公司文件档案管理制度篇.docx

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1、 公司文件档案管理制度3篇公司文件档案治理制度1 一、目的 为了对人事档案进展妥当保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，标准人事档案的治理，特制定本制度。 二、范围 本制度适用于对公司人事档案的执行治理。 三、职责 3.1人力资源部人事治理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。 3.2人事档案治理：集团公司人事治理课（宁波地区）负责本地区全部分公司、直属部门的人事档案治理工作。外地分公司的员工人事档案治理由当地人事治理部门负责治理工作。 3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监视各部门、分公司的人事档案治理工作、负责本制度的

2、编制及落实执行工作。 3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。 四、人事档案治理的内容 4.1员工人事档案归档及治理：新员工入职时将员工应聘申请表及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事治理课，人事治理课依据员工应聘申请表建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并准时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进展鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进展分类并确定其归档的具*置并且在名目上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最终将新员工的人事档案材料归档。 4

3、.1.1确立两级档案治理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的“任职状况、培训状况、工资调整状况、学历及职称变化状况、历年考核状况及员工根本状况复印件备查材料等。 4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。 4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在员工离职通知单上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的档案材料转移单及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续员工入职试工转

4、正辞退作业治理制度。 4.2检查核对：人力资源部人事治理课档案治理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进展检查核对并在员工人事档案统计表上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是以下状况下，也要进展检查核对：突发大事后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丧失；发觉某些损失之后，如发觉材料变酶、发觉虫蛀等；检查完毕后必需在员工人事档案统计表上确认签字。 4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事治理课档案治理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写转递人事档案通知单，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要

5、求收档单位在回执上签字盖章。 4.4保密制度：由人事治理课档案治理员负责人事档案治理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事治理课对承受员工原单位转递而来的熟悉档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必需严格保密，不得擅自向外集中。 4.5统计：人事治理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充状况、档案整理状况、档案保管状况、利用状况进展统计并填写员工人事档案统计表。 4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。 4.5.2人事档案统计信息要准时更新，人力资源部依据人员流淌状况每月25日必需将相关人事档案的统计状况更新并填写员工人事档案统计表，提报人力资源部总监审核。 五、员工人事档案治理，应严格执行国家和公司有关规定。 查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案治理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。