采购部管理制度采购管理原则采购计划编制办法.docx

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1、深圳中科莱恩精机有限公司采购科管理办法文件类别：作业规范文件编号：WI件0-001撰写单位：制造部版 本：A / 0发行日期:等级： 口一般合计页数： 共4页核准审核制定1、总则1.1、 为保障公司正常采购连续性和秩序，使采购作业合理化，努力提高采购质量，降低 采购成本，特制定本办法。1.2、 本办法适用于公司生产、售后需各种原辅材料等物料的采购管理规定。2、管理原则和体制2.1、 采购活动与个人利益有联系时，采购员不得参与任何采购决策或活动。采购员与供 应商存在亲属关系，或由于采购员与供应商的关系而可能带来个人利益时，采购员不得 参与任何采购决策或活动。2.2、 在采购询价、合同技术谈判及商

2、务谈判过程中，必须有两人及以上人员参加。2.3、 采购活动必须遵守国家有关法律、法规，采购人员要自律规范，各尽其职，严禁吃 拿卡要，杜绝人情采购。2.4、 参与采购活动的员工都要以对公司利益高度负责的精神，努力提高采购质量，降低 采购成本，自觉接受监督，要力求节约、反对浪费、廉洁、高效履行职责。2.5、 各项采购活动都要遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比多家、择优选 购”的原则，选定符合使用要求，性价比高的物资设备。2.6、 机械加工件、五金件、标准件及外协加工采购，要从维护公司利益出发，本着“诚 实、信用、平等互利、协商一致”的原则，引入2-3家供应商参与竞争并报价，在权衡 质量、价

3、格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素基础上，进行综合评价，并与 供应商进一步议价后制定最终价格。临时性应急采购的物品除外。2.7、 大宗物料采购要遵循采购会审、合同会签原则，物品采购之前，必须经采购评审 小组会议协商后批准采购；小型物料采购或紧急采购经制造部负责人和技术总监签字确 认后采购。2.8、 采购不得参与货物和服务的验收。采购的数量、质量、交货问题的解决，应由采购 部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。2.9、 采购人员采购的加工件或标准件必须与采购单所列要求规格、型号、材质、数量一 致。在市场条件不能满足采购部门要求或者成本过高的情况下，及时反馈信息供采购申 请部门更改采购

4、单作参考。3、采购合同管理3.1、 订单合同按公司合同评审规定审核后，盖章后发至供应商，原件交采购文员存档，制造部协理留 取复印件监督审查。3.2、 合同修改3. 2.1采购合同签订发出后，如需进行修改内容的，要向采购评审小组报告，在获得审 批后实施。3. 2.2双方签订合同补充条款，清楚记录有关改动或补充的内容，合同双方签名盖章， 补充条款作为原合同的附件一起执行并存档。3.3、 合同执行情况反馈3. 3.1对于已执行的采购活动，由协理对供应商进行评估及评价，评估、评价每月底进 行一次，评估、评价内容主要以供应商履行合同情况、产品质量、履约时限、价格等进 行全方位评估评价，协理要出具评估、评

5、价书面材料。4. 3.2采购物料出现延期后，采购科长要及时知会市场部、研发部、制造部、财务部等 相关部门。5. 3.3采购物料出现质量问题后，由研发部、制造部提出建议，报技术总监。采购部接 到意见后，需书面或发邮件的形式反馈回供应商，要求供应商换货或退货。6. 3.4采购部与供应商协商不成，或造成损失的，由财务核算损失，采购部负责追索。4、采购权限4.1、 合同评审由技术总监、研发部负责人、制造部负责人、协理、采购科长5人组成评 审小组，会议评定现场签字确认后组织采购。4.2、 采购员按月度采购计划单、急用材料计划单或专用材料计划单（以下统称采购计划 单）在合格供应方范围内进行选择，以低于或等

6、于物资价格目录表的价格与选定的 供应商洽谈，合同进入评审程序。4.3、 物资价格由于市场原因上浮或下降时，采购科长有权对物资价格在3%范围内上下浮 动，但要说明原因。价格上下浮动超过3%的，提请技术总监和制造部负责人批准。超过 10%由合同评审小组共同批准。4.4、 对一次性采购2000元以内的物资，且价格低于价格目录表规定的，由采购科科 长签字确认后直接采购。批。4.6、对一次性采购2万元以上的，经评审小组共同评审后采购。5、供应商管理5.1、 采购员按采购计划在各自分管的类别范围内，要求23家或以上合格供应商以书面 形式报价；由采购文员汇编比质比价单，经采购科长审核后，由采购员根据比质比

7、价结果选择供应商洽谈合同，进入评审程序。5.2、 供应商报价必须书面报价，报价单经评审小组评审后，确定最终供应商。供应商报 价单由采购文员存档备查，5.3、 物资采购合同实行核销制度。采购员要对供应商的合同兑现率，供货及时性进行跟 踪，由采购文员按类归档建册，相关附件及资料一并存档备查，6、采购跟单6.1、采购跟单员负责采购计划执行的全过程跟踪，即物资到货期的催办（及时率）、物 资的质量（合格率）、计划的兑现率、售后服务等。7、采购计划编制管理7.1、 按照研发部门下达的采购任务，协理要按月编制月度物料管控计划，并上报制 造部、技术总监审批。7.2、 根据研发部采购任务及物料管控计划，按主要材

8、料和辅助材料编制材料申请计划， 由制造部负责人签字确认后，每月28日前报送下月度采购申请计划及月度生产维修计 划。7.3、 材料申请计划报采购部主管，采购部主管接到申请计划按产品材料定额审订后，及 时按采购内容及采购货期分解任务到职能采购员。采购员在接受供应指示单内平衡利库 后，由采购文员编制出月度采购计划，经采购科长、制造部负责人签字确认后采购。7.4、 急用材料是生产计划变更或突发性生产任务需要上报的物资需用计划。由技术总 监、制造部负责人签字确认，采购科长安排采购任务。金额超过2万元以上的紧急采购， 报总经理审批。对急用材料，采购部门要急事特办，加快落实，不得延误。7.5、 审批：列入工

9、程项目编号的主要材料和辅助材料由技术总监、制造部负责人签字确 认后进行采购，一般性材料经制造部负责人签字后采购。8、采购方式8.1、 采购方式分限价采购、比质比价采购、招（议）标采购三种方式；8.2、 限价采购：公司制定二、三类、常规采购等物资价格目录表，并定期根据市场 行情进行修订和调整。二、三类、常规采购或一次性采购5万元以内的，采取限价采购； 8.3、比质比价采购：采购金额在5万元50万元之间，采取比质比价采购。8.4、采购采购金额在50万元以上的，采取招（议）标采购；9、交货和验收管理9.1、 交货：货物/服务应按采购合同规定的期限交货到指定的地点，供应商延期交货， 采购员有权根据合同

10、的相关条款向供应商索赔。9.2、 货物的验收由品管部人员负责，采购员应安排时间一起参与验收工作，确认收到采 购货物。9.3、 验收要以已订购并符合采购合同（订单）条件的产品为准。9.4、 验收前，采购员负有保管采购物料的职能。9.5、 采购员要及时，完整、准确地将所有收到的货物进行造册记录，与品管部人员交接 并共同签字确认。9.6、 采购员核对采购合同交货通知单上的内容，核对单据上列明货物的品种、规格等是 否与采购合同上的要求一致。9.7、 通过点数、测量等方法核对实收货物/服务的数量是否与采购合同上的数量一致； 检验货物/服务的质量。检查实际交货日期与采购合同上要求的交货日期是否一致；9.8

11、、 对验收的货物填写入库单，并安排入库和专人保管；9.9、 对于验收中发现的问题，采购员应及时报告主管，并按批准意见及时处理.；9.10、 10、验收问题处理9. 10. 1对于验收中发现的问题，采购员应及时报告主管，并按批准意见及时处理；9.10、 2当数量不足时，应立即要求供应商补足数量并根据合同有关条款采取相应措 施。如有需要，安排重新下达采购订单，履行采购程序；9. 10、3如验收时发现货物存在质量问题，无法达到合同规定的要求，应根据实际情况 向供应商要求折扣或退货，并根据合同的条款对由此给公司造成的损失提出索9.10、3任何关于退货和索赔事项需尽快报告采购科长、制造部负责人及技术总监

12、，提出相应对策，使采购损失降到最低。10、采购审查监督及处罚规定10.1、 采购管控监督：采购管控主管要从采购流程的开始，一直到采购结束的全过程进 行监督管控，发现问题要及时出具书面材料，知会研发部、制造部、采购部门，并直报 总经理。10.2、 财务监督：在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除评审 小组审批外，财务部门要全程参与，主要负责价格的核查及审计，发现问题要出具审计 书面材料知会制造部和采购部。采购部门要自觉接受审查以及对采购活动的监督和质 询。10.3、 处罚条例。10. 3.1出现人情采购问题，处以采购员500元经济处罚，采购科长同时负有管理责任， 处以300元经

13、济处罚。10. 3.2出现受贿行为，处以采购员5000元经济处罚，采购科长负有管理责任，处以3000 元经济处罚。情节重大的，报国家公安部门立案，走司法程序。在时间和能力范围可以达到的情况下，出现采购迟误行为，处以采购员200元经 济处罚，采购科长负有管理责任，处以100元经济处罚。10. 3.4出现跟单失误，导致采购物料未按规定质量和时限到达，处以跟单人员200元经 济处罚，采购科长负有管理责任，处以100元经济处罚。11、附则11.1本办法由采购科解释、补充，由公司总经理颁发生效。公司采购管理制度加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采 购成本,提高采购业务的质

14、量和经济效益。一、实行统一的采购物资范围本公司实行统一的采购管理制度，外购商品具体范围如下：1、销售日常商品及客户订购的商品；2、机器、设备、工具（含零配件、检测仪器、模具等）；3、办公用品及文具用品、表单印制等。二、采购部门职责1、向供货厂商询价，筛选供货单位，供应部门应与其协商，草拟采购合同，其中涉税事务，应先经财务部门审核确认，并报至总经理审批确认；2、根据仓库和柜组报送的商品库存表，核实仓库库存量，采购物资运输至公司后，根据公司内部控制的流程规定，签发验收单，并核销采购计划；3、对现款采购的材料物资，付款时应审核供货商的结算凭证、本公司的入库凭证，经审核无误后，方可签字确认，并报送至总

15、经理审批付款；4、对赊购物资在本公司规定的挂账结算日，审核供货商提交的入库单及退货凭证，根据采购合同规定的条款，编制挂账结算单，并报送财务部门审核。三、相关部门的工作职责（-）销售部门的工作职责1、根据销售订单编制销售计划并下发至相关部门；2、根据产品的销售趋势，拟定商品采购价格的要求。（二）财务部门的工作职责1、设置供应商资料档案，做好采购合同备案的管理工作；2、认真审核物资采购单及销售的货款结算单、物资出入库手续的执行结果，发现问题及 时向有关部门领导报告；3、对货款结算凭证进行审核，发现问题应督促有关部门纠正，避免给本厂造成经济损 失；（三）仓储部门的工作职责1、凡购进的各种商品，必须及

16、时按照入库单验收入库，并填写实收数，及时登记保管入 账；2、对赊购采购的物资，在挂账结算签证时，认真审核退货资料，避免给本厂造成经济损 失。（四）其他部门的工作职责因生产、经营、管理需要，需采购相关物资时，必须编制请购单，报至有关部门审核，并 交由总经理审批，必要时董事会审批后，才能交由供应部门办理采购事务。四、采购作业操作流程（一）基本规定1、本公司的采购业务统一由采购部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购；2、采购部门应根据仓库存货情况和销售部门下达的销售订单计划，结合库存物资的数量，报至总经理批准后执行；3、采购部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货 方签订采购合同。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准 可以与供货商签订调价协议，并报请财务部门备案；4、采购物资运送到本公司时，先由采购部门核对采购计划，经确认无误后交由仓库或柜组开具验收单；5、采购物资除总经理批准直接交付使用部门使用及管理处，其他物料、工具等必须先经过仓库验收后由领用部门办理领用手续。