自动化控制公司费用管理规定模版.doc
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1、 目录第一章 总则错误!未定义书签。第二章 费用项目分类2第三章 费用预算2第四章 费用支出审批规定3第五章 费用借款及报销的相关规定4第六章 关于市内交通费的规定5第七章 关于手机费的规定6第八章 关于差旅费的规定6第九章 关于业务招待费的规定7第十章关于办公类费用的规定8第十一章关于人工类费用的规定8第十二章 关于业务类费用的规定9第十三章 关于场地类费用的规定10第十四章 关于资产类费用的规定10第十五章 关于摊销类费用的规定11第十六章 费用报表及费用分析11第十七章 附则11附:焦点费用管理规定附表12第一章 总则第一条 为了明确费用项目的定义,加强公司的费用支出管理,推动费用预算机
2、制, 本着节约支出、提高效益、理顺关系、明确职责的原则,结合实际情况,制定本规定。第二条 费用管理规定由财务部拟订,报经总经理审批通过后下发执行。第三条 本规定适用于公司各部门。第四条 各部门如需将审批权限下放,需进行授权,并通知其上级及各相关环节,在财务备案。第二章 费用项目分类第五条 费用项目分类按照统一要求,费用主要分为六类,即个人类、办公类、人工类、业务类、场地类、资产类、管理类费用,每类中包含不同的费用项目。1、个人类费用:市内交通费、手机费、差旅费、业务招待费2、办公类费用:有线电话费、线路租赁费、办公用品、EMS费、邮递费、耗材、办公费其他3、人工类费用:工资、奖励、养老保险、基
3、本医疗保险、补充医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、培训费、人事管理费4、业务类费用:会议费、资料费、广告费、业务宣传费、服务维修费、运杂费、咨询费、诉讼费、税金5、场地类费用:房租、水电费6、资产类费用:折旧、低值易耗品摊销、设备维修费、物料消耗7、摊销类费用:无形资产摊销、长期待摊费用摊销各费用项目的说明详见第六章至第十五章。第三章 费用预算第六条 费用预算1、年度费用预算是安排日常工作、编制月度费用预算的依据,是确定个人实际费用额度的依据,也是审核控制部门费用的依据。2、各部门年度费用预算经总经办审批后,下发执行。未经总经办批准不得突破。3、各部门根据年度预算、月度工作计划制定本部门
4、度费用预算,每月费用支出须控制在月度预算额度内使用。当月没有支出的预算项目,下月计划支出需重新纳入下月预算。第七条 月度费用预算的时间规定1、月度费用预算期间为每月的26日至次月的25日。2、各部门在每月24日前编制完成次月费用预算并经总经理审核后报;财务部汇总并分析预算,于每月26日前提交给总经理审批3、无法按时间报送预算并完成审批的,按照预算外费用进行控制。4、月度费用预算表与实际支出费用表格式、项目保持一致。第四章 费用支出审批规定第八条 个人费用支出审批原则1、个人类费用包括市内交通费、手机费、差旅费、业务招待费四项费用,简称个人费用。各部门审核费用发生的真实性、合理性,财务审核票据真
5、实性、费用是否合理、是否超预算、是否非预算、是否符合报销标准及审批规定。2、个人费用支出必须经过部门经理审批。3、部门经理的审批权为预算内标准内不超过500元,总经理助理审批权限为预算标准内不超过5000元。4、如因特殊业务需要费用支出超出个人费用标准,由总经理审批,否则不得支付。5、实行费用预算管理后,费用支出不允许超过月度预算,特殊情况必须发生时,由部门经理审核,管理中心总经理审批,否则不得支付。6、一次发生的费用不得分为两次报销,对于为躲避审批流程而进行的拆单行为,一经发现,不予报销,并给予通报批评。7、日常零星现金性费用报销项目,如临时购买办公资料等,参照个人类费用报销流程执行。第九条
6、 个人费用支出审批流程1、主管(含)以下级别人员:课长(含)以下级别人员 部门经理超过规定范围、规定金额的由上一级审批。2、部门经理、总经理助理级别人员:部门经理、及总经理助理总经理第十条 个人费用审批职责1、各级费用审核人、审批人需切实按照费用规定对实际发生的费用进行审核、审批,确保费用的真实性、合理性。2、财务经事后核查如发现不合理的审批,将就不合理费用金额对审批人处以同等金额的罚款。审批人在审批环节发现审核人的审核错误,同样可对审核人处以错误部分同等金额的罚款。第十一条 业务费用等支出审批流程除个人费用及日常零星现金性费用支出项目外的其他各项费用支出,由部门经理审核、管理中心总经理审批。
7、第五章 费用借款及报销的相关规定第十二条 费用借款1、各项借款财务按照管理要求分别记录,个人借款记入个人名下,借款人需及时偿还或报销。2、借款单须写明借款的详细用途,不能简单概括为差旅、交际费等字样,借款单上必须为借款人亲笔签字,不允许使用手签章。3、差旅借款须写明出差的具体项目和金额,如出差天数、所到城市、乘坐的交通工具、住宿费、交际费等。4、在每月10日前,财务将公布上月末的员工借款未报销的明细清单,在清单公布的当月,没有正当理由员工必须将个人借款还清;否则财务将书面形式通知人事,在次月的税后工资中扣除。5、财务按照前款不清、后款不借的原则办理个人借款业务,原则上借款不得超过个人半月工资。
8、6、对于申请的押金、备用金、保证金允许超过一个月再报销。7、公司员工在离司或转岗时应到财务还清借款后才能办理有关手续。第十三条 费用报销规定1、除支付工资与劳务费外,所有费用报销均应为正规发票,发票上应有税务局监制或财政局监制的印章,非正规发票、资金往来发票、收据均不得作为报销凭证;发票上要有收款单位的财务专用章或者发票专用章。2、普通收据、白条,车站的白条订票费等不能报销;破损严重、残缺不全的发票不能报销;收款单位财务专用章或者发票专用章残缺的发票不能直接报销。3、发票抬头应为“公司注册的名称”,抬头不能缺省,不得填写别的抬头。不能在复写发票上直接用笔补填抬头。服务业定额发票上的付款单位、费
9、用项目要用同色笔填写完整,无需复写。4、填写报销单时,要用黑色签字笔或墨水笔工整填写,不得使用圆珠笔和铅笔,不得涂改,更不能使用涂改液,所有报销单一经涂改必须作废。5、报销单上必须为报销人本人签字,不允许使用手签章。6、报销单填报金额不能大于实际粘贴票据金额,部分裁剪发票裁剪金额和发票开具金额不一致,或者出现裁剪部分磨损残缺的情况,此类发票不能直接报销。7、票据粘贴应该按照如下规范进行:(1)同类发票粘贴在一起。例如差旅费报销中,可以按照长途车船飞机票、住宿发票、市内交通发票、其他发票等分类顺序粘贴。(2)同类发票按照发生时间的先后从上到下顺序粘贴,先发生的粘贴在上面,后发生的粘贴在下面。(3
10、)所有发票均要求正面朝上,工整地粘贴于费用报销单反面左上角。发票较小的,可以分开均匀粘贴;一份报销单所附发票较多不好工整粘贴的,可以附一张与报销单同等大小的白纸作为粘贴单;每一张发票粘贴时都应该清晰的露出抬头、金额等部分。(4)所有发票均应被遮挡于费用报销单后面,发票较大,有部分露出费用报销单边缘的,应沿费用报销单边缘工整折叠进去,以保护票据和规范报销单。8、以合格发票冲抵不合格发票时,费用报销单上要按照合格发票的类型填报费用,不能以被顶替的不合格发票的费用类型填报。实际报销用途、金额等事项另附表说明,参照使用费用说明单(附表1)。9、发票背面要有两人签字,出差住宿费发票应附酒店费用明细清单(
11、由酒店提供)。10、除公司规定要求的签名外,不能在正规发票正面或者反面备注任何规定外的事项,为了内部管理需要,招待费、礼品费等费用支出用途需单独附纸说明。11、业务人员应严格按照费用的实际用途开具发票,如果有发票冲抵情况或者由于特殊原因导致开具的发票和实际用途不一样的,必须另附表说明,并经审核、审批人签字予以确认。12、报销单上必须注明部门编号,报销单上需要填写的事项必须填写完整。第十四条 费用报销时间为及时真实地反映各部门当期费用,原则上要求当月费用当月报销,具体要求如下:1、报销时限为发票开具日起1个月内。特殊情况导致费用未按时报销的,须经总经理审批后才予以报销。2、手机费实行季度报销规定
12、,每年一月、四月、七月、十月报销前一季度的手机费。3、各项费用应在取得报销单据的当月报销,差旅费应在员工出差返回的一周内报销。24日以后取得的发票或收据如来不及审批可延至下月报销。第六章 关于市内交通费的规定第十五条 市内交通费指员工用于工作时间内外出办公事或加班(节假日或晚20点后)因乘坐交通工具而发生的费用。乘坐出租车需提前部门经理批准,并在24小时内签字确认。第十六条 市内交通费报销时须按时间顺序填列市内交通费发票清单(附表2),并由上一级直接领导签字确认。不合理的联号出租车发票不允许报销。第十七条 对于在办公或加班时间使用自有车辆的员工,可以按规定报销一定金额的汽油费、过路过桥费、停车
13、费(其他费用不予报销)。自驾车员工填写自驾车市内交通费报销额度审批表(附表3),经总经理审批确定个人报销市内交通费的具体额度。自驾车员工应根据自己的工作外出情况、加班情况合理地提出申请,审批人应根据申请人的工作内容、工作需要,参照乘坐公共交通工具的费用支出情况,审批确定申请人自驾车市内交通费的具体额度,不得仅考虑岗位级别费用标准。经审批的报销额度报财务备案执行。第十八条 市内交通费报销汽油、路桥及停车费发票的人员不允许同时报销公共交通工具发票。第七章 关于手机费的规定第十九条 手机费指员工使用移动通讯工具而发生的费用,仅报销月租费、各种通话费、短消息等基本通讯费用,违约金等特殊服务费用一般不予
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