物流有限公司应收账款管理制度模版.docx

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1、物流有限公司应收账款管理制度第一章 总 则第一条 为了加强企业资金管理，加快企业资金周转，贯彻公司营销策略，巩固公司优质客户群，明确应收账款管理职责，真实、准确、完整核算应收账款，加快资金周转和货款回笼，控制和防范坏账风险，减少坏账损失，控制和降低结算资金占用成本，特制定本制度。第二条 本制度适用于xx现代物流有限公司本部及所属控股子公司、分公司对应收账款收款过程的管理。第二章 应收账款的概念、确认、责任部门第三条 应收账款是本企业因销售商品、产品或提供劳务而形成的债权，即由于本企业销售商品、产品或提供劳务等原因，应向购货客户或接受劳务的客户收取的款项或代垫的运杂费，是本企业在信用活动中所形成

2、的债权性资产。第四条 一般情况下，应收账款以货物实际发出，收到发货回执单确定；发票的管理，遵照公司发票管理办法的规定执行。第五条 应收账款被确认为坏帐的充分条件：（一） 已证实被骗，且经过法定程序判定后，确实无法收回的款项。（二） 债务单位（购货客户）破产清算进行赔偿后，仍无法返还的款项。（三） 债务人死亡，既无财产可供清偿，又无其他义务承受者，确实无法返还的款项。（四） 债务人逾期未付款，已超过36 个月，经核查确实无法收回的款项；或根据集团的规定要求时间确实无法收回的款项。第六条 应收账款管理的责任部门为：销售部门、财务部门。第三章 应收账款的记账管理第七条 核算时间规定：开票后发货，财务

3、部门于次日内完成对销售和应收账款记账；并于收到客户付款次日内，核销完毕回款发票清单。第八条 核算办法规定：（一） 财务系统所有销售收入全部对应应收账款借方核算；（二） 财务系统所有销售回款全部对应应收账款贷方核算；（三） 业务系统所有销售收入、销售回款均按每笔销售单据明细核算；（四） 业务系统所有销售回款核销，须根据回款发票清单逐笔核销即做到“笔笔清”，严禁滚动冲账。个别客户不按逐票付款规则结算的，销售回款应遵守“长账龄销售单据优先、逐笔和顺序核销”的原则进行核销，同时，采用对账单书面确认方式对该客户应收账款余额加以书面确认。第九条 数据核对规定：（一） 每天或系统月底结账时，财务系统的应收账

4、款余额、不含税销售收入与业务系统对应数据一致；（二） 财务部门收到的发票送货回执联与业务系统的数据一致；（三） 销售部门提供的回款发票清单的明细金额合计数与银行回款单据金额一致；（四） 财务系统应收账款明细账余额与业务系统的数据一致，即与业务系统未核销的每笔销售单据的合计数据一致。第十条 核算单据规定：（一） 送货回执联1、 市内销售业务的送货回执联，回执责任部门于开票之日起5 个工作日内，将客户签收后的发票送货回执联送达财务部门。2、 市外销售业务的送货回执联，回执责任部门于开票之日起15 个工作日内，将客户签收后的发票送货回执联送达财务部门。3、 发票回执必须有医院人员签章或加盖公章。4、

5、 集配医院（含经财务部门审定的视同集配医院管理的份额医院）发票回执由商务代表整理后封件交由配送专员带回、交至财务部门发票回执管理员。若封件完好无损，商务代表对封件内发票回执负责；若封件丢失或封件口破损而造成发票回执丢失， 配送专员对发票回执负责。非集配医院发票回执由配送专员完成配送后，直接将发票回执带回公司，交物流中心回执管理岗，物流中心回执管理岗登记后按客户、按发票号码顺序装袋封件，交财务部门发票回执管理员。集配医院或非集配医院涉及到的自提，或由第三方物流发货且货票同行的业务，销售代表为发票回执第一责任人；销售过程中涉及到货票不同行的业务，销售代表（即发票领取人）为发票回执第一责任人。以上情

6、况所涉及到的收件、交件环节均需办理交接手续。5、 财务部门对送货回执联，按月按客户序时勾对送货回执联，每天定时向各责任部门通报未收回送货回执联信息，每月按客户出具送货回执联勾对表，并将送货回执联、送货回执联勾对表按月按客户序时单独装订、保管，送货回执联须长期保管。（二） 回款发票清单1、 销售部门最迟于财务部门收到客户付款当日前一天，将回款发票清单以书面或电子文档形式交至财务部门。2、 财务部门应将回款发票清单、银行回款单据一并附于记账凭证后面。第四章 应收账款的账期管理第十一条 财务部门须实时关注业务系统中应收账款逾期信息，向相关部门及人员每周至少通报一次应收账款逾期信息；每月第五个工作日前

7、，按月编制应收账款账龄分析表、应收账款回款计划表和应收账款分析报告，并报送销售部门和公司管理层。第十二条 销售部门须实时关注业务系统中应收账款逾期信息，及时了解逾期应收账款产生的原因及拟订下一步解决方案，实时提供异常应收账款明细表，向公司管理层及时反映应收账款的回笼情况和存在的风险。第十三条 销售部门对提示的应收账款逾期信息，须如实和及时地向财务部门的会计岗反馈与应收账款相关的信息，提出解决方案，财务部门的会计岗须时时关注解决方案的落实情况并反馈。第五章 应收账款的回款管理第十四条 公司应收账款回款期限（即信用期）按签订的销售合同规定的信用期执行，除此以外不得授予信用期和信用额度。销售部应采取

8、有效措施，督促各具体负责的业务人员积极回收公司货款，并根据回款期的长短及逾期程度制定不同程度的催收政策。对于超过货款回收约定期的账款，由销售部门及时向业务人员查明超期原因，并制定回款计划，对于虽然未超过货款占用期，但业务员确认收回困难或已无法收回或经多次催收仍不能收回且超过一年以上账龄的货款必须进入司法程序进行催收。第十五条 财务部门是货款回收的监督部门，应建立每一客户应收账款明细账，详细反映每一客户欠款及账龄情况。对于超过信用期仍未收回的欠款，公司财务部门必须对该客户发出预警通知或催收通知，同时通知相关业务人员，并安排财务人员对客户双方往来账目进行实地核对，及时整理并收集欠款证据。第十六条

9、业务人员在回款时，对于回款的形式也应高度关注，优先选择银行转账等银行结算方式回款，其次再考虑票据回款，如银行承兑汇票。公司一般不收取商业承兑汇票，未背书、背书不全、背书次数超过 4 手、信用社开具的银行承兑汇票，远期支票和背书转让的支票。对非赊销业务收取的支票、汇票和本票等，待公司收讫款项后再办理结算和交易。特殊情况下，由公司分管销售领导、财务总监和总经理签批后办理。公司的业务授权委托书须经公司法务部门人员及负责人阅审，分管法务的领导审批后启用。出具的业务授权委托书除须载明“公司抬头、账号、开户行”等信息外，须载明“若无我公司另外书面授权，惠请贵单位将货款直接支付到我公司银行账户为荷”字样。使

10、用公司的业务授权委托书，须经分管领导签批后，公司综合管理部门方可办理。销售人员须熟悉一定的银行结算知识，准确地执行公司回款程序和规定。财务部门要积极引导、配合销售部门，为缩短账期提供多种组合形式的努力。如：合适地变化结算方式，销售部门要积极采纳财务部门的合理建议。公司严禁客户以实物方式回款，尤其是不得以汽车抵货款。若确实需要的，必须经过总经理及财务总监的批准，并对作价严格审核把关，且不得享受提成。财务部门要积极引导、配合销售部门，为缩短账期提供多种组合形式的努力。如：合适地变化结算方式，销售部门要积极采纳财务部的合理建议。财务部门每月初召开资金平衡会，依据应收账期等因素下达销售部门当月回款目标

11、，销售部门须以回款为核心工作，把回款指标作为考核权重最大的考核指标，刚性地引入对销售线条各级相关人员的绩效考核工作中去。同时做好缩短实物、票据及签批流转时间工作，促进及时回款。第十七条 在账款清收过程中，业务人员应注意并关注客户的企业经营稳定与安全、资金实力等情况，及时搜集有关情况与信息。若发现对方财务困难或从其他方面证明对方不讲诚信、有故意拖欠行为的，销售部门应注意取证和形成具有法律效力（诉讼时效）的相关资料，为采取法律手段时做准备。第十八条 销售部门在与客户从事正常业务往来过程中，若出现对方更名或有重组情况发生的，业务人员必须及时索取其更名或重组改制等文件，并提交公司法律顾问确认，公司财务

12、部门以此进行账务调整，防止呆坏账发生。否则由此造成的一切损失由业务人员全额承担。第十九条 业务人员应做好客户与公司间的信息沟通工作，客户若对公司应收款及产品质量产生疑问，以及发现客户账与公司账发生较大差异的，应及时向公司汇报，以便及时做出适当处理，业务人员不得擅自做出处理或承诺。由此导致公司经济损失的，业务人员承担全部责任。第二十条 因产品质量、索赔等原因造成退货的，业务人员应按公司有关产品退货制度的规定及时办理。第六章 应收账款的核销、对账第二十一条 财务部门销售会计人员应及时根据货款的回收情况进行账款的核销，以保证核算的准确与及时。账款的核销共分以下二种方式：（一） 收款核销：客户回款并由

13、收款人员开具收款收据，销售会计根据收款人员填写的收款收据，直接减少对应客户的应收账款。（二） 其它方式核销：若发生实物抵账及费用抵账等回款的，财务部门应依据供需双方所签订的合同或协议、发票、实物验收单或存货入库单等合法手续，经企业各审批人签批后，由销售会计据此核销应收账款，同时增加有关资产或费用。以上核销账务的依据及凭证同时交销售部一份，以备核对。第二十二条 财务部门应定期或不定期对公司所有客户的应收账款情况进行核对，对账的目的是为了证实应收账款余额的真实性及资金的可靠性，防范、发现营销人员在销售业务中发生的差错或舞弊行为。有关对账的要求是：（一） 对账工作第一责任人：销售部门；第二责任人：财

14、务部门。（二） 销售部门须每月和客户核对发生账目，每月 10 日前，向财务部门提供截止上月底客户未付款的明细资料。发生对账差异，由销售员核对出具体差异明细及原因； （三） 账务部门核对主要以函证方式进行，若差额较大及业务量交往频繁的客户和不积极回函的客户，可以采取实地对账的方式到对方处核对。（四） 无论什么方式的对账，最终必须取得双方签字、盖章确认的欠款的“对账单”，交财务部门留存。（五） 在对帐过程中，如发现产品因质量、包装、运输等原因在结算环节上存在问题和纠纷的，应及时向公司领导报告，不得擅自做出决定，待事实查清并取得公司领导批示后，再采取相应对策和处理。 第七章 异常账款的管理第二十三条

15、 异常账款的确认下列情形之一者自发生之日可被确认为异常账款：（一） 已被证实被骗；（二） 收回的票据不能按期兑现；（三） 全部或部分货款未能在合同约定的期限内如期收回；（四） 发放的对账单未能如期收到反馈信息。第二十四条 异常账款的处理（一） 销售部门实时填报异常应收账款明细表，送销售部门负责人，部门负责人三个工作日内签署处理意见、明确回款时间后呈报公司管理层，并密切跟踪落实情况。（二） 遇到已被证实被骗和收回的票据不能按期兑现的情况，财务部门应立即通知法律部门，请求咨询意见、协助处理。并及时向管理层报告，确认最终的处理意见。（三） 对逾期超过30 天的医院客户，逾期未回款的非医院客户，除非由

16、销售员、部门经理和分管领导垫支缴清逾期款，否则，销售部门须立即停止与该客户继续交易，并责成销售员限期收款。（四） 对超过一定期限的老欠款，可以适当给予折让以回笼货款；对有破产危险的客户可以采取以物抵债的办法；对有一定支付能力，却拒不付款的客户，要采取诉讼解决的办法，但事先要注意收集证据，确保胜诉。第八章 应收账款考核第二十五条 公司应建立严格的应收账款考核制度，对销售人员的销售业绩考核应以收到货款作为确认业绩的时点。第二十六条 奖励措施：以人力资源部制订的销售部门的考核制度为主。第二十七条 惩罚（一） 对违反按本制度规定，未及时向财务部门送交“送货回执联”、“回款明细表”、“对账单”的，以财务

17、部门公布的信息为准，财务部门将根据实际情况予以罚款。（二） 应收账款形成坏账损失的，由责任销售员、部门经理和分管领导承担连带赔偿责任，销售员是第一责任人，部门经理是第二责任人，分管领导是第三责任人，公司可对三人、任意二人、任意一人追责。由财务部门拟订方案，报经管理层审批后，在其工资或绩效工资中扣除，至赔偿完毕止。并视情节轻重，追究行政或法律责任。（三） 医院客户（含疾控中心）存在一年以上应收账款情况的；商业客户存在逾期应收账款情况的，其中信用账期在15 天以内，账龄超过30 天，或信用账期在15 天至45天范围的，账龄超过60 天的，相关责任人应承担垫付款的责任。按追责机制，分管销售负责人、责

18、任销售部门负责人、责任销售员垫付超期责任应收账款，对应的承担比例为20%、20%和60%；以当月个人工薪加绩效收入为限，待收回并消灭一年以上应收账款时，返退各责任人的垫付款。（四） 停发或垫付金额以没有一年以上应收账款或超账期责任应收账款为限。停发或垫付金额只能以个人工薪收入或工薪加绩效收入办理。不允许以任何名义，采取借支形式办理。财务部门严格实行“收支二条线”，采取专项收支核算。第二十八条 责任移交（一） 业务人员工作发生变动，包括调换销售客户、公司内部之间调动、调离公司系统，长期病假或下岗等，必须办理应收账款交接确认手续，未交接清楚，不得离开原岗。（二） 监交工作由其直接领导负责。（三）

19、如未进行交接销售员离开原岗，由此造成的应收账款坏帐损失，由其直接领导负责。第二十九条 由于公司产品质量、交货期以及其他由于公司原因造成的异常应收账款，或者由于不可抗力、自然灾害等因素造成的异常应收账款，经公司总经理批准后，经办人减除或免除责任。第九章 统一使用收款收据的管理规定第三十条 收据是指公司财务部门收到外部（或内部）交来款项而给对方开具的证明性依据。（一） 收据的联次及用途。收据应为一式三联，第一联存根联适用于存档依据，第二联为收据联适用于给交款方的交款证明，由收款方财务加盖财务专用章，第三联为记账联适用于本公司财务记账。（二） 各公司使用的收据应统一印制并连续编号，并由财务部门集中管

20、理。（三） 财务部门设立“收据管理登记薄”，详细登记收据的领用存情况。各公司财务档案管理人员负责本公司收据的管理，相应设立登记簿，包括空白收据和已用完尚未上缴收据。出纳、收款人员需使用的，向档案管理员处领取并进行登记，档案管理员应定期盘点空白收据的库存情况并与登记薄核对一致。（四） 各公司只有财务部门方能使用收据收款，其他任何部门不能印制或购买收据进行收款，所有款项必须到财务交款，严禁私下收款，设立小金库。一经发现，除全部没收款项外，将对当事人严肃处理。（五） 各公司应在财务部门口张贴收据样式，并通告本公司只使用所张贴的收据样式，除此之外其他所有收据均为无效收据，交款人员因此而出现的资金损失与

21、公司无关。（六） 财务部门出纳或收款人员应严格开具收据，必须依据实际收到的款项（不论是何种结算方式）正确填写，没有收到或尚未到账的，不得开出收据。（七） 收据开出后，出纳或收款人员应及时将记账联转相关人员进行账务处理，严禁不入账或入账迟延。（八） 收据的保管。己使用过的收据存根联应妥善保管，以备财务、审计核查之用。使用过程中如遇作废、退还现象，必须保持三联一致，保存完整。（九） 各公司需严格按照以上条款使用收据，收据开具后要及时登记账簿，对于违反本规定的公司与个人，发现一次对当事人进行300元罚款、财务经理进行500元的罚款、公司总经理1000元的罚款 ，并在集团进行通报批评。（十） 集团审计监察中心定期对收据上缴、领用及开具情况进行检查，对出现的问题提交相关部门按本制度进行处罚。第十章 附 则第三十一条 本制度由xx财务管理中心负责解释第三十二条 本制度自发布之日起实施