银行文件管理办法模版.doc

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1、文件管理办法编制部门： 版 次 号： 生效日期： 目 录修改与审批记录3第一章 总则4第二章 组织职责4第三章 内部文件管理5第一节 规章制度管理5第二节 公文管理10第四章 外部文件管理19第五章 外部文件管理20第六章 附则20附件：20附件1.21附件2. 23附件3. 24附件5. 附件6. 26第一章 总则第一条 为规范xx银行（以下简称“本行”）对管理体系运行中产生的各类文件的控制，确保文件安全、持续、有效流转和使用，提高文件管理质量和效率，特制定本办法。第二条 本办法适用于全行所有文件的管理与控制。第三条 规章制度，是指总行制定的适用于全行各相关单位，具有普遍性、强制性的规范性文

2、件。包括总行下发的章程/基本制度、管理办法、操作规程/预案/细则等。第四条 公文，是指本行在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范形式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和监督本行工作、报告情况、交流经验的重要工具。包括决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、条例、函和会议纪要。第五条 外部文件，是指本行收到的外部公文、传真、函件和本行搜集的外来适用法律、规则和准则及其他要求。第二章 组织职责第六条 总行办公室负责对内部公文的行文必要性、行文格式、文字表述进行审查，对内部公文与规章制度的格式、发放、回收、保存及作废等环节以及对外部文件的接收、流转、督办

3、等环节进行必要的控制，指导各部室及分支机构对文件的管理。第七条 总行合规部负责对总行下发的章程/基本制度、管理办法、操作规程/预案/细则等规章制度进行统一编号，对其合规性、行文必要性、格式等进行审查，负责调研全行制度建设状况，对制度执行情况进行检查，组织完善全行制度体系。第八条 总行各部室负责职责范围内行政公文和规章制度的拟稿，提出文件发放范围、紧急程度和秘密级别等建议，并严格按照制度规定组织文件会签、实施、修改、保管等工作；负责职责范围内适用的法律、规则、准则及其他要求的获取、追踪、识别及更新，建立适用外部文件管理台账，并报总行合规部备案。第九条 分行的文件管理权限：（一） 有权向下辖机构或

4、外部单位行文，其中涉及人事任免、奖励惩罚、机构设置等重要事项及向外部单位行文时，需报送至总行办公室留档；（二） 有权制定本分行范围内使用的规章制度，包括管理办法、操作规程/预案/细则，并报总行合规部备案。第三章 内部文件管理第一节 规章制度管理第十条 编制原则包括：（三） 依法合规原则。编制文件必须依据和符合国家法律法规、行政规章或监管规范以及xx银行股份有限公司章程的规定，不得与之抵触；（四） 制度先行原则。设立新机构、开展新业务，必须先行订立相应文件，任何机构的运作和任何业务的开展都必须具备相应的文件约束；（五） 全面协调原则。编制文件应覆盖业务的各个方面和全部环节；应当针对业务风险设置可

5、行有效的防控措施；下位文件与上位文件之间应相互协调，同位文件之间应当相互衔接；（六） 相互制约原则。编制文件必须保证部室之间、岗位之间、操作环节之间以及决策、执行与监督之间的权责明确和制约有效；（七） 简约高效原则。编制文件必须既立足于规范管理、防控风险，又着眼于提高效率、便于操作。文件体系应当层级简约，制度内容应当简明扼要；（八） 严谨规范原则。编制文件必须做到概念清晰、要求明确、内容完整和程序规范。正文使用简称时，一般应先用全称，加以说明后再使用简称；引用其他文件应先引出该文的标题，并注明文号。第十一条 xx银行内部制度与流程体系分为三个层级，分别为：一级文件“章程/基本制度”、二级文件“

6、管理办法”和三级文件“操作规程/预案/细则”，不同层级内部制度应满足不同的管理需求，并通过名称统一以体现内部制度的规范性：（一） 章程/基本制度，主要是对全行某一业务领域的经营管理行为或重要管理活动所作的框架性安排和原则性要求，是效力层次最高的规章制度；（二） 管理办法，主要是对某一项经营管理行为或某一业务品种所作出的具体规定，它必须符合章程/基本制度的要求；（三） 操作规程/预案/细则，主要规范对某一项业务运作流程或管理流程作出的操作性和程序性规定，它必须符合一级文件与二级文件的要求。包括操作规程、实施细则、应急预案等。其中，记录、附录等内容是三级文件自身的重要组成部分。第十二条 规章制度的

7、效力关系。一级文件是文件体系的制定依据；二级文件是三级文件的制定依据。级别高的文件为上位文件，级别低的文件为下位文件，级别相同的文件为同位文件。第十三条 规章制度的密级。各单位在起草规章制度时，可参照xx银行保密管理办法的相关规定提出文件密级意见，由合规部确认。第十四条 规章制度格式具体参照本行流程体系文件模板。第十五条 规章制度的编号和版本（一） 本行规章制度编号规则为：XXX-XXXXX-XXXX。其中，第一个X表示文件类别，使用“F”、“P”或“I”分别表示基本制度、管理办法、操作规程；中的XX表示该制度文件的编写部门，用部门简称表示（两个字母）；后面的“XXXXX”表示该制度文件的标准

8、在商业银行内部控制指引中对应的章节和条款，其中前两位为章节号，后三位为条款号，例如某制度对应商业银行内部控制指引中第八章第117条，则该部分为“08117”；最后的“XXXX”为该制度文件流水号（基本制度为0000，管理办法为XX00，操作规程为XXXX）。本行规章制度由合规部统一进行编号。（二） 规章制度的版本号采用“版本/修订号”格式，版本号依A、B、C、的顺序编列，修订号依0、1、2、9顺序编列，如第一版未修订前为A/0，第一版第一次修订为A/1，第一版第二次修订为A/2等；第二版修订前为B/0，第二版第一次修订为B/1，第二版第二次修订为B/2等等，依次类推。当内容修订超过1/5或管理

9、层认为必要时，版本由A版升级为B版，依次类推。第十六条 规章制度的起草。起草部室应当指定专人负责规章制度的起草工作。若规章制度涉及不同部室的职能，可由一个部室为主起草，相关部室参与修改并会签确认，必要时可由合规部组织联合起草小组负责规章制度的起草。上位规章制度如需下位规章制度配套实施的，在起草上位规章制度时应当一并起草与之配套的下位规章制度。起草规章制度应当充分理解制定依据，结合业务实际操作，广泛向相关部室、分支行征求意见。征求意见的范围重点包括：风险防控措施是否合理有效，与有关上位、同位制度的衔接是否协调，是否具有可操作性和便捷性。第十七条 规章制度的会签。相关部室接到会签文件后应在5个工作

10、日内提出会签意见。会签意见包括以下方面：涉及本部门职责是否准确；规章制度是否与本部门业务实际或本部门规章制度相抵触。第十八条 规章制度的审查。合规部应当自收到规章制度审查需求之日起，在5个工作日内（遇节假日依次顺延）重点完成以下方面的审查：是否与现行法律法规、行政规章、监管规范以及本行其他规章制度相抵触；是否符合本行经营管理和改革发展的实际需要；是否设置了合理有效的风险防控措施；是否等级恰当，结构、条文和内容表达是否严谨、规范、准确，附件是否齐备；征询意见是否全面，重大分歧意见是否协调一致。第十九条 规章制度的签发程序。（一）董事会、监事会规章制度的签发董事会的规章制度由合规部主管行领导审定后

11、，报董事长或经董事长授权的副董事长签发；监事会的规章制度由合规部主管行领导审定后，报监事长签发。（二） 高级管理层规章制度的签发文件类型基本制度管理办法操作规程/预案/细则审 核部室负责人部室负责人部室负责人审 定主管行领导主管行领导主管行领导批 准行长合规部主管行领导合规部主管行领导（三）分行内部管理办法、操作规程、细则的审定及签发文件类型管理办法、操作规程/预案/细则审 核分行部室负责人审 定分行主管副行长批 准分行行长第二十条 规章制度的生效时间和标准文本。规章制度的生效时间可以为制度下发日或另定生效时间。总行正式发放的规章制度均为标准文本。第二十一条 规章制度的效力。总行下发的规章制度

12、在全行范围或规章制度指定的范围内适用；同位制度中，新旧制度不一致的，适用新制度；上位制度发生变化的，效力及于下位制度；规章制度一般不溯及以往相关规定，但根据国家法律法规、行政规章或监管规定等另有规定的除外。第二十二条 规章制度的解释。总行下发的规章制度由总行相关部室统一解释。规章制度在具体执行中的问题，由该规章制度中确定的归口管理部室按照其职责范围进行解释。相关单位请示解释制度应当以书面形式向规章制度中确定的归口管理部室提出，明确请示解释的具体条款、提出理解意见及其制度根据。规章制度中确定的归口管理部室应在接到相关单位制度解释请示的7个工作日内提出解释意见，并经其他有关部室和合规部会签后，以批

13、复形式下发。总行批复的制度解释效力高于被解释制度条款的效力。第二十三条 规章制度的失效。规章制度有下列情形之一时，全部或部分失效：制度被明文修订或废止；制度规定的有效期间届满；制度的调整对象或管理对象消失；制度与国家法律法规、行政规章或监管规范抵触。第二十四条 规章制度的修订和废止。总行职能部室应当根据监管要求、业务发展和管理需要，及时主动地完善本专业管理制度；同时应当保持制度的简约和稳定，减少制度制定和认知成本。总行职能部室应当根据监管要求、稽核信息和调研结果，视具体情况及时向制度归口管理部门提出制度修订、废止的建议。随内、外部环境的变化，如监管机构要求变化等，规章制度的内容存在不适宜或不适

14、用时，由规章制度的起草部室按照原起草程序组织修订。第二十五条 文件修订完毕后，修订部室应在文件修订记录上记录修订版次、修订内容。所有电子有效文件应进行备份、适当标识和编目，由合规部指定专人保存,更改或换版时应及时修正，并及时将发布、修订的有效文件登记在办公自动化系统中。暂行或试行的规章制度，起草部室一般应在试行一年后重新修订。第二十六条 规章制度的再评审。必要时，合规部可组织人员对规章制度在执行中存在的问题进行汇总并提出修改建议，报合规部主管行领导审查；合规部主管行领导组织召开文件再评审会议，对各部室、分支行提出的问题和修改建议进行讨论，确定修改内容。第二十七条 部室、分支行内部使用文件的管理

15、。总行各部室、各分支行可根据工作需要自行制定、印发在本单位内部使用的文件，其格式不受本办法相关条款规定的限制，但印发、执行内部文件必须满足以下要求：不能与国家法律法规、监管部门要求以及本行规章制度的相关规定相违背；只限于在本单位内部使用，不能跨单位使用。第二节 公文管理第二十八条 公文统一由办公室负责收发、登记、分办、用印、立卷和归档。第二十九条 本行常用公文种类（一） 决议：适用于经本行会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项；（二） 决定：适用于对本行重要事项或者重大行动做出安排；（三） 公告：适用于向行内、行外宣布应当普遍遵守或周知的重要事项；（四） 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守

16、或周知的事项；（五） 通知：适用于转发上级单位、同级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文，要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免和聘用本行管理人员等；（六） 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况；（七） 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位的询问；（八） 请示：适用于向上级单位请求指示、批准；（九） 批复：适用于答复下级单位请示的事项；（十） 函：适用于本行与不相隶属单位或单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等；（十一） 会议纪要：适用于记载和传达本行会议情况和议定事项，要求有关单位遵守或周知的事项；

17、（十二） 条例：在具体执行时可依据工作的实际需要制订适合各自情况的实施细则或办法。第三十条 本行公文格式（一） 版头：由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成，版头上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，版头上边缘至版心上边缘为80mm。版头一般使用小标宋体字，也可以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm（高宽），用红色标识。联合行文时应使主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文；（二） 公文份数序号：公文印制份数的顺序号，一般用26位3号阿拉伯数字标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号；（三） 秘密等

18、级和保密期限：秘密公文应当根据秘密程度分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开；（四） 紧急程度：紧急文件应当根据紧急程度分别标明“特急”、“紧急”、“急”等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行；（五） 发文字号：由发文单位代字、年号、顺序号组成（如郑银发20101号），用3号仿宋字体标识，置于版头下空2

19、行，居中排布；几个单位的联合发文，一般只标明主办单位发文字号；年号和顺序号使用阿拉伯数字，总行各部室的发文字号由总行办公室统一规定，其中，年号要以六角括号“”标示；顺序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线；（六） 签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文单位顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一

20、个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm；（七） 公文标题：一般由发文单位、事由、公文的种类组成，置于红色横线中央之下空2行，主送单位之上，用2号小标宋体字标识，可分一行或多行居中排布，但回行应做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文版头已有发文单位名称的，标题可省去发文单位，由介词“关于”加事由组成。事由应准确简要地概括公文的主要内容，文种的使用要准确、规范，上行文用“请示”或“报告”；平行文用“函”；下行文一般用“通知、决定、通告、通报、批复”等；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；（八） 主送单位：指公文行文的主要对象，应当使用全部或者规范化简称、统称，置于标题

21、下空1行，左侧顶格印制，用3号仿宋字体标识，在最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位较多需要回行时，回行时仍需顶格。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至抄送之上，标识方法同抄送；（九） 正文：公文的主体，体现行文的意图，位于主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格，用3号仿宋字体标识。数字、年份不能回行；（十） 附件：是对正文进行补充和说明的材料，位于正文之后。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上

22、角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)；（十一） 成文日期 ：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）；（十二） 页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码；（十三） 附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。第三十一条 公文生效标识（一） 单一发文印

23、章。单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上；（二） 联合行文印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并

24、使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期；（三） 特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第三十二条 版记（一） 抄送：抄送是指除主送单位以外需要告知公文内容的平级、下级等不相隶属的单位。公文如有抄送，在版记首位位置，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关

25、后标句号；（二） 本行发：用于标识除主送单位之外，本行需要发送的单位，位于抄送之下，标识方法同抄送；（三） 印发单位和印发日期：位于本行发之下占1行位置；用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识；（四） 版记中的反线：版记中各要素之下均加一反线，宽度同版心；（五） 版记的位置：版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。第三十三条 公文印制标准（一） 排版与字体：公文文字应从左到右横写、横排；公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均使用阿拉伯

26、数字；（二） 用纸：公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*297mm），公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm；版心尺寸为：156mm*225mm（不含页码）；（三） 装订：公文一律左侧装订，骑马钉或平订的订位为两订钉锯外钉眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm；平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm，无坏钉、重钉。第三十四条 公文行文规则。行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精；可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。各单位的行文关系，根据各自隶属关系和职责范围确定，总行对分行、支行直接行文；向上级单位行文，应当主送一个上级单位，如需其他相关

27、的上级单位阅知，可发抄送；不相隶属单位之间一般用函行文。本行除总行外不得对外正式行文。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；“请示”的主送单位应与发文单位相对称；除领导直接交办的事项外，“请示”、“报告”、“意见”不得直接送交领导个人；请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报，经过协商未取得一致意见时，应在请示中注明；“报告”中不得夹带请示事项。第三十五条 公文收文办理。包括公文的传递、签收、登记、请办、承办、传阅、催办等程序。（一） 主送本单位的文件，抄送本单位的文件，以及注有密级的简报、资料等，均应

28、由办公室统一拆封，其他人员如违章拆封，出现失密、泄密或影响工作的，将依法追究其责任；（二） 签收：签收公文应当逐件清点，如发现问题，应当时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间；（三） 登记：办公室机要档案岗应严格按照规定打印收文处理专用签（附件1.），将公文标题、密级、发文字号、发文单位、成文日期、主送单位、份数、收文日期逐项填写清楚，送办公室主任批办；（四） 通过传真形式接收的文件，机要档案岗要按要求登记接收传真登记表（附件2.），及时转承办人；（五） 办公室主任对需要办理的公文提出拟办意见，重要文件应先呈董事长或行长阅示；一般文件分送主管领导指示后办理。主管领导

29、应根据公文的内容、性质、缓急进行筛选，分清承办件与呈阅件并签署意见。承办件一般包括上级单位对本单位的指示、通知，下级单位的请示、报告，同级单位需要答复的来文；承阅件一般包括抄送文件、简报、资料和不需要本单位办理的其他参阅文件；（六） 对急需办理的文件， 主管领导不在单位时，办公室主任可直接批给有关部门阅办，并由有关部门将办理情况及时向主管领导汇报；对需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门；（七） “三密”文件应另行装夹，由机要档案岗亲手交领导本人批阅；（八） 办公室机要档案岗在根据文件规定的阅读范围或领导批示安排传阅、批办时，领导人或相关部门之间不宜横向传递，以防积压或传失；（九） 办公室主

30、任对急件要随到随办，一般文件一日一清，不得压误；行领导和各部门对急需阅示或阅知的文件，应随到随阅，阅毕随时通知或送交机要室；（十） 办公室机要档案岗送有关领导阅示的文件，一般应按层次传递，如有领导外出，一般可送代管领导阅示或直接下传，或送主办单位阅办；（十一） 对于需传阅文件，办公室机要档案岗应按要求填制文件传阅登记表（附件3.），以准确了解文件去向；（十二） 办公室机要档案岗对领导批办的公文应及时送承办部门办理；（十三） 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有

31、关部门协商办理；（十四） 凡须报请领导审批的事项，承办部门须提出处理意见并代拟文稿，一并送领导审批；（十五） 催办：办公室机要档案岗要把公文的催办贯穿于公文处理的各个环节，对紧急或者重要公文应及时催办，对一般公文应当定期催办，对公文的承办情况应进行督促检查，并随时或定期向领导反馈办理情况；（十六） 公文办完后，各部门应及时将材料交档案室存档。第三十六条 公文的发文办理。包括公文的拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发等程序。（一） 拟稿人在办公自动化系统里拟稿，应做到：1 符合国家的法律、法规，符合党和政府以及中国人民银行的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政

32、策相衔接，并加以说明；2 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；3 公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定；4 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急；5 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日；6 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为（一），第三层为“1”，第四为（1），第五层为“”；7 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称；8 必须使用国家法定计量单位。（二） 办公室文秘岗负责从以下几个方面对公文文稿进

33、行审核：1 必须使用国家法定计量单位；2 是否确需行文，行文的名义、公文种类是否适当；3 行文内容与法律、法规以及上级单位的有关规定是否一致，与本单位发过的公文是否衔接；4 依据的事实是否充分、确实、政策、措施和要求是否明确、具体、切实可行；5 处理程序是否完备，涉及其他部室的业务事项是否经过会签并取得一致意见；6 文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否明确。（三） 审核时如发现不妥之处，必须进行修改。属于重要的原则性问题，应退回原承办单位或人员修改；不必行文的直接通知原承办单位。（四） 公文秘密等级的确定应由公文起草单位参照xx银行保密管理办法的相关规定，根据公文的内容和印发范围提出建议，

34、呈报签发人核定。（五） 公文起草单位将办公室审核通过后的公文送交主管行领导签发，行领导应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。以本单位名义制发的上行文，由主管行领导或者行长签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主管行领导或者授权人签发。（六） 草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求；使用钢笔或毛笔，选用碳素墨水、蓝黑墨水；不得使用铅笔、圆珠笔和易褪色扩散的纯蓝、红墨水；不得在文稿装订线外书写如公文改动较大，稿面不整洁，应重新誊清。（七） 公文签发后由办公室文印岗负责打印样稿，填写文件印制、领取登记表（附件4.），编制发文字号，印件面页要美观大方，符合公文格式。（八） 办公室负责保管

35、本行法人印章及用印，印章管理岗应根据行领导的签发和印发份数盖印。（九） 分发秘密公文必须采取保密措施，确保安全。不得利用计算机、传真机传输秘密公文。第三十七条 公文的效力。公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四章 外部文件管理第三十八条 适用法律、规则和准则及其他要求的获取途径（一） 适用的国家法律、规则和准则及其他要求，从各级政府部门，上级有关部门下发的文件、专业报纸、杂志、电子信息等渠道获取；（二） 行业适用法律、规则和准则及其他要求，从上级行业主管部门获取；（三） 地方适用法律、规则和准则及其他要求，从省、市、区等相关管理部门获取；（四） 从各管理部

36、门的专业网站或其他网站上获取适用法律、规则和准则及其他要求。第三十九条 适用法律、规则和准则及其他要求的确认（一） 当现行的适用法律、规则和准则及其他要求更新后，有关部门应重新收集、确认，并及时更新适用法律法规规章和规范性文件目录（附件5.）报合规部备案。（二） 合规部每年对确认的适用法律、规则和准则及其他要求进行修订并下发新的适用法律法规规章和规范性文件清单（附件6.）。（三） 各部门对本部门收集的适用法律、规则和准则及其他要求应妥善保管，建立台账，提供查询，并负责跟踪其变化。（四） 各部门负责业务范围内的适用法律、规则和准则及其他要求的收集，对与适用法律、规则和准则及其他要求不符合的本行内

37、部文件，应及时进行修订。第五章 文件保管第四十条 文件办理完毕后，办公室应及时将文件底稿、正本和有关材料整理立卷。本行发放公文应将正式文件一式二份及底稿送档案室存档。第四十一条 文件复印件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。第四十二条 其他具体要求按照xx银行记录与档案管理办法和xx银行人事档案管理办法等的相关规定执行。第六章 附则第四十三条 本办法由xx银行总行负责制定、解释和修改。第四十四条 本办法自发布之日起施行。附件：1.收文处理专用签2.接收传真登记表3.文件传阅登记表4.文件印制、领取登记表5.适用法律法规规章和规范性文件目录6.适用法律法规规章和规范性文件清单附件1. ZZB-2-4.5.3/1F-09 NO.收文处理专用签收文编号收文时间密级程度来文机关来文字号份数1来文标题或事由办公室拟办意见领导批示签阅及办理意见说明：阅者必须签字，注明承办结果。备注：附件2. 附件3. 附件4. 附件5. 附件6.