公司法律文件管理制度篇.docx

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1、 公司法律文件管理制度3篇（完整文档）公司法律文件治理制度1 一、总则 第一条、为削减发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，依据有关规定，结合企业实际状况，特制订本制度。 其次条、文件治理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。 二、收文的治理 第三条、公文的签收 1、凡接收公文均由秘书登*收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需留意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明缘由，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2、对*部门发来的文件，要进展信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，假如其中一项不对口，应

2、马上报告有关部门，并登记过失文件的文号。 第四条、公文的阅批与分转 1、凡正式文件均需由秘书依据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。 3、为加速文件运转，秘书应在当天或其次天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。 第五条、文件的传阅与催办 1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转

3、借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。 3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丧失泄密。 4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。 5、行政秘书对文件负有催办检查催促的责任，承办部门接到文件、函电应马上指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应根据有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应准时周转归档。 三、文

4、件借阅和清退 第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意前方可借阅。 第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。 第八条、各部门应详细指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。 四、文件的立卷与归档 第九条、文件的归档范围 凡以下文件统一由行政秘书归档： 1、企业领导发出的报告、指示、打算、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类规划、统计、季度、年度报表等。 2、各种专业例会记录。 3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。 4、有保存价值的客户资料及处理结果。 5、企业日志和大事记。 第十条、立卷要求 1、文件的立卷应根据内容、名称、时间挨次，分门别类地进展整理归档。 2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 3、要坚持*时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要准时立卷归档。 五、文件的销毁 第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的“文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。 六、附则 第十二条、本制度解释权归行政部。 第十三条、本制度自公布之日起执行。