、xx房地产（集团）股份有限公司公文处理规定 第一章 总 则第一条 为使xx房地产（集团）股份有限公司（以下简称“公司”）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据国务院国有资产监督管理委员会公文处理暂行办法和中国xx集团公司公文处理规定，结合公司实际，特制定本规定。第二条 公司办公室是公文处理的管理机构，主管集团公司并负责指导所属机构的公文处理工作。各部门、各子公司办公室应配备专职或兼职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守，具备有关专业知识。第三条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由办公室资料室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。在公文处理

2、工作中，必须严格执行国家有关法律、法规及公司有关保密规定。第二章 公文种类第四条 公司、公司党委常用的公文主要包括：决定、决议、规定、指示、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、简报、出国（境）任务审批件、呈批件等。公司董事会有关文件按照上市公司有关监管规定执行。（一） 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。（二） 决议适用于公司党委经会议讨论通过的重要决策事项。（三） 指示适用于公司党委对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。（四） 公告适用于公司宣布重要事项或者法定事项。（五） 通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下

3、级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。（六） 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。（七）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。（八）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（九）批复适用于答复下级单位请示事项。（十）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十一）函适用于商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属单位或部门请求批准和答复审批事项。（十二）会议纪要适用于记载会议情况和议定事项。（十三）简报用于向上、下级经常性及时反映和通报企业经营管理重大活动、投资项目阶段性进展等情况、交流各种信息及做法、经验的一种书面

4、形式，为不定期上送下发，通常一事一报，也可反映综合性情况。简报的发送范围有以下三种：1、向上级领导和机关呈送的简报：主要反映公司的经营情况和重大活动。2、向公司内部发送的简报：主要反映公司系统内部经营运作情况及有关问题。3、向公司各子公司下发的简报：主要通报公司领导的重要批示、交流各中心（办）、各子公司的经营动态和信息。（十四）出国任务审批件和出国、赴港澳任务批件等适用于办理出国、赴港澳审批事项。（十五）呈批件各部门上报公司领导，需要审批的文件。第五条 公司及公司党委各类公文适用范围（一） 公司文件。用于向中国xx集团公司等上级业务主管机关报送请示、报告和意见；公布公司规章和规范性文件，对外宣

5、布重要事项或者法定事项；传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，作出重要工作部署；奖惩有关单位及人员；有关人事任免事项，转发上级机关文件等。（二） 公司函。用于向上级领导同志个人呈报报告性公文；向上级机关报告交办事项的办理情况、意见；答复公司监管部门；向不相隶属单位或部门请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题；通知重要事项等。（三） 公司各中心（办）函。以公司各中心（办）名义在各职能业务口部署有关工作；印发内部事务类通知等。（四） 公司党委文件。用于向上级主管党组织呈报请示、报告和意见；传达贯彻党的路线、方针、政策，作出重要工作部署；公布公司党委制定的有关规定；转发上级党组织文件；批

6、复下级机关的请示；通知重要事项；公司管理权限内有关人事（党内职务）任免事项等。（五） 公司党委函。用于向公司所属监管企业组织、地方党委和有关部门商洽工作、征询意见或答复问题等。第三章 公文格式第六条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一） 涉及党、国家秘密、公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。（二） 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三） 发文机关之间联合行文，主办机关排列在前；党

7、的机关或党政机关之间联合行文，可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。（四） 发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。（五） 报上级机关的公文，应当注明签发人姓名。其中，请示性公文应当在附注处注明联系人及电话。（六） 公文标题应当简要准确地概括公文的主要内容并标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。（七） 主送机关是公文的主要受理机关；抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。二者均应适用全称或者规范化简称。（八） 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九） 公文除会议纪要、简报等形式发出的以外，应当加盖发文机关印章。联合行

8、文，一般应当加盖所有发文机关的印章，主办机关的印章排列在前；以行政机关名义联合上报的公文，由主办机关加盖印章。（十） 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准；任免文件以公司党委会议讨论通过的日期为准。（十一） 公文如有附注，应当加括号标注。（十二） 公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十三）文件眉首部分占首页的五分之二，眉首部分与标题之间的横线距首页顶端约10公分。发文单位标识分别同式样一、二。发文字号位于发文文件名称以下、横线之上居中位置。（十四）主送单位如有两个以上，应先列主要单位，其次是其他单位。 发往公司机关所有部门和下属公司的

9、文件，其抬头排列一般为：“各中心（办）、各子公司”（“子公司”指一级子公司）。（十五）式样一、二适用于公司和公司党委向上级单位报告、请示事项；式样三、四分别适用于以公司和党委名义下发的决定、通知、通报、转发有关重要文件，式样五、六向公司和党委平级或低级单位的请示、函，转发有关文件等；式样七适用于以各职能部门名义向子公司业务口行文文件。（十七）式样八、九适用于公司党委、经理班子会议纪要；式样十适用于各类简报；式样十一适用于公司各类事项报审时使用的呈批件，式样十二、十三适用于各类传阅、呈阅文件封面。第七条 公文中各组成部分的标识规则，按照中国共产党机关公文处理条例、国家机关公文处理办法和国家行政机

10、关公文格式（GB/T97041999）执行。第四章 行文规则第八条 行文应当确有必要，注重效用。第九条 属于公司和公司党委职权范围内的事务，确需行文的，应当自行行文或联合行文。须经上级批准的事项，经上级同意后，可由公司或党委行文，文中应当注明经上级同意字样。第十条 除上级领导同志直接交办的事项外，原则上不得以公司名义向上级领导同志个人报送“请示”、“意见”和“报告”。第十一条 各级公司一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。第十二条

11、受双重领导的单位向上级单位请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复，上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。第十三条 各职能部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向子公司的有关业务部门行文，也可以根据公司领导授权和职权规定，向子公司行文。第十四条 向下级公司的重要行文，应当同时抄送直接上级单位（如：公司向子公司的重要行文，应抄送中国xx集团）。第十五条 各职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级单位有权责令纠正或撤销。第十六条 不相隶属机关之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属机关发送的公文，不得有指示性的内容。第十七条 以

12、公司名义行文的有：（一）需要向中国xx集团公司等上级公司及政府有关部门报告情况、请示工作或联系重要事务。（二）向各职能部门、各子公司转发重要文件，下达重要决定、批复、通知、通报等。第十八条 以各职能部门、各子公司名义行文的有：（一）职权范围以内，与公司以外的单位对口业务部门联系日常业务。（二）在职权范围以内，向所属单位下达通知、指导业务等事项。（三）向公司报告、请示工作。第五章 公文办理第十九条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等

13、程序。第二十条 由中国xx集团下发的和各下属公司上报的文件不需回复任何事项的，均按文件传阅单的顺序送公司领导传阅。传阅件在公司主要领导阅毕后，应遵行主管领导、主管部门、涉及内容的各子公司、其它领导或单位的顺序传阅，如遇重要、情况紧急文件可同时复印分送各位领导和单位阅批办理。传阅件需及时清退，避免积压。密级文件未经允许不得私自复印，以防发生失泄密。第二十一条 公司上报下发的各类请示、报告、通知、简报、会议纪要、工作计划、会议安排、公司领导出差计划等文件均报送监事会一份。第二十二条 各中心（办）报公司领导，需要审批的文件，先由经办人起草后，需使用统一规定的呈批件，并根据此文件内容，注明需哪一级领导

14、机构审批，由办公室呈公司领导审批。呈送公司领导的呈批件，一般应先送分管领导阅批，提出意见后，依照批示依次送有关领导审批。所有呈批件原则上存各中心，定期移交资料室，各承办人可复印阅批完毕的呈批件留存利用。第二十三条 各子公司报公司的公文，一律先传送公司指定的邮箱。请示、报告不得自行多头发送相关单位。文秘人员从邮箱下载整理后，根据办公室负责人签批的意见，送对口业务部门审阅或会签提出意见，由该业务部门再报公司领导审批。业务部门办理完毕，应将原件（含公司领导批示内容）退还资料室存档。简报、通知等普发性的文件由办文单位按内容性质提出需要报送的领导和部门，资料员依此同时发送相关单位。第二十四条 需要办理的

15、公文，秘书办应当及时送公司领导批示，或者交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限并加以督查。第二十五条 承办单位收到文件后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的秘书办或资料室并说明理由。办公室应对各部门的文件办理情况进行跟踪督促，并及时清退有关文件。第二十六条 凡涉及其他单位的问题，主办单位应当主动与有关单位协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。第二十七条 草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及公司的有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文

16、字精炼，打印工整，标点准确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引发文字号，后引标题。日期应当写具体的年、月、日。（四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。（五）必须使用国家法定计量单位。（六）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（八）公文打印的字体、字号、排版规格等需按统一规定执行（另见第三章公文格式）。第二十八条 公文的审批签发权限。（一）以

17、公司名义向下行文的公文，由公司董事长或总经理审批签发，也可以由主管副总按授权范围签发；向上的以及重要的或涉及全面性的公文由董事长审批签发，或授权总经理签发，紧急情况时可由临时主持日常工作的领导代为审批签发。（二）以各职能部门、子公司名义行文的公文，由各职能部门、分管的公司领导、子公司主要负责人签发。 第二十九条 审批签发公文，负责此项工作的主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。第三十条 草拟、修改和签批公文，用笔用墨应符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。第三十一条 公文送公司领导签发之前，应当由秘书办进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法

18、律、法规和方针、政策及公司的有关规定，是否与有关单位协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。第三十二条 上报的公文，如不符合本规定前述规定，秘书办和资料员可退回承办单位重办。第三十三条 公文督办（一） 办公室负责公文督办工作。上级领导批示件和上级机关交办的公文，各有关单位等会签或征求我司意见的公文及其他需要回复、汇报、反馈结果的公文；公司党委会、经理专题会议议定事项需办理的公文，由办公室指定专人负责督办。（二） 公文办理完毕后，各部门承办人员要及时将办结情况告办公室督办人员，由督办人员做办结登记。（三） 未能按时办结的公文，主办部门应及时与有关部门沟通，并向办公室说

19、明情况；对上级机关交办的未能按时办结的事项，由各部门负责人向上级机关作出说明。第六章 公文归档第三十四条 公文办理完毕后，各部门应当进行整理（立卷）归档，录入公司文档管理系统平台，定期移交资料室统一管理。第三十五条 归档的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值进行整理（立卷），将公文定稿、正本和有关材料（包括来文、报告办理过程的签报、领导批示等）整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查阅。第三十六条 联合办理的公文，由主办部门整理立卷；原件由主办部门归档，其它部门保存复制件。第七章 公文管理第三十七条 上级机关的公文，除绝密、机密级和注明不准复制的以外，经分管公司领导批准，可以复制并注

20、明复制的单位、日期、份数和发送范围。第三十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印证明章，并视同正式文件妥善保管。第三十九条 汇编上级机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。第四十条 不具备归档和存查的公文，经过鉴别和办公室负责人批准后，可以销毁。销毁秘密公文，应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记，销毁公文的清单，由资料室妥善保存备查。第四十一条 公司合并时，全部公文应当随之合并管理。公司撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应

21、当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第八章 附则第四十二条 本办法由办公室负责解释。第四十三条 本办法自发布之日起实行，以往有关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。附件：xx房地产（集团）股份有限公司红头文件发文字号序列表序号单位名称发文字号备注1中共xx房地产（集团）股份有限公司委员会保房党字年份*号以党委名义2xx房地产（集团）股份有限公司保房字年份*号以公司名义，上报、对外或涉及全局性工作的文件3xx房地产（集团）股份有限公司保房办年份*号以公司名义，办公室经办4xx房地产（集团）股份有限公司保房董年份*号以公司名义，董办经办5xx房地产（集团）股份有限公司保房人年份*号以公司名义，人力资源中心经办6xx房地产（集团）股份有限公司保房投年份*号以公司名义，投资管理中心经办7xx房地产（集团）股份有限公司保房成年份*号以公司名义，成本管理中心经办8xx房地产（集团）股份有限公司保房财年份*号以公司名义，财务管理中心经办9xx房地产（集团）股份有限公司保房审年份*号以公司名义，审计管理中心经办10xx房地产（集团）股份有限公司保房品年份*号以公司名义，品牌管理中心经办11xx房地产（集团）股份有限公司保房技年份*号以公司名义，技术研发中心经办12中共xx房地产（集团）股份有限公司纪律检查委员会保房党纪字年份*号以纪委名义