公司的电子文件管理制度（5篇）.docx

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1、 公司的电子文件管理制度（5篇） 一、目的 适应信息化建立的需要，标准公司在各项工作中所产生的电子文件与电子档案的治理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性。 二、范围 适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件和电子档案治理。 三、定义 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件夹。 电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 四、治理要求 1、公司通过使用防火墙、工作人员密码及防病毒软件，爱护其IT系统免遭破坏和非法使用。 2、工作人员不

2、得向计算机中添加任何软件，未经治理员允许不得卸载办公软件， 3、存放效劳器的房间要上锁，效劳器和设备要有专人治理。 4、电子文档更新必需拷贝文档保持全都，并且全部的文件发放记录应保存书面签字不得以电子形式保存。 5、必需备份数据，确保即使主要IT系统瘫痪，记录不丧失。 6、数据可以用不同的方式备份，如光盘、可移动硬盘。 7、计算机系统每日创立或更新的关键数据应每日备份。 8、全部软件都应至少进展一次完整备份以作出爱护。 9、系统数据应至少每月备份一次。 10、每日备份应在办公时间以后，计算机使用率较低的状况下进展，备份数据应储存在大容量硬盘中。 11、备份数据应由子系统治理员放在安全牢靠的地点

3、，全部软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。 12、工作人员定期更改密码。 13、除非授权，否则不能随便添加员工进入IT系统。 公司的电子文件治理制度2 一、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。 二、本单位应明确电子的文档治理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监视、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作效劳。 三、本单位在对电子文件计算机规律归档的同时，应搞好相应的纸质档案的物理归档。 四、本单位向档案馆移交的电子文件一式三套，一套封存保管，一套查阅利用，一

4、套异地保存；接收入库的电子文件，每两年抽检一次，抽检率不低于40%，发觉问题准时补救，确保电子文档的肯定安全。 五、加强电子文档的保管、保密防范措施，销毁归档的电子文档，需经本单位领导批准，有关业务部门和档案部门审核，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销毁。 公司的电子文件治理制度3 1、目的 1.1本程序规定了公司电子文件治理方法， 确保有关场所使用电子文件的版本是有效的。 2、适用范围 2.1适用于质量治理体系运行有关的电子文件和记录治理工作。 3、职责 3.1质量治理部是电子文件掌握的.归口治理部门，负责体系有关的电子文件的分类、管理和备份。 3.2工程工程师负责相关电子文件的分类、治理和

5、备份。 4、作业标准 4.1电子文件分类 4.1.1质量治理体系文件。 4.1.2与客户有关的电子文件，包括客户供应的图纸和文件、过程记录、有关合同的沟通记录（会议纪要，EMail等）和报告等。 4.2质量治理体系文件治理 4.2.1质量治理部在本机F盘下建立“质量治理体系文件”文件夹和子文件夹。文件夹及文件命名应简明扼要、并不致引起混淆 4.2.2上述文件采纳移动硬盘进展备份。 4.2.3当上述文件内容发生变更，及评审完成后应准时变更“质量治理体系文件”,并拷贝到移动硬盘。 4.3与客户有关的文件 4.3.1临时性文件在使用期过后可以删除。 4.3.2销售工程师应对电子文档进展归类、整理和存

6、档。对重要的工程文件应备份到移动硬盘。 4.3.3在合同完毕后应整理工程文件夹。并将工程有关的文件全部备份到移动硬盘。 4.4时间上已过期的、工作中已失效的文件可以从本机和移动硬盘永久删除。 公司的电子文件治理制度4 电子文件的整理是指根据肯定的原则和方法，将收集积存的电子文件分门别类进展清理，为归档做好预备的工作。电子文件整理包括两个层次： 1、对分类、排序的组织。 就是根据电子文件的治理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、的合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的着录标引应由归档人员来完成。着录标引在整理工作中占有重要地位，

7、其质量好坏，将直接影响将来的电子档案治理和利用。在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。因此保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案治理部门整理电子档案的一项重要内容。 2、组织建立数据库。 首先是对电子文件进展分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进展分门别类地治理，就要进展科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是根据分类编号方案的规定对电子文件进展划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子

8、文件的登记。电子文件的整理是电子档案治理和利用等工作的根底。 与纸质文件相比拟，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。无论在任何条件环境下，都要做好备份工作。 公司的电子文件治理制度5 电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，假如是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。假如是载体传递归档就要做一些帮助和

9、认证工作，要与纸标识件结合归档。归档工作的主要内容有： 1、确定电子文件的归档范围。 这是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。按国家档案局的规定，电子文件归档范围与纸质文件归档范围一样。目前，鹤山市档案局制订的电子文件治理方法规定：机关、企事业单位、团体在工作制订成的，有保存价值的电子文件都要整理归档，列出了文字类、图表类、声像类等电子文件的收集内容和质量要求，确保电子档案的齐全与完整，为电子档案治理供应了最牢靠的根底保证。 2、规定归档时间。 电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进展归档(称阶段归档)，可视其详细状况而定。目前，鹤山市规定科技档案要在工程竣工验收后一个月内归档，其它门类档案一年归档一次，电子文件的归档应与纸质文件归档同期进展。 【公司的电子文件治理制度】