公司文件档案管理制度9篇.docx

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1、公司文件档案管理制度9篇 物业公司文件档案治理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司治理制度:公司运营、行政、财务、业务治理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事构造、录用考核文件、薪资构造、薪资表、奖金规划及安排记录、奖惩记录、保险规划及记录劳动合同等6.公司经营策略规划:客户需求分析

2、、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施规划等7.公司客户名册:客户名册、效劳合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外效劳的内部治理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户效劳文件:效劳过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户效劳资料及公司各种效劳文本、方案、筹划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、参谋效劳理论、方法、同业效劳成果、各类行业资料、公司由政府主管部门猎取及购置的政策法规、公司各

3、类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购置、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 【第2篇】公司文件及档案治理制度（7） 公司文件及档案治理制度(七) 第一章总则 第一条为加强对公司各类文件、档案的标准治理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营治理效劳,特制订本制度。 其次条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、治理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。

4、第三条本制度适用于公司各部门。 其次章根本原则及治理范围 第四条档案工作的根本原则:集中统一治理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。 第五条依据公司现阶段治理特点制定本制度,治理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的详细治理方法,公司行政人事部具有监视和指导的责任。 第三章治理机构及主要职责 第六条治理模式 公司行政人事部是公司系统档案工作的主要治理部门,实行总经理直管模式,即公司档案治理人员的工作内容、业务治理和考核等工作均由公司总经理直线治理。 第七条治理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。 一、综合类档案主要包括:

5、行政文书、治理监察、经营治理、营销筹划、规划治理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案; 二、技术类档案主要包括:各工程工程的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程治理性材料、工程工程合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。 第八条重要档案根本治理要求 合同造价部、招投标选购部、总工室、工程部和营销筹划部等专业性很强的部门必需设置特地的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门依据治理需要设兼职档案治理员。 第九条档案治理部门(行政人事部)主要职责 一、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统

6、全宗编号原则和档案分类体系; 二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和供应利用工作,加强档案工作标准化、标准化建立; 三、监视落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积存、整理和归档工作; 四、维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和爱护工作; 五、推行公司系统档案治理系统信息化建立。 第四章档案的归档、立卷和移交 第十条档案归档范围及归档时间 一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必需根据规定,向公司行政人事部移交,集中治理,任何个人不得据为己有、拒绝移交; 二、必需严格根据归档时间进展归档。如无正值理由延迟归档者,将对相关人员进展失职问责。 第十一条归档要求 一、归

7、档专业技术要求 (一)归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处; (二)归档的文件材料应对比归档范围完整、精确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整; (三)文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合标准。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存; (四)声像类、实物类档案要清楚完整,符合有关标准和标准,并按归档要求供应拍摄内容、时间、背景、等信息。 二、相关工作要求 (一)如因工作需要不能准时归档的,应主动向公司行政人事部

8、备案,并安排专人妥当保存,待使用完毕后马上归档; (二)原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项缘由导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严厉处理; (三)新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必需将上述内容的原件存公司行政人事部。 第十二条档案立卷 一、立卷原则 综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册; 二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该工程开发报建工作完成后马上开头

9、立卷,该工程工程完工后45天内完成组卷工作; 三、各部门专兼职资料治理员应注意日常收集和整理,根据归档范围催促部门人员准时归档,并做好档案预立卷工作。 第十三条档案移交 一、档案对外移交要求:根据政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。 二、公司内部移交要求: (一)行政人事部接收档案时,应依据移交名目,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要认真核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一) (二)全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理

10、均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的全部记录均须存档。 三、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必需清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。 四、电子档案治理(略) 第五章档案的利用 第十四条档案借阅根本程序 仅在档案室查阅一般数据和信息,办理一般登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅治理权限呈公司总经理签字同意,且必需在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二) 第十五条档案借阅事项规定 一、借阅档案必需按时归还,并准时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三) 二、借阅档案最长应在7个工

11、作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批; 三、借阅者必需保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记; 四、严格遵守保密制度,妥当保管所借档案,做到不丧失不泄密; 五、涉及依据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批 ,各档案室即可办理; 六、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报公司总经理签字同意; 七、节假日前和工作发生变动时,必需准时归还档案; 八、借阅的档案,一旦发生损坏、丧失或失密,应马上向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理; 九、密级档案材料和

12、已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经公司总经理同意方可借出; 十、外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,由相关部门人员带着方可借阅; 十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件供应利用。 第十六条档案资料借阅规定 一、公司绝密类的档案一律不得复制; 二、复印完毕须注明用途,依据状况加盖“再复印无效”印章。 第十七条档案密级确定与治理 公司档案密级分为绝密、机密和隐秘三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下: 一、未经具备相应治理权限的领导批准,不得复制和摘抄; 二、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅; 三、属于公司隐秘的文件

13、、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必需由专人负责执行,采纳电脑技术存取、处理、传递的公司隐秘由各部门负责保密; 四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁; 五、档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发觉失密、窃密状况,应准时报告公司总经理,查明状况严厉处理; 六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司隐秘,不准在公共场所谈论公司隐秘,不准通过其他方式传递公司隐秘; 七、档案属以下状况之一者,不与开放利用: (一)涉及公司商业机密; (二)涉及公司专利或技术隐秘; (三)涉及公司员工个人隐私; (四)档案形成部门规定限制使用。 第

14、十八条档案统计 公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等状况进展统计。统计工作必需做到实事求是,照实反映状况,务必确保供应的数据精确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五) 第六章档案的保管和鉴定 第十九条档案室设置及治理规定 一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室安全。档案室由专人治理,无关人员一律不许进入档案室。档案治理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案安全; 二、档案室应根据“十防”进展治理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥当保管好各类档案,并定期

15、检查、通风; 三、档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾; 四、定期对档案室进展检查,每半年进展一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏状况等做好记录,发觉问题准时实行措施。 其次十条档案鉴定与销毁流程 档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。 一、档案鉴定要求 (一)经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应连续保存至次年再进展鉴定; (二)技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见; (三)鉴定小组不能单纯地从保管期限、年月或名称判别其价值,要从公司利用的角度

16、综合衡量后提出存、毁意见。 二、档案销毁规定 (一)经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥当安排,不得作其它用途或当作废纸出售; (二)销毁档案须有至少两名监销人。监销人应仔细复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字; (三)档案室应准时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长期保存。 其次十一条档案保管期限 档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案详细保管期限见相关文件治理规定。 第七章奖惩规定 其次十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案治理工作

17、进展全面检查,对于在档案治理过程中做出成绩和奉献,或者进步特别突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,赐予相应表彰和嘉奖。 其次十三条罚则 一、工作不负责任,未仔细贯彻执行公司及档案治理工作要求,导致档案治理工作混乱,依据实地检查状况,对于档案治理人员赐予相应行政和经济处分。 (一)档案保管期限内,档案严峻缺失,或因治理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等; (二)未依据公司统一制度规定制定档案治理细则,导致工作流程不清楚,关键环节工作失控等; (三)未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案治理人员擅自外借档案材料等; (四)未根据公司统一全宗编号规定编排

18、名目,立卷归档不准时,且名目与内容严峻不符等; (五)未组织专兼职档案资料治理人员培训学习,导致公司整体治理水平偏低,各项检查严峻不达标等; (六)专兼职治理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求治理本部门的档案资料,经检查治理混乱等。 二、因治理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等状况,公司将依据情节严峻性赐予相应处分。 第八章附则 其次十四条本制度自印发之日起执行。 附表:一、档案移交登记表 二、档案查询审批表 三、档案借阅审批表 四、公司密级事项划分表 【第3篇】公司文件档案治理制度 1.目的 为提高公司文件处理工

19、作的效率和质量,使之标准化、科学化、制度化,结合公司实际工作状况,特制定本制度。 2.范围 公司在筹备、成立、生产、治理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。 3.内容 3.1公司以下主要安全生产资料应进展档案治理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供给商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。 3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中治理，任何人不得拒绝归档。

20、3.3归档文件材料必需齐全、完整、精确、系统、签署完备。 3.4归档文件材料必需精确地反映企业生产、基建和生产治理等各项活动的真实内容和历史面貌。 3.5归档文件材料必需层次清楚，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。 3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。 3.7归档的文件材料必需为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。 3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档

21、。 3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必需优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不坚固的书写材料。书写工整、图像、字迹清楚。 3.12归档范围及保管期限 3.13归档时间： （1）治理性文件材料一般应在办理完毕后的其次年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。 （2）凡专项工程、专题工程等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及工程负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。 （3）外购设备仪器或引进工程的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 （4）工程工程在竣工验收后三个月内接收归档。 （5）每

22、年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。 （6）电子文件规律归档实时进展，物理归档应与纸质文件归档时间全都。 （7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。 （8）声像档案在每次活动完毕后整理归档。 （9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议完毕后归档。 （10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。 （11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。 （12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。 （13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。 3.14档案查（借）阅制度 档案借阅是行

23、政部的日常业务工作，是档案更好地为生产供应利用效劳的根本形式，为做好档案治理工作，特制订如下制度： （1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容依据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。 （2）本公司有关人员如有实际状况必需借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。 （3）借阅档案者应爱惜档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清晰，如发觉遗失或损坏，应准时反映给主管领导。 （4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准前方可借阅，只限在本室查阅，一律不

24、外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核前方能带出。 （5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。 3.15档案的保密制度 （1）凡属密级档案，必需正确地标明密级，并妥当存放。 （2）非综合行政部人员不得任凭进入行政部，行政部门窗及箱柜应准时关锁。 （3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。 （4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。 （5）查阅人员对档案内容担当保密义务，违反规定造成后果者必需追究责任。 （6）档案人员要忠于职守，仔细执行各项保密制度。 （7）定期对保密档案保

25、管状况进展检查，发觉问题准时处理。 3.16行政部治理制度 （1）档案存入检查： 1）档案出入行政部要清点、登记。 2）定期对档案保管状况进展全面检查，做好记录，发觉问题要实行积极有效措施，保证档案的安全。 （2）行政部治理： 1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。 2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。 3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采纳白炽灯且照度不超过100lx。 4）避开光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。 5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必需配备适合档案用的消防器材并制止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。 8）行政部须做到八

26、防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。 9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成状况的精确、准时、科学的统计工作。 10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。 3.17档案鉴定、销毁制度 （1）依据档案法中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。 （2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。 （3）从档案的内容、来源、时间、牢靠程度、名称等方面监别档案的价值。 （4）档案通过鉴定，要求保管期精确，案卷质量到达规定标准。假如鉴定中发觉档案不精确，不完整，应准时责成有关部门修改、补

27、充。 （5）销毁档案必需严格把握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。 3.18档案工作人员岗位职责 （1）仔细学习贯彻执行档案法和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好效劳。 （2）负责治理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。 （3）积极做好档案的效劳利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，准时精确地供应利用。 （4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

28、 （5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。 （6）负责对本部门档案工作进展监视、检查和指导。 【第4篇】某公司文件和档案治理制度 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司设立文件档案治理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案治理工作到达标准化、制度化、标准化的要求，并逐步实现电子信息化治理。 二、但凡公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本

29、公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、治理工作，确保资料完整。 四、档案治理员要对公司安全生产相关文件资料特地建档。进展治理。 五、立卷应依据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要状况，以便于保管和利用。 六、文件资料档案的保管、查阅。 1、全部档案必需入框上架，科学排列，便于查找，避开暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持干净卫生，仔细做好文件档案“八防”工作，特殊是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、常常核对文件档案资料，发觉问题准时处理、报

30、告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必需持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司全部档案一律不允许外借。不管是谁查阅、复印档案，公司档案治理员都必需照实进展登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。 八、对于公司机密文件及档案的治理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。 九、本公司的文件及档案包括：安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品选购发放记录、危急源治理台帐、安全生产

31、检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备治理记录、外来施工队伍安全治理记录、安全设备设施治理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建工程“三同时”、风险评价信息、职业安康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。 【第5篇】某物业公司文件档案治理制度格式怎样的 物业公司文件档案治理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登

32、记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司治理制度:公司运营、行政、财务、业务治理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事构造、录用考核文件、薪资构造、薪资表、奖金规划及安排记录、奖惩记录、保险规划及记录劳动合同等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施规划等7.公司客户名册:客户名册、效劳合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外效劳的内部治理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户效劳文件:效劳过程中与

33、客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户效劳资料及公司各种效劳文本、方案、筹划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、参谋效劳理论、方法、同业效劳成果、各类行业资料、公司由政府主管部门猎取及购置的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购置、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 【第6篇】某物业公司文件档案治理制度 物业公

34、司文件档案治理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式 公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等 2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等 3.公司治理制度:公司运营、行政、财务、业务治理制度、文本、流程 4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事构造、录用考核文件、薪资构造、薪资表、奖金规划及安排记录、奖惩记录、保险规划及记录劳动合同等 6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分

35、析、营销策略、公关网络、实施规划等 7.公司客户名册:客户名册、效劳合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等 8.公司业务文件:公司各项对外效劳的内部治理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等 9.公司客户效劳文件:效劳过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应之资料等 10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户效劳资料及公司各种效劳文本、方案、筹划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、参谋效劳理论、方法、同业效劳成果、各类行业资料、公司由政府主管部门猎取及购置的政策法规、公司各类剪报等 12

36、.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购置、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 【第7篇】某某公司文件档案治理制度 某公司文件、档案治理制度 第一章 文件治理制度 第一条 本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与掌握。 其次条 公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合治理部统一办理,综合治理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档治理。 第三条 各部门指定专人负责公

37、司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿。 第四条 公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、打算、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。 第五条 以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要打算,发文字号为:公司发年号第号。 第六条 公司内部行文及对外发文,必需使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。 第七条 发文卡、文件底稿、正文由文件治理员留存登记后,方可盖章行文。 第八条 打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。 第九条 制发文件涉及到多部门时

38、,由主办部门与有关部门协商会签。 第十条 综合治理部对传阅的文件要准时收回处理。 第十一条 公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要准时叫中和治理部归档。 其次章 档案治理制度 第十二条 公司的档案工作根本原则是:集中治理与分散治理相结合,以集中治理为主。即公司档案由综合治理部集中统一治理,有关部门分类治理相关档案,以便准时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料准时归档。 第十三条 公司综合治理部设特地档案工作,负责治理公司的全部文书、科技材料等档案,进展收集、整理、立卷、鉴定、保管。 第十四条 归档资料包括

39、: 1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同; 2、公司会议记录、纪要、打算; 3、公司制订的规划、统计、预算、决算、工作总结; 4、会议形成的领导讲话、文件; 5、公司对外沟通的文件、协议、报告等; 6、公司各部门的发文; 7、其它具有保存价值的文件、材料。 8、外单位发给各部门的抄送信件; 9、公司营业执照、税务登记证等重要文件; 10、要的科技文件、技术资料、方案。 第十五条 档案的借阅 1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,不能带出,必需带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合治理部负责人批准。 2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、

40、涂改、不经允许不得复印档案。 3、文件复制需经综合治理部负责人批准。 【第8篇】公司文件及档案治理制度 公司文件及档案治理制度 (七)第一章总则 第一条为加强对公司各类文件、档案的标准治理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营治理效劳,特制订本制度。 其次条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、治理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。 第三条本制度适用于公司各部门。其次章根本原则及治理范围 第四条档案工作的根本原则:集中统一治理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。 第五

41、条依据公司现阶段治理特点制定本制度,治理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的详细治理方法,公司行政人事部具有监视和指导的责任。第三章治理机构及主要职责 第六条治理模式公司行政人事部是公司系统档案工作的主要治理部门,实行总经理直管模式,即公司档案治理人员的工作内容、业务治理和考核等工作均由公司总经理直线治理。 第七条治理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。 一、综合类档案主要包括:行政文书、治理监察、经营治理、营销筹划、规划治理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案; 二、技术类档案主要包括:各工程工程的开发报建、招投标和预决算档案,

42、以及工程治理性材料、工程工程合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。 第八条重要档案根本治理要求合同造价部、招投标选购部、总工室、工程部和营销筹划部等专业性很强的部门必需设置特地的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门依据治理需要设兼职档案治理员。 第九条档案治理部门(行政人事部)主要职责 一、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系; 二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和供应利用工作,加强档案工作标准化、标准化建立; 三、监视落实同步归档制度,指

43、导各部门文件材料的收集、积存、整理和归档工作; 四、维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和爱护工作; 五、推行公司系统档案治理系统信息化建立。第四章档案的归档、立卷和移交 第十条档案归档范围及归档时间 一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必需根据规定,向公司行政人事部移交,集中治理,任何个人不得据为己有、拒绝移交; 二、必需严格根据归档时间进展归档。如无正值理由延迟归档者,将对相关人员进展失职问责。 第十一条归档要求 一、归档专业技术要求 (一)归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处; (二)归档的文件材料应对比归档范围完整、精确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整; (三)文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合标准。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存; (四)声像类、实物类档案要清楚完整,符合有关标准和标准,并按归档要求供应拍摄内容、时间、背景、等信息。 二、相关工作要求 (一)如因工作需要不能准时归档的,应主动向公司行政人事部备案,并安排专人妥当保存,待使用完毕后马上归档;