房地产》2设施设备档案管理制人力资源人事档案_人力资源-人事档案.pdf
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1、1目的 对设施设备技术资料进行控制，确保设施设备的可追溯性。2适用范围 适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。3职责 3.1 工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。3.2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。3.3 各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。4操作步骤 4.1 技术资料的收集 4.1.1 新购设备技术资料的收集 4.1.1.1新购设备进行开箱验收时，工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。4.1.1.2设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。如使用部门需要技术资料，工程技术部档案员可对其进
2、行复印，并将复印件提供给使用部门。4.1.1.3复印份数及分发情况必须如实记录。4.1.2 新管理小区技术资料的收集 公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。接管验收完毕后，接管验收小组负责将技术资料（包括各种图纸、设备资料等）交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。4.1.3其他技术资料的收集 4.1.3.1工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。4.1.3.2工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资 料。4.2 技术资料的存档 4.2.1 技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。4.2.2
3、 工程技术部文员负责对技术资料进行编号。4.2.3工程技术部文员应建立“技术资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。4.3 技术资料的使用 4.3.1 技术资料如有分发需要，应由工程技术部经理确定分发范围，核定分发数额。由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“技术资料发放表”。4.3.2 公司员工需要查阅相关的设备技术资料，必须出示部门负责人的批条，管理和控制职责工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制工程技术部文员负责技术资料的收集登记存档保管使用分发借用作废等具体工作各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理操作步骤
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