商务邮件礼仪格式人力资源商务礼仪_人力资源-商务礼仪.pdf

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1、邮件礼仪 目录 一、关于标题一一电子邮件的灵魂所在 二、关于称呼与问候一一细节中体现尊重 三、正文关乎成败的主干部分 四、结尾签名一一彰显你的职业化 五、正确使用发送、抄送、密送、关于标题一一电子邮件的灵魂所在 主题要提纲挈领，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡 邮件的轻重缓急，分别处理。1.一定不要空白标题这是最失礼的。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。2.标题要简短不宜冗长，不要让 outlook 用才能显示完你的标题。3.附上邮件出处。对外邮件，最好写上来自*公司的邮件，如：分点渠道陈节雷，以便对 方一目了然又便于留存

2、；对内邮件，要加上部门和姓名，如：运营管理部陈节雷。4.标题要能真反映文章的内容和重要性，|切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也 不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”。5.一封信尽可能只针对一个主题,在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。6.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要 RE RE 一大串。7.主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。示例:部分四结尾签名一一彰显你的职业化五正确使用发送抄送密送关于标题一一电子邮件的灵魂所在主题要提纲挈领在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容便于收件人权衡邮件的轻重缓急分

3、别处理一定不要空白标题这是最失让用才能显示完你的标题附上邮件出处对外邮件最好写上来自公司的邮件如分点渠道陈节雷以便对方一目了然又便于留存对内邮件要加上部门和姓名如运营管理部陈节雷标题要能真反映文章的内容和重要性切忌使用含义不清的标题情以便于日后整理回复对方邮件时应当根据回复内容需要更改标题不要一大串主题千万不可出现错别字和不通顺之处切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题示例关于称呼与问候细节中体现尊重恰当地称呼收件者拿捏尺度邮件的无任何内容 称呼没有顶格，问候语没有换行空两格 彌中心工作同握 ij LEJB 1 农忡扎 Ma 彌竹 屯&草 聲律 1BM 林划 閘丹誓 聲*Wfe 韶工卄底1?-

4、凑淤册5心*a-i Jr（ji U 无问候语、关于称呼与问候细节中体现尊重 1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度 1）邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼如：“各位同事”、“各位领 2）如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x 先生”、“X小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。3）不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也 是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。4）称呼是第一行顶格写。2.Email 开头结尾最好要有问候

5、语 1）最简单的开头写一个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。2）结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换 行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。示例:关于誓办幵嵐所需物料的申清一武止 去|寓i卅 丼谨；PHOM 3 陈节詣 甲 比半ij 细开握瞬m求单-谢武血 应 K 附件是本次拟奇送乡办之物料需求“请悠审闽!谢武山 样板店总结-王萌萌 2J王臥萌 r?；i 陈节雷谢武山 3ft-:祥扳店并垸总菇王前胡PEt 10 王萌萌 2011.05.03 无称呼

6、和开头问候语 部分四结尾签名一一彰显你的职业化五正确使用发送抄送密送关于标题一一电子邮件的灵魂所在主题要提纲挈领在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容便于收件人权衡邮件的轻重缓急分别处理一定不要空白标题这是最失让用才能显示完你的标题附上邮件出处对外邮件最好写上来自公司的邮件如分点渠道陈节雷以便对方一目了然又便于留存对内邮件要加上部门和姓名如运营管理部陈节雷标题要能真反映文章的内容和重要性切忌使用含义不清的标题情以便于日后整理回复对方邮件时应当根据回复内容需要更改标题不要一大串主题千万不可出现错别字和不通顺之处切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题示例关于称呼与问候细节中体现尊重恰当地称呼

7、收件者拿捏尺度邮件的落款没有空两格 武汉分点谒日工作日志-5用 炊件*陈苛雷 抄送 liLohui yAiija 革粧肋各施锁坏；悔们好！下面帆附内容为底汉员工宛朋底晋日（2011.5,9）工作日恚，话査枚1比阅卡 乩工柞师 I 健康快乐I 南京骨点文化侍娱有眼丽武 汉知处司 宛KM 2叽1年5月日 三、正文关乎成败的主干部分 1.Email 正文要简明扼要，行文通顺 1）若对方不认识你，第一件应当说明自己的身份，|姓名或你代表的企业名是必须通报的以 示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是 为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道

8、你是谁还得 拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。2）Email 正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述 3）正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语 句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2.注意 Email 的论述语气 1）根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当 的语气进行论述，以免引起对方不适。2）尊重对方，请、谢谢之类的敬语要经常出现。3）电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必

9、须谨慎而客观。3.Email 正文多用 1234之类的列表，以清晰明确 如果事情复杂，最好 1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简 短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论 4.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感 5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一 些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度 6.选择合适的语言和字体 中文用宋体或

10、新宋体，英文用 Verdana或 Arial 字型，字号用五号或 10号字即可。这是经研 究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加 以阐述。8.不要动不动使用:）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。9.附件 部分四结尾签名一一彰显你的职业化五正确使用发送抄送密送关于标题一一电子邮件的灵魂所在主题要提纲挈领在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容便于收件人权衡邮件的轻重缓急分别处理一定不要空白标题这是最失让

11、用才能显示完你的标题附上邮件出处对外邮件最好写上来自公司的邮件如分点渠道陈节雷以便对方一目了然又便于留存对内邮件要加上部门和姓名如运营管理部陈节雷标题要能真反映文章的内容和重要性切忌使用含义不清的标题情以便于日后整理回复对方邮件时应当根据回复内容需要更改标题不要一大串主题千万不可出现错别字和不通顺之处切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题示例关于称呼与问候细节中体现尊重恰当地称呼收件者拿捏尺度邮件的石载庄分公司任东杰5 9工作日志 日件人 1洁 luohwi 乡亦祥板店开发虫结 收件人泌 阳 r Sd爭则血幵盘舷一未匪任露*0857町 FYU 一，令日工怦 财务部日用 二明日计划 暂无 三一需

12、芯和建仪 暂无 郑州仔貞16 22舷记东 土1 殆 IF1 户.味FE衍 1忙郭円和闻4生硝林站长军 HfF 1J織HJi点“a.c E?1）如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；2）附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理;3）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4）附件数目不宜超过 4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5）如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；6）如果附件过大（不宜超过 2MB），应分割成几个小文件分别发送。示例:关于迦平皆购买隔功辜例回（分点瓏-llunhuj 丈 郛內阳 孟华军 麻

13、P歪张金專 时件 Q）对于quo平合陋赵擁戶的t识PPI v）自4叩上绦口斗，確至“月為总夬有铜成期哄武阵冲干这四个秦孤4 1工柞人買iSil探讨认为应直点曲艮杭拘了巩国侃质衣 冠JE反晰用户，创縫4ODW更旦好开最-丰人崔岀掛曲tW采珮予以回:Sfl長鏡，详见时件*诵領导节以指示|MB 2C 10.11.!四、结尾签名彰显你的职业化 1.结束语必不可少，如果你怕忘记了，不如把这部分内容设计在签名里 2.签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一 般不超过 4 行。3.不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进

14、行简化。过于正式的签名 档会让与对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。4.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般 应选择比正文字体小一些。五、正确使用发送，抄送，密送 要区分 To和 CC还有 BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。2.而 CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果 CC 部分四结尾签名一一彰显你的职业化五正确使用发送抄送密送关于标题一一电子邮件的灵魂所在主题要提纲挈领在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容便于收

15、件人权衡邮件的轻重缓急分别处理一定不要空白标题这是最失让用才能显示完你的标题附上邮件出处对外邮件最好写上来自公司的邮件如分点渠道陈节雷以便对方一目了然又便于留存对内邮件要加上部门和姓名如运营管理部陈节雷标题要能真反映文章的内容和重要性切忌使用含义不清的标题情以便于日后整理回复对方邮件时应当根据回复内容需要更改标题不要一大串主题千万不可出现错别字和不通顺之处切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题示例关于称呼与问候细节中体现尊重恰当地称呼收件者拿捏尺度邮件的的人有建议，当然可以回 Email。3.TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到 低或从低到高都可以。适

16、当的规则有助于提升你的形象！4.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 5.转发邮件要突出信息 1）在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信 息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。2）如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将 RE 了几十 层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。3）不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。示例:祥板店总、结-壬萌萌 工1王輛朋 抄送味节番谢武山 二拝顿店开览总结王浙质ppi G.3 各位韻导 耿件鬼禅歩店开发恵结.i百査阅！王萌萌 2OL1.D5.O3 收件人与正文称呼不对 峯道中心

17、工佯周报 也ml晶 iftftA：HEtV：Utt：WS：nm山：K緒峪:张静：赵弊:鋼B脱 跑件 jj工非周报進昵申嗨.35.&血!（IT EJ 致 礼I 守点渠道招商部I胡扇 2（M1 年 2 月 6B 分点棗道皓碟甫限仝司 收件人排序不对 部分四结尾签名一一彰显你的职业化五正确使用发送抄送密送关于标题一一电子邮件的灵魂所在主题要提纲挈领在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容便于收件人权衡邮件的轻重缓急分别处理一定不要空白标题这是最失让用才能显示完你的标题附上邮件出处对外邮件最好写上来自公司的邮件如分点渠道陈节雷以便对方一目了然又便于留存对内邮件要加上部门和姓名如运营管理部陈节雷标题要能真反映文章的内容和重要性切忌使用含义不清的标题情以便于日后整理回复对方邮件时应当根据回复内容需要更改标题不要一大串主题千万不可出现错别字和不通顺之处切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题示例关于称呼与问候细节中体现尊重恰当地称呼收件者拿捏尺度邮件的