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1、中国石油华北油田公司体系文件非招标采购管理程序文件编号:CX/HBYT 1704-2022修改次数:0发行版本:F页 码:1/261范围本办法规定了华北油田公司、华北石油管理局有限公司(以下统称公司) 的工程、货物和服务项目非招标采购管理内容。本办法适用于公司各单位、机关各部门(以下统称项目单位)。天成实业集团有限公司按照国家法律法规、集团公司招标管理相关规 定,参照本程序文件自行制定本企业的招标制度。2术语及定义下列文件中的条款通过本程序的引用而成为本程序的条款。凡是注日期 的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用 于本程序。凡是不注日期的引用文件中,其最新版本适用
2、于本程序。2.1 非招标采购包括直接采购、谈判采购、询价采购和竞价采购。2.2 响应人是指参加采购活动,有意向为采购人提供工程、货物、服务的 法人或其他组织。2.3 评审小组是指在非招标采购中,由项目单位或采购实施单位组建的负 责按照采购文件规定与响应人进行谈判,对响应文件进行评审和比较、向采 购人推荐候选成交商的工作组。2.4 成交商是采购人根据评审小组推荐的候选成交商,确定被授予合同的 供应商、承包商、服务商。中国石油华北油田公司2022-03-22发布2022-03-22 实施公开组织开启响应文件的)1)邀请所有响应人派代表参加,响应人也可以自主决定不参加。2)采购实施单位按照采购文件规
3、定的程序开启响应文件,并宣读响应 人名称以及响应报价等内容。3)采购实施单位将开启的响应文件提交评审小组评审。6.4.12 评审小组由项目单位或采购实施单位负责组建,成员为3人及以上 单数,其中项目单位代表不得超过成员总数的三分之一,技术、经济、法律 等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评审专家应当通过中国石油电 子招标投标交易平台,从集团公司(股份公司)评标专家库中随机抽取。评 审专家的抽取规则、方式方法同招标管理办法规定。6.4.13 存在下列情形之一的非招标采购项目,可由项目单位在直接指定评 审专家,但同一个三级单位的评审专家不得超过成员总数的三分之一。1)集团公司(股份公司)、油田
4、公司关联交易、战略合作和优势目录 有明确规定的;1.1.1 司内部市场的;1.1.2 团公司(股份公司)所属企业采购的;1.1.3 险项目、按规定保密项目、国家或政府有特殊要求及行业垄 断专营的特殊业务项目。1.1.14 采购评审1)询价采购要求响应人一次报出不得更改的价格,评审小组不得与响 应人就实质性内容进行谈判;竞价采购要求响应人按照采购文件规定的竞价 因素和竞价规则进行竞价,评审小组不得与响应人就其他实质性内容进行磋 商;谈判采购由评审小组与响应人就报价、商务技术等内容进行谈判,谈判 过程中允许响应人补充相关资料,谈判记录和相关资料作为响应文件的组成 部分。2)在谈判采购中,评审小组所
5、有成员集中与响应人分别进行谈判,并 给予所有响应人平等的谈判机会,谈判记录须经响应人代表确认。谈判的任 何一方不得透露与谈判有关的其他响应人的技术资料、价格和其他信息。3)在谈判、询价和竞价采购过程中,出现下列情形之一的,评审小组 应当宣告采购失败:响应人均不符合项目规定资格条件的;最终响应均不能 满足项目实质需求或附有采购人不能接受条件的;出现影响采购公正的违 法、违规行为的。4)评审小组应当根据评审记录和评审结果编写评审报告,其主要内容 包括:邀请企业参加采购活动的具体方式和相关情况,以及参加采购活动的 响应人名单;评审日期和地点;评审小组成员名单;评审情况记录和说明, 包括对响应人的资格
6、审查情况、响应文件评审情况、无效响应文件情况说明、 谈判情况、报价情况等;有效响应人排序;候选成交商名单;经项目单位授 权确定的成交商。5)评审小组成员对需要共同认定的事项存在争议的,应当按照少数服 从多数的原则作出结论。评审报告由评审小组全体成员签字认可,持不同意 见的评审小组成员应当在评审报告上签署不同意见及理由,否则视为同意评 审报告。6)评审现场工作人员应要求评审小组成员严格按照评审纪律和评审标 准进行评审,并对评审资料进行形式复核,发现问题及时告知评审小组进行 必要的修改和完善,评审小组未予修改的,现场工作人员应当予以记录并报 告公司招标管理部门。形式复核内容一般包括:评审报告内容以
7、及所附文件、表格是否完整、 清晰;评审小组成员签字是否齐全;报告和评分表格等涂改处是否有小签,评分是否超出标准分值范围,报价和评分计算是否有算术错误;推荐的候选 成交商数量是否符合采购文件规定。7)采购项目评审结束后,采购实施单位应当对违反评审纪律或履职不 到位的评审专家进行考评,并将考评结果报公司招标管理部门。1.1.15 项目单位根据候选成交商名单确定成交商,项目单位也可以授权评 审小组直接确定成交商。项目单位授权评审小组直接确定成交商的,采购结 果无需报审。1.1.16 项目单位必须严格执行采购结果,合同的主要条款应当与成交商的 响应文件和书面承诺一致,不得订立背离合同实质性内容的其他协
8、议。1.1.17 采购人确定的成交商放弃成交,或者采购文件规定应当提交履约保 证金而在规定的期限内未能提交,或者被查实存在影响采购结果的违法行为 等情形,不符合成交条件的,可以按照排序依次确定其他候选成交商为成交 商,项目单位也可以重新采购。启用其他候选成交商的,由项目单位做出书 面决定,由原成交通知书发出单位重新发成交通知书。项目单位应按照采购 文件及合同条款约定追究原成交商的相关责任,因不可抗力原因放弃成交的 除外。1.1.18 项目单位负责响应本单位采购项目供应商、承包商和服务商市场准 入的推荐。推荐前,项目单位可对所推荐的供应商、承包商和服务商进行实 地考察。根据考察情况,书面出具推荐
9、或不予推荐的理由。1.1.19 非招标采购项目的变更、退回、中止、终止1)对于已委托采购实施单位的采购项目,项目单位由于不可预见或其 他原因需变更、退回、中止或终止的,项目单位应及时以【项目变更通知单】 形式书面通知采购实施单位。2)对于已委托采购实施单位的采购项目,项目实施中无合格响应人或谈判失败的,采购实施程序符合规定,且采购文件中没有不合理条款,经采 购实施单位分析无法继续完成采购的,应向项目单位以【项目变更通知单】 形式提出,经项目单位领导审批后退回项目单位。退回的项目由项目单位经 充分的市场调研后自行选择合适的采购方式。3)如项目单位与招标实施单位对采购项目的变更、退回、中止或终止
10、存在异议,经双方协商后未能达成一致,由公司招标管理部门组织认定。6.5 评审专家的管理6.5.1 评审专家的入库条件和管理同招标管理办法规定。6.5.2 采购实施单位应当向参加评审工作的专家支付劳务报酬,评审费发放 标准及相关要求按招标管理办法相关规定执行。6.5.3 评审专家参与项目评审应当履行以下职责:1)遵纪守法,客观、公正、廉洁地履行职责;2)根据采购文件的规定参与谈判并对响应文件进行独立评审,对个人 的评审意见承担责任;3)参加采购异议与申诉等问题的处理;4)向有关部门反映采购项目评审中的问题,提出意见和建议。6.6 异议与申诉处理6.6.1 响应人或者其他利害关系人认为采购活动中存
11、在不合法或违反民事 活动中平等自愿、公平诚信原则情形的,可以提出异议、复议、申诉。6.6.2 项目单位自行组织的项目,异议向采购实施部门提出,复议向采购实施单位 的采购管理委员会提出,申诉向公司公司招标管理部门提出;招标中心组织 实施的项目,异议向招标中心提出,复议向公司公司招标管理部门提出,申 诉向公司采购管理委员会提出。6.6.3 响应人或者其他利害关系人应按照先异议、再复议、最后申诉的程序以书面的方式提出合理诉求,不可逾越程序进行复议或申诉。6.6.4 对采购文件有异议的,应当在提交响应文件截止时间1日前提出;对 采购结果有异议的,应当在结果公布1日内提出。异议应当以书面实名的方 式提出
12、,并附相关证明材料。采购实施单位应当自收到异议之日起3日内作 出书面回复,正式答复前应当暂停采购活动。6.6.5 非招标采购项目的复议、申诉要求及处理同招标管理办法中异议 和申诉的相关规定。6.7 非招标采购资料管理和归档6.7.1 非招标采购资料归档按照“谁立项采购、谁立卷归档”的原则进行, 项目单位、采购实施单位应当加强采购实施过程中形成的各种文件资料(含 电子文档)的管理,并按有关规定做好保密和归档工作。6.7.2 存档资料主要包括:非招标采购事项报审表、非招标采购文件、响应 文件及其他资料、评审报告及记录表单、成交通知书。6.7.3 非招标采购资料存档期限执行档案业务规范管理办法建设项
13、目 档案管理办法规定。6.8 监督与责任6.8.1 公司非招标采购实行由采购管理、监察、审计、法律和相关业务部门 共同参与、协同监督的机制。6.8.2 公司招标管理部门及相关监督部门对公司的非招标采购工作进行全 流程监督、检查。6.8.3 项目单位、采购实施单位、评审小组、招标管理部门及各级管理人员、 工作人员在采购过程中出现干扰评审、与响应人串通等违法违规行为的,严 格依照国家和集团公司(股份公司)、油田公司相关规定追究责任。6.8.4 响应人存在提供虚假材料、诬告、恐吓威胁采购组织人员、评审专家等失信行为的,一经查实,依据公司交易对象失信行为管理办法有关规 定进行处理。6.9 使用中国石油
14、电子采购系统实施线上寻源非招标采购的,操作程序执 行集团公司(股份公司)有关规定和系统设定的内置规则。7相关文件7.1 CX/HBYT 1703-2022招标管理程序7.2 CX/HBYT 1705-2021交易对象失信行为管理程序7.3 ZY/HBYT 010501-2021档案业务规范管理办法7.4 ZY/HBYT 010502-2021建设项目档案管理办法 8记录8.1 【非招标采购项目委托表】(附录B)8.2 【非招标采购方案审批表】(附录C)8.3 【非招标采购方案】(附录D)8.4 【项目变更通知单】(附录E)(以上记录表格由公司招标管理部门部设置,项目单位和实施单位使用并保存,
15、保存期10年) 9附录9.1 【直接采购实施流程图】(附录A-1)9.2 【谈判采购实施流程图】(附录A-2)9.3 【询价采购实施流程图】(附录A-3)9.4 【竞价采购实施流程图】(附录A-4)编写部门:公司招标管理部门 编写人:宋志峰李博鹏 审核人:黄金审查人:孙学信 审批人:朱庆忠2.5 直接采购是采购人无需组织谈判评审,采购对象按照采购方案或采购 文件响应后,双方签订合同的采购方式。2.6 谈判采购是评审小组与响应人进行一轮或多轮(原则上不超过3轮) 谈判并对其提交的响应文件进行评审,采购人根据最终谈判结果及其审结 论,确定成交商的采购方式。2.7 询价采购是评审小组对响应人按照采购
16、文件规定的规则和时间一次递 交的响应文件进行评审,采购人根据评审小组的评审结果,确定成交商的采 购方式。2.8 竞价采购是评审小组对响应人按照采购文件规定的规则和时限多次提 交的竞价内容进行评价排序,采购人根据评审小组的评审结果,确定成交商 的采购方式。2.9 公司内部市场项目是指公司所属上市单位之间、未上市单位之间进行 经济交易的项目。2.10 可不招标项目是指属于公司规定应进行招标,但符合可不招标情形规 定的项目。3风险3.1 采购方案、采购文件中资格条件设置不合理、技术要求带有倾向性, 影响公平竞争,存在违法违规甚至舞弊的风险。3.2 非招标采购组织不规范或评审不严谨,违反公正原则,存在
17、法律风险。4职责4.1 公司成立采购管理委员会,其成员构成同招标管理委员会,主要职责:4.1.1 负责审议公司非招标采购管理模式和运行机制;4.1.2 负责审议公司重大非招标采购事项;4.1.3 负责处理公司非招标采购项目重大申诉争议。4.2 采购管理委员会下设办公室,办公室设在公司招标管理部门。公司招 标管理部门统一管理公司的非招标采购工作,主要职责:4.2.1 负责贯彻落实国家相关法律法规和集团公司(股份公司)非招标采购 管理规章制度,组织制定公司非招标采购管理办法;4.2.2 负责采购管理委员会的日常工作;4.2.3 负责需上报集团公司(股份公司)或专业公司审批或备案非招标采购 方案的上
18、报;4.2.4 指导、监督、检查公司非招标采购工作;425负责管理权限内非招标采购项目复议和申诉的处理;4.2.6 协调解决公司非招标采购管理中的有关问题。4.3 计划管理部门负责投资管理权限内项目投资计划的审查和提前采购项 目的批复。4.4 财务管理部门负责成本费用列支采购项目财务预算的审查。4.5 市场管理部门负责确定采购项目供应商、承包商、服务商应具备的资 格条件。4.6 招标中心主要职责:4.6.1 负责贯彻落实国家相关法律法规,贯彻落实集团公司(股份公司)及 油田公司制定的非招标采购管理各项规章制度;4.6.2 负责公司统购物资非招标项目和受托项目招标失败转谈判的组织实 施;463负
19、责公司机关部门非招标采购项目的组织实施(直接采购项目除外);4.6.4 负责公司二级单位三类非招标采购项目的组织实施(直接采购项目除 外);4.6.5 负责解决或配合解决所承担非招标采购项目实施和执行中出现的问题。4.7 项目单位主要职责:4.7.1 负责提出或组织编制本单位项目的采购需求或采购方案;4.7.2 负责本单位非招标采购方案和采购结果的审批;4.7.3 负责本单位四类及以下工程、服务项目,以及下放物资非招标项目的 组织实施(不包含公司机关部门)。4.7.4 负责本单位直接采购项目的组织实施。4.7.5 负责公司授权框架协议集约谈判采购项目方案的编制及项目的委托。5管理工作流程图5.
20、1 【直接采购实施流程图】(附录A-1)5.2 【谈判采购实施流程图】(附录A-2)5.3 【询价采购实施流程图】(附录A-3)5.4 【竞价采购实施流程图】(附录A-4)6管理内容6.1 管理原则:依法合规、风险可控、高效快捷、竞争充分。6.2 非招标采购的范围6.2.1 不属于公司规定必须招标的工程、货物或服务项目;6.2.2 符合公司规定且审批通过的工程、货物或服务可不招标项目;6.2.3 经两次公开招标失败后转谈判的项目,邀请招标失败后经审批转谈判 的项目;6.2.4 其他非招标采购项目。6.3 非招标采购的适用情形6.3.1 直接采购的适用情形:采购标的市场价格明确,不能通过谈判获得
21、更 优的采购价格,且受地域、技术或制度框架限制可供选择的谈判对象仅有一家。6.3.2 谈判采购的适用情形1)采购人不能准确地提出采购项目需求及其技术要求,需要与响应人 谈判后研究确定的;2)采购需求和技术要求明确,但需要与响应人就合同价款、商务条款、 技术条款或实施方案等相关事宜进行磋商的;3)适用于谈判采购的其他情形。6.3.3 询价采购的适用情形:通常适用于采购人可准确提出采购需求和技术 要求,价格透明、市场竞争比较充分,以价格竞争为主,由响应人一次性报 价的采购项目。6.3.4 竞价采购的适用情形:通常适用于技术参数明确、完整,规格标准基 本统一、通用,市场价格差异较大的采购项目。6.4
22、 非招标采购的实施6.4.1 非招标项目的委托1)公司统购物资非招标项目,由项目单位填写【非招标项目委托表】, 经单位主管领导审批后,委托招标中心组织实施。2)公司机关部门的工程、服务和下放物资非招标项目,由项目单位填 写【非招标项目委托表】,经单位主管领导审核,公司招标管理部门审批后, 委托招标中心组织实施。3)公司二级单位的工程、服务和下放物资三类及以上非招标项目由项 目单位填写【非招标项目委托表】,经单位主管领导审批后,委托招标中心 组织实施。4)招标失败转谈判项目由原招标实施单位组织实施,无需重新委托。5)直接采购项目和其他非招标项目由项目单位自行组织实施。6.4.2 非招标采购方案1
23、)项目单位是采购项目责任主体,委托招标中心组织实施的项目应编 制采购方案。技术特别复杂或重大项目,项目单位应与采购实施单位和专业 技术部门充分结合。2)采购方案应当说明采购项目依据、标的物及数量、技术要求或技术 方案、估算金额、拟采用的采购方式和理由、邀请方式和理由、华北油田市 场准入范围内所有符合资格条件的企业(集团公司或股份公司、油田公司已 经定商项目入围范围内的所有企业)和联系方式、评审办法、成交原则、评 审小组组建方案等。3)采购方案经项目单位主管领导审批后方可实施采购。公司组织的工 程、货物和服务集中采购项目,由公司专业部门或指定单位编制采购方案, 经公司招标管理部门审批后实施。4)
24、采购实施单位依照国家相关法律法规、集团公司(股份公司)、油 田公司规定确需修改方案实质内容的,应书面告知项目单位进行必要的修改 和完善。6.4.3 非招标采购文件1)采购实施单位编制采购文件时,应使用现行有效国家、集团公司(股 份公司)、油田公司发布的标准。2)响应人基本资格要求:关键设备、产品的采购项目,响应人应是制 造商或其代理商;二级物资集中采购项目,应合理划分标包,原则上优先选 择制造商;集团公司(股份公司)对资质有要求的项目,响应人必须取得相 应的资质。3)采购文件中要求响应人必须做出“不存在拖欠农民工工资”和“优先支付农民工工资”的承诺。4)采购文件中可规定响应文件的格式,但响应文
25、件的格式应当简洁实 用,主要内容包括响应函、报价单等。5)非招标采购项目主要的评审方法包括最低价法和综合评分法。上述 评审方法不适用单方谈判项目,单方谈判项目在编写方案和采购文件,只需 明确成交原则。最低价法:是在响应文件满足采购文件实质性要求的前提下,按照经评 审的价格由低到高的顺序确定响应人优先次序的评审方法。最低价法适用于 技术、服务等标准统一的货物和服务项目,以及具有通用技术、性能标准或 者采购人对其技术、性能标准没有特殊要求的工程项目。综合评分法:是在响应文件满足采购文件实质性要求的前提下,按照采 购文件中规定的各项评价因素和方法对响应文件进行评分后,依据综合得分 由高到低的顺序确定
26、响应人优先次序的评审方法。综合评分法通常适用于技 术、服务复杂的采购项目。6.4.4 非招标采购项目在完成采购文件的编制和审核后,应在中国石油招标 投标网上发布采购公告,邀请不特定的企业参加公司采购活动。但存在以下 情形之一的项目,无需发布采购公告。1)属于采购人控股或者实际控制企业,且依法有资格能力提供相关货 物、工程或服务的;2)为保证采购项目与原采购项目技术功能一致或者配套的要求,需继 续从原企业处采购的;3)集团公司(股份公司)、油田公司关联交易、战略合作和优势目录 有明确规定的;4)属于公司内部市场的;5)集团公司(股份公司)、油田公司已经定商并在有效期内的;6)应急抢险项目、按规定
27、保密项目、国家或政府有特殊要求及行业垄 断专营的特殊业务项目;7)招标失败转谈判的;8)按规定审批通过的可不招标项目;9)直接采购项目;10)国家、集团公司(股份公司)或油田公司有特殊要求不宜公开采购 的。6.4.5 采用公告方式和线上寻源方式实施的采购(含谈判、询价、竞价)项 目,按照既定的方式完成采购后,成交商持成交通知书及其他相关材料 办理公司市场准入。其他方式实施的非招标采购项目,受邀企业需要经公司 市场管理部门资格预审后,再按照既定的方式进行采购,完成采购后成交商 持成交通知书及其他相关材料办理公司市场准入。6.4.6 询价和竞价采购项目,采购人或采购实施单位应当向不少于3家符合 项
28、目资格条件的企业发出邀请。6.4.7 非招标采购实施程序1)直接采购的实施程序编制发出采购方案或采购文件;组织踏勘现场(按需要);采购文件(方 案)的澄清或修改(按需要);接收响应文件;发出成交通知书。2)谈判采购实施程序编制采购文件;发布采购公告或发出采购邀请书;发售采购文件;组织 踏勘现场(按需要);采购文件澄清或修改(按需要);组建评审小组;接 收响应文件;开启响应文件;谈判及评审;确定成交商;发出成交通知书。3)询价采购实施程序编制采购文件;发布采购公告或发出采购邀请书;发售采购文件;组织踏勘现场(按需要);采购文件澄清或修改(按需要);组建评审小组;接 收响应文件;开启响应文件;组织
29、评审;确定成交商;发出成交通知书。4)竞价采购实施程序编制采购文件;发布采购公告或发出采购邀请书;发售采购文件;组织 踏勘现场(按需要);采购文件澄清或修改(按需要);组建评审小组;接 收资格申请文件;竞价及评审;确定成交商;发出成交通知书。6.4.8 非招标采购实施时间1)采购实施单位应当按照采购公告的规定发售采购文件,采购文件的 发售期不得少于3日。2)采购实施单位应当合理确定提交响应文件的时间,自采购文件停止 发售之日起不得少于3日;对于不涉及编制技术方案的经常性项目,可适当 缩短响应文件的提交时间,最短不少于1日。项目单位或采购实施单位可以对已发出的采购文件进行必要的澄清或 者修改。澄清或者修改的内容可能影响响应文件编制的,应当顺延提交响应 文件的截止时间。3)响应文件评审结束后,采购实施单位当场宣布评审结果。4)直接采购项目不受上述时间限制。6.4.9 涉及紧急抢险救灾的采购项目,项目单位可先实施采购后补办相关手 续。6.4.10 接收响应文件1)采购实施单位应安排专人在采购文件规定的时间和地点接收响应文 件,记录响应文件送达时间以及其他状况。2)采购实施单位应拒收逾期送达或未送达指定地点的响应文件。6.4.11 开启响应文件(适用谈判采购和询价采购,且采购文件中明确规定
限制150内