合同管理使用手册人力资源劳动合同_人力资源-管理学资料.pdf

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1、合同管理使用手册 目录 本手册图形符号约定.2 第 1 章应用准备.3 第 2 章合同管理.3 2.1 供应商管理.3 2.1.1 供应商分类.3【操作方法】.4 2.1.2 供应商档案.4【操作方法】.5 2.2 采购合同档案.6【操作方法】.6 2.3 代送合同档案.7【操作方法】.8 2.4 专柜合同档案.8【操作方法】.9 2.4 合同商品明细.10【操作流程】.10 2.5 客户管理.10 2.5.1 客户分类.11【操作方法】.11 2.5.2客户档案.12【操作方法】.12 结束语.13 合同管理使用手册 本手册图形符号约定【】：表示系统中一个功能模块或者是一个菜单功能 ：表示系

2、统工具栏上一个按钮、目录树上一个节点 :表示系统中一个窗口或是一个功能键:表示在操作中系统反馈提示信息(提示信息以斜体显示)注意:表示在操作过程中所需要注意事项 提示:表示其后信息是为正确、快捷操作所做提示 警告：如果你想避免灾难，就要牢记这些意思。案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾难就要牢记这些意思合同管理使

3、用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方式设定建立商品分类体系建立商品信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册注意以上准备工作是使用合同管理使用手册 第 1 章应用准备 在应用本系统前您必须准备做好如下基础数据准备工作：1、建立部门、分店、柜组、员工档案，设定员工权限，设定员工数据权限；2、企业基础信息一般设置，合同警戒线设置，设立商品编码生成方案，单据数据精度设置，供应商查询权限设定，往来付款方式设定；3、建立商品分类体系，建立商品信息，商品拆零与组包设定；以上应用准备

4、具体操作说明，请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册 注意:以上准备工作是使用合同管理前提，直接影响到随后发生数据，如果在使用系统过程中要修改以上设置，应有企业信息中心职能机构统一协调与修改，确保整个系统编码、参数、数据一致准确。第 2 章合同管理 如果使用合同来控制各种单据，在进行合同签订之前，必须先建立供应商资料和商品基础资料。定义合同是做采购定单、经销入库、直配入库、直内批前提条件。没有签订对应合同是不能发生对应业务往来。2.1 供应商管理 管理供应商基本档案，供应商管理中主要包括了供应商分类与供应商档案建立。2.1.1 供应商分类 本功能是建立供应商分类体系。可以按行业、地区等进行划

5、分。然后将供应商设置在最末级分类之下。用户单击合同管理中【供应商】项，继续单击【模块】中【供应商分类管理】项，出现如图 2-2界面 案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾难就要牢记这些意思合同管理使用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方

6、式设定建立商品分类体系建立商品信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册注意以上准备工作是使用合同管理使用手册 图 2-2 提示:使用快捷键 Alt+M 和 Alt+L 也可进入供应商分类管理界面。【操作方法】新增供应商分类信息 1）在左边列表中选择一个供应商分类。2）单击新增按钮，增加一个新供应商分类，该分类为所选分类下级分类。3）输入编码与名称完成后，单击保存按钮，若误操作单击恢复，或退出不保存。注意:供应商分类名称必须输入，否则无法保存，系统将提示“分类名称：栏尚未输入数据”；分类必须逐级增加，除了一级分类之外，新增分类编码必须有上级分类编码。

7、2.1.2 供应商档案 建立供应商档案主要是为企业合同管理、采购管理、库存管理、应付管理等服务。在填制采购合同、代送合同、采购订单、入库单等单据时都会用到供应商档案，因此签订合同前必须先建立供应商档案。用户单击合同管理中【供应商】中【供应商管理】项，系统将弹出如图 2-4界面 案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾

8、难就要牢记这些意思合同管理使用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方式设定建立商品分类体系建立商品信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册注意以上准备工作是使用合同管理使用手册 图 2-4 提示:使用快捷键 Alt+M 和 Alt+P 也可进入供应商分类管理界面。【操作方法】1）左边列表中选择一个供应商所属分类。2）单击新增按钮，即可增加一个所选供应商分类供应商。3）供应商编码自动生成，供应商名称、税号 13 位必须输入，输入供应商相关信息后，单击保存按钮，若误操作可单击

9、恢复，或退出不保存。4）若想修改，在左边选择供应商所属分类，在右边选中供应商，修改对应内容后单击保存即可。5）若要删除供应商资料，选中要删除供应商分类，在右面编辑框中自动显示该供应商详细资料。单击删除按钮，然后保存，如果该供应商是未发生过业务来往，则此供应商可以删除；若该供应商与企业发生过业务来往，则不能删除。6）若要停用供应商，选中供应商，单击停用选择框后，单击保存即可 注意:供应商名称、税号 13 位必须输入。税号是系统判断供应商档案唯一性标准。供应商归属部门是通过录入合同后指定，此处无法指定。案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管

10、理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾难就要牢记这些意思合同管理使用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方式设定建立商品分类体系建立商品信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册注意以上准备工作是使用合同管理使用手册 2.2 采购合同档案 建立采购合同档案主要是为企业采购管理、库存管理、应

11、付管理等服务。使用采购合同能够规范、高效、严格控制采购与结算，有利于成本控制；如果使用合同来控制各种单据，在填制采购订单、入库单等单据时都会用到采购合同档案，采购合同针对业务类型是经代销商品采购业务，但不包括供应商将商品直送分店业务。建立采购合同前，必须先建立好供应商档案和商品档案，并确定好该商品是否为经销入库商品和自营柜组商品。用户单击合同管理中【采购合同】，系统将弹出如图 2-7界面，甲方应为公司发生业务具体业务部门，“备注”标签下“部门”为签订合同部门。图 2-7 【操作方法】1）在左边部门列表中选择将发生业务往来具体业务部门，单击【新增】。2）在【采购结算合同】标签页下，选择乙方即供应

12、商名称，其它信息提取该供应商相关档案，甲方信息来源于【系统管理】中【系统设置】一般设置。3）所有自营合同“采购（代送）合同”都统一定义为经销类型合同，以后不再有专门代销合同定义；如果财务上要分开核算，统一定义【经营类型】为“经销”，如果是经销意义合同【结算类型】定义为“帐期”、如果是代销意义合同【结算类型】定义为“实销实结”。4）在【结算方式】标签页下，选择“结算周期”、“经营类型”统一定义为【经销】、“往来付款方式”、“结算类型”，【采购类型】为“一般”，若能提供增值税选择【开票类型】为“开票抵税”、若不能提供增值税则选择“代扣税金”，一个供应商和案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操

13、作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾难就要牢记这些意思合同管理使用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方式设定建立商品分类体系建立商品信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册注意以上准备工作是使用合同管理使用手册 一个商品只能属于一种

14、开票类型（是否提供增值税发票），其他字段含义参见备注。5）在【扣款明细】标签页下，单击右键“新增记录”，选中“费用项目”，按 F2 快捷键，可以对费用项目进行编辑，新增、修改等，选中“公式”栏，按 F2 快捷键，输入费用扣款公式。6）在【备注】标签页下，选择“签订部门”和“业务员”、“合约生效日期”、“合约失效日期”。7）输入选择完各项后，单击【保存】，确认采购合同无误后，单击【审核】，审核后合同若要修改，可单击【取消审核】后【保存】，修改成功后，单击【保存】即可。审批后采购合同才能在【合同商品明细】中定义商品信息，才能在单据中使用。8）对于需要提前作废合同，可以在审批后，选中要作废合同，单击

15、【作废】后【保存】；要删除合同，在取消审核后，单击【删除】然后【保存】，合同编号由系统自动产生，不可修改。2.3 代送合同档案 签订代送合同之前，必须首先建立供应商档案和商品基本档案。果使用合同来控制各种单据，在填制直配入库单、直内批入库等单据时都会用到代送合同档案，代送合同针对业务类型是经代销商品由供应商直送分店业务，具体业务有：直配业务和直内批业务。用户继续单击【合同管理】中【代送合同】项，系统将弹出如图 2-16界面 图 2-16 案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册

16、图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾难就要牢记这些意思合同管理使用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方式设定建立商品分类体系建立商品信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册注意以上准备工作是使用合同管理使用手册【操作方法】1）具体操作详见采购合同操作方法。2）只是需要注意，在【结算方式】标签页下，【采购类型】为“直配”，并且需要在【合同商品明细

17、】中定义商品和代送分店信息，才能在单据中使用，若不定义代送分店信息，须在【系统管理】【系统设置】“单据控制”中予以说明。3）对于需要提前作废合同，可以在审批后，选中要作废合同，单击【作废】后【保存】；要删除合同，在取消审核后，单击【删除】然后【保存】，合同编号由系统自动产生，不可修改。【备注】a)结算周期：与供应商结算时间规定，系统提供结算周期包括：日结，周结，旬结，月结，双月结，季结。b)往来付款方式：其余信息来源于【系统管理】中【基础代码设置】往来付款方式，其内容包括：现金，现金支票，转账支票等。c)结算类型：分为经销和代销，一份合同只能是一种结算类型。d)扣率：如果选择了倒扣价寄售代销类

18、型，就必须输入扣率，扣率是换算出结算金额条件例如：销售金额 100，扣率 0.1，那么结算金额为 100*（1 0.1）；e)保底结算金额：如果选择了倒扣价寄售代销类型，就需要输入保底结算金额，单位为元。f)倒扣商业折扣：用于外销合同，给客户付款优惠。例如：1/10，表示一次性付款 10 万元可等到 1%优惠。g)付款现金折扣：用于外销合同，给客户付款优惠。例如：1/10，表示在 10 天内偿还贷款可等到 1%优惠。h)铺货金额：单位为元，记录商品在卖场上货劳务费。i)采购类型：一般为采购合同，直配为代送合同。2.4 专柜合同档案 建立专柜合同档案主要是为企业专柜结算服务。签订专柜合同前必须建

19、立联营柜组档案和联营柜组商品资料。用户继续单击【模块】中【专柜合同】项，系统将弹出如图 2-26界面 案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾难就要牢记这些意思合同管理使用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方式设定建立商品分类体系建立商品

20、信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册注意以上准备工作是使用合同管理使用手册 图 2-26【操作方法】1）在左边部门列表中选择将发生业务往来具体业务部门柜组，单击【新增】。2）在【联营合同】标签页下，选择乙方即供应商名称，其它信息提取该供应商相关档案，甲方信息来源于【系统管理】中【系统设置】一般设置。3）在【结算方式】标签页下，选择“结算类型”、“结算周期”、“往来付款方式”，输入保底金额及相关扣率等，各字段含义参见备注。4）在【扣款明细】标签页下，单击右键“新增记录”，选择“费用项目”，在“公式”栏，按 F2 快捷键，输入费用扣款公式。5）在【

21、商品明细】标签页下，单击右键“新增记录”，输入商品编码，确认。6）在【备注】标签页下，选择“签订部门”和“业务员”、“合约生效日期”、“合约失效日期”。7）若在【结算方式】标签页下，“结算周期”选择“月结季保底”则需在【季度计划】标签页下，分别输入对应值，选中“季度月计算公司”按 F2 快捷键可以进行编辑。8）输入选择完各项后，单击【保存】，确认专柜合同无误后，单击【审核】，审核后合同若要修改，可单击【取消审核】后【保存】，修改成功后，单击【保存】即可 9）对于需要提前作废合同，可以在审批后，选中要作废合同，单击【作废】后【保存】；要删除合同，在取消审核后，单击【删除】然后【保存】，合同编号由

22、系统自动产生，不可修改。案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾难就要牢记这些意思合同管理使用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方式设定建立商品分类体系建立商品信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理

23、使用手册注意以上准备工作是使用合同管理使用手册 2.4 合同商品明细 使用合同明细模块前必须已经签订合同并且已经审核，商品资料已经建立，合同明细模块主要为合同指定对应商品与各部门发生何种业务关系 单击【合同管理】中【合同管理明细】进入以下画面 【操作流程】1）选择【合同类型】、【供应商】、【主合同编号】，在“商品信息”栏输入该合同商品编码及含税供货价及最高含税供货价及扣率，选择类型。2）若为代送合同，类型应选“直配”，并在分店信息栏中添加对应分店信息。3）确认后【保存】【复核】即可生效。【备注】1）2.5 客户管理 若要做配送、内批和直配、直内批业务，须在部门中指定相应部门为内部往来部门，在客

24、户档案中可以指定扣率和各分店是否为加盟店。管理客户基本档案，客户管理中主要包括了客户分类体系设立与客户档案建立。案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾难就要牢记这些意思合同管理使用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方式设定建立商品分类体

25、系建立商品信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册注意以上准备工作是使用合同管理使用手册 2.5.1 客户分类 对客户进行分类管理，可按行业、地区等进行划分。建立起客户分类后，用户可以将客户设置在最末级分类之下。用户继续单击【模块】中【客户分类管理】项，系统将弹出如图 2-34界面 图 2-34 提示:使用快捷键 Alt+M 和 Alt+L 也可进入供应商分类管理界面。【操作方法】如何新增客户分类信息 1）左边列表中选择一个客户分类。2）单击新增，即可增加一个新客户分类，该分类为所选分类下级分类。3）输入编码与名称完成后，确认单击保存按钮，否则单击

26、恢复或退出不保存。4）若要修改分类，在右边窗口选中并修改客户分类信息，保存 1）用鼠标单击所要修改客户分类。案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾难就要牢记这些意思合同管理使用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方式设定建立商品分类体系建

27、立商品信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册注意以上准备工作是使用合同管理使用手册 2.5.2 客户档案 建立客户档案主要是为企业批发销售、应收管理等服务。在填制销售发票等单据时都会用到客户档案，则必须在此建立客户档案。用户继续单击【模块】中【客户管理】项，系统将弹出如图 2-36界面 图 2-36【操作方法】1）在左边选定客户所属客户分类，单击新增。2）填制客户信息与往来信息，保存，客户名称和税号必需输入。3）若要修改，选中对应客户信息，修改确认后保存。【备注】客户编码：客户编码必须唯一，编码由系统自动产生，共五位流水码。客户名称：可以是汉字或

28、英文字母，不能为空和重复，供应商名称最多输入 40 个字符和 20 个汉字，建议字与字之间不要使用空格。助记码：根据客户名每个汉字拼音头一个字母称产生英文母，便于查询用，系统自动生成。联系人：输入与用户发生业务联系客户主要联系人姓名。联系地址：输入联系人住址。邮政编码：输入客户通讯地址所在邮政区域邮政编码。企业法人：输入客户企业法人代表名字。案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要

29、注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾难就要牢记这些意思合同管理使用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方式设定建立商品分类体系建立商品信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册注意以上准备工作是使用合同管理使用手册 E-MAIL：输入客户电子邮件地址，以便通过电子邮件与供应商联系。联系电话：输入客户联系电话号码。手机：输入客户联系人手机号码，以便通过无线寻呼方式联系客户。传呼：输入客户 BP 机号。传真：输入客户传真号码，以便通过传真与客户联系

30、。开户行：输入客户开户银行名称，如果客户开户银行多，在此输入该企业同用户之间最常用开户银行。银行账号：输入客户在其开户银行帐号，银行帐号对应开户银行内容，如果客户在某个开户银行中有多个帐号，在此输入该企业同用户之间最常用开户银行帐号。税号：输入客户工商登记税号。身份证号：输入法人代表身份证号。信用额度：依照客户在应收款项表现，输入客户信用额度。加点率：输入客户在一般情况下可以享受购货折扣率，可用于销售发票中折扣缺省扣率。停用：点选选框后，此客户不再参与任何业务。含下级分类：点选选项后，右面工作区显示左面分类列表当前分类下及其下属分类下中所有客户信息，不选此项则只显示当前分类中客户信息，而下级分

31、类中所包含客户信息不显示；系统默认为选中。结束语：案操作方法采购合同档案操作方法代送合同档案操作方法专柜合同档案操作方法合同商品明细操作流程客户管理客户分类操作方法客户档案操作方法结束语合同管理使用手册本手册图形符号约定表示系统中一个功能模块或者是一个馈提示信息提示信息以斜体显示注意表示在操作过程中所需要注意事项提示表示其后信息是为正确快捷操作所做提示警告如果你想避免灾难就要牢记这些意思合同管理使用手册第章应用准备在应用本系统前您必须准备做好如下基础设立商品编码生成方案单据数据精度设置供应商查询权限设定往来付款方式设定建立商品分类体系建立商品信息商品拆零与组包设定以上应用准备具体操作说明请参见基础档案使用手册与系统管理使用手册注意以上准备工作是使用